მიუხედავად იმისა, თქვენ მართავთ პროექტებს, მართავთ ბიზნესს, თუ მუშაობთ ფრილანსერად, პროექტი მნიშვნელოვან როლს თამაშობს თქვენი ბიზნეს მოდელის ზრდაში. ის გვთავაზობს სტრუქტურირებულ და სისტემატიურ გზას პროექტის შესრულების შესაფასებლად, იმ სფეროების განსაზღვრისთვის, რომლებიც საჭიროებს გაუმჯობესებას და ოპტიმალური შედეგების მისაღწევად. 

ამ blog პოსტზე, ჩვენ ჩავუღრმავდებით პროექტის შეფასებას, აღმოვაჩენთ მის განმარტებას, სარგებელს, ძირითად კომპონენტებს, ტიპებს, პროექტის შეფასების მაგალითებს, შეფასების შემდგომ მოხსენებას და შევქმნით პროექტის შეფასების პროცესს.

მოდით გამოვიკვლიოთ, როგორ შეუძლია პროექტის შეფასებას თქვენი ბიზნესის ახალი სიმაღლეებისკენ აყვანა.

სარჩევი

• რა არის პროექტის შეფასება?
• პროექტის შეფასების უპირატესობები
• პროექტის შეფასების ძირითადი კომპონენტები
• პროექტის შეფასების სახეები
• პროექტის შეფასების მაგალითები
• ნაბიჯ-ნაბიჯ პროექტის შეფასების შესაქმნელად
• პოსტის შეფასება (მოხსენება) 
• პროექტის შეფასების შაბლონები
• ძირითადი Takeaways
• ხშირად დასმული კითხვები

რჩევები უკეთესი ჩართულობისთვის

• პროექტის მენეჯმენტი
• ონლაინ პოკერის დაგეგმვა
• პროექტის მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა

რა არის პროექტის შეფასება?

პროექტის შეფასება არის პროექტის შესრულების, ეფექტურობისა და შედეგების შეფასება. იგი მოიცავს მონაცემებს იმის დასადგენად, თუ პროექტი აანალიზებს მის მიზნებს და აკმაყოფილებს თუ არა წარმატების კრიტერიუმებს. 

პროექტის შეფასება სცილდება მხოლოდ შედეგების და მიწოდების გაზომვას; ის განიხილავს პროექტის მიერ გამომუშავებულ მთლიან გავლენას და ღირებულებას.

იმის სწავლით, თუ რა მუშაობდა და რა არა, ორგანიზაციებს შეუძლიათ გააუმჯობესონ თავიანთი დაგეგმვა და შეიტანონ ცვლილებები შემდგომ ჯერზე უკეთესი შედეგების მისაღებად. ეს ჰგავს ნაბიჯის გადადგმას უფრო დიდი სურათის სანახავად და იმის გარკვევას, თუ როგორ უნდა გახადო საქმე კიდევ უფრო წარმატებული.

პროექტის შეფასების უპირატესობები

პროექტის შეფასება გთავაზობთ რამდენიმე ძირითად სარგებელს, რაც ხელს უწყობს ორგანიზაციის წარმატებასა და ზრდას, მათ შორის:

• ეს აუმჯობესებს გადაწყვეტილების მიღებას: ის ეხმარება ორგანიზაციებს შეაფასონ პროექტის შესრულება, განსაზღვრონ გაუმჯობესების სფეროები და გაიგონ ფაქტორები, რომლებიც ხელს უწყობენ წარმატებას ან წარუმატებლობას. ასე რომ, მათ შეუძლიათ მიიღონ უფრო ინფორმირებული გადაწყვეტილებები რესურსების განაწილების, პროექტის პრიორიტეტებისა და სტრატეგიული დაგეგმვის შესახებ.
• ეს აძლიერებს პროექტის შესრულებას: პროექტების შეფასების საშუალებით, ორგანიზაციებს შეუძლიათ თავიანთი პროექტების ძლიერი და სუსტი მხარეების იდენტიფიცირება. ეს მათ საშუალებას აძლევს განახორციელონ მაკორექტირებელი ზომები პროექტის შედეგების გასაუმჯობესებლად.
• ეს ხელს უწყობს რისკების შემცირებას: პროექტის პროგრესის რეგულარულად შეფასებით, ორგანიზაციებს შეუძლიათ პოტენციური რისკების იდენტიფიცირება და გადაწყვეტილებების მიღება პროექტის შეფერხების, ბიუჯეტის გადაჭარბების და სხვა მოულოდნელი საკითხების შესამცირებლად.
• ხელს უწყობს უწყვეტი გაუმჯობესება: პროექტის წარუმატებლობის გაანალიზებით, ორგანიზაციებს შეუძლიათ დახვეწონ პროექტის მართვის პრაქტიკა, გაუმჯობესების ეს განმეორებითი მიდგომა განაპირობებს ინოვაციას, ეფექტურობას და მთლიანი პროექტის წარმატებას.
• ის აუმჯობესებს დაინტერესებულ მხარეთა ჩართულობას და კმაყოფილებას: შედეგების შეფასება და დაინტერესებული მხარეების გამოხმაურების შეგროვება საშუალებას აძლევს ორგანიზაციებს გაიგონ მათი საჭიროებები, მოლოდინები და კმაყოფილების დონე. 
• ეს ხელს უწყობს გამჭვირვალობას: შეფასების შედეგები შეიძლება ეცნობოს დაინტერესებულ მხარეებს, რაც აჩვენებს გამჭვირვალობას და აღადგენს ნდობას. შედეგები უზრუნველყოფს პროექტის შესრულების ობიექტურ შეფასებას, რაც უზრუნველყოფს პროექტების სტრატეგიულ მიზნებთან შესაბამისობას და რესურსების ეფექტურად გამოყენებას. 

პროექტის შეფასების ძირითადი კომპონენტები

1/ მკაფიო მიზნები და კრიტერიუმები

პროექტის შეფასება იწყება მკაფიო მიზნებისა და კრიტერიუმების ჩამოყალიბებით წარმატების საზომად. ეს მიზნები და კრიტერიუმები იძლევა შეფასების ჩარჩოს და უზრუნველყოფს პროექტის მიზნებთან შესაბამისობას.

აქ მოცემულია პროექტის შეფასების გეგმის მაგალითები და კითხვები, რომლებიც დაგეხმარებათ მკაფიო მიზნებისა და კრიტერიუმების განსაზღვრაში:

კითხვები მკაფიო მიზნების განსაზღვრისთვის:

1. რა კონკრეტული მიზნების მიღწევა გვინდა ამ პროექტით?
2. რა გაზომვადი შედეგების ან შედეგებისკენ გვაქვს მიზნად?
3. როგორ შეგვიძლია განვსაზღვროთ ამ პროექტის წარმატება?
4. არის თუ არა მიზნები რეალური და მისაღწევი მოცემულ რესურსებსა და ვადებში?
5. შეესაბამება თუ არა მიზნები ორგანიზაციის სტრატეგიულ პრიორიტეტებს?

შეფასების კრიტერიუმების მაგალითები:

1. Ხარჯების ეფექტურობა: შეაფასეთ, იყო თუ არა პროექტი დასრულებული გამოყოფილი ბიუჯეტის ფარგლებში და მიწოდებული იყო თუ არა ფულის ღირებულება.
2. Timeline: შეფასება, დასრულდა თუ არა პროექტი დაგეგმილი გრაფიკის ფარგლებში და დააკმაყოფილა თუ არა ეტაპები.
3. ხარისხი: შემოწმებულია, შეესაბამება თუ არა პროექტის შედეგები და შედეგები წინასწარ განსაზღვრულ ხარისხის სტანდარტებს.
4. დაინტერესებული მხარეების კმაყოფილება: შეაგროვეთ გამოხმაურება დაინტერესებული მხარეებისგან, რათა შეაფასოთ მათი კმაყოფილების დონე პროექტის შედეგებით.
5. გავლენა: პროექტის უფრო ფართო გავლენის გაზომვა ორგანიზაციაზე, მომხმარებლებზე და საზოგადოებაზე.

2/ მონაცემთა შეგროვება და ანალიზი

პროექტის ეფექტური შეფასება ეყრდნობა შესაბამისი მონაცემების შეგროვებას პროექტის შესრულების შესაფასებლად. ეს მოიცავს რაოდენობრივი და ხარისხობრივი მონაცემების შეგროვებას სხვადასხვა მეთოდებით, როგორიცაა გამოკითხვები, ინტერვიუები, დაკვირვებები და დოკუმენტების ანალიზი. 

შემდეგ შეგროვებული მონაცემები გაანალიზებულია პროექტის ძლიერი, სუსტი მხარეების და საერთო შესრულების შესახებ ინფორმაციის მისაღებად. აქ მოცემულია რამდენიმე მაგალითი კითხვები, როდესაც ემზადებით მონაცემთა შეგროვებისა და ანალიზისთვის:

• რა კონკრეტული მონაცემებია საჭირო პროექტის შესრულების შესაფასებლად?
• რა მეთოდები და ინსტრუმენტები იქნება გამოყენებული საჭირო მონაცემების შესაგროვებლად (მაგ. გამოკითხვები, ინტერვიუები, დაკვირვებები, დოკუმენტების ანალიზი)?
• ვინ არიან ძირითადი დაინტერესებული მხარეები, ვისგანაც საჭიროა მონაცემების შეგროვება?
• როგორ იქნება მონაცემთა შეგროვების პროცესი სტრუქტურირებული და ორგანიზებული სიზუსტისა და სისრულის უზრუნველსაყოფად?

3/ შესრულების გაზომვა

შესრულების გაზომვა გულისხმობს პროექტის პროგრესის, შედეგებისა და შედეგების შეფასებას დადგენილი მიზნებისა და კრიტერიუმების შესახებ. იგი მოიცავს შესრულების ძირითადი ინდიკატორების (KPIs) თვალყურის დევნებას და პროექტის მიერ გრაფიკების, ბიუჯეტის, ხარისხის სტანდარტებისა და დაინტერესებული მხარეების მოთხოვნების შესაბამისობის შეფასებას.

4/ დაინტერესებული მხარეების ჩართულობა

დაინტერესებული მხარეები არიან ინდივიდები ან ჯგუფები, რომლებიც უშუალოდ ან ირიბად ზემოქმედებენ პროექტზე ან აქვთ მნიშვნელოვანი ინტერესი მისი შედეგებით. მათ შეუძლიათ შეიცავდნენ პროექტის სპონსორებს, გუნდის წევრებს, საბოლოო მომხმარებლებს, მომხმარებლებს, საზოგადოების წევრებს და სხვა შესაბამის მხარეებს. 

დაინტერესებული მხარეების ჩართვა პროექტის შეფასების პროცესში ნიშნავს მათ ჩართვას და მათი პერსპექტივების, გამოხმაურებისა და შეხედულებების ძიებას. დაინტერესებული მხარეების ჩართულობით განიხილება მათი მრავალფეროვანი შეხედულებები და გამოცდილება, რაც უზრუნველყოფს უფრო ყოვლისმომცველ შეფასებას.

5/ მოხსენება და კომუნიკაცია

პროექტის შეფასების საბოლოო ძირითადი კომპონენტია შეფასების შედეგების მოხსენება და კომუნიკაცია. ეს მოიცავს ყოვლისმომცველი შეფასების ანგარიშის მომზადებას, რომელიც წარმოადგენს დასკვნებს, დასკვნებსა და რეკომენდაციებს. 

შეფასების შედეგების ეფექტური კომუნიკაცია უზრუნველყოფს დაინტერესებული მხარეების ინფორმირებას პროექტის შესრულების, მიღებული გაკვეთილების და გაუმჯობესების პოტენციური სფეროების შესახებ.

პროექტის შეფასების სახეები

ზოგადად, პროექტის შეფასების ოთხი ძირითადი ტიპი არსებობს:

#1 - შესრულების შეფასება

ამ ტიპის შეფასება ფოკუსირებულია პროექტის შესრულების შეფასებაზე მისი ერთგულების თვალსაზრისით პროექტის გეგმები, განრიგი, ბიუჯეტი, მდე ხარისხის სტანდარტები. 

იგი ამოწმებს, აკმაყოფილებს თუ არა პროექტი თავის მიზნებს, იძლევა თუ არა დანიშნულ შედეგებს და ეფექტურად იყენებს რესურსებს.

#2 - შედეგების შეფასება

შედეგების შეფასება აფასებს პროექტის უფრო ფართო გავლენას და შედეგებს. ის ეძებს უშუალო შედეგებს და იკვლევს პროექტის მიერ გამომუშავებულ გრძელვადიან შედეგებსა და სარგებელს. 

შეფასების ეს ტიპი ითვალისწინებს მიაღწია თუ არა პროექტმა თავისას სასურველი მიზნები, შექმნა დადებითი ცვლილებები, და წვლილი შეიტანა დაგეგმილი ზემოქმედებები.

#3 - პროცესის შეფასება

პროცესის შეფასება განიხილავს პროექტის განხორციელების პროცესის ეფექტურობასა და ეფექტურობას. იგი აფასებს პროექტის მენეჯმენტს სტრატეგია, მეთოდოლოგიებიდა მიღწევები გამოიყენება პროექტის განსახორციელებლად. 

შეფასების ეს ტიპი ფოკუსირებულია პროექტის დაგეგმვის, შესრულების, კოორდინაციისა და კომუნიკაციის გაუმჯობესების სფეროების იდენტიფიცირებაზე.

#4 - ზემოქმედების შეფასება

ზემოქმედების შეფასება მიდის უფრო შორს, ვიდრე შედეგების შეფასება და მიზნად ისახავს პროექტის განსაზღვრას მიზეზობრივი კავშირი დაკვირვებული ცვლილებებით ან ზემოქმედებით. 

ის ცდილობს გაიგოს, რამდენად შეიძლება მიიჩნიოს პროექტი მიღწეულ შედეგებსა და ზემოქმედებას, გარე ფაქტორებისა და პოტენციური ალტერნატიული ახსნის გათვალისწინებით.

* შენიშვნა: ამ ტიპის შეფასება შეიძლება გაერთიანდეს ან მორგებული იყოს პროექტის სპეციფიკურ საჭიროებებსა და კონტექსტზე. 

პროექტის შეფასების მაგალითები

პროექტის შეფასების სხვადასხვა მაგალითები შემდეგია:

#1 - შესრულების შეფასება 

სამშენებლო პროექტი მიზნად ისახავს შენობის დასრულებას კონკრეტულ ვადებში და ბიუჯეტში. შესრულების შეფასება შეაფასებს პროექტის პროგრესს, მშენებლობის გრაფიკის დაცვას, მუშაობის ხარისხს და რესურსების გამოყენებას. 

#2 - შედეგების შეფასება

არაკომერციული ორგანიზაცია ახორციელებს თემის განვითარების პროექტს დაუცველ უბნებში წიგნიერების მაჩვენებლის გაუმჯობესების შესახებ. შედეგების შეფასება მოიცავს წიგნიერების დონის შეფასებას, სკოლაში დასწრებასა და საზოგადოების ჩართულობას. 

#3 - პროცესის შეფასება - პროექტის შეფასების მაგალითები

IT პროექტი გულისხმობს ახალი პროგრამული სისტემის დანერგვას კომპანიის განყოფილებებში. პროცესის შეფასება განიხილავს პროექტის განხორციელების პროცესებსა და აქტივობებს.

#4 - ზემოქმედების შეფასება

საზოგადოებრივი ჯანდაცვის ინიციატივა მიზნად ისახავს შემცირდეს კონკრეტული დაავადების პრევალენტობა სამიზნე პოპულაციაში. ზემოქმედების შეფასება შეაფასებს პროექტის წვლილს დაავადების სიხშირის შემცირებასა და საზოგადოების ჯანმრთელობის შედეგების გაუმჯობესებაში.

ნაბიჯ-ნაბიჯ პროექტის შეფასების შესაქმნელად

აქ არის ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელო, რომელიც დაგეხმარებათ შექმნათ პროექტის შეფასება:

1/ განსაზღვრეთ მიზანი და ამოცანები

• ნათლად მიუთითეთ შეფასების მიზანი, როგორიცაა პროექტის შესრულება ან შედეგების გაზომვა.
• ჩამოაყალიბეთ კონკრეტული მიზნები, რომლებიც შეესაბამება შეფასების მიზანს, ფოკუსირება გააკეთეთ იმაზე, რის მიღწევასაც აპირებთ.

2/ შეფასების კრიტერიუმებისა და ინდიკატორების იდენტიფიცირება

• პროექტის შეფასების კრიტერიუმების განსაზღვრა. ეს შეიძლება შეიცავდეს შესრულებას, ხარისხს, ღირებულებას, გრაფიკის დაცვას და დაინტერესებულ მხარეთა კმაყოფილებას.
• განსაზღვრეთ გაზომვადი ინდიკატორები თითოეული კრიტერიუმისთვის მონაცემთა შეგროვებისა და ანალიზის გასაადვილებლად.

3/ გეგმა მონაცემთა შეგროვების მეთოდები

• იდენტიფიცირება მეთოდები და ინსტრუმენტები მონაცემთა შეგროვებისთვის, როგორიცაა გამოკითხვები, ინტერვიუები, დაკვირვებები, დოკუმენტების ანალიზი ან არსებული მონაცემთა წყაროები.
• შეიმუშავეთ კითხვარები, ინტერვიუს სახელმძღვანელო, დაკვირვების სიები ან სხვა ინსტრუმენტები საჭირო მონაცემების შესაგროვებლად. დარწმუნდით, რომ ისინი მკაფიო, ლაკონური და ორიენტირებულია შესაბამისი ინფორმაციის შეგროვებაზე.

4/ შეაგროვეთ მონაცემები

• განახორციელეთ მონაცემთა შეგროვების დაგეგმილი მეთოდები და შეაგროვეთ საჭირო ინფორმაცია. დარწმუნდით, რომ მონაცემთა შეგროვება ხდება თანმიმდევრულად და ზუსტად, საიმედო შედეგების მისაღებად. 
• განიხილეთ შესაბამისი ნიმუშის ზომა და სამიზნე დაინტერესებული მხარეები მონაცემთა შეგროვებისთვის.

5/ მონაცემების ანალიზი

მონაცემების შეგროვების შემდეგ, გააანალიზეთ ისინი, რათა მიიღოთ მნიშვნელოვანი შეხედულებები. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ინსტრუმენტები და ტექნიკები მონაცემთა ინტერპრეტაციისთვის და ნიმუშების, ტენდენციების და ძირითადი აღმოჩენების იდენტიფიცირებისთვის. დარწმუნდით, რომ ანალიზი შეესაბამება შეფასების კრიტერიუმებსა და მიზნებს.

6/ გამოიტანე დასკვნები და გააკეთე რეკომენდაციები

• შეფასების შედეგებიდან გამომდინარე, დაასკვნა პროექტის შესრულება.
• გააკეთეთ ქმედითი რეკომენდაციები გაუმჯობესებისთვის, ხაზს უსვამენ კონკრეტულ სფეროებს ან სტრატეგიებს პროექტის ეფექტურობის გასაზრდელად.
• მოამზადეთ ყოვლისმომცველი ანგარიში, რომელიც წარმოადგენს შეფასების პროცესს, დასკვნებს, დასკვნებსა და რეკომენდაციებს.

7/ დაუკავშირდით და გააზიარეთ შედეგები 

• გაუზიარეთ შეფასების შედეგები შესაბამის დაინტერესებულ მხარეებს და გადაწყვეტილების მიმღებებს.
• გამოიყენეთ დასკვნები და რეკომენდაციები მომავალი პროექტის დაგეგმვის, გადაწყვეტილების მიღებისა და მუდმივი გაუმჯობესებისთვის.

პოსტის შეფასება (მოხსენება) 

თუ თქვენ დაასრულეთ პროექტის შეფასება, დროა შემდგომი ანგარიში მოგაწოდოთ შეფასების პროცესის, მისი შედეგებისა და პროექტების შედეგების ყოვლისმომცველი მიმოხილვა. 

აქ არის ის პუნქტები, რომლებიც უნდა გაითვალისწინოთ შეფასების შემდგომი მოხსენებისთვის:

• წარმოადგინეთ შეფასების მოკლე შინაარსი, მისი მიზნის, ძირითადი დასკვნებისა და რეკომენდაციების ჩათვლით.
• დეტალურად აღწერეთ შეფასების მიდგომა, მათ შორის მონაცემთა შეგროვების მეთოდები, ინსტრუმენტები და გამოყენებული ტექნიკა.
• წარმოადგინეთ შეფასების ძირითადი მიგნებები და შედეგები.
• მონიშნეთ მნიშვნელოვანი მიღწევები, წარმატებები და გაუმჯობესების სფეროები.
• განიხილეთ შეფასების შედეგები და რეკომენდაციები პროექტის დაგეგმვის, გადაწყვეტილების მიღებისა და რესურსების განაწილებისთვის.

პროექტის შეფასების შაბლონები

აქ მოცემულია პროექტის შეფასების საერთო შაბლონები. თქვენ შეგიძლიათ მისი მორგება თქვენი კონკრეტული პროექტისა და შეფასების საჭიროებებზე დაყრდნობით:

ძირითადი Takeaways 

პროექტის შეფასება არის კრიტიკული პროცესი, რომელიც ეხმარება შეაფასოს პროექტის შესრულება, შედეგები და ეფექტურობა. ის გვაწვდის მნიშვნელოვან ინფორმაციას იმის შესახებ, თუ რა მუშაობდა კარგად, გაუმჯობესების სფეროები და მიღებული გაკვეთილები. 

და არ დაგავიწყდეს AhaSlides მნიშვნელოვან როლს ასრულებს შეფასების პროცესში. ჩვენ გთავაზობთ წინასწარ დამზადებული შაბლონები ერთად ინტერაქტიული მახასიათებლები, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას მონაცემთა შეგროვების, შეხედულებებისა და დაინტერესებული მხარეების ჩართვისთვის! მოდით გამოვიკვლიოთ!

ხშირად დასმული შეკითხვები

Ref: პროექტის მენეჯერი | Eval Community | AHRQ