ყველაზე დისციპლინირებული კომპანიებიც კი ზოგჯერ გრძნობენ, რომ მათი პროექტები ურიგოდ მიდიან. უფრო ხშირად პრობლემა ერთია მომზადება. გადაწყვეტილება? კარგად სტრუქტურირებული და სრულად ინტერაქტიული პროექტის დაწყების შეხვედრა!
უბრალო პომპეზურობასა და ცერემონიალზე მეტს, კარგად შესრულებულმა შეხვედრის დაწყებამ შეიძლება მართლაც წამოაყენოს ლამაზი რამ მარჯვენა ფეხზე. აქ მოცემულია 8 ნაბიჯი პროექტის დაწყების შეხვედრის ჩატარებისკენ, რომელიც აღშფოთებას იწვევს და იძენს ყველას იმავე გვერდზე.
Kickoff დრო!
შეხვედრის დამახსოვრების რჩევები
წინასწარ უნდა გქონდეთ საწყისი შეხვედრის დღის წესრიგი. პროექტის დაწყების ადრეული ელ. ფოსტის გაგზავნა ძალიან მნიშვნელოვანია! მოდით, გადავხედოთ დაწყების შეხვედრის დღის წესრიგის რამდენიმე ნიმუშს!
დაწყების სესია უნდა იყოს მოკლე და ლაკონური, უამრავი თამაშითა და აქტივობებით, რადგან ამ დროს AhaSlides ძალიან მოსახერხებელია! გაეცანით დამატებით რჩევებს ჩვენთან, როგორც ქვემოთ:
Kick-Start საუბარი.
მიიღეთ ღირებული ინფორმაცია თქვენი გუნდისა და კლიენტებისგან პროექტის დაწყების შეხვედრის დროს. გამოიყენეთ პირდაპირი გამოკითხვა, კითხვა-პასუხი და იდეების გაცვლის ხელსაწყოები ამ უფასო შაბლონით!
🚀 იხილეთ შაბლონი
რა არის პროექტის Kickoff შეხვედრა?
თუნუქის შესახებ ნათქვამია, პროექტის დაწყების შეხვედრა არის შეხვედრა, სადაც დაიწყებთ თქვენს პროექტს.
როგორც წესი, პროექტის დაწყების შეხვედრა არის პირველი შეხვედრა კლიენტს შორის, რომელმაც შეუკვეთა პროექტი და კომპანიას, რომელიც მას აცოცხლებს. ორივე მხარე ერთად დაჯდება და განიხილავს პროექტის საფუძვლებს, მის მიზანს, მიზნებს და როგორ მივა იგი იდეიდან რეალიზაციამდე.
საერთოდ, არსებობს 2 ტიპი საწყისი შეხვედრების შესახებ უნდა იცოდეთ:
- გარე პროექტი Kickoff - განვითარების ჯგუფი ზის ვინმესთან გარეთ კომპანია, როგორც კლიენტი ან დაინტერესებული მხარე, და განიხილავს კოლაბორაციული პროექტის გეგმას.
- შიდა PKM - გუნდი ფარგლებში კომპანია ერთად იჯდეს და განიხილავს ახალი შიდა პროექტის გეგმას.
მიუხედავად იმისა, რომ ორივე ამ ტიპს შეიძლება ჰქონდეს განსხვავებული შედეგი, პროცედურა დაახლოებით იგივეა. არსებითად არსებობს არავითარი ნაწილი გარე პროექტის დაწყების, რომელიც არ არის შიდა პროექტის დაწყების ნაწილი - განსხვავება მხოლოდ იმაში იქნება, თუ ვისთვის ატარებთ მას.
მეტი ჩართულობა თქვენს შეკრებებთან
რატომ არის პროექტის Kickoff შეხვედრები ასეთი მნიშვნელოვანი?
Kickoff Meetings-ის მიზანი უნდა იყოს ხმამაღალი და მკაფიო! შეიძლება საკმარისად მარტივი მოგეჩვენოთ, რომ დაიწყოთ პროექტი მხოლოდ სწორ ადამიანებზე დავალებების მინიჭებით, განსაკუთრებით დღევანდელ კანბანის დაფებით შეპყრობილ სამუშაო ადგილზე. თუმცა, ამან შეიძლება გამოიწვიოს გუნდებმა მუდმივად დაკარგონ გზა.
დაიმახსოვრე, მხოლოდ იმიტომ რომ ხარ იგივე დაფა არ ნიშნავს რომ ხარ იგივე გვერდი.
ამის ცენტრში, პროექტის დაწყების შეხვედრა არის გულწრფელი და ღია დიალოგი კლიენტსა და გუნდს შორის. ეს არის არ განცხადებების სერია, თუ როგორ აპირებს პროექტს, მაგრამ a საუბარი გეგმების, მოლოდინებისა და მიზნების შესახებ, რომლებიც მიღწეულია დაუოკებელი დებატებით.
აქ მოცემულია პროექტის საწყისი შეხვედრის ჩატარების რამდენიმე უპირატესობა:
- ის ყველას იღებს მოამზადა - ”ექვსი საათი მომეცი ხის ჩამოსაჭრელად და პირველ ოთხს ნაჯახის გასასწორებლად გავატარებ”. თუ აბრაამ ლინკოლნი ცოცხალი იყო დღეს, დარწმუნებული იქნებით, რომ იგი 4-დან პირველ 6-ს ატარებდა პროექტის დაწყების შეხვედრაში. ეს იმიტომ, რომ ეს შეხვედრები შეიცავს ყველა აუცილებელი ნაბიჯები, რომ ნებისმიერი პროექტი დადგეს მარჯვენა ფეხზე.
- ეს მოიცავს ყველა ძირითადი მოთამაშე - Kickoff შეხვედრების დაწყება არ შეიძლება, თუ იქ ყველანი არ არიან: მენეჯერები, გუნდის ხელმძღვანელები, კლიენტები და ნებისმიერი სხვა, ვინც მონაწილეობს პროექტში. ასე ადვილია იმის დაკარგვა, თუ ვინ რას ხელმძღვანელობს დაწყების შეხვედრის სიცხადის გარეშე, ყველაფრის გასარკვევად.
- ეს ღია და თანამშრომლობითი - როგორც ვთქვით, პროექტის საწყისი შეხვედრები არის დებატები. საუკეთესოები ჩაერთვებიან ყველა დამსწრეებს და ყველას მოუტანეთ საუკეთესო იდეები.
მეტი ჩართულობა თქვენს შეკრებებთან
8 ნაბიჯი Kickass პროექტის Kickoff შეხვედრისკენ
კონკრეტულად რა შედის პროექტის დაწყების შეხვედრის დღის წესრიგში? ჩვენ ეს შევიწროეთ ქვემოთ მოცემულ 8 საფეხურზე, მაგრამ ყოველთვის უნდა გახსოვდეთ, რომ იქ არის ამ ტიპის შეხვედრების დაყენებული მენიუ არ არის.
გამოიყენეთ ეს 8 ნაბიჯი სახელმძღვანელოდ, მაგრამ არასოდეს დაივიწყოთ, რომ საბოლოო დღის წესრიგი დგას თქვენ!
ნაბიჯი # 1 - შესავალი და ყინულის ამომრთველები
ბუნებრივია, დამწყებ შეხვედრის დასაწყებად ერთადერთი გზა მონაწილეთა ერთმანეთის გაცნობაა. თქვენი პროექტის ხანგრძლივობისა და სიდიდის მიუხედავად, კლიენტებმა და გუნდის წევრებმა ერთმანეთის პირობითი პირობები უნდა დაიცვან, სანამ ერთად ეფექტურად იმუშაონ.
მიუხედავად იმისა, რომ მარტივი შესავალი "გადაიარე მაგიდაზე" საკმარისია ხალხის სახელების გასაცნობად, ყინულმჭრელს შეუძლია კიდევ ერთი ფენის დამატება. პიროვნების მდე შეამსუბუქოს განწყობა პროექტის დაწყების წინ.
სცადე ეს: დაითვალეთ საჭე 🎡
ჩამოაყალიბეთ მარტივი შესავალი თემები ა ტრიალის ბორბალი, შემდეგ სთხოვეთ გუნდის თითოეულ წევრს დატრიალდეს იგი და უპასუხოს ნებისმიერ თემაზე, რომელზეც ბორბალი დაეშვება. მხიარული კითხვები წახალისებულია, მაგრამ დარწმუნდით, რომ შეინახეთ ეს მეტ-ნაკლებად პროფესიონალურად!
გსურთ უფრო მეტი მსგავსი? 💡 გვაქვს 10 ყინულმჭრელი ნებისმიერი შეხვედრისთვის სწორედ აქ.
ნაბიჯი # 2 - პროექტის ფონი
ფორმალობებისა და ზეიმების გამო, დროა დაიწყოთ საქმის აყვავება. შეხვედრის წარმატებით დასაწყებად, თქვენ უნდა გქონდეთ მკაფიო დღის წესრიგი საწყისი შეხვედრისთვის!
როგორც ყველა დიდ ამბავს აკეთებს, უმჯობესია თავიდანვე დაიწყოთ. გამოიკვეთა ყველა მიმოწერა თქვენსა და თქვენს კლიენტებს შორის, რომ ყველა მონაწილეობდეს პროექტში სრულად გააცნობიერონ ის, რაც აქამდე მოხდა.
ეს შეიძლება იყოს ელ.ფოსტის, ტექსტების, წინა შეხვედრების წუთების ან ნებისმიერი რესურსის ეკრანის ანაბეჭდები, რომლებიც რაიმე სახის კონტექსტს უმატებს თქვენი კომპანიისა და თქვენი კლიენტისთვის. ვადების შედგენის საშუალებით ყველას გაუადვილეთ ვიზუალიზაცია.
ნაბიჯი # 3 - პროექტის მოთხოვნა
მიმოწერის ფონის გარდა, თქვენ ღრმად ჩასვლა მოგინდებათ დეტალებში რატომ პირველ რიგში, ეს პროექტი იწყება.
ეს გადამწყვეტი ნაბიჯია, რადგან იგი გთავაზობთ მკაფიო მიმოხილვას იმ ტკივილის წერტილების შესახებ, რომელთა მოგვარებასაც პროექტი ცდილობს, რაც ჯგუფებსაც და კლიენტებსაც ყოველთვის უწევთ გონების სათავეში.
პროტიპი ????
მსგავსი ეტაპები მზადაა განსახილველად. ჰკითხეთ თქვენს კლიენტებს მდე თქვენს გუნდს წარმოადგინოს საკუთარი იდეები იმის შესახებ, თუ რატომ ფიქრობენ, რომ ეს პროექტი ოცნებობდა.
ასეთის არსებობის შემთხვევაში, ყოველთვის უნდა ეცადოთ არხის არხზე გადაყვანა მომხმარებლის ხმა ამ განყოფილებაში. ითანამშრომლეთ კლიენტთან, რათა მიიღოთ მომხმარებელთა რეალური მაგალითები, რომლებიც ახსენებენ მტკივნეულ წერტილებს, რომელთა გამოსწორებას თქვენი პროექტი ცდილობს. მათმა მოსაზრებებმა უნდა განსაზღვროს, თუ როგორ უახლოვდება თქვენი გუნდი პროექტს.
ნაბიჯი # 4 - პროექტის მიზნები
თქვენ შეისწავლეთ წარსული პროექტის, ახლა დროა გადავხედოთ მომავალი.
თქვენი პროექტის პირდაპირი მიზნების და წარმატების მკაფიო განსაზღვრა ნამდვილად დაეხმარება თქვენს გუნდს იმუშაოს მისკენ. არა მხოლოდ ეს, ის თქვენს კლიენტს აჩვენებს, რომ სერიოზულად ეკიდებით მუშაობას და ანალოგიურად მაღალი წილი გაქვთ მის მუშაობაში.
ჰკითხეთ შეხვედრის მონაწილეებს 'როგორი იქნება წარმატება?' უფრო მეტი მომხმარებელია? მეტი მიმოხილვა? მომხმარებელთა კმაყოფილების უკეთესი მაჩვენებელი?
არ აქვს მნიშვნელობა მიზანს, ის ყოველთვის უნდა იყოს
- მიღწევადია - ნუ გადააჭარბებთ თავს. იცოდეთ თქვენი საზღვრები და მიაღწიეთ მიზანს რეალურად აქვს მიღწევის შანსი.
- გეგმაზომიერი - ხელი შეუწყეთ თქვენს მიზანს მონაცემებით. მიმართეთ კონკრეტულ ნომერს და მიჰყევით თქვენს პროგრესს მისკენ.
- დროულად - აჩუქე დასრულების თარიღი. ყველაფერი გააკეთე, რომ ამ ვადამდე მიაღწიო შენს მიზნებს.
ნაბიჯი # 5 - სამუშაო განცხადება
"ხორცის" დადება "დაწყების შეხვედრაზე", სამუშაო განცხადება (SoW) არის უკიდურესი ჩასმა პროექტის სპეციფიკისა და მისი განხორციელების შესახებ. Ეს არის მთავარი ბილინგი დაწყების შეხვედრის დღის წესრიგში და თქვენს ყურადღებას უნდა აქცევდეს უდიდეს ყურადღებას.
გაეცანით ამ ინფოგრაფიკს, თუ რა უნდა შეიტანოთ თქვენს განცხადებაში:
გაითვალისწინეთ, რომ სამუშაოს დებულება არ ეხება დისკუსიას ისევე, როგორც პროექტის დაწყების შეხვედრის დანარჩენი დღის წესრიგი. ეს ნამდვილად არის დრო, რომ პროექტი მარტივად მივაღწიოთ ჩამოაყალიბეთ სამოქმედო გეგმა მომავალი პროექტისთვის, შემდეგ შეინახეთ დისკუსია შეხვედრის შემდეგი საკითხი.
ისევე, როგორც თქვენი საწყისი შეხვედრის დანარჩენი ნაწილი, თქვენი სამუშაო განცხადებაა სუპერ ცვლადი. თქვენი სამუშაო განცხადების სპეციფიკა ყოველთვის იქნება დამოკიდებული პროექტის სირთულეზე, გუნდის ზომაზე, მონაწილე ნაწილებზე და ა.შ.
გაინტერესებთ მეტი? 💡 შეამოწმეთ ეს ამომწურავი სტატია სამუშაო განცხადების შედგენის შესახებ.
ნაბიჯი # 6 - კითხვა-პასუხის განყოფილება
მართალია, იძულებული იქნებით ბოლომდე დატოვოთ თქვენი კითხვა-პასუხის განყოფილება, ჩვენ ნამდვილად გირჩევთ მის ჩატარებას უშუალოდ თქვენი სამუშაო განცხადების შემდეგ.
ასეთი უხარისხო სეგმენტი ნამდვილად იწვევს კითხვებს თქვენი კლიენტისა და თქვენი გუნდის მხრიდან. შეხვედრის დიდ ნაწილს ყველას გონება რომ ადევნებს, უმჯობესია გაფიცვა, სანამ რკინა ცხელია.
ინტერაქტიული საპრეზენტაციო პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენებას თქვენი Q&A მასპინძლობისთვის შეუძლია ყველაფერი შეუფერხებლად შეინარჩუნოს, განსაკუთრებით მაშინ, თუ თქვენი პროექტის დაწყების შეხვედრაზე დასწრების მაღალი რაოდენობაა.
- ეს ორგანიზებული - კითხვები დალაგებულია პოპულარობის მიხედვით (ამომრჩეველთა ხმების მეშვეობით) ან დროის მიხედვით და შეიძლება აღინიშნოს, როგორც "პასუხი" ან ზედა ნაწილში ჩამაგრებული.
- ეს მოდერატორი - კითხვების დამტკიცება და უარყოფა შესაძლებელია ეკრანზე ასახვამდე.
- ეს ანონიმური - კითხვების ანონიმურად წარდგენა შეიძლება, რაც ნიშნავს, რომ ყველას აქვს ხმა.
ნაბიჯი # 7 - პოტენციური პრობლემები
როგორც ადრე ვთქვით, პროექტის დაწყების შეხვედრა არის მაქსიმალურად ღია და გულწრფელი. სწორედ როგორ აშენებთ ა ნდობის გრძნობა თქვენს კლიენტთან გასასვლელიდან.
ამ მიზნით, უმჯობესია იმსჯელონ იმ პოტენციურ პრობლემებზე, რომლებსაც შეიძლება შეექმნას პროექტი. არავინ ითხოვს აქ იწინასწარმეტყველო მომავალი, მხოლოდ იმ ბარიერების სავარაუდო ჩამონათვალის მოსადგენად, რომელსაც შეიძლება წააწყდეთ.
რადგან თქვენ, თქვენი გუნდი და თქვენი კლიენტი განსხვავებული წილით მიუახლოვდებით ამ პროექტს, იდეალურია ამის მიღება ყველას ჩართულია პოტენციური პრობლემის განხილვაში.
ნაბიჯი # 8 - შემოწმება
თქვენს კლიენტთან რეგულარული შემოწმება ორივე მხარეს შორის ნდობის განმტკიცების კიდევ ერთი გზაა. თქვენი პროექტის დაწყების შეხვედრაზე რამდენიმე კითხვა გაქვთ მოსაგვარებელი რა როდის, ვინ მდე როგორ ეს შემოწმებები მოხდება.
შემოწმება საკმაოდ ჯარიმა დაბალანსებაა გამჭვირვალობის მდე ძალისხმევა. მიუხედავად იმისა, რომ სასიამოვნოა იყოს მაქსიმალურად ღია და გამჭვირვალე, თქვენ უნდა მართოთ ეს იმ თვალსაზრისით, თუ რამდენად ხელმისაწვდომი იქნებით რეალურად be ღია და გამჭვირვალე.
დარწმუნდით, რომ ამ კითხვებზე პასუხის გაცემა გაქვთ შეხვედრის დასრულებამდე:
- რა? - ზუსტად რა დეტალებით სჭირდება კლიენტის განახლება? მათ უნდა იცოდნენ პროგრესის ყოველი წვრილმანი დეტალების შესახებ, ან მხოლოდ დიდი ნიშნებია მნიშვნელოვანი?
- როდესაც? - რამდენად ხშირად უნდა განაახლოთ თქვენი გუნდი თქვენი კლიენტი? უნდა გადააკეთონ ის, რაც ყოველდღე გააკეთეს, ან უბრალოდ შეაჯამონ ის, რაც მათ მოახერხეს კვირის ბოლოს?
- ვინ? - გუნდის რომელი წევრი იქნება ის, ვინც კლიენტთან ურთიერთობს? იქნება თითოეული გუნდის წევრი, თითოეულ ეტაპზე, ან მხოლოდ ერთი ცალკეული კორესპონდენტი მთელი პროექტის განმავლობაში?
- როგორ? - რა მეთოდით აპირებენ კლიენტი და კორესპოდენტი კონტაქტის შენარჩუნებას? რეგულარული ვიდეოზარი, ელ.წერილი თუ მუდმივად განახლებული ცოცხალი დოკუმენტი?
რაც შეეხება პროექტის დაწყების დღის წესრიგის დღის წესრიგის უმეტეს საკითხს, უმჯობესია განიხილონ ღია კვარცხლბეკში. დიდი გუნდისა და კლიენტების დიდი ჯგუფისთვის, გაგიადვილდებათ ამის გაკეთება პირდაპირი გამოკითხვა იმისათვის, რომ შეამსუბუქოთ ოფციონები, რათა დადგინდეს რეგისტრაციის საუკეთესო ფორმულა.
გაინტერესებთ მეტი? 💡 გაეცანით ზოგიერთს საუკეთესო პრაქტიკა თქვენს კლიენტებთან შემოწმებისთვის.
ეფექტური გამოკითხვა AhaSlides-ით
პროექტის დაწყების შეხვედრის დღის წესრიგის შაბლონი
თქვენი ექსპერტიზით დაგეგმილი შეხვედრის შეხვედრისას მხოლოდ სხდომათა დარბაზში გონების აფეთქება გელოდებათ, ბოლო შეხება შეიძლება ცოტა იყოს ურთიერთქმედება რომ ეს ყველაფერი ერთად მიიყვანოს.
იცოდით მხოლოდ ეს ბიზნესების 90% გრძნობენ კავშირს თავიანთ კლიენტებთან (Gallup)? გათიშვა არის ეპიდემია B2B დონეზე და მას შეუძლია დაწყების შეხვედრების შეგრძნება, როგორც ბრტყელი, არაინსპირაციული პროცესი ფორმალობების მეშვეობით.
თქვენი კლიენტების და გუნდების ჩართვა ინტერაქტიული სლაიდების საშუალებით ნამდვილად შეიძლება მონაწილეობის გაზრდა მდე ყურადღების გაფართოება.
AhaSlides– ს აქვს იარაღის არსენალი მათ შორის პირდაპირი გამოკითხვები, კითხვა-პასუხი და სლაიდები, და კიდევ ცოცხალი ტესტები და თამაშები თქვენი პროექტის სწორად გასააქტიურებლად.
დააჭირეთ ქვემოთ, რომ მიიღოთ უფასო ჩამოტვირთვის შაბლონი თქვენი საწყისი შეხვედრისთვის. შეცვალეთ რაც გსურთ და წარმოადგინეთ იგი უფასოდ!
დააწკაპუნეთ ქვემოთ AhaSlides უფასო ანგარიშის შესაქმნელად და დაიწყეთ თქვენი საკუთარი საინტერესო შეხვედრების შექმნა ინტერაქტიულობის საშუალებით!
