Кездесуге шақыру электрондық поштасы | Үздік кеңестер, мысалдар және үлгілер (100% тегін)

Не деген жақсылық кездесуге шақыру электрондық поштасы мысал?

Кездесулер топ тиімділігінің, үйлестірудің және бірліктің маңызды элементі болуы мүмкін. Көптеген компаниялар аптасына кемінде бір рет жиналыс өткізеді, бұл жай ғана өз қызметкерлерімен терең әңгімелесу үшін бейресми кездесу немесе компанияның болашақ жоспары мен жылдық жыл қорытындысын талқылау үшін басқарманың ресми отырысы болуы мүмкін. Әкімші қызметкерлері немесе жетекшілер қатысушыларға немесе қонақтарға жиналысқа шақыру хаттарын жіберуге міндетті.

Кездесуге шақыру ресми кездесулерді тиімді және кедергісіз өткізу үшін маңызды. Кездесуге шақыруларды жіберудің көптеген жолдары бар. Бұл мақалада біз мәселені шешуге назар аударамыз кездесуге шақыру электрондық пошталары, адамдарды жиналыстарыңызға қатысуға шақырудың ең ыңғайлы және танымал әдісі.

Мазмұны

• Кездесуге шақыру электрондық поштасы дегеніміз не?
• Кездесуге шақыру электрондық поштасы неге маңызды?
• Кездесуге шақыру электрондық поштасын қадам бойынша жазыңыз
• Кездесуге шақыру электрондық поштасының түрлері және мысалдары
• Bottom Line

AhaSlides көмегімен жылдам жиналыс үлгілері

• Бизнестегі кездесулер
• Кездесу хаттамасы
• Stand Up жиналысы

Кездесуге шақыру электрондық поштасы дегеніміз не?

Іскерлік қызметтің негізгі бөлігі, жиналысқа шақыру электрондық поштасы - жиналыстың мақсатын көрсететін жазбаша хабарлама және белгілі бір күн мен орыннан кейін адамдардың жиналысқа қосылуын сұрауы, сондай-ақ бар болса, толығырақ тіркемелер. Ол кездесулердің ерекшеліктеріне байланысты ресми немесе бейресми стильде жазылуы мүмкін. Олар іскерлік электрондық пошта этикетіне сәйкес келетін үнде және стильде жазылуы керек.

Дегенмен, жиналысқа шақыру электрондық поштасын жиналыс сұрауы электрондық поштасымен шатастырмаңыз. Бұл электрондық пошталардың негізгі айырмашылығы - кездесуге сұраныс электрондық поштасы біреумен кездесуді орнатуға бағытталған, ал кездесуге шақыру электрондық поштасы сізді жарияланған күндер мен орын бойынша кездесуге шақыруды мақсат етеді.

Кездесуге шақыру электрондық поштасы неге маңызды?

Электрондық пошта шақыруларын пайдалану көп пайда әкеледі. Электрондық пошта шақыруларының артықшылықтары төменде келтірілген:

• Ол күнтізбелерге тікелей қосылады. Алушылар шақыруды қабылдағанда, ол олардың іскери күнтізбесіне қайта қосылады және күнтізбеде белгіленген басқа оқиғалар сияқты еске салғыш аласыз.
• Бұл ыңғайлы және жылдам. Жіберу түймесін басқаннан кейін қабылдаушылар электрондық поштаға бірден қол жеткізе алады. Ол тікелей алушыға баратындықтан, электрондық пошта мекенжайы қате болса, хабарландыруды бірден алып, қосымша шешімдерге жылдам баруға болады.
• Бұл уақытты үнемдейді. Бір уақытта мыңдаған электрондық пошта мекенжайлары бар топтық электрондық хаттарды жіберуге болады.
• Бұл шығынды үнемдейді. Пошта жіберу үшін бюджетті жұмсаудың қажеті жоқ.
• Оны өзіңіз қалаған вебинар платформасынан тікелей жасауға болады. Егер сіз бетпе-бет кездеспесеңіз, сіздің бірінші таңдауыңыз Zoom, Microsoft Teams немесе оған балама болуы мүмкін. RSVP расталған кезде, барлық сілтемелер мен уақыт аралығы электрондық пошта арқылы синхрондалады, сондықтан қатысушы басқа оқиғалармен шатастырмау үшін.

Күн сайын миллиардтаған электрондық хаттар жіберілетіні және олардың көпшілігі спам болатыны шындық. Жұмыс, сатып алулар, жиналыстар және т.б. үшін маңызды хабарлармен алмасу үшін барлығы кем дегенде бір электрондық поштаны пайдаланады. Дегенмен, күніне бірнеше тонна электрондық хаттарды оқуға тура келетіндіктен, сіз кейде «электрондық поштаның шаршау» құбылысына тап болуыңыз таңқаларлық емес. Осылайша, жақсы шақыру электрондық поштасын жеткізу қабылдаушылардың қажетсіз түсініспеушіліктерін немесе білмеуін болдырмайды.

Кездесуге шақыру электрондық поштасын қадам бойынша жазыңыз

Жақсы кездесуге шақыру электрондық поштасы маңызды және, әдетте, әсер етеді электрондық пошта арқылы жеткізу жылдамдығы.

Алушыларға қатысты іскерлік кездесуге шақыру электрондық поштасын толтыру үшін әрбір адам бағынуы тиіс этикет пен принциптер бар. Келесі қадамдарды орындап стандартты жиналысқа шақыру электрондық поштасын жазу жолын үйренуге болады:

1-қадам: Күшті тақырып жолын жазыңыз

Электрондық поштаны алушылардың 47% нақты және қысқа тақырып жолы бар электрондық хаттарды оқитыны шындық. Алғашқы әсер маңызды. Бұл қабылдаушылардың жеделдік немесе маңыздылық сезімін сезінуіне көз жеткізуі мүмкін, бұл жоғарырақ ашу жылдамдығына әкеледі.

• Қысқа, мақсатты. Жұмбақ емес, деректі болыңыз.
• Шұғылдық белгісі ретінде тақырып жолында сабаққа қатысуды растауды сұрауға болады.
• Немесе маңыздылықты, шұғыллықты,…
• Уақытқа қатысты мәселені ерекше атап өткіңіз келсе, Уақытты қосыңыз 

Мысалға: «Кездесу 4/12: Жобаның миға шабуыл сессиясы» немесе «Маңызды. Жауап беріңізші: Жаңа өнім стратегиясы жиналысы 10/6»

2-қадам: Жылдам кіріспеден бастаңыз

Ең бірінші жолда өзіңіздің кім екеніңіз, ұйымдағы ұстанымыңыз және олармен не үшін хабарласып жатқаныңыз туралы қысқаша мәлімет бергеніңіз дұрыс. Содан кейін кездесудің мақсатын тікелей көрсете аласыз. Көптеген адамдар кездесудің анық емес мақсатын жеткізуде қателеседі, өйткені олар қатысушылар бұл туралы білуі керек деп есептейді.

• Кіріспеңізді ұнамды немесе жұмысқа қатысты етіңіз
• Қатысушыларға кез келген тапсырманы аяқтау немесе жиналысқа өздерімен бірге бірдеңе әкелу қажет болса, ескертіңіз.

Мысалға Сәлеметсіз бе, топ мүшесі, мен сізді келесі дүйсенбіде жаңа өнімнің тұсаукесері кезінде күтемін.

3-қадам: Уақыт пен орынды бөлісіңіз

Кездесудің нақты уақытын көрсету керек. Сондай-ақ оларға кездесудің қалай және қайда өтетінін жеке немесе онлайн айтып, қажет болған жағдайда нұсқауларды немесе платформа сілтемелерін ұсынуыңыз керек.

• Кез келген қызметкер әлемнің әртүрлі аймақтарында жұмыс істейтін болса, уақыт белдеуін қосыңыз
• Кездесудің болжамды ұзақтығын көрсетіңіз
• Бағыттарды нұсқау кезінде мүмкіндігінше егжей-тегжейлі болыңыз немесе картаға түсіру нұсқаулығын қосыңыз

Мысалға: 6 қазан, жұма күні сағат 1:00-де әкімшілік ғимаратының екінші қабатындағы 2 мәжіліс залында бізге қосылыңыз.

4-қадам: Жиналыстың күн тәртібін белгілеу

Негізгі мақсаттарды немесе ұсынылатын жиналыс күн тәртібін қамту. Мәліметтерді айтпаңыз. Сіз жай ғана тақырып пен уақыт кестесін айта аласыз. Ресми кездесулер үшін егжей-тегжейлі құжатты қоса аласыз. Бұл әсіресе қатысушыларға алдын ала дайындық жасауға көмектесу үшін пайдалы.

Мысалға, келесіден бастауға болады: Біз талқылауды жоспарлап отырмыз…./ Біз кейбір мәселелерді шешкіміз келеді Немесе келесі уақыт кестесі ретінде:

• 8:00-9:30: Жобаға кіріспе
• 9:30-11:30: Ховард (IT), Нур (маркетинг) және Шарлотта (сату) презентациялары

5-қадам: Жауап беру сұрауын сұраңыз

RSVP сұрауы алушылардан келетін жауапты растауға көмектеседі. Екіжақтылықтың алдын алу үшін электрондық поштаңызға қатысушылардың сізге қатысуы немесе келмеуі туралы хабарлауы үшін қолайлы жауап пен уақыт шегі болуы керек. Бұл ретте, сіз реттейтін уақытта олардың RSVP-ін алмасаңыз, жылдам бақылау әрекеттерін орындауға болады.

Мысалға: [күні] бойынша [электрондық пошта мекенжайы немесе телефон нөмірі] мекенжайына жауап беріңіз.

6-қадам: Кәсіби электрондық пошта қолтаңбасын және брендингті қосыңыз

Іскерлік электрондық пошта қолтаңбасы толық аты-жөнін, лауазымның атауын, компанияның атауын, байланыс ақпаратын, жеке веб-сайттар және басқа гиперсілтеме адрестер.

көмегімен қолтаңбаңызды оңай теңшей аласыз Gmail.

Мысалға:

Джессика Мэдисон

Инко индустриясының аймақтық маркетинг жөніндегі бас директоры

555-9577-990

сияқты уақыт пен күш-жігерді үнемдейтін көптеген тегін электрондық пошта қолтаңбасын жасаушы бар Менің қолтаңбам.

Кездесуге шақыру электрондық поштасының түрлері және мысалдары

Әртүрлі жиналыс түрлерінде әр түрлі стандарттар мен жазу мәнерлері орындалатынын есте сақтаңыз. Әдетте, біз кездесуге шақыру электрондық пошталарын олардың ресми немесе бейресми деңгейіне қарай, соның ішінде виртуалды жиналыстарды немесе таза онлайн жиналыстарды қоса немесе алып тастаймыз. Бұл бөлімде біз іскерлік кездесуге шақыру электрондық хабарларында кеңінен қолданылатын жиналысқа шақырулардың кейбір типтік түрлерін және әрбір үлгі үлгісін жинап, таныстырамыз.

№1. Ресми жиналыс сұрауы электрондық поштасы

Ресми жиналыс сұрауының электрондық поштасы әдетте жылына бір-үш рет болатын үлкен жиналыстар үшін пайдаланылады. Бұл үлкен ресми жиналыс, сондықтан сіздің электрондық поштаңыз ресми жазу стилінде жазылуы керек. Қоса беріліп отырған қосымшалар қатысушыға жиналысқа қалай қатысу керектігін, орынды қалай табуға болатынын және күн тәртібін егжей-тегжейлі көрсету үшін қажет.

Ресми кездесулер мыналарды қамтиды:

• Басқару жиналысы
• Комитет отырысы
• Директорлар кеңесінің отырысы 
• Акционерлердің жиналысы 
• Стратегиялық кездесу 

Мысал 1: Акционерлер' шақыру электрондық пошта үлгісі

Тақырып жолы: Маңызды. Сізді жылдық жалпы жиналысқа шақырамыз. [Уақыт]

[Алушының аты]

[Компанияның Аты]

[Қызмет атауы]

[Компанияның мекенжайы]

[Күні]

Құрметті акционерлер!

Сіздерді өтетін жыл сайынғы жалпы жиналысқа шақыруға қуаныштымыз [Уақыт], [Мекенжай]

Акционерлердің жылдық жиналысы ақпарат, алмасу және пікір алмасу үшін ерекше оқиға болып табылады [Компанияның Аты] және біздің барлық акционерлеріміз.

Бұл сонымен қатар өзіңізді білдіру және маңызды шешімдер қабылдауда белсенді рөл ойнау үшін дауыс беру мүмкіндігі [Компанияның Аты], сізге тиесілі акциялардың санына қарамастан. Отырыс келесі негізгі күн тәртібін қамтиды:

Күн тәртібі 1:

Күн тәртібі 2:

Күн тәртібі 3:

Күн тәртібі 4:

Сіз осы отырысқа қалай қатысуға болатыны туралы нұсқауларды, күн тәртібін және бекітуге ұсынылатын қарарлардың мәтінін төмендегі қосымша құжатта таба аласыз.

Мен сізге басқарма атынан үлестеріңіз бен адалдықтарыңыз үшін алғыс айтқым келеді [Компанияның Аты] және мен сізді кездесуге қарсы алуды асыға күтемін [Күні]

Ең үздік тілектер,

[Аты]

[Лауазымның атауы]

[Компанияның Аты]

[Компанияның мекенжайы және веб-сайты]

Мысал 2: Стратегиялық кездесу шақыру электрондық пошта үлгісі

[Алушының аты]

[Компанияның Аты]

[Қызмет атауы]

[Компанияның мекенжайы]

[Күні]

Пән тақырыбы: Жобаны іске қосу Маркетинг науқаны Жиналыс: 2/28

Атынан [Компанияның Аты], Мен сізді іскерлік кездесуге шақырғым келеді [Конференция залының атауы, ғимараттың атауы] [Күні мен уақыты]. Кездесуге дейін жалғасады [Ұзақтығы].

Алдағы ұсынысымызды [Толығырақ] талқылауға арналған жобамыздың бірінші кезеңінде сізді қарсы алғаныма қуаныштымын және ол туралы құнды түсініктеріңізді бағалаймыз. Міне, бүгінгі күн тәртібіміздің қысқаша мазмұны:

Күн тәртібі 1:

Күн тәртібі 2:

Күн тәртібі 3:

Күн тәртібі 4:

Бұл ұсынысты біздің бүкіл ұжым ең маңыздыларының бірі ретінде қарастырады. Қосымша ақпарат алу үшін біз осы хатқа сізге кездесуге алдын ала дайындалуға ыңғайлы болу үшін егжей-тегжейлі ақпарат беретін құжатты қоса береміз.

Біз бәріміз осы ұсынысты сәтті жүзеге асыру үшін тағы не істей алатынымызды талқылау үшін сізбен сөйлесуді асыға күтеміз. Кез келген сұрақтарды немесе ұсыныстарды жиналысқа дейін жіберіңіз [Мерзімі] осы электрондық поштаға жауап беру арқылы маған тікелей.

Алдағы күндеріңіз сәтті өтсін.

Сізге рахмет,

Ізгі тілектер,

[Аты]

[Лауазымның атауы]

[Компанияның Аты]

[Компанияның мекенжайы және веб-сайты]

№2. Бейресми кездесуге шақыру электрондық поштасы

Ресми жиналысқа шақыру электрондық поштасымен, егер жай ғана басқару деңгейінің төмендігімен немесе топ ішіндегі мүшелермен кездесу. Сізге қалай дұрыс жазу керектігін ойлау әлдеқайда оңай. Сіз бейресми стильде достық және қуанышты үнмен жаза аласыз.

Бейресми кездесулер мыналарды қамтиды:

• Миға шабуыл кездесуі
• Мәселелерді шешуге арналған кездесу
• оқыту
• Тіркелу кездесуі
• Топ құру жиналысы
• Кофе сұхбаттары 

3-мысал: тіркелу жиналысына шақыру электрондық пошта үлгісі

Тақырып жолы: Шұғыл. [Жоба атауы] жаңартулар. [Күні]

Құрметті командалар,

Сәлем!

Сізбен бірге жұмыс істеу қызықты және қызықты болды [Жоба атауы]. Дегенмен, жоспарларымызды тиімді жалғастыру үшін қол жеткізілген жетістіктер туралы есеп беретін уақыт келді деп есептеймін және сізбен кездесу мүмкіндігін бағалаймын. [орын] мәселені одан әрі талқылау үшін [Күні мен уақыты].

Сондай-ақ мен талқылауға қажетті барлық күн тәртібінің тізімін қоса бердім. Тапсырманы орындау туралы есеп дайындауды ұмытпаңыз. Мынаны пайдаланыңыз [Сілтеме] үлгере алатыныңызды маған хабарлау үшін.

Маған тезірек растауыңызды электрондық пошта арқылы жіберіңіз.

Ізгі тілектер,

[Аты]

[Қызмет атауы]

[Компанияның Аты]

Мысал 4: Команда бұлшақыру электрондық пошта үлгісі

Құрметті топ мүшелері,

Бұл сізге хабарлау үшін [Кафедра атауы] ұйымдастырып отыр а Біздің барлық қызметкерлер үшін команда құру жиналысы мүшелері қосулы [Күні мен уақыты]

Әрі қарай кәсіби даму үшін біз бірге өскеніміз өте маңызды және бұл тек команда болып жұмыс істегенде ғана мүмкін болады, осылайша біздің дағдыларымыз бен дарындарымызды жақсы нәтижелерге қол жеткізу үшін пайдалана аламыз. Сондықтан біздің бөлім ай сайын команда құрудың түрлі іс-шараларын насихаттап отырады.

Сізге жақсырақ қолдау көрсету үшін қалай жақсартуға болатыны туралы сіздің дауысыңызды тыңдау үшін шараға келіңіз және қосылыңыз. Сондай-ақ бірнеше болады команда құру ойындары сусындар мен жеңіл сусындармен бірге компания қамтамасыз етеді.

Әрқайсымыздың өсуімізге көмектесу үшін ұйымдастырылған команда құру іс-шарасында біз қызықты сәттерді күтеміз. Егер сіз осы кездесуге қатыса алмаймын деп ойласаңыз, хабарлаңыз [Координатордың аты] at [Телефон нөмірі]

Құрметпен,

[Аты]

[Қызмет атауы]

[Компанияның Аты]

№3. Қонақ спикерді шақыру электрондық поштасы

Қонақ спикерді шақыру электрондық поштасы кездесуге және сөйлеу мүмкіндігіне қатысты спикерге қатысты ақпаратты қамтуы керек. Спикер сіздің оқиғаңызға қалай үлес қоса алатынын және сіздің оқиғаның бір бөлігі болу үшін қандай артықшылықтар ала алатынын білу өте маңызды.

5-мысал: Қонақ спикерін шақыру электрондық пошта үлгісі

Құрметті [Спикер],

Бұл хабарлама сізді жақсы табады деп үміттенеміз! Біз бүгін сіздердің ойларыңыз үшін керемет сөйлеу мүмкіндігін береміз. Сізден біздің құрметті спикер болуыңызды сұраймыз [Кездесу атауы], басты назар аударылған оқиға [Оқиғаңыздың мақсаты мен аудиториясының сипаттамасы]. Толығымен [Кездесу атауы] команда сіздің жетістіктеріңізден шабыттанды және сізді пікірлес мамандардан тұратын аудиторияға жүгіну үшін тамаша сарапшы болатыныңызды сезінеді.

[Кездесу атауы] жылы өтеді [Өткізу орны, оның ішінде қала мен штат] on [Күндері]. Біздің іс-шара шамамен шамамен өтеді деп күтілуде [Болған қатысушылар саны#]. Біздің мақсатымыз [Кездесу мақсаттары].

Сіздің керемет спикер екеніңізге және сіздің кең ауқымды жұмысыңызды ескере отырып, сіздің дауысыңыз осы әңгімеге маңызды қосымша болатынына сенеміз. [Тәжірибе саласы]. Идеяларыңызды [Ұзақтық] минутқа дейін ұсынуды қарастыра аласыз, бұл өріске қатысты [Кездесу тақырыбы]. Ұсынысыңызды [соңғы мерзімге] дейін [сілтеме] арқылы жібере аласыз, сонда біздің команда сіздің идеяларыңызды тыңдап, сөзіңіздің ерекшеліктерін алдын ала анықтай алады.

Кез келген жағдайда, қатыса алмасаңыз, [сілтеме] арқылы бізге хабарласуыңызды кішіпейілділікпен сұраймыз. Уақытыңыз бен назарыңызға рахмет, сізден оң жауап күтеміз.

Ең жақсы,
[Аты]
[Қызмет атауы]
[Байланыс ақпараты]
[Компанияның веб-сайтының мекенжайы]

№4. Вебинарға шақыру электрондық поштасы

Бүгінгі тенденцияларда көбірек адамдар онлайн кездесуді өткізеді, өйткені бұл уақыт пен шығынды үнемдейді, әсіресе қашықтан жұмыс істейтін топтар үшін. Конференция платформаларын пайдалансаңыз, Масштабтау шақыру электрондық пошта үлгісі сияқты жиналыс басталар алдында тікелей қатысушыға жіберілетін жақсы теңшелген шақыру хабарлары болады. Виртуалды вебинар үшін келесі үлгіге жүгінуге болады.

Кеңестер: «Құттықтаймыз», «Жақында», «Мінсіз», «Жаңарту», ​​, «Қолжетімді», «Соңында», «Жоғарғы», «Арнайы», «Бізге қосылыңыз», «Тегін», «» т.б. сияқты кілт сөздерді пайдаланыңыз.

Мысал 6: Вебинарға шақыру электрондық пошта үлгісі

Тақырып жолы: Құттықтаймыз! Сізді шақырамыз [Вебинар атауы]

Құрметті [Үміткер_аты],

[Компанияның Аты] үшін вебинар ұйымдастыруға өте қуанышты.Вебинар тақырыбы] бойынша [дата] кезінде [уақыт], [[Вебинардың мақсаттары]

Бұл сізге [Вебинар тақырыптары] саласындағы шақырылған сарапшылардан үлкен пайда табуға және тегін сыйлықтар алуға жақсы мүмкіндік болады. Біздің команда сіздің қатысуыңызға өте ынталы.

Ескерту: Бұл вебинар тек қана [адамдар саны]. Орныңызды сақтау үшін тіркеліңіз [Сілтеме] және оны достарыңызбен бөлісіңіз. 

Мен сені сонда көремін деп үміттенемін!

Бүгінгі күніңіз жақсы өтсін,

[Сіздің атыңыз]

[қол]

Bottom Line

Бақытымызға орай, Интернетте іскерлік кездесуге шақырулардың көптеген қол жетімді үлгілері бар, олар сізге бірнеше секунд ішінде қатысушыларды реттеуге және жіберуге мүмкіндік береді. Электрондық поштаңызды мінсіз жазумен, әсіресе шұғыл жағдайда дайындау үшін бұлтқа біраз сақтауды ұмытпаңыз.

Егер сіз өз бизнесіңіздің басқа шешімдерін іздесеңіз, таба аласыз AhaSlides вебинар оқиғаларын, команда құру әрекеттерін, конференцияларды және т.б. қолдау көрсететін көптеген таңғажайып мүмкіндіктері бар жақсы презентация құралы.

Жиі Қойылатын Сұрақтар

Сілтеме: шынында | Шерпани