ივენთ მენეჯმენტის კომპანია | 10 რჩევა დროის, ფულის და სტრესის დაზოგვისთვის

იდეალური ღონისძიების დაგეგმვა შეიძლება ძალიან რთული იყოს და სწორედ აქ არის ღონისძიებების მართვის კომპანიები შემოდიხარ

მიუხედავად იმისა, ოცნებობთ მთელი ცხოვრების ქორწილზე, საიუბილეო ზეიმზე თუ გჭირდებათ კორპორატიული კონფერენციის ორგანიზება, ღონისძიების მენეჯმენტ კომპანიას შეუძლია თქვენი ხედვა გადააქციოს გამოცდილებად, რომელსაც ხალხი არ დაივიწყებს.

განაგრძეთ სტატიის კითხვა, რათა იცოდეთ კონკრეტულად რა არის ღონისძიების მენეჯმენტი კომპანია, მათი როლი, ასევე რჩევები, რომ აირჩიოთ საუკეთესო და რა არის წითელი დროშების თავიდან აცილება.

სარჩევი

• მიმოხილვა
• რა არის ივენთ მენეჯმენტის კომპანია?
• რა არის ღონისძიების მართვის კომპანიის ფუნქცია?
• როგორ ავირჩიოთ ღონისძიების მართვის საუკეთესო კომპანია?
• რა უნდა ავიცილოთ თავიდან ღონისძიების მართვის წინადადებების განხილვისას?
• რა არის ღონისძიებების მაგალითები, რომელთა დაგეგმვა შეუძლია ივენთ მენეჯმენტ კომპანიას?
• Takeaways

მიმოხილვა

რა არის ივენთების მართვის კომპანია?

ნებისმიერი მასშტაბის ღონისძიების დაგეგმვისას, ქორწილიდან კორპორატიულ შეხვედრამდე, ღონისძიების მენეჯმენტ კომპანიას შეუძლია უზრუნველყოს ყველაფერი შეუფერხებლად.

ღონისძიების დამგეგმავები მჭიდროდ თანამშრომლობენ კლიენტებთან, რათა გაიგონ მათი საჭიროებები, მიზნები და ბიუჯეტი. შემდეგ ისინი ქმნიან ყოვლისმომცველ ღონისძიების გეგმას, რომელიც მორგებულია კლიენტის ხედვაზე, რათა კლიენტებმა მშვიდად იგრძნონ, რომ მათი ღონისძიების ხედვა გახდება დასამახსოვრებელი რეალობა.

რა არის ღონისძიების მართვის კომპანიის ფუნქცია?

არსებობს მრავალი ღონისძიების მართვის კომპანიის მიზანი, როგორიცაა შესანიშნავი ღონისძიების ორგანიზება, რომელიც აკმაყოფილებს კლიენტების ყველა მოთხოვნას. ივენთ მენეჯმენტის კომპანიის უპირველესი ფუნქციაა წარმატებული ღონისძიებების დაგეგმვა, კოორდინაცია და განხორციელება მათი კლიენტების სახელით. ისინი ამუშავებენ ყველა ლოჯისტიკასა და დეტალს, რათა კლიენტებმა ფოკუსირება მოახდინონ თავიანთი ღონისძიებით სიამოვნებაზე, ვიდრე ორგანიზაციაზე ფიქრი.

ღონისძიებების ორგანიზატორი კომპანიის ზოგიერთი ძირითადი ფუნქცია მოიცავს👇

#1 – მოახდინე კონცეპტუალიზაცია და დაგეგმე ღონისძიება – ისინი მუშაობენ კლიენტებთან, რათა გაიგონ ღონისძიების ხედვა, მიზნები და ბიუჯეტი, შემდეგ შეიმუშავებენ ყოვლისმომცველ გეგმას ამ ხედვის რეალიზაციისთვის.

#2 - დაიცავით ადგილი და მოაგვარეთ კონტრაქტები – ისინი ეძებენ პოტენციურ ადგილებს, ადარებენ ვარიანტებს მდებარეობის, სივრცის, ობიექტების, ფასებისა და ხელმისაწვდომობის მიხედვით, უზრუნველყოფენ საუკეთესოს და აწარმოებენ კონტრაქტებს კლიენტის სახელით.

#3 - კოორდინაცია მომწოდებლებისა და გამყიდველების შესახებ – ისინი იდენტიფიცირებენ, ირჩევენ, დაჯავშნიან და მართავენ ყველა საჭირო მომწოდებელს, როგორიცაა კვების ობიექტებს, ფოტოგრაფებს, დეკორატორებს, გაქირავებას და ა.შ., რათა უზრუნველყონ ყველაფერი შეუფერხებლად.

#4 - მართეთ ღონისძიების ბიუჯეტი – ისინი ქმნიან ბიუჯეტს, თვალყურს ადევნებენ ხარჯებს და ეძებენ ხარჯების დაზოგვის გზებს კლიენტის მიზნების მიღწევისას.

#5 - შექმენით ვადები და გრაფიკები – ისინი შეიმუშავებენ დეტალურ განრიგს და საგანგებო გეგმებს, რათა დარწმუნდნენ, რომ ღონისძიება განვითარდება ისე, როგორც ეს იყო დაგეგმილი.

#6 – გართობის დაგეგმვა – ისინი აწყობენ რაიმე სპექტაკლს, სპიკერს ან აქტივობას ღონისძიების პროგრამის ფარგლებში.

#7 – გაფორმება და აბრა – ბრძანებენ საჭირო დეკორაციებს, თეთრეულს, ყვავილებს, დადგმას და საჭირო აბრებს.

# 8 - დაიქირავეთ და მართეთ ღონისძიებების პერსონალი - ისინი პოულობენ, დაჯავშნიან და მართავენ ყველა დროებით პერსონალს, რომელიც საჭიროა ღონისძიების გასატარებლად.

#9 - შეასრულეთ ღონისძიების გეგმა უნაკლოდ – ღონისძიების დღეს ისინი ზედამხედველობენ დაყენებას, მართავენ ყველა გამყიდველს, აგვარებენ პრობლემებს და უზრუნველყოფენ პროგრამას დაგეგმილის მიხედვით.

#10 – თვალყური ადევნეთ ღონისძიების შემდეგ - ისინი ასრულებენ დავალებებს, როგორიცაა აღჭურვილობის დაბრუნება, ინვოისის გადახდა, მადლობის შენიშვნების გაგზავნა, წარმატებების შეფასება და გაუმჯობესების სფეროები.

რჩევები უკეთესი ღონისძიებებისთვის

• ღონისძიების მენეჯმენტი
• ინტერაქტიული მუზეუმი
• ღონისძიების დიზაინი

როგორ ავირჩიოთ ღონისძიების მართვის საუკეთესო კომპანია?

საუკეთესო ღონისძიების მენეჯმენტ კომპანიას შეიძლება დრო დასჭირდეს მოსაძებნად, მაგრამ ამ რეალისტური რჩევებით ისინი პირდაპირ თქვენს კართან იქნებიან🚪

#1 - გამოცდილება – განიხილეთ კომპანიები, რომლებმაც წარმატებით შეასრულეს მრავალი ღონისძიება, რომელიც მსგავსია თქვენი მასშტაბით და მოცულობით. მათ ექნებათ პროცესი და იცოდნენ, როგორ გაუმკლავდნენ საერთო პრობლემებს, რომლებიც წარმოიქმნება.

#2 - პორტფოლიო – გადახედეთ კომპანიის მიერ დაგეგმილი და მართული წარსული ღონისძიებების მაგალითებს. მოძებნეთ ხარისხი, კრეატიულობა და ყურადღება დეტალებზე, რომელიც შეესაბამება თქვენს ხედვას.

#3 - ცნობები – მოითხოვეთ და შეამოწმეთ მითითებები წინა კლიენტებისგან, რათა დაადასტუროთ, რომ კომპანია ასრულებს თავის დაპირებებს და პროფესიონალურად აგვარებს საკითხებს.

#4 - სპეციალობა - ზოგიერთი კომპანია ფოკუსირებულია კორპორატიულ ღონისძიებებზე, ზოგი კი ქორწილში. იპოვეთ ის, რომელსაც აქვს გამოცდილება და საჭირო რესურსები, რომლებიც მორგებულია თქვენს კონკრეტულ ღონისძიების ტიპზე.

#5 - გუნდი - შეხვდით ღონისძიების მართვის გუნდის ძირითად წევრებს, რომლებიც დაგეგმავენ და განახორციელებენ თქვენს ღონისძიებას. შეაფასეთ მათი პროფესიონალიზმი, პასუხისმგებლობა და თქვენი საჭიროებებისა და ხედვის გაგება.

#6 - კონტრაქტი და ფასი - შეადარეთ მრავალი წინადადება (მინიმუმ 3), რომ მიიღოთ საუკეთესო კონტრაქტის პირობები და ფასი. დარწმუნდით, რომ სამუშაოს ფარგლები ნათელია და გესმით ყველა საფასური.

#7 - რეპუტაცია – შეამოწმეთ მიმოხილვები, ჯილდოები (ასეთის არსებობის შემთხვევაში), მისი პოზიცია ივენთ ინდუსტრიის ორგანიზაციებში და რამდენი ხანია კომპანია მუშაობს, როგორც ლეგიტიმურობისა და ხარისხის მაჩვენებლები.

#8 - კომუნიკაცია – კომპანიამ ყურადღებით უნდა მოუსმინოს თქვენს საჭიროებებს, უპასუხოს თქვენს ყველა კითხვას და დაუყოვნებლივ უპასუხოს თხოვნებს. კარგი კომუნიკაცია წარმატებული სამუშაო ურთიერთობის გასაღებია.

#9 - მოქნილობა – საუკეთესო კომპანიები მზად არიან მოახდინონ თავიანთი სერვისების პერსონალურად მორგება თქვენი ბიუჯეტისა და პრეფერენციების მიხედვით, ვიდრე მკაცრად დაიცვან სტანდარტული შაბლონი.

#10 - გამჭვირვალობა - დაჟინებით მოითხოვეთ სრული გამჭვირვალობა ბიუჯეტებში, კონტრაქტებში, ვადებსა და გეგმებში. მოერიდეთ კომპანიებს, რომლებიც ფარულნი არიან ან უარს ამბობენ დეტალების გაზიარებაზე.

#11 – კრიზისის მართვა – როგორ უმკლავდებიან ისინი წარმოშობილ მოულოდნელ საკითხებს? კრიზისების მართვის ძლიერი გამოცდილების მქონე კომპანია დაგეხმარებათ კატასტროფების თავიდან აცილებაში.

#12 - ინოვაცია – ღიაა თუ არა ისინი ახალი იდეებისა და გადაწყვეტილებების მიმართ, რათა მიაღწიოთ თქვენს მიზნებს შემოქმედებითი გზით? პროგრესული კომპანიები ხელს უწყობენ ახალ შედეგებს.

#13 - დაზღვევა – აქვთ თუ არა ისინი საჭირო დაზღვევას თქვენი ღონისძიების პასუხისმგებლობის დაფარვის ჩათვლით? ეს გიცავთ რისკებისა და პრეტენზიებისგან.

#14 - ღირებულებები – შეესაბამება თუ არა მათი ბიზნეს მიდგომა და კომპანიის ღირებულებები თქვენი ორგანიზაციის კულტურას? კულტურული მორგება იწვევს ურთიერთგაგებას.

#15 - ტექნოლოგია – არიან თუ არა ისინი ტექნიკურად გათვითცნობიერებულნი და ყოველთვის აკვირდებიან ინდუსტრიის ტენდენციების საუკეთესო პრაქტიკას? იყენებენ თუ არა ისინი ტექნოლოგიას, როგორიცაა პროექტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა, რათა გეგმები ორგანიზებული და სწორი იყოს? ტექნოლოგია აუმჯობესებს ეფექტურობას.

მოძებნეთ ღონისძიების მართვის კომპანია შესაბამისი გამოცდილებით და დადასტურებული გამოცდილებით, კარგი რეპუტაციით და მოქნილობით, კომუნიკაციით და გამჭვირვალობით, რომელიც აუცილებელია თქვენი უნიკალური ხედვის განსახორციელებლად და თქვენი განსაკუთრებული ღონისძიების მოლოდინის გადაჭარბებისთვის.

რა უნდა ავიცილოთ თავიდან ღონისძიების მართვის წინადადებების განხილვისას?

არსებობს გარკვეული წითელი დროშები, რომლებსაც ყურადღება უნდა მიაქციოთ ღონისძიების მართვის ზოგიერთ კომპანიაში. მისი თავიდან აცილება მოგვიანებით აარიდებდა ტყვიას შესრულების ეტაპზე.

• ბუნდოვანი ან ზოგადი ენა – წინადადებები, რომლებიც კონკრეტულად არ ეხება თქვენი ღონისძიების მიზნებს, ბიუჯეტის მოთხოვნებს ან ვადებს, არის წითელი დროშა. უფრთხილდით კომპანიებს, რომლებიც იყენებენ ზოგად ენას თავიანთი წინადადების მორგების ნაცვლად.

• სამუშაოს გაურკვეველი ან გაურკვეველი სფერო – მოერიდეთ კომპანიებს, რომლებიც ნათლად არ აკონკრეტებენ კონკრეტულად რა სერვისებს გასცემენ და რომელი ამოცანებია გამორიცხული მათი წინადადებიდან. ფარგლები უნდა იყოს დეტალური და ყოვლისმომცველი.

• ზედმეტი ზედმეტი გადასახადი – ყურადღება მიაქციეთ წინადადებებს დამატებითი გადასახადებით, რომლებიც ცალსახად არ არის მითითებული, როგორიცაა საწვავის დანამატები, ადმინისტრაციული გადასახადები ან გადახდის დამუშავების საფასური. ეს ყველაფერი უნდა იყოს გამჭვირვალე და ნათლად ახსნილი.

• კითხვებზე პასუხის გაცემაზე უარი – თუ კომპანია თავს არიდებს თქვენს შეკითხვებზე პასუხის გაცემას დაგეგმვის დეტალების, კონტრაქტების ან ფასების შესახებ, ეს სავარაუდოდ ნიშნავს, რომ ისინი რაღაცას მალავენ. გამჭვირვალობა მნიშვნელოვანია ნდობის შესაქმნელად.

რა არის ღონისძიებების მაგალითები, რომელთა დაგეგმვა შეუძლია ივენთ მენეჯმენტ კომპანიას?

• ქორწილები – ქორწილების დაგეგმვა და განხორციელება არის ძირითადი სერვისი მრავალი ივენთების მართვის კომპანიისთვის. ისინი ამუშავებენ დაგეგმვის ყველა ასპექტს, ადგილის არჩევიდან მოსაწვევებამდე და დღის კოორდინაციამდე.

• კონფერენციები და სავაჭრო გამოფენები - ღონისძიების კომპანიებს შეუძლიათ მოაწყონ დიდი კორპორატიული ღონისძიებები, როგორიცაა კონფერენციები, სემინარები, სამიტები, პროდუქტების გაშვება და სავაჭრო შოუები. ისინი მართავენ რეგისტრაციას, სპიკერთა კოორდინაციას, ადგილის ლოჯისტიკას, კვებას და რეგისტრაციას.

• პროდუქტი იწყებს – ღონისძიების მენეჯერებს შეუძლიათ შექმნან განსაცვიფრებელი, ხმაურიანი ღონისძიებები საზოგადოებისთვის ახალი პროდუქტების ან სერვისების გამოსავლენად. ისინი გეგმავენ აქტივობებს, დემონსტრაციებს და სარეკლამო ელემენტებს, როგორიცაა ცოცხალი გამოკითხვებით მდე ტესტები მღელვარების გამომუშავება.

• ფონდების შეგროვება და საქველმოქმედო ღონისძიებები – არაკომერციული ღონისძიებები, როგორიცაა საქველმოქმედო ბურთები, სირბილი/გასეირნება და შემოწირულობები, არის კიდევ ერთი გავრცელებული ტიპის ღონისძიება, რომელსაც მართავს ივენთ კომპანიები. ისინი ყურადღებას ამახვილებენ დასწრებისა და მოზიდული თანხების მაქსიმიზაციაზე.

• კომპანიის წვეულებები - ღონისძიების კომპანიები ეხმარებიან კომპანიის დასასვენებელი წვეულებების დაგეგმვასა და მართვაში, საზაფხულო გასვლები, საპენსიო ზეიმი და სხვა სახის თანამშრომელთა სოციალური ღონისძიებები. ისინი აწყობენ აქტივობებს და კვებას.

• დაჯილდოების ცერემონიები და გალაები - დაჯილდოების შოუების დაგეგმვა, გალა ვახშამი და შავი ჰალსტუხიანი ღონისძიებები კიდევ ერთი სპეციალობაა ზოგიერთი სრული სერვისის ღონისძიების მართვის კომპანიისთვის. ისინი ამუშავებენ დეკორაციას, ჯდომის სქემებს, საჩუქრების კალათებს და გამოსვლებს.

• პროდუქტის დემონსტრაციები – კომპანიებისთვის, რომლებიც გეგმავენ პროდუქციის ხაზის ჩვენებას, ღონისძიების დამგეგმავებს შეუძლიათ შეიმუშავონ ინტერაქტიული დემონსტრაციები, სატესტო დრაივები, გემოვნების ტესტები და სხვა გავლენიანი გზები პროდუქტის პოტენციურ კლიენტებზე წარმოჩენისთვის.

ღონისძიების მენეჯმენტი კომპანიები გეგმავენ სხვადასხვა ზომისა და ტიპის ღონისძიებებს, დაწყებული ინტიმური ქორწილებიდან დიდ კორპორატიულ კონფერენციებამდე, ფონდების შეგროვებით, წვეულებებით, პროდუქტების გაშვებით და სხვა – ძირითადად ნებისმიერი დაგეგმილი ღონისძიება, სადაც პროფესიონალური კოორდინაცია და ლოგისტიკაა საჭირო კლიენტის მიზნების მისაღწევად.

Takeaways

ღონისძიების მართვის ექსპერტი კომპანიის დაქირავება საბაზისო ხედვას გარდაქმნის გამოცდილებად, რაზეც ხალხი არ შეწყვეტს საუბარს წლების განმავლობაში.

მათი მენეჯმენტი ათავისუფლებს თქვენ ლოგისტიკური თავის ტკივილისგან, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ სრულად იცხოვროთ მადლიანი მასპინძლის როლში. წარმოიდგინეთ იდეალურად მოწყობილი ღონისძიების სივრცე, აღელვებული სტუმრებით, რომლებიც სარგებლობენ უგემრიელესი ქეითერინგით და საოცარი გართობებით - სანამ ოთახში სეირნობთ და ყველასთან შეხვედრის დრო გაქვთ. მშვენიერია არა?

გსურთ გახადოთ თქვენი ღონისძიება უფრო ინტერაქტიული? სცადე აჰსლაიდები წვდომა ყინულმჭრელების, გამოკითხვებისა და ვიქტორინების სერიაზე, რომლებიც სესიას სხვა დონეზე გადაჰყავს.