8 ძირითადი ნაბიჯი შეხვედრის დღის წესრიგის დასაწერად მაგალითებითა და უფასო შაბლონებით

რა არის Შეხვედრის განრიგი? სიმართლე ისაა, რომ ჩვენ ყველანი ვიყავით შეხვედრების ნაწილი, სადაც თავს უაზროდ ვგრძნობთ, არც კი გვესმის, რატომ უნდა შევხვდეთ იმ ინფორმაციის განსახილველად, რომელიც შეიძლება გადაწყდეს ელექტრონული ფოსტით. ზოგიერთ ადამიანს შეიძლება მოუწიოს შეხვედრებზე დასწრება, რომლებიც საათობით გაგრძელდება რაიმე პრობლემის გადაჭრის გარეშე.

თუმცა, ყველა შეხვედრა არ არის არაპროდუქტიული და თუ გსურთ ეფექტურად იმუშაოთ თქვენს გუნდთან, დღის წესრიგით შედგენილი შეხვედრა გიხსნით ზემოთ აღნიშნული კატასტროფებისგან.

კარგად შემუშავებული დღის წესრიგი ადგენს მკაფიო მიზნებსა და მოლოდინებს შეხვედრისთვის, რაც უზრუნველყოფს, რომ ყველამ იცის თავისი მიზანი და რა უნდა მოხდეს მანამდე, დროს და შემდეგ.

აქედან გამომდინარე, ეს სტატია გასწავლით შეხვედრის დღის წესრიგის მნიშვნელობაზე, ეფექტური დღის წესრიგის შესაქმნელად და მოგაწოდებთ მაგალითებს (+ შაბლონებს), რომლებიც გამოიყენებთ თქვენს შემდეგ შეხვედრაზე.

• რატომ სჭირდება ყველა შეხვედრას დღის წესრიგი
• 8 ძირითადი ნაბიჯი ეფექტური შეხვედრის დღის წესრიგის დასაწერად
• შეხვედრის დღის წესრიგის მაგალითები და უფასო შაბლონები
• შექმენით თქვენი შეხვედრის დღის წესრიგი AhaSlides-ით
• ძირითადი Takeaways 

მეტი სამუშაო რჩევები AhaSlides-თან

• შეხვედრების 10 ტიპი ბიზნესში
• შეხვედრა წუთებში: საუკეთესო წერის სახელმძღვანელო, მაგალითები (+ უფასო შაბლონი) 2023 წელს
• საუკეთესო შეხვედრის ჰაკები

რატომ სჭირდება ყველა შეხვედრას დღის წესრიგი

ყველა შეხვედრას სჭირდება დღის წესრიგი, რათა უზრუნველყოს ის პროდუქტიული და ეფექტური. შეხვედრის დღის წესრიგი უზრუნველყოფს შემდეგ სარგებელს:

• დააზუსტეთ შეხვედრის მიზანი და მიზნებიდა დაეხმარეთ დისკუსიის ფოკუსირებას და გზაზე.
• მართეთ შეხვედრის დრო და ტემპი, დარწმუნდით, რომ არ არსებობს უაზრო არგუმენტები და დაზოგეთ რაც შეიძლება მეტი დრო.
• დაუწესეთ მოლოდინები მონაწილეებსდა დარწმუნდით, რომ ყველა შესაბამისი ინფორმაცია და სამოქმედო პუნქტი დაფარულია.
• ხელს უწყობს ანგარიშვალდებულებას და ორგანიზაციას, რაც იწვევს უფრო ეფექტურ და ეფექტურ შეხვედრებს.

8 ძირითადი ნაბიჯი ეფექტური შეხვედრის დღის წესრიგის დასაწერად

აქ მოცემულია რამდენიმე ძირითადი რჩევა, რომელიც დაგეხმარებათ შეხვედრის ეფექტური დღის წესრიგის დაწერაში:

1/ განსაზღვრეთ შეხვედრის ტიპი 

იმის გამო, რომ სხვადასხვა ტიპის შეხვედრები შეიძლება მოიცავდეს სხვადასხვა მონაწილეს, ფორმატსა და მიზნებს, მნიშვნელოვანია აირჩიოთ შესაბამისი სიტუაციისთვის.

• პროექტის დაწყების შეხვედრა: შეხვედრა, რომელიც უზრუნველყოფს მიმოხილვას პროექტის, მისი მიზნების, ვადების, ბიუჯეტისა და მოლოდინების შესახებ.
• ყველა ხელის შეხვედრა: კომპანიის მასშტაბით შეხვედრის ტიპი, სადაც ყველა თანამშრომელი მიწვეულია დასასწრებად. ყველას ინფორმირება კომპანიის საქმიანობის, მიზნებისა და გეგმების შესახებ და ხელი შეუწყოს ორგანიზაციის შიგნით საერთო მიზნისა და მიმართულების გრძნობას.
• მერიის სხდომა: კომპანიის მერიის შეხვედრა, სადაც თანამშრომლებს შეეძლოთ კითხვების დასმა, განახლებების მიღება და უკუკავშირის მიწოდება უფროსი მენეჯმენტისთვის და სხვა ლიდერებისთვის.
• სტრატეგიული მენეჯმენტის შეხვედრა: შეხვედრა, რომელშიც უფროსი ლიდერები ან აღმასრულებლები ერთად იკრიბებიან, რათა განიხილონ და დაგეგმონ გრძელვადიანი მიმართულება. 
• ვირტუალური გუნდის შეხვედრა: ვირტუალური გუნდის შეხვედრების ფორმატი შეიძლება მოიცავდეს პრეზენტაციებს, დისკუსიებს და ინტერაქტიულ აქტივობებს და შეიძლება ჩატარდეს ვიდეოკონფერენციის პროგრამული უზრუნველყოფის, მყისიერი შეტყობინებების ან სხვა ციფრული საკომუნიკაციო საშუალებების გამოყენებით. 
• გონების შტორმის სესია: კრეატიული და თანამშრომლობითი შეხვედრა, რომელშიც მონაწილეები წარმოქმნიან და განიხილავენ ახალ იდეებს.
• ერთი ერთზე შეხვედრა: პირადი შეხვედრა ორ ადამიანს შორის, რომელიც ხშირად გამოიყენება შესრულების მიმოხილვის, ქოუჩინგის ან პიროვნული განვითარებისთვის.

2/ განსაზღვრეთ შეხვედრის მიზანი და მიზნები

ნათლად მიუთითეთ, რატომ იმართება შეხვედრა და რის მიღწევას იმედოვნებთ თქვენ ან თქვენი გუნდი.

3/ ძირითადი თემების იდენტიფიცირება 

ჩამოთვალეთ ძირითადი თემები, რომლებიც უნდა იყოს გაშუქებული, მათ შორის ნებისმიერი მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილების მიღება, რომელიც უნდა იქნას მიღებული.

4/ დანიშნეთ დროის ლიმიტი

გამოყავით შესაბამისი დრო თითოეული თემისთვის და მთელი შეხვედრისთვის, რათა უზრუნველყოთ შეხვედრა გრაფიკის შესაბამისად.

5/ დაასახელეთ დამსწრეები და მათი როლები

შეადგინეთ სია, ვინც მიიღებს მონაწილეობას შეხვედრაში და მიუთითეთ მათი როლები და პასუხისმგებლობები.

6/ მოამზადეთ მასალები და დამხმარე დოკუმენტები

შეაგროვეთ ნებისმიერი შესაბამისი ინფორმაცია ან მასალა, რომელიც საჭირო იქნება შეხვედრის დროს.

7/ წინასწარ გაავრცელეთ დღის წესრიგი

გაუგზავნეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ყველა დამსწრეს, რათა დარწმუნდეთ, რომ ყველა მზად და მომზადებულია.

8/ საჭიროებისამებრ გადახედეთ და გადახედეთ დღის წესრიგს

შეხვედრის დაწყებამდე გადახედეთ დღის წესრიგს, რათა დარწმუნდეთ, რომ ის არის სრული და ზუსტი და განახორციელეთ ნებისმიერი საჭირო გადახედვა.

შეხვედრის დღის წესრიგის მაგალითები და უფასო შაბლონები 

აქ მოცემულია შეხვედრების დღის წესრიგის რამდენიმე მაგალითი, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას სხვადასხვა ტიპის შეხვედრებისთვის:

1/ გუნდის შეხვედრის დღის წესრიგი

თარიღი: 

ადგილმდებარეობა: 

დამსწრეები: 

გუნდის შეხვედრის მიზნები:

• პროექტის განხორციელების პროგრესის განახლება
• განიხილოს მიმდინარე პრობლემები და გადაწყვეტილებები

გუნდის შეხვედრის დღის წესრიგი: 

• გაცნობა და მისალმება (5 წუთი) | @ჯანმო
• წინა შეხვედრის მიმოხილვა (10 წუთი) | @ჯანმო
• პროექტის განახლებები და პროგრესის ანგარიშები (20 წუთი) | @ჯანმო
• პრობლემის გადაჭრა და გადაწყვეტილების მიღება (20 წთ) | @ჯანმო
• ღია დისკუსია და გამოხმაურება (20 წუთი) | @ჯანმო
• მოქმედება და შემდეგი ნაბიჯები (15 წუთი) | @ჯანმო
• დახურვის და შემდეგი შეხვედრის მოწყობა (5 წუთი) | @ჯანმო

უფასო ყოველთვიური შეხვედრის შაბლონი AhaSlides-ით

2/ All Hands Meeting Agenda

თარიღი: 

ადგილმდებარეობა: 

შendees: 

შეხვედრის მიზნები:

• კომპანიის მუშაობის განახლებისა და თანამშრომლებისთვის ახალი ინიციატივებისა და გეგმების დანერგვა.

შეხვედრის დღის წესრიგი: 

• მოგესალმებით და გაცნობა (5 წუთი)
• კომპანიის მუშაობის განახლება (20 წუთი)
• ახალი ინიციატივებისა და გეგმების გაცნობა (20 წთ)
• კითხვა-პასუხის სესია (30 წუთი)
• თანამშრომელთა აღიარება და ჯილდოები (15 წუთი)
• დახურვის და შემდეგი შეხვედრის მოწყობა (5 წუთი)

ყველა ხელების შეხვედრის შაბლონი

3/ პროექტის დაწყების შეხვედრის დღის წესრიგი

თარიღი: 

ადგილმდებარეობა: 

დამსწრეები:

შეხვედრის მიზნები:

• პროექტისთვის მკაფიო მიზნებისა და მოლოდინების ჩამოყალიბება
• პროექტის გუნდის გაცნობა
• პროექტის გამოწვევებისა და რისკების განხილვა

შეხვედრის დღის წესრიგი: 

• მოგესალმებით და შესავალი (5 წუთი) | @ჯანმო
• პროექტის მიმოხილვა და მიზნები (15 წუთი) | @ჯანმო
• გუნდის წევრების გაცნობა (5 წუთი) | @ჯანმო
• როლური და პასუხისმგებლობის დავალებები (20 წთ) | @ჯანმო
• განრიგი და ვადების მიმოხილვა (15 წუთი) | @ჯანმო
• პროექტის გამოწვევებისა და რისკების განხილვა (20 წთ) | @ჯანმო
• მოქმედების ელემენტები და შემდეგი ნაბიჯები (15 წუთი) | @ჯანმო
• დახურვის და შემდეგი შეხვედრის მოწყობა (5 წუთი) | @ჯანმო

გაითვალისწინეთ, რომ ეს მხოლოდ მაგალითებია და დღის წესრიგის პუნქტები და ფორმატი შეიძლება მორგებული იყოს შეხვედრის სპეციფიკური საჭიროებებისა და მიზნებიდან გამომდინარე. 

შექმენით თქვენი შეხვედრის დღის წესრიგი AhaSlides-ით 

AhaSlides-თან შეხვედრის დღის წესრიგის დასაყენებლად, მიჰყევით ამ ნაბიჯებს:

• Შექმენით ანგარიში: თუ ჯერ არ დარეგისტრირდით აჰსლაიდები და შექმენით ანგარიში. ან გაემგზავრეთ ჩვენსკენ საჯარო შაბლონების ბიბლიოთეკა.

• აირჩიეთ შეხვედრის დღის წესრიგის შაბლონი: ჩვენ გვაქვს შეხვედრების დღის წესრიგის მრავალფეროვანი შაბლონები, რომლებიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ, როგორც საწყისი წერტილი. უბრალოდ აირჩიეთ ის, რომელიც საუკეთესოდ შეესაბამება თქვენს საჭიროებებს და დააწკაპუნეთ "მიიღეთ შაბლონი".

• შაბლონის მორგება: შაბლონის არჩევის შემდეგ, შეგიძლიათ მისი მორგება ელემენტების დამატებით ან წაშლით, ფორმატირების და ფერის სქემის შეცვლით.

• დაამატეთ თქვენი დღის წესრიგის პუნქტები: გამოიყენეთ სლაიდების რედაქტორი თქვენი დღის წესრიგის პუნქტების დასამატებლად. შეგიძლიათ დაამატოთ ტექსტი, სპინერი, გამოკითხვები, სურათები, ცხრილები, დიაგრამები და სხვა.

• ითანამშრომლეთ თქვენს გუნდთან: თუ გუნდთან მუშაობთ, შეგიძლიათ ითანამშრომლოთ დღის წესრიგში. უბრალოდ მოიწვიე გუნდის წევრები პრეზენტაციის რედაქტირებისთვის და მათ შეუძლიათ ცვლილებების შეტანა, კომენტარების დამატება და რედაქტირების შეთავაზება.

• გააზიარეთ დღის წესრიგი: როდესაც მზად იქნებით, შეგიძლიათ დღის წესრიგი გაუზიაროთ თქვენს გუნდს ან დამსწრეებს. შეგიძლიათ გააზიაროთ ბმული ან QR კოდის საშუალებით.

AhaSlides-ის საშუალებით თქვენ შეგიძლიათ მარტივად შექმნათ პროფესიონალური, კარგად სტრუქტურირებული შეხვედრის დღის წესრიგი, რომელიც დაგეხმარებათ იყოთ გზაზე და მიაღწიოთ თქვენი შეხვედრის მიზნებს.

ძირითადი Takeaways 

AhaSlides შაბლონების დახმარებით ამ საკვანძო ნაბიჯებისა და მაგალითების მიყოლებით, ვიმედოვნებთ, რომ თქვენ შეძლებთ შექმნათ კარგად სტრუქტურირებული შეხვედრის დღის წესრიგი, რომელიც წარმატებას მიაღწევს.

ხშირად დასმული შეკითხვები