ბიზნესში ტაბუდადებულია ვადების გამოტოვება. ვადების დაცვა აუცილებელია ეფექტური და პროდუქტიული სამუშაო ნაკადის შესანარჩუნებლად და დამსაქმებლებთან და კლიენტებთან ურთიერთობის შესანარჩუნებლად. მაშ, როგორ შეგიძლიათ დააკმაყოფილოთ ვადები მარტივად და ეფექტურად? ვადის მართვა ხელოვნებაა. ეს ეხება არა მხოლოდ დროის მენეჯმენტის უნარებს, არამედ ლიდერობას და სხვა თვისებებს. მოდით შევხედოთ 14 დადასტურებულ გზას, რომლებიც დაგეხმარებათ მკაცრად დაიცვან ვადები მაღალი ხარისხის შედეგებით.
სარჩევი
რჩევები AhaSlides-ისგან
რატომ არის მნიშვნელოვანი ვადების დაცვა?
არსებობს რამდენიმე მიზეზი, რის გამოც ვადები მნიშვნელოვანია და ჩვენ უნდა დავიცვათ ვადა.
- დარწმუნდით, რომ დაასრულეთ თქვენი სამუშაო: ბევრი ადამიანი მიდრეკილია რაც შეიძლება დიდხანს აჭიანუროს. მართალი გითხრათ, ვადები გვაიძულებს მეტი გავაკეთოთ შეზღუდულ დროში. ვადების ვალდებულება, თუ პირველი გზა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ გქონდეთ მკაფიო მიზანი და გადაუდებელობის გრძნობა, შეიძლება გიბიძგოთ დაუყოვნებლივ მიიღოთ ზომები.
- მოიპოვეთ პატივისცემა და ნდობა: ბევრჯერ გამოტოვებული ვადები დატოვებს უარყოფით იმიჯს იმ ადამიანზე და კომპანიაზე, რომელშიც მუშაობენ. გრძელვადიან პერსპექტივაში, არავის სურს იმუშაოს და ითანამშრომლოს მათთან, ვინც ყოველთვის გამოტოვებს ვადებს, რადგან ისინი გავლენას ახდენენ მუშაობის პროდუქტიულობაზე და გუნდების მიღწევებზე, ფირმებსა და კლიენტებს შორის ურთიერთობაზე.
- მოერიდეთ უარყოფით შედეგებს: ბევრი ინდუსტრია მოითხოვს მკაცრ ვადების მენეჯმენტს, რადგან მათი შეუსრულებლობა კანონის დარღვევას გამოიწვევს და შეიძლება გამოიწვიოს ფინანსური ჯარიმები.
- აღმოაჩინე საკითხები ადრე: როგორც კი დაასრულებ დავალებებს ვადამდე, მეტი დრო გექნება ხელახლა შესამოწმებლად, რაც აუმჯობესებს მუშაობის ხარისხს და მიიღებს აღიარებას თქვენი მენეჯერებისგან.
14 ეფექტური გზა ვადების დასაკმაყოფილებლად
იმისათვის, რომ დაგეხმაროთ დარჩეთ თქვენს ვადებში, აქ მოცემულია რამდენიმე სასარგებლო რჩევა, რომელიც უნდა დაიცვას:
იცოდე შენი ვადა
პირველი, რაც უნდა გააკეთოთ, თუ გსურთ დააკმაყოფილოთ ვადები, არის იმის გაგება, თუ რა მოთხოვნებია სამუშაოს ვადაში შესასრულებლად, რამდენი დღეა დარჩენილი, საკმარისია თუ არა ისინი სამუშაოს დროულად დასასრულებლად, რამდენი ადამიანი უნდა დაასრულოს ამოცანები და ა.შ. თუ პროექტებს არ აქვთ მკაფიო დასრულების თარიღები, ნუ დააყოვნებთ დაუყოვნებლივ იკითხეთ.
მოლაპარაკება მკაფიო ვადაზე
გაურკვევლობა პროდუქტიულობის მტერია. როგორც მენეჯერი, გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს იმის შესახებ, თუ რა ვადები აძლევთ თქვენს თანამშრომლებს. რაც შეეხება თანამშრომლებს, თუ თვლით, რომ ვადა მიუღებელია, შეეცადეთ მოლაპარაკება ან ღია კომუნიკაცია გქონდეთ დამსაქმებლებთან. ძალიან მჭიდრო ვადამ ან გადატვირთვამ შეიძლება გამოიწვიოს დაბალი ხარისხის სამუშაო და შესრულება.
არასოდეს გადააჭარბოთ ვალდებულებას
იყავით რეალისტური იმის შესახებ, თუ რა შეიძლება გაკეთდეს მოცემულ ვადაში. ზედმეტმა ვალდებულებამ შეიძლება გამოიწვიოს სტრესი, ხარისხის დაქვეითება და ვადების გამოტოვება. მიღწევადი მიზნების დასახვა უზრუნველყოფს სამუშაოს უფრო ჯანსაღ ტემპს, ამცირებს სტრესს და ხელს უწყობს მუდმივად მაღალი ხარისხის შედეგებს.
პრიორიტეტული ამოცანები
ვადების შესასრულებლად, როდესაც რამდენიმე დავალება უნდა შესრულდეს დაახლოებით ერთსა და იმავე დროს, დაიწყეთ ამოცანების იდენტიფიცირებით, რომლებიც ეფუძნება აქტუალურობას და მნიშვნელობას. პრიორიტეტიზაცია უზრუნველყოფს კრიტიკულ ელემენტებს პირველ რიგში, რაც ამცირებს ძირითადი კომპონენტების გადახედვის რისკს. ეს მიდგომა ხელს უწყობს სტრატეგიული ფოკუსის შენარჩუნებას მთელი პროექტის განმავლობაში.
ამოცანების დამოკიდებულების იდენტიფიცირება
ასევე მნიშვნელოვანია ამოცანების ურთიერთდამოკიდებულების ამოცნობა. პროექტში ზოგიერთი დავალება უნდა შესრულდეს მეორეზე გადასვლამდე, ზოგი კი დამოუკიდებლად. მენეჯერის როლია იმის გაგება, თუ როგორ უკავშირდება თითოეული დავალება სხვებს, რათა დაეხმაროს ლოგიკური და ეფექტური სამუშაო ნაკადის შექმნას. დამოკიდებული ამოცანების განხილვა თანმიმდევრულად აფერხებს შეფერხებებს და ხელს უწყობს გლუვ პროგრესს.
შექმენით საკონტროლო სია
მოქმედების დაწყებამდე, საკონტროლო სიის შექმნას ბევრი უპირატესობა შეუძლია. საკონტროლო სია არის ღირებული ინსტრუმენტი, რათა დარჩეთ ორგანიზებული და მიზანმიმართული, თვალყური ადევნოთ თქვენს პროგრესს და გაუქმებულ აქტივობებს. შეგიძლიათ შექმნათ საკონტროლო სია დილით ან დღის ბოლოს.
თავი დაანებეთ ყურადღების გაფანტვას
ერთ-ერთი ყველაზე ეფექტური რჩევა ვადის შესასრულებლად არის მაქსიმალურად კონცენტრირებული იყოთ შეწყვეტილი ნივთების გარეშე, როგორიცაა მუდმივი ელექტრონული ფოსტის შეტყობინებები, სოციალური მედიის გაფრთხილებები და არასაჭირო შეხვედრები. შეგიძლიათ გამოიყენოთ პომოდოროს ეფექტის დროის გამოყენება ინტენსიური სამუშაოს ხანმოკლე პერიოდების განსახორციელებლად, რასაც მოჰყვება ხანმოკლე შესვენებები ან მოაწესრიგოთ სამუშაო ადგილი ზედმეტი ყურადღების გაფანტვისგან.
დახარჯეთ თქვენი დრო
ყველაფერი შეიძლება არასწორედ წარიმართოს ფრთხილად გეგმის გარეშე. შეეცადეთ დახარჯოთ თქვენი დრო პროექტის დაწყებიდან ზედმიწევნით. ყოვლისმომცველი დროის ბიუჯეტის შემუშავება მოიცავს მთელი პროექტის დაყოფას მართვად ამოცანებად, თითოეულისთვის საჭირო დროის შეფასებას და რესურსების გონივრულად განაწილებას.
დაამატეთ ბუფერული დრო
”გუნდების მხოლოდ 37% ასრულებს პროექტებს დროულად, უფრო ხშირად, ვიდრე არა.” ასე რომ, კიდევ ერთი შესანიშნავი გზა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ყოველთვის ასრულებთ ვადას, არის ბუფერული დროის დამატება, რაც გულისხმობს დამატებითი დროის გამოყოფას თითოეული დავალების სავარაუდო ხანგრძლივობის მიღმა. ბუფერული დრო უზრუნველყოფს მოქნილობას ადაპტირდეს ცვალებად გარემოებებთან, პროექტის ვადის საფრთხის გარეშე. ის იძლევა კორექტირების საშუალებას შემდგომ დავალებების შეფერხების დომინოს ეფექტის შექმნის გარეშე.
მოტივაციის ძიება
მოტივები, როგორიცაა მატერიალური ან არამატერიალური ჯილდოები, დიდ დახმარებას მოგცემთ, რომ დააკმაყოფილოთ ვადები. განსაზღვრეთ პროექტის ასპექტები, რომლებიც შეესაბამება თქვენს ვნებას და ინტერესებს. ფოკუსირება იმაზე, რაც გიყვართ სამუშაოში, შეიძლება აღადგინოს ენთუზიაზმი და სტიმული. თუ შესაძლებელია, შეხედეთ გამოწვევებს, როგორც სწავლის გამოცდილებას, სადაც შეგიძლიათ გახსნათ თქვენი პოტენციალი და შესაძლებლობები.
ჯერ ითამაშე შენი ძლიერი მხარეებით
როდესაც გეგმავს ან პრიორიტეტულ ამოცანებს ადგენთ, განსაზღვრეთ ამოცანები, რომლებიც შეესაბამება თქვენს უნარებსა და გამოცდილებას. დავალებების შესრულება, რომლებსაც აჯობებთ, თავდაპირველად აძლიერებს ნდობას, ამყარებს იმპულსს და ადგენს პოზიტიურ ტონს პროექტის დანარჩენი ნაწილისთვის. ძლიერი მხარეების ჩვენებასთან ერთად, თქვენთვის უფრო ადვილი ხდება უფრო რთულ ასპექტებთან მიახლოება მიღწევის გრძნობით, ვიდრე ტვირთი.
იმუშავე მაშინ, როცა ყველაზე პროდუქტიული ხარ
გარკვეულწილად მართალია იმის თქმა, რომ როცა შენი ტვინი ახალი და ენერგიულია, უფრო პროდუქტიულად მუშაობ. პროდუქტიულობის პიკი განსხვავებულია სხვადასხვა ადამიანში. მიუხედავად იმისა, დილის ადამიანი ხართ თუ შუადღისას უფრო ეფექტური, თქვენი მუშაობის ბიოლოგიურ საათთან გასწორება აუმჯობესებს ეფექტურობას, რაც უზრუნველყოფს ამოცანების შესრულებას ოპტიმალური ფოკუსირებით და ენერგიით.
ბერკეტების ინსტრუმენტები
არასოდეს გამოტოვოთ შესაძლებლობა ისარგებლოთ ხელსაწყოებით. მაგალითად, იდენტიფიცირება განმეორებადი ამოცანები თქვენს სამუშაო პროცესში და მოძებნეთ ავტომატიზაციის ინსტრუმენტები ამ პროცესების გასამარტივებლად. ზოგიერთი დავალების შესრულება შესაძლებელია ხარჯებისა და დროის დაზოგვით, უფასო ხელსაწყოების მხარდაჭერით. მაგალითად, ონლაინ პრეზენტაციის ინსტრუმენტების გამოყენება, როგორიცაა AhaSlides, რათა დაგეხმაროთ საინტერესო და ინტერაქტიული სლაიდების, შეხვედრების, ყინულისმტვრევების და ღონისძიებების შემუშავებაში.
დახმარებას ითხოვენ
ვადების ეფექტიანად შესასრულებლად, ნუ დააყოვნებთ დახმარებას თქვენი კოლეგების გუნდის წევრებისა და გამოცდილი პროფესიონალებისგან. დახმარების ძებნა არის სტრატეგიული და აქტიური გზა გამოწვევების დასაძლევად, სამუშაო დატვირთვის მართვისა და პროექტის წარმატების უზრუნველსაყოფად. გაითვალისწინეთ, რომ დახმარების მოთხოვნისას მკაფიოდ უნდა მიუთითოთ თქვენთვის საჭირო კონკრეტული დახმარება. მიაწოდეთ კონტექსტი, დეტალები და ნებისმიერი შესაბამისი ინფორმაცია, რათა დარწმუნდეთ, რომ ადამიანს ესმის ამოცანის ან გამოწვევის ბუნება.
ძირითადი Takeaways
💡თუ ბოლო წუთს ემზადებით შემდეგი ღონისძიებისთვის ან ვადა ახლოსაა, სცადეთ აჰსლაიდები. ეს ინტერაქტიული პრეზენტაციის ინსტრუმენტი არის შესანიშნავი ინსტრუმენტების ნაკრები, რომელიც დაგეხმარებათ შექმნათ დასამახსოვრებელი ვირტუალური ყინულისმტვრევები, ბრეინშტორმინგი, ვიქტორინები და სხვა.
ხშირად დასმული კითხვები
როგორ აჩვენოთ თქვენი უნარი დაიცვან ვადები?
ვადების შესრულების უნარი შეიძლება აღიწეროს რამდენიმე ძირითადი ატრიბუტისა და ქცევის მეშვეობით, როგორიცაა ამოცანების გარჩევა მათი გადაუდებლობისა და პროექტის ზოგად მიზნებზე ზემოქმედების საფუძველზე, ჯანსაღი სამუშაო-ცხოვრების ბალანსის შენარჩუნება, დეტალებისადმი ზედმიწევნითი ყურადღება, ადაპტირება და პრობლემა. გადაჭრა და სხვა.
როგორ შემიძლია უკეთ ვიმუშაო ვადებში?
- გამოიყენეთ პომოდოროს ეფექტის ტაიმერი
- შექმენით იდეალური სამუშაო ადგილი
- დაგეგმეთ მართვადი სამუშაოების სია და მიჰყევით მას
- მოერიდეთ მულტი-დავალების შესრულებას
- მოგვიანებით დატოვეთ რთული საქმეები
- აღმოფხვრას distractions
როგორ უმკლავდებით მჭიდრო ვადებში პასუხებს?
შეხვედრების დროს, კითხვა-პასუხის სესიების მასპინძლობა ჩვეულებრივი აქტივობაა და ბევრი მათგანი ორგანიზებულია მკაცრი ვადები, თითოეულ კითხვაზე დახარჯული დრო, კითხვების შეგროვების დრო და სხვა. ასე რომ, ონლაინ კითხვა-პასუხის ინსტრუმენტების გამოყენებით, როგორიცაა აჰსლაიდები დაგეხმარებათ ამ პროცესის გამარტივებაში და თქვენი შეხვედრების საერთო ეფექტურობის გაზრდაში. მონაწილეებს შეუძლიათ თავიანთი კითხვები პირდაპირ პლატფორმის საშუალებით წარადგინონ, რაც გამორიცხავს ფიზიკური კითხვების ბარათების ან ხელების აწევას. ეს არა მხოლოდ დაზოგავს დროს, არამედ უზრუნველყოფს, რომ თითოეულ მონაწილეს ჰქონდეს თანაბარი შესაძლებლობა წვლილი შეიტანოს, რაც ხელს უწყობს უფრო ინკლუზიურ და თანამშრომლობით გარემოს.
