Осылардың ең жақсыларынан үйреніңіз жоба кестесінің мысалдары жобаларыңыздың өнімділігі мен өнімділігін арттыру үшін!
Жобаны басқарудың бірінші қадамы жоспарлау және жоспарлаумен бірге келеді; жоспарлау жобаның сәттілігінің жол картасын құруға бағытталғанымен, жоспарлау жоба әрекеттерінің уақыт шкаласы мен реттілігін анықтауға арналған.
Жоспарлау кезеңінсіз жобаның аяқталуын қамтамасыз ету қиын. Осылайша, осы мақалада біз жоба кестесінің маңыздылығын, оның мысалдарын және шағын жобадан ірі жобаға қалай тиімді жоспарлау керектігін зерттейміз.
Мазмұны
Жақсырақ араласуға арналған кеңестер
Жобаңызды жақсырақ басқарудың интерактивті әдісін іздеп жүрсіз бе?
Келесі кездесулерде ойнау үшін тегін үлгілер мен викториналарды алыңыз. Тегін тіркеліп, AhaSlides-тен қалағаныңызды алыңыз!
🚀 Тегін есептік жазбаны алыңыз
Жоба кестесі нені білдіреді?
Жоба кестесі - бұл жобаның уақытында аяқталуын қамтамасыз ету үшін тапсырмаларды, қажетті ресурстарды және күтілетін мерзімдерді дәйектілікпен сипаттайтын егжей-тегжейлі кесте.
Жоба кестесі әдетте әрбір тапсырманың басталу және аяқталу күндерін, әрбір тапсырманың ұзақтығын және кестеге әсер етуі мүмкін кез келген тәуелділіктерді немесе шектеулерді қамтиды.
Жоба кестесі неліктен маңызды?
Жобаны жоспарлау жобаны басқарудың маңызды құрамдас бөлігі болып табылады, өйткені ол жобаны сәтті орындау үшін негізді қамтамасыз етеді. Бұл егжей-тегжейлі жоспар жоба менеджерлеріне ресурстарды тиімді бөлуге, орындалу барысын бақылауға және жобаның уақытында және бюджет шегінде аяқталуын қамтамасыз етуге мүмкіндік береді. Жоба кестесінің кейбір артықшылықтары төмендегідей сипатталған
Ықтимал кедергілер мен тәуекелдерді алдын ала анықтау
Жобаны жоспарлаудың маңызды болуының негізгі себептерінің бірі - ол менеджерлерге ықтимал кедергілер мен тәуекелдерді алдын ала анықтауға қолдау көрсетеді. Жобаны кішірек тапсырмаларға бөлу және әрбір тапсырмаға нақты уақыт кестелерін тағайындау арқылы жоба менеджерлері жобаның жалпы уақыт кестесіне әсер етуі мүмкін кез келген тәуелділіктерді немесе шектеулерді оңай анықтай алады. Бұл оларға осы тәуекелдерді белсенді түрде басқаруға және оларды азайту үшін қажетті шараларды қабылдауға мүмкіндік береді.
Мысалы, егер белгілі бір тапсырма маңызды жол әрекеті ретінде анықталса және оның кешігуі жобаның бүкіл уақыт кестесіне ықтимал әсер етуі мүмкін болса, жоба менеджері қосымша ресурстарды бөлуі немесе уақтылы аяқталуын қамтамасыз ету үшін кестені реттей алады.
Ресурстарды пайдалану
Сонымен қатар, жобаны жоспарлау ресурстарды басқаруда маңызды рөл атқарады. Жобаға қатысатын тапсырмаларды және олардың болжамды ұзақтығын нақты түсіну арқылы жоба менеджерлері олардың оңтайлы пайдаланылуын қамтамасыз ету үшін ресурстарды тиімді бөле алады.
Бұл әрбір тапсырмаға қажетті дағдылары мен тәжірибесі бар дұрыс адамдарды тағайындауды және ресурстардың қайшылықтарын немесе шамадан тыс жүктелуін болдырмауды қамтиды. Жақсы жоспарланған жоба кестесі жоба менеджерлеріне кез келген ресурстардың олқылықтарын немесе тапшылығын алдын ала анықтауға және оларды жою үшін қосымша ресурстарды жалдау немесе барларын қайта бөлу сияқты қажетті әрекеттерді жасауға мүмкіндік береді.
Байланыс пен үйлестіруді арттыру
Сонымен қатар, жобаны жоспарлау топ мүшелері арасындағы байланыс пен ынтымақтастықты жақсартуға көмектеседі. Жоба кестесін ортақ түсіну арқылы топ мүшелері күш-жігерін біріктіріп, ортақ мақсатқа қарай жұмыс істей алады. Бұл жақсырақ ынтымақтастықты жеңілдетеді, түсініспеушіліктерді немесе қақтығыстарды азайтады және жалпы өнімділікті арттырады.
Жақсырақ бақылау және есеп беру
Сонымен қатар, нақты анықталған жоба кестесі жүйелі түрде орындалу барысын бақылау және есеп беру үшін негіз болады. Жоба менеджерлері нақты прогресті жоспарланған кестемен салыстыра алады, кез келген ауытқуларды немесе кідірістерді анықтай алады және жобаны жолда ұстау үшін қажетті түзету әрекеттерін жасай алады.
Жоба кестесінің мысалдары қандай?
Мұнда жоба кестесін үш жобаны жоспарлау және басқару әдістеріне негізделген құрудың кейбір мысалдары берілген: Гант диаграммасы, желілік диаграмма (PERT және CPM) және жұмысты бұзу кестесі (WBS).
Гант диаграммасы
Гант диаграммасы жобаның уақыт кестесін көрнекі түрде көрсететін танымал жобаны жоспарлау құралы болып табылады. Ол тапсырмаларды басталу және аяқталу күндерімен бірге уақыт шкаласы бойынша көлденең жолақтар ретінде көрсетеді. Тапсырмалар арасындағы тәуелділіктерді көрсеткілер арқылы көрсетуге болады және жобаның маңызды жетістіктерін көрсету үшін кезеңдерді белгілеуге болады.
Төмендегі сурет 40 минуттық тұру кезінде Delta Jet үшін қызмет көрсету әрекеттерінің Гантт диаграммасының мысалы болып табылады.
PERT және CPM
Желілік диаграмма, сонымен қатар PERT (бағдарламаны бағалау және шолу әдісі) диаграммасы ретінде белгілі, жобадағы тапсырмалардың реттілігі мен тәуелділігін көрсетеді. Ол тапсырмаларды көрсету үшін түйіндерді және тапсырмалар арасындағы қатынастарды бейнелеу үшін көрсеткілерді пайдаланады. Кестенің бұл түрі маңызды жолдарды визуализациялау және жоба ұзақтығына ең көп әсер ететін тапсырмаларды анықтау үшін пайдалы.
Бұған қоса, маңызды жол жобаның жалпы ұзақтығына тікелей әсер ететін тәуелді тапсырмалардың ең ұзақ тізбегін анықтау арқылы анықталады. Критикалық жол бойындағы тапсырмалар нөлдік босаңсу немесе өзгермелілікке ие, яғни бұл тапсырмалардағы кез келген кідіріс жобаның жалпы ұзақтығына тікелей әсер етеді. Маңызды жолға назар аудара отырып, жоба менеджерлері ресурстарды тиімді бөліп, жобаның уақтылы аяқталуын қамтамасыз ету үшін оңтайландыру мүмкіндіктерін анықтай алады.
Мұнда белгілі бір компанияның ластануды бақылауға арналған жаңа жабдығын орнату үшін Critical Path және Slack Times мысалы келтірілген.
Жұмысты бөлу кестесі (WBS)
Жоба кестесін негіз ретінде Жұмысты бөлу құрылымын пайдалану арқылы жасауға болады. Ол жоба нәтижелерінің кішірек, басқарылатын жұмыс пакеттеріне иерархиялық декомпозициясын білдіреді. Осы әдістерді қолдану арқылы менеджерлер тапсырмалар арасындағы тәуелділікті оңай анықтай алады. Кейбір тапсырмалар басқаларының орындалуына байланысты болуы мүмкін, ал кейбіреулерімен бір уақытта жұмыс істеуге болады.
Жоба кестесін қалай жасауға болады?
Жоспарлаудың басында, егер сіз оны қалай қабылдауға болатынын білгіңіз келсе, мына маңызды сұрақтарды орындау пайдалы болуы мүмкін:
- Не істеу керек? Жобаны аяқтау үшін қажетті нақты тапсырмаларды, әрекеттерді және нәтижелерді нақты анықтаңыз. Жобаны басқарылатын құрамдас бөліктерге бөліп, барлық қажетті жұмыстарды анықтауды қамтамасыз етіңіз.
- Оны қашан жасау керек? Әрбір тапсырма немесе әрекет үшін ұзақтығы мен уақыт шкаласын анықтаңыз. Әрбір тапсырманы орындау үшін қажетті уақытты бағалаңыз және кестеге әсер етуі мүмкін кез келген тәуелділіктерді немесе шектеулерді қарастырыңыз. Жоба кестесін тиімді ұйымдастыруға көмектесу үшін Гант диаграммасын, PERT және CPM әдістерін пайдалану.
- Оны кім жасай алады? Әрбір тапсырма немесе әрекет үшін жауапты тұлғаларды немесе рөлдерді анықтаңыз, ол ведомствоаралық қолдауды қамтуы мүмкін. Ресурстарды тағайындаңыз және соған сәйкес жауапкершілікті бөліңіз. Топ мүшелерінің өздеріне жүктелген тапсырмаларды орындау үшін қажетті дағдылары мен қолжетімділігін қамтамасыз етіңіз.
- Ол қайда жасалады? Әрбір тапсырма орындалатын физикалық немесе виртуалды орынды анықтаңыз. Бұл арнайы жұмыс кеңістігін, жабдықты немесе технология талаптарын қамтуы мүмкін.
- Тапсырманың тәуелділігі қандай? Тапсырмалар арасындағы байланыстар мен тәуелділіктерді анықтаңыз. Басқалар бастамас бұрын қандай тапсырмаларды орындау керек екенін анықтаңыз және бір уақытта жұмыс істеуге болатын кез келген тапсырмаларды қарастырыңыз.
- Критикалық жол дегеніміз не? Маңызды жолды анықтау кешенді жоба кестесін әзірлеудің маңызды бөлігі болып табылады. Маңызды жол жоба менеджерлері мен топтарға жобаның ұзақтығы мен аяқталу күніне қандай тапсырмалардың ең үлкен әсер ететінін түсінуге көмектеседі.
Жобаны жоспарлау құралдары дегеніміз не?
Қазіргі уақытта жобалардың көпшілігі жобаны жоспарлау бағдарламалық жасақтамасының қолдауын қажет етеді. Ол жеке адамдар мен бизнеске тиімділікті арттыру, ынтымақтастықты жақсарту, дәлдік пен визуализацияны жақсарту сияқты көптеген артықшылықтар әкелетіні дәлелденді.
Microsoft Project жобаны жоспарлаудың ең жақсы бағдарламалық құралдарының бірі болып табылады. Microsoft Project бағдарламасының негізгі мүмкіндіктерінің бірі оның мүдделі тараптарға күй жаңартуларын алу және Гант диаграммаларын басқару мүмкіндігі болып табылады, мұнда тапсырмаларға тәуелділіктерді оңай анықтауға және тапсырмалар ретін басқаруға болады. сонымен қатар жоба кестесіне икемді түрде түзетулер енгізе аласыз.
Басқа опция деп аталатын құралды пайдалану Primavera P6 жоспарлау бағдарламасы. Бұл ауқымды және күрделі жобалар үшін арнайы әзірленген және құрылысты жоспарлаудың ең жақсы бағдарламалық құралдарының бірі ретінде танылған жобаларды басқарудың кешенді бағдарламалық құралы. Ол желі диаграммаларын жасау, тапсырмаларды жоспарлау, ресурстарды басқару және маңызды жолдарды талдау мүмкіндіктерін ұсына отырып, PERT және CPM әдістерін қолдайды.
Кішігірім жобалар үшін тегін бағдарламалық жасақтаманы пайдалану мүмкіндігін қарастыруға болады «Асана» немесе «Трелло.” Бұл құралдарда ақылы бағдарламалық құралдың барлық кеңейтілген мүмкіндіктері болмауы мүмкін, бірақ олар жобаны жоспарлаудың негізгі мүмкіндіктерін ұсынады және пайдаланушыға ыңғайлы. Тегін нұсқалар күрделі емес жоба тапсырмаларын орындауға және басқалармен бірлесіп жұмыс істеуге қабілетті. Ол тапсырмаларды жасауға, орындалу мерзімдерін белгілеуге, жауапкершіліктерді тағайындауға және орындалу барысын бақылауға мүмкіндік береді.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Мысалмен жобаны жоспарлау дегеніміз не?
Жоба кестесі тапсырмалар тізбегін, қажетті ресурстарды және оларды аяқтаудың болжамды мерзімдерін белгілейді. Жоба кестесінің мысалы ретінде құрылыс жобасын алыңыз. Құрылыстағы жоспарлау алаңды дайындау, іргетас жұмыстары, жақтау, электр және сантехникалық қондырғылар, әрлеу және тексеру сияқты тапсырмаларды қамтуы мүмкін.
Жоба кестесінің мысалын қалай жазасыз?
Жоба кестесінің мысалын жазу кезінде мына қадамдарды орындау маңызды: (1) Жоба үшін аяқталуы қажет негізгі тапсырмалар мен әрекеттерді анықтаудан бастаңыз. Бұл жобаны кішігірім, басқарылатын тапсырмаларға бөлу және оларды орындау қажет реттілігін анықтау арқылы жасалуы мүмкін. (2) Әрі қарай, әрбір тапсырманың ұзақтығын бағалаңыз және ресурстарды сәйкесінше бөліңіз. Бұл жобаның нақты уақыт кестесін жасауға көмектеседі. (3) Тапсырмалар арасында тәуелділікті орнату арқылы кейіннен, кейбір тапсырмалар басқаларының аяқталуына байланысты болуы мүмкін. (4) Соңында, жобаның нақты болуын және жобадағы кез келген өзгерістерді немесе түзетулерді көрсететініне көз жеткізу үшін қажет болған жағдайда жоба кестесін жүйелі түрде қарап шығуды және жаңартуды ұмытпаңыз.
Жоспарлаудың 7 түрі қандай?
Жеті түрлі түрге уақыт аралығын жоспарлау, кездесуді ашық жоспарлау, толқынды жоспарлау, 40/20 жоспарлау, қосарлы жоспарлау, кластерлік жоспарлау, толқындық және келушілерді кездесуді жоспарлау және матрицалық жоспарлау кіреді.
Bottom Line
Жақсы әзірленген жоба кестесі жобаны сәтті басқару үшін өте маңызды. 2024 және одан кейінгі жылдарға арналған жобаларды жоспарлауда озық болу үшін жобаны басқарудың заманауи құралдарын зерттеп, қабылдау, саланың озық тәжірибелері туралы хабардар болу және оқыту және кәсіби даму арқылы жобаларды жоспарлау дағдыларын үнемі арттыру ұсынылады.
Егер сізге жобаны жоспарлау дағдылары бойынша оқытуды ұйымдастыруда қосымша көмек қажет болса, AhaSlides интерактивті және тартымды оқу сабақтарын қолдау үшін бірқатар мүмкіндіктерді ұсынатын тамаша серіктес бола алады. AhaSlides көмегімен оқу тәжірибесін жақсарту үшін динамикалық презентацияларды, интерактивті викториналарды және бірлескен әрекеттерді жасауға болады.
Сілтеме: Жоба басқарушы | Веринт
