אפילו החברות הממושמעות ביותר שם בחוץ יכולות לפעמים לחוש שהפרויקטים שלה הולכים שולל. לא פעם הבעיה היא אחת מ- הכנה. הפתרון? בנוי היטב ואינטראקטיבי לחלוטין מפגש פתיחה בפרויקט!
יותר מפריחה וטקס בלבד, פגישת פתיחה מבוצעת היטב יכולה באמת להוריד משהו יפה ברגל ימין. להלן 8 צעדים לקיום פגישת התחלה של פרויקט הבונה התרגשות ומקבלת כולם באותו עמוד.
זמן Kickoff!
טיפים לפגישה שכדאי לזכור
עליך לקיים סדר יום לפגישת פתיחה מראש. שליחת אימייל מוקדם לתחילת הפרויקט חשובה מאוד! אז, בואו נבדוק את הדגימות הבודדות של סדר היום של הפגישה!
מפגש הפתיחה צריך להיות קצר ותמציתי, עם הרבה משחקים ופעילויות, מכיוון שכאן AhaSlides שימושי מאוד! בדוק איתנו טיפים נוספים כמו להלן:
תניע את השיחה.
קבל מידע רב ערך מהצוות ומהלקוחות שלך במהלך פגישת הפתיחה של הפרויקט. השתמש בסקרים חיים, שאלות ותשובות וכלים להחלפת רעיונות עם התבנית החינמית הזו!
🚀 ראה את התבנית
מהי פגישת פרוייקט קיקוף?
כמו שאומר על הפח, פגישת פרוייקט היא פרוייקט פגישה שבה אתה פותח את הפרויקט שלך.
בדרך כלל, פגישת פתיחה של פרויקט היא הפגישה הראשונה בין הלקוח שהזמין פרויקט לבין החברה שתביא אותו לחיים. שני הצדדים ישבו יחדיו וידונו ביסודות הפרויקט, מטרתו, מטרותיו וכיצד יגיע מהרעיון ועד להגשמתו.
באופן כללי, יש סוגי 2 של פגישות פתיחה שכדאי לדעת:
- קיקוף פרויקט חיצוני - צוות פיתוח יושב עם מישהו מ בחוץ החברה, כמו לקוח או בעל עניין, ודנה בתוכנית לפרויקט שיתופי.
- PKM פנימי - צוות מ בתוך החברה מתיישבת יחד ודנה בתוכנית לפרויקט פנימי חדש.
בעוד שלשני הסוגים הללו עשויות להיות תוצאות שונות, התהליך זהה בערך. יש למעשה אין חלק של בעיטת פרויקט חיצונית שאינה חלק מבעיטת פרוייקט פנימי - ההבדל היחיד יהיה למי אתה מחזיק אותה.
יותר מעורבות במפגשים שלך
מדוע פגישות פרוייקט קיקוף כל כך חשובות?
מטרת פגישות ה-Kickoff צריכה להיות קולנית וברורה! זה אולי נראה פשוט מספיק להתחיל פרויקט רק על ידי הקצאת חבורה של משימות לאנשים הנכונים, במיוחד במקום העבודה האובססיבי של קנבן של היום. עם זאת, זה יכול להוביל לכך שקבוצות יאבדו את דרכן ללא הרף.
זכור, רק בגלל שאתה נמצא ב- אותו לוח לא אומר שאתה נמצא ב- אותו עמוד.
ביסודו, פגישת הפרויקט היא פתיחה כנה ופתוחה דיאלוג בין לקוח לצוות. שֶׁלָה לֹא סדרת הכרזות כיצד הפרויקט יעבוד, אך א שיחה על תוכניות, ציפיות ויעדים שהגיעו אליהם בדיון חסר מעצורים.
להלן כמה מהיתרונות של קיום פגישת הפרויקט:
- זה משיג את כולם מוּכָן - "תן לי שש שעות לקצוץ עץ ואבזבז את ארבע הראשונות בחידוד הגרזן". אם אברהם לינקולן היה חי היום, אתה יכול להיות סמוך ובטוח שהוא יבלה את 4 מתוך 6 השעות הראשונות של הפרויקט בפגישת הפרויקט. זה בגלל שהפגישות האלה מכילות את כל את הצעדים הנחוצים להוצאת כל פרויקט ברגל ימין.
- זה כולל כל שחקני המפתח - פגישות קיקוף אינן יכולות להתחיל אלא אם כן כולם שם: מנהלים, מובילי צוות, לקוחות וכל אחד אחר שיש לו חלק בפרויקט. כל כך קל לאבד את המפקח על מי שאחראי על מה ללא הבהירות של פגישת בעיטה כדי להבין הכל.
- זה פתוח ומשתף פעולה - כפי שאמרנו, פגישות פתיחה של פרויקט הן דיונים. הטובים שבהם עוסקים את כל משתתפים ולהביא את הרעיונות הטובים ביותר מכולם.
יותר מעורבות במפגשים שלך
8 צעדים לפגישת קיקוף של פרויקט קיקאס
אז מה בדיוק נכלל בסדר היום של פגישת הפרויקט? צמצמנו את זה לשמונה השלבים שלמטה, אבל אתה תמיד צריך לזכור שיש אין תפריט מוגדר לפגישה מסוג זה.
השתמש בשמונה הצעדים הללו כמדריך, אך לעולם אל תשכח שהאג'נדה הסופית טמונה אתה!
שלב 1 - היכרות ומפסקי קרח
באופן טבעי, הדרך היחידה להתחיל כל פגישת פתיחה היא על ידי היכרות של המשתתפים זה עם זה. לא משנה אורך או גודל הפרויקט שלך, לקוחות וחברי צוות צריכים להיות בקשר של שם פרטי זה עם זה לפני שהם יכולים לעבוד יחד ביעילות.
בעוד שהקדמה פשוטה מסוג 'ללכת סביב השולחן' מספיקה כדי לגרום לאנשים להכיר שמות, שוברת קרח יכולה להוסיף שכבה נוספת של אישיות ו להבהיר את מצב הרוח לקראת פתיחת הפרויקט.
תנסה את זה: לסובב את ההגה 🎡
פרוס כמה נושאי מבוא פשוטים על א גלגל טווה, ואז בקש מכל אחד מחברי הצוות לסובב אותו ולענות על כל נושא שהגלגל נוחת עליו. מעודדים שאלות מצחיקות, אבל הקפידו לשמור על זה פחות או יותר מקצועי!
רוצים עוד כאלה? יש לנו 10 שוברי קרח לכל מפגש ממש כאן.
שלב 2 - רקע הפרויקט
עם הפורמליות והחגיגות שלא יהיו מהדרך, הגיע הזמן להתחיל ולהתחיל בעסק הקרה. על מנת להשיק את המפגש בהצלחה, כדאי שתהיה לכם סדר יום ברור למפגש הפתיחה!
כפי שעושים כל הסיפורים הנהדרים, עדיף להתחיל בהתחלה. מתאר את כל ההתכתבויות בינך לבין הלקוחות שלך כדי לגרום לכולם להיות מעורבים בפרויקט עד תום על מה שקרה עד כה.
זה יכול להיות צילומי מסך של הודעות דוא"ל, טקסטים, דקות מפגישות קודמות או כל משאבים שמוסיפים כל סוג של הקשר לחברה שלך ולקוח שלך. הפוך לכולם קל לדמיין על ידי יצירת ציר זמן.
שלב 3 - דרישת הפרויקט
בנוסף לרקע ההתכתבויות, תרצה לצלול עמוק לפרטים של למה מלכתחילה הפרויקט הזה יוצא לדרך.
זהו צעד מכריע מכיוון שהוא מספק סקירה ברורה של נקודות הכאב שהפרויקט מעוניין לפתור, וזה דבר שעל צוותים וגם לקוחות לשמור בראש מעייניהם בכל עת.
פרוטיפ Dem
שלבים מסוג זה בשלים לדיון. שאל את הלקוחות שלך ו הצוות שלך להעלות את הרעיונות שלהם מדוע הם חושבים שהפרויקט הזה הושלם.
אם רלוונטי, כדאי תמיד לנסות לתעל את קול הלקוח בחלק הזה. שתף פעולה עם הלקוח כדי להשיג דוגמאות מהעולם האמיתי של צרכנים המציינים נקודות כאב שהפרויקט שלך מנסה לתקן. דעותיהם צריכות לעצב כיצד הצוות שלך ניגש לפרויקט.
שלב 4 - מטרות הפרויקט
אז בדקת את ה עבר של הפרויקט, עכשיו הגיע הזמן להסתכל על עתיד.
השגת יעדים ישירים והגדרה ברורה של הצלחה עבור הפרויקט שלך באמת יעזרו לצוות שלך לעבוד לקראתו. לא רק זה, זה יראה ללקוח שלך שאתה רציני לגבי העבודה ויש לך סכומים גבוהים באופן בו זה הולך.
שאל את משתתפי פגישת הבעיטה שלך 'איך תיראה הצלחה?' האם זה יותר לקוחות? ביקורות נוספות? שיעור שביעות רצון לקוחות טוב יותר?
לא משנה המטרה, זה תמיד צריך להיות ...
- מעשי - אל תתמתו יתר על המידה. דע את הגבולות שלך והגיע למטרה שאתה למעשה יש סיכוי להשיג.
- מדיד - הגדל את המטרה שלך באמצעות נתונים. כוון למספר ספציפי ועקוב אחר ההתקדמות שלך אליו.
- מתוזמן תן לעצמך תאריך סיום. עשו כל שביכולתכם בכדי להגיע למטרותיכם לפני המועד האחרון.
שלב 5 - הצהרת העבודה
הצבת העבודה "הצהרת עבודה" (הצהרת עבודה) היא צלילה נכבדת לפרטי הפרויקט וכיצד הוא יבוצע. זה ה חיוב ראשי על סדר היום של פגישת הבעיטה וצריך לקבל את מרבית תשומת ליבך.
בדוק את האינפוגרפיקה הזו לגבי מה לכלול בהצהרת העבודה שלך:
יש לזכור כי הצהרת העבודה אינה נוגעת לדיון כמו שאר סדר היום של פגישת הבעיטה. זה באמת הזמן להוביל פרויקט בפשטות לפרוש את תוכנית הפעולה לפרויקט הקרוב, ואז שמור את הדיון עבור האייטם הבא של הפגישה.
בדיוק כמו שאר פגישת הבעיטה שלך, הצהרת העבודה שלך היא משתנה סופר. הפרטים של הצהרת העבודה שלך יהיו תלויים תמיד במורכבות הפרויקט, בגודל הצוות, בחלקים המעורבים וכו '.
רוצה לדעת עוד? בדוק זאת מאמר מקיף על יצירת הצהרת עבודה.
שלב 6 - מדור שאלות ותשובות
אמנם אתה עלול להרגיש נאלץ לעזוב את מדור השאלות והתשובות שלך עד הסוף, אך אנו ממליצים להחזיק בו מיד לאחר הצהרת העבודה שלך.
פלח בשרני שכזה בוודאי יעורר שאלות מצד הלקוח שלך וגם מהצוות שלך. כאשר החלק הארי של הפגישה כל כך טרי במוחם של כולם, עדיף להכות כשהמגהץ חם.
שימוש בתוכנת מצגות אינטראקטיבית לאירוח שאלות ותשובות יכול לעזור לשמור על הכל מתקתק בצורה חלקה, במיוחד אם לפגישת הפרויקט שלך יש מספר נוכחות גבוה ...
- זה מְאוּרגָן - השאלות מסודרות לפי פופולריות (דרך הצבעות) או לפי זמן וניתן לסמן אותן כ'מענה 'או להצמיד אותן לראש הדף.
- זה מתון - ניתן לאשר שאלות ולדחות אותן לפני שהן מוצגות על המסך.
- זה אנונימי - ניתן להגיש שאלות באופן אנונימי, כלומר לכולם יש קול.
שלב 7 - בעיות פוטנציאליות
כמו שאמרנו קודם, פגישת התחלה של פרויקט היא להיות כמה שיותר פתוחים וכנים. זה איך אתה בונה תחושת אמון עם הלקוח שלך מההתחלה.
לשם כך, עדיף לדון בבעיות האפשריות שעומדות בפני הפרויקט במהלך הדרך. אף אחד לא מבקש שתחזה את העתיד כאן, רק תציג רשימה רסנית של חסמים שאתה עלול להיתקל בהם.
כשאתה, הצוות שלך והלקוח שלך ניגשים לפרויקט זה בהימור שונה, זה אידיאלי להשיג כולם מעורב בדיון הפוטנציאלי לבעיות.
שלב 8 - צ'ק-אין
צ'ק-אין עם הלקוח שלך באופן קבוע היא דרך נוספת לגבש אמון בין שני הצדדים. בפגישת הפרויקט שלך, יש לך כמה שאלות להתייחס אליהן מה, מתי מי ו אֵיך הצ'ק-אין האלה הולכים לקרות.
הצ'ק-אין הוא פעולה מאזנת די טובה בין שקיפות ו מאמץ. אמנם נחמד להיות כמה שיותר פתוח ושקוף, אבל אתה צריך לנהל את זה במסגרת האופן שבו אתה באמת זמין be פתוח ושקוף.
וודא שיש לך תשובות לשאלות אלה לפני סיום הפגישה:
- מה? - באיזה פרט בדיוק הלקוח זקוק לעדכון? האם הם צריכים לדעת על כל פרט זעיר של התקדמות, או שזה רק החיתומים הגדולים שחשובים?
- מתי? - באיזו תדירות הצוות שלך צריך לעדכן את הלקוח שלך? האם עליהם להעביר את מה שעשו כל יום, או פשוט לסכם את מה שהם הצליחו בסוף השבוע?
- מי? - איזה חבר צוות יהיה זה שיצר קשר עם הלקוח? האם יהיה חבר בכל צוות, בכל שלב, או סתם כתב יחיד יחיד לאורך כל הפרויקט?
- איך? - באיזו שיטה הלקוח והכתב הולכים לשמור על קשר? שיחת וידאו רגילה, אימייל או מסמך חי מעודכן ברציפות?
כמו שקורה ברוב הפריטים שעל סדר היום של פגישת פרוייקט, כדאי לדון בשטח פתוח. עבור צוות גדול וקבוצת לקוחות גדולה, קל יותר לעשות זאת סקר חי על מנת להקטין את האפשרויות לקביעת נוסחת הצ'ק-אין הטובה ביותר האפשרית.
רוצה לדעת עוד? בדוק כמה שיטות עבודה מומלצות לביצוע צ'ק-אין עם הלקוחות שלך.
סקר ביעילות עם AhaSlides
תבנית סדר יום לפגישת קיקoff פרויקט
כאשר פגישת הבעיטה המתוכננת שלך במומחיות רק מחכה לפוצץ כמה מוחות בחדר הישיבות, המגע האחרון עשוי להיות קצת אינטראקציה לקרב את הכל.
האם ידעת זאת בלבד 29% מהעסקים מרגישים מחוברים ללקוחותיהם (גאלופ)? ההתנתקות היא מגיפה ברמת B2B, והיא עלולה להשאיר את פגישות הפתיחה בתחושה כמו תהליך שטוח וחסר השראה דרך הפורמליות.
ממש יכול לעסוק בלקוחות ובצוותים שלך באמצעות שקופיות אינטראקטיביות להגביר את ההשתתפות ו להגביר את טווחי הקשב.
ל- AhaSlides יש ארסנל כלים כולל סקרים חיים, שאלות ותשובות ושקופיות סיעור מוחות, ואפילו חידונים חיים ומשחקים כדי להצית את הפרויקט שלך בצורה הנכונה.
לחץ למטה כדי לתפוס תבנית בחינם ללא הורדה לפגישת הבעיטה שלך. שנה כל דבר שתרצו והציגו אותו ללא עלות!
לחץ למטה כדי ליצור חשבון AhaSlides בחינם ולהתחיל ליצור פגישות מרתקות משלך באמצעות אינטראקטיביות!
