Көптеген презентациялар бірінші слайд пайда болғанға дейін сәтсіздікке ұшырайды. Мазмұны әлсіз болғандықтан немесе баяндамашы дайын болмағандықтан емес, ешкім тоқтап, одан да негізгі сұрақ қоймағандықтан: бұл материалға шын мәнінде қандай құрылым қажет?
Көптеген баяндамашылар форматты таңдамайды. Олар бос тақтаны ашып, теруді бастайды және мазмұнның өз пішінін табуына мүмкіндік береді. Әдетте, бір-бірімен толық байланыспайтын, толық жұмыс істемейтін ауысулар арқылы біріктірілген үш түрлі құрылымның гибриді шығады. Көрермендер сыпайы түрде ілесіп, не алып кету керек екенін анық түсінбей кетеді.
Кәсіби презентациялардың барлық дерлік жағдайларында жұмыс істейтін үш формат бар. Олардың әрқайсысы әртүрлі мақсатқа сәйкес келеді. Қайсысы қажет екенін және не үшін екенін білу - дайын презентация мен аяқталатын презентацияның айырмашылығы.
Неліктен формат сіз ойлағаннан да маңыздырақ
Сіз таңдаған құрылым аудиторияңыздың сіз айтып отырған нәрсені қалай қабылдайтынын анықтайды. Ол олардың күтулерін белгілейді, назарын аударады және естігендерін есте сақтау үшін негіз береді.
Мұны былай ойлаңыз: мазмұныңыз - сіз айтып отырған нәрсе. Сіздің форматыңыз - оны мағыналы ететін логика. Дұрыс емес құрылымдағы күшті мазмұн дұрыс емес ретпен берілген дұрыс нұсқаулармен бірдей. Техникалық тұрғыдан бәрі бар. Олардың ешқайсысы сізді қажетті жерге жеткізбейді.
Төмендегі үш формат кәсіби презентация сценарийлерінің басым көпшілігін қамтиды. Әрқайсысы жұмыс істейді. Сұрақ мынада, қайсысы сіз жасағыңыз келетін нәрсеге сәйкес келеді.
1. Мәселені шешу форматы
Бұл кәсіби презентациялардағы ең көп таралған форматтың себебі бар: ол жұмыс істейді. Сіз мәселені анықтайсыз, оның маңыздылығына дәлел келтіресіз, содан кейін шешіміңізді ұсынасыз. Оны сенімді ететін нәрсе - ыңғайсыздық пен жеңілдіктің қарама-қайшылығы.
Құрылым бес кезеңнен тұрады. Біріншіден, мәселені анықтап, оны жай ғана айтып қоймай, сезіндіріңіз. Екіншіден, тәуекелді арттырыңыз: бұл мәселені шешілмеген күйінде қалдыру қаржылық, операциялық немесе эмоционалдық тұрғыдан қанша тұрады? Үшіншіден, шешіміңізді таныстырыңыз және оның неліктен симптомдарға емес, түпкі себепке бағытталғанын түсіндіріңіз. Төртіншіден, дәлелдер келтіріңіз: деректер, кейс-стадилер немесе шешімнің жұмыс істейтінін көрсететін тікелей көрсетілім. Бесіншіден, аудиторияңыз әрі қарай не істеу керектігін нақты білуі үшін нақты әрекетке шақырумен аяқтаңыз.
Бұл форматты сату презентациялары, ұсыныстар, өзгерістерді басқару және жаңа процестер немесе құралдар бойынша оқыту үшін пайдаланыңыз. Бұл формат адамдардан жаңа нәрсе қабылдауды, бір нәрсеге ресурстар жұмсауды немесе қазіргі жұмыс істеу тәсілін өзгертуді сұраған кезде жұмыс істейді.
Мысалы, жобаны басқару құралдарын ұсынатын бағдарламалық жасақтама компаниясы командалардың электрондық пошта, Slack және электрондық кестелер арқылы мәртебе жаңартуларын бақылауға уақыттарын қалай босқа жұмсайтынынан бастауы мүмкін. Олар шығындарды сандық түрде анықтайды. Содан кейін өз платформаларын таныстырады, оның жұмыс істейтінін көрсетеді және келесі қадамды анық көрсетеді. Әрбір кезең келесі кезеңге ие болады.
2. Хронологиялық формат
Бұл формат уақыт бойынша қозғалады: өткен, қазіргі, болашақ. Немесе қорытындыға бағытталған кезеңдер тізбегі арқылы. Ол баяндауға негізделген, сондықтан сіз бір нәрсенің қалай дамығаны, жағдайдың қалай дамығаны немесе процестің қалай өрбитіні туралы әңгімелеген кезде оны дұрыс таңдау етеді.
Құрылым төрт кезеңнен тұрады. Заттардың қайдан басталғанынан және оларды қалыптастырған контекстен бастаңыз. Өтпелі кезеңге өтіңіз: бағытты өзгерткен оқиға, шешім немесе өзгеріс. Қазіргі уақытқа келу: заттардың қазіргі жағдайы және бұл нені білдіреді. Болашақпен тығыз байланыста болу: заттар қайда бара жатыр және оған жету үшін не болуы керек.
Бұл форматты компания тарихы, саланың эволюциясы туралы әңгімелер, трансформацияны көрсететін кейс-стадилер және уақыт өте келе дамып келе жатқан тақырыптар бойынша білім беру презентациялары үшін пайдаланыңыз. Сондай-ақ, ол мәдениет пен құндылықтар презентациялары үшін де жақсы жұмыс істейді, мұнда ұйымның қайда бара жатқаны сияқты, оның қазіргі жағдайға қалай жеткені туралы әңгіме де маңызды.
Компанияның аппараттық құралдардан бұлттық қызметтерге қалай ауысқаны туралы презентация олардың бастапқы бизнес моделінен басталып, өзгеріске мәжбүр еткен нарықтық өзгерісті түсіндіріп, олардың қазіргі жағдайын егжей-тегжейлі сипаттап, келесіде не болатынын сипаттайды. Аудитория тек ақпарат алып қана қоймайды. Олар ұмыту әлдеқайда қиын жолмен жүріп жатыр.
3. Тұжырымдаманы бөлу форматы
Бұл формат орталық идеяны енгізеді, содан кейін оны бөлшектеп ашады. Сіз әңгімені сатпайсыз немесе айтып жатқан жоқсыз. Сіз адамдарға күрделі нәрсені басқаруға болатындай етіп, оны шынымен түсінуге көмектесесіз.
Құрылым бес кезеңнен өтеді. Тұжырымдаманы таныстырыңыз және егжей-тегжейлі қарастырмас бұрын оның неліктен маңызды екенін түсіндіріңіз. Барлығын бірден ұсынбай, оны негізгі компоненттеріне бір-бірлеп бөліңіз. Әрбір компонентті нақты, танымал мысалдармен көрсетіңіз. Бөліктердің тұтастықты қалай құрайтынын көрсетіңіз. Қолданумен аяқтаңыз: тыңдаушыларыңызға жаңа ғана үйренгендерін пайдаланудың жолын көрсетіңіз.
Бұл форматты білім беру презентациялары, құрылымдар немесе әдіснамалар бойынша тренингтер және көшбасшылық, коммуникация немесе шешім қабылдау сияқты дағдылар бойынша кәсіби даму бойынша әңгімелер үшін пайдаланыңыз. Бұл сендіру емес, түсіну мақсат болған кезде дұрыс таңдау.
Мысалы, Эйзенхауэр матрицасы бойынша презентация шұғылдық пен маңыздылықтың арақатынасын таныстырады, төрт квадранттың әрқайсысын нақты мысалдармен қарастырады, олардың қалай байланысатынын көрсетеді және практикалық жаттығумен аяқтайды. Тыңдаушылар тек жартылай есте қалған слайдтар жиынтығымен ғана емес, сонымен қатар іс жүзінде қолдана алатын ойша модельмен кетеді.
Пішіміңізді жақсарту
Дұрыс формат - сізге ең ыңғайлысы емес, сіз қол жеткізгіңіз келетін нәрсеге сәйкес келетіні.
Бос тақтаны ашпас бұрын, өзіңізге бес сұрақ қойыңыз. Негізгі мақсат не: сендіру, ақпараттандыру немесе түсіндіру? Шешілуі қажет мәселе бар ма, әлде сіз біліммен бөлісіп жатырсыз ба? Сіздің мазмұныңыз табиғи реттілікпен немесе уақыт шкаласы бойынша жүре ме? Сіздің аудиторияңыз кім және олар не біледі? Бұл презентация жеке бола ма, әлде сіз адамдарға бағыт-бағдар беру үшін қасыңызда боласыз ба?
Жауаптар сізді форматқа бағыттайды. Егер сіз біреуді әрекет етуге көндіргіңіз келсе, мәселені шешу әрқашан дұрыс таңдау болып табылады. Егер мазмұныңыздың басы, ортасы және соңы табиғи болса, хронологиялық ретпен жазу аудиторияңызға интуитивті болып көрінеді. Егер сіз адамдар шынымен түсінуі керек күрделі идеяны ашып көрсетсеңіз, тұжырымдаманы бөлу сізге адамдарды жоғалтпай, мұны істеуге мүмкіндік береді.
Күмәнданған кезде, мәселені шешу әдісін қолданыңыз. Бұл үшеуінің ішіндегі ең әмбебап түрі және басқа екеуіне қарағанда көбірек контексте жұмыс істейді.
Гибридті форматтар және вариациялар
Тұтас презентация үшін бір ғана форматты ұстанудың қажеті жоқ. Үш құрылымды біріктіруге болады, егер олардың арасындағы ауысулар кездейсоқ емес, әдейі жасалса.
Өнімнің тұсаукесері өнімнің неліктен бар екенін дәлелдеу үшін мәселе-шешіммен басталуы мүмкін, оның қалай жасалғанын баяндау үшін хронологиялық жүйеге ауысуы мүмкін, содан кейін оның қалай жұмыс істейтінін түсіндіру үшін тұжырымдама-бөлінумен аяқталуы мүмкін. Тренинг сессиясында жалпы құрылымның тұжырымдама-бөлінуін, содан кейін әрбір дағдының іс жүзінде неліктен маңызды екенін көрсету үшін әрбір модульдегі мәселені шешуді пайдалануы мүмкін. Инвестордың ұсынысы компанияның тарихы мен даму бағытын көрсету үшін хронологиялық жүйені, содан кейін өсудің келесі кезеңі үшін негіз жасау үшін мәселені шешуді пайдалануы мүмкін.
Гибридтің жұмыс істейтінін тексеру: әр ауысу нүктесінде форматтарды неліктен ауыстырғаныңызды бір сөйлеммен түсіндіре аласыз ба? Егер жауап иә болса, құрылым әдейі жасалған. Егер сенімді болмасаңыз, олай емес шығар.
Пішім және визуалды дизайн
Пішіміңіз тек жоспарда ғана емес, слайдтарда да көрінуі керек. Дизайн мен құрылым бір-бірін күшейтуі керек. Олар болмаған кезде, көрермендер қайшылықты сезінеді, тіпті оны атай алмаса да.
Мәселені шешуге арналған презентациялар визуалды контрасттың пайдасын көреді. Мәселе бөлімі кезінде күңгірт, шиеленісті бейнелер мен түстерді пайдаланыңыз. Шешім пайда болған сайын дизайнның ашылуына мүмкіндік беріңіз. Көрнекі өзгеріс эмоционалды контрасттың күшеюіне ықпал етеді.
Хронологиялық презентациялар уақыт шкаласы графикасымен, «бұрынғы» және «кейінгі» салыстырулармен және прогресті көрсететін көрнекіліктермен жақсы үйлеседі. Әрбір кезең алдыңғысынан сәл өзгеше көрінуі және сезілуі керек, сонда көрермендер уақыт бойынша қозғалысты сезінеді, тек слайдтар тізбегі емес.
Тұжырымдаманы талдау презентациялары әрбір компонент үшін таза диаграммаларға, құрылымдық визуалды бейнелерге және біркелкі иконографияға сәйкес келеді. Дизайн тұжырымдаманың құрылымын тек сөзбен сипаттап қана қоймай, көрінетіндей етуі керек.
Бір қағида үшеуіне де қатысты: егер слайдтарыңыз бірінші бөлімнен соңғы бөлімге дейін бірдей көрінсе, онда сіздің форматыңыз ешқандай визуалды жұмыс жасамайды. Құрылым тек сіз білетін нәрсе емес, аудиторияңыз көре алатын нәрсе болуы керек.
Пішімдеудің жиі кездесетін қателіктері
Ең көп таралғаны - мазмұнды жазғаннан кейін форматты таңдау. Көптеген адамдар бос тақтаны ашып, тере бастайды және құрылымның өздігінен пайда болуына мүмкіндік береді. Әдетте бір-бірімен толық байланыспайтын екі немесе үш форматтың қоспасы шығады. Сол кезде қайта құрылымдау қайта бастау сияқты сезіледі, сондықтан көпшілік олай істемейді. Бір слайд жазбас бұрын форматты таңдаңыз.
Екінші қателік - форматтарды мақсатсыз араластыру. Мәселені шешу және хронологиялық реттілікті араластыру керемет нәтиже бере алады, бірақ ауысу әдейі жасалған кезде ғана. Олай болмаған кезде, аудитория өзгерісті анықтай алмаса да, сезінеді. Олар тақырыпты жоғалтады, құрылымға сенуді тоқтатады және презентацияның қайда баратынын қадағаламай, оның аяқталуын күте бастайды.
Үшіншісі - мақсатқа дұрыс емес форматты қолдану. Хронологиялық құрылым әңгімелер үшін тартымды, бірақ шешім қабылдауды қажет ететін аудитория үшін көңіл көншітпейді. Түсінікті талдау - сендіру үшін емес, түсіну үшін дұрыс таңдау. Егер сіз адамдардан әрекет етуді сұрасаңыз, мәселені шешу әрқашан дерлік шешім болып табылады. Форматты мақсатқа сәйкестендіру - бұл кішігірім деталь емес. Бұл қозғалуға дайын болып кететін аудитория мен аздап хабардар болып кететін аудиторияның айырмашылығы.
Соңғысы - форматты безендіру ретінде қарастыру, соңында үлгі сияқты қолданатын нәрсе. Құрылым косметикалық емес. Бұл сіздің мазмұныңыздың логикасы. Егер сіз бөлімдерді ештеңені бұзбай ауыстыра алсаңыз, форматыңыз ешқандай жұмыс істемейді.
AhaSlides көмегімен оны одан әрі дамыту
Интерактивті элементтер кез келген форматпен жұмыс істейді. Ең бастысы, оларды аудиторияның пікірі құрылымды нығайтатын немесе оның пайда болғаны туралы нақты уақыттағы кері байланыс беретін сәттерге орналастыру.
Мәселені шешуге арналған презентацияларда, аудиториядан мәселенің оларға қаншалықты әсер ететінін бағалауды сұрайтын сауалнамамен бастаңыз. Бұл сіз бұл туралы бір ауыз сөз айтпас бұрын мәселені жеке тұлға ретінде көрсетеді. Шешім кезеңінде қарсылықтарды аяқтағаннан кейін оларды анықтаудың орнына нақты уақыт режимінде анықтау үшін сұрақ-жауап слайдын пайдаланыңыз.
Хронологиялық презентацияларда аудиторияңыздың әр кезең туралы қалай ойлайтынын анықтау үшін өтпелі нүктелерде сөз бұлттарын пайдаланыңыз. «Үш жыл бұрын қайда болғанымызды ойлағанда қандай сөз есіңізге түседі?» деген сұрақ баяндау доғасын күшейтетін эмоционалды контраст тудырады.
Тұжырымдамаларды талдау презентацияларында келесіге өтпес бұрын түсінгенін тексеру үшін әрбір компоненттен кейін жылдам викторина енгізіңіз. Егер бөлменің көп бөлігі сұраққа қате жауап берсе, баяулау керек екенін білесіз. Егер барлығы дұрыс жауап берсе, сіз жылдамырақ қозғала аласыз және құрылымның жұмыс істеп тұрғанына сене аласыз.
Пішім логиканы қамтамасыз етеді. AhaSlides аудиторияны онымен байланыстырады.
Орау
Пішім – көптеген баяндамашылар кездейсоқ қабылдайтын шешім. Олар өз құрылымын 12-слайдтың айналасында, бәрін қайта құрмай-ақ өзгертуге кеш болған кезде анықтайды.
Бұл нұсқаулықтағы үш формат сізге ұсыну қажет болатын нәрселердің басым көпшілігін қамтиды. Көндірген кезде мәселені шешу. Әңгіме айтып берген кезде хронологиялық. Күрделі нәрсені түсіндірген кезде тұжырымдаманы бөлу. Әрқайсысы жұмыс істейді. Сұрақ әрқашан сіз жасағыңыз келетін нәрсеге қайсысы сәйкес келетінінде.
Палубаны ашпас бұрын шешім қабылдаңыз. Содан кейін бәрі оңайырақ болады.
