Жобаны басқару дегеніміз не? | Барлығы 2024 жылы білу керек

Мерзімде суға батып бара жатырсыз ба? Өзіңізді қатты сезіндіңіз бе? Мастер Жоба менеджменті2024 жылы және жұмыс тәсілін өзгертіңіз.

Ғасырлар бойы күніне 400,000 XNUMX шабандозы бар Сан-Францискодағы шығанақ аймағының жылдам транзит жүйесі (BART) ең сәтті жобалардың бірі болды және Bechtel - ауқымды құрылыс және инженерлік жобалардың әлемдегі жетекші жоба менеджері. Бұл мысал жобаны басқарудың қаншалықты маңызды екендігінің тамаша дәлелі. Кез келген жобаның табысының негізі жақсы жоба менеджерлерінің артында жатыр.

Сонымен, осы мақалада біз жобаны басқару деген не екенін, оның қаншалықты маңызды екенін және жобаны жоспарлаудың, жоспарлаудың, бақылаудың және бағалаудың ең жақсы әдістерін қарастырамыз. 

Мазмұны

• Жобаны басқару және мысалдар дегеніміз не?
• Жобаны басқару неге маңызды?
  • Уақыт пен ақшаны үнемдеңіз
  • Ынтымақтастық пен қарым-қатынасты жақсарту
  • Тәуекелдер мен мәселелерді азайту
• Жобаны басқарудың үш негізгі кезеңі қандай?
  • Жобаны жоспарлау
  • Жобаны жоспарлау
  • Жобаны бақылау
• Жобаны басқару әдістері дегеніміз не: PERT және CPM
• Жобаларды басқару үшін жобаны басқару бағдарламалық құралын пайдалану
• Жиі Қойылатын Сұрақтар
• Bottom Line

Жақсырақ қатысуға арналған кеңестер

• Жеке даму
• Өнімділікті басқару

Жобаны басқару және мысалдар дегеніміз не?

Жобалар біздің күнделікті өміріміздің ортақ бөлігі болып табылады. Біз үйлену тойын немесе тосын туған күн кешін, үйді қайта безендіруді немесе семестрлік сабақ жобасын дайындап жатқан болармыз. Көпір салу, тұрғындарды көшіру, ұшақтардың жаңа желілерін шығару және т.б. сияқты ірі жобаларды атауға болады. Олардың барлығы жобаны басқаруды қажет етеді. 

Жобаларды басқару жобаларды басынан аяғына дейін жоспарлау, жоспарлау, бақылау және бағалау үшін қолданылатын жүйелі тәсілді, әдістемелерді және тәжірибелерді сипаттайды. Ол уақыт, құн, ауқым, сапа және ресурстар сияқты анықталған шектеулер шеңберінде нақты мақсаттарға жетуге бағытталған әрекеттер мен процестердің кең ауқымын қамтиды.

Жобаны басқару неге маңызды?

Бизнестің әрбір жобасын тиімдірек және тиімді жүргізуге көмектесетін жобалардағы менеджменттің маңыздылығын жоққа шығару қиын. Жобаны тиімді басқарудың үш негізгі артықшылығын қарастырайық.

Уақыт пен ақшаны үнемдеңіз

Жақсы жобаны ұйымдастыру ресурстарды мұқият жоспарлауды және бөлуді қамтиды. Жоба менеджерлері жоба талаптарын бағалайды, қажетті ресурстарды анықтайды және оларды тиімді бөледі. Ресурс қажеттіліктерін дәл бағалау және артық бөлу немесе толық пайдалануды болдырмау арқылы жоба менеджерлері ресурстарды пайдалануды оңтайландырады, қажетсіз шығындарды азайтады және уақытты үнемдейді.

Ынтымақтастық пен қарым-қатынасты жақсарту

Жоба менеджерлері команда мүшелеріне нақты рөлдер мен жауапкершіліктерді анықтайды және жеткізеді. Әрбір адам өзінің нақты міндеттерін, нәтижелерін және есеп беру салаларын түсінеді. Бұл анықтық шатасулар мен қайталануларды азайтып, топ мүшелеріне біркелкі және тиімді жұмыс істеуге мүмкіндік береді.

Тәуекелдер мен мәселелерді азайту

Жобалар тәуекелдер мен белгісіздіктерді қамтиды, егер олар басқарылмаса, елеулі қиындықтарға немесе тіпті сәтсіздікке әкелуі мүмкін. Жақсы жобаны басқару тәуекелді анықтауға, бағалауға және азайту стратегияларына баса назар аударады. Әлеуетті мәселелерді алдын ала болжап, шеше отырып, жоба менеджерлері олардың әсерін барынша азайтып, жобалардың жолда қалуын немесе тіпті қалаған мерзімге дейін аяқталуын қамтамасыз ете алады.

Шығу: Scrum шебері не істейді?

Жобаны басқарудың үш негізгі кезеңі қандай?

Жобаларды басқару үш кезеңді қамтиды: жобаны жоспарлау, жобаны жоспарлау және жобаны бақылау. Мұнда әр кезеңнің егжей-тегжейлері берілген.

Жобаны жоспарлау

Жобаны басқару және ұйымдастыру жобаның мақсаттары, міндеттері және көлемі анықталған жоспарлау кезеңінен басталады. Бұл кезеңде жоба менеджерлері мүдделі тараптармен олардың талаптары мен үміттерін түсіну үшін тығыз жұмыс істейді.

Жобаны жоспарлауда қолданылатын бірнеше әдістер бар екенін және жоспарлаудың ең тиімді әдістерінің бірі жұмысты бөлу құрылымы (WBS) болып табылатынын атап өту маңызды. Ол жобаны оның негізгі қосалқы құрамдастарына (немесе тапсырмаларына) бөлу процесі ретінде анықталады, олар кейінірек егжей-тегжейлі құрамдастарға және соңында іс-шаралар жиынтығына және оларға байланысты шығындарға бөлінеді.

Қатысты: Жобаны жоспарлау процесіне құс көзімен қарау

Жобаны жоспарлау

Жобаны жоспарлау барлық жобалық іс-шараларға уақыт бөлу және реттілік процесін білдіреді. Бұл кезеңде менеджерлер әрбір әрекеттің қанша уақыт алатынын шешеді және өндірістің әрбір кезеңінде қажетті ресурстарды есептейді.

Жобаны жоспарлаудың мақсаттарын төмендегідей қорытындылауға болады:

• Әрбір әрекеттің басқалармен және бүкіл жобамен байланысын көрсету
• Іс-әрекеттер арасындағы логикалық тәртіп пен корреляцияны анықтау
• Әрбір қызмет үшін нақты уақыт пен шығындар сметасын құруға ықпал ету
• Маңызды кедергілерді анықтау арқылы адамдарды, ақшаны және материалдық ресурстарды оңтайлы пайдалануды қамтамасыз ету.

Жобаны жоспарлаудың танымал тәсілдерінің бірі Гант диаграммасы болып табылады. Гант диаграммалары – менеджерлерге мыналарға көз жеткізуге көмектесетін арзан әдістер:

• Іс-шаралар жоспарланған
• Орындау реті құжатталады
• Әрекет уақытын бағалау жазылады
• Жобаның жалпы уақыты әзірленді. 

Қатысты:

• Уақыт боксының техникасы – 2024 жылы пайдалануға арналған нұсқаулық
• Жоба кестесінің мысалы

Жобаны бақылау

Жобаны бақылау ресурстарды, шығындарды, сапаны және бюджеттерді мұқият өңдеуді сипаттайды. Жобаларды бақылау қиын болуы мүмкін. Барлық жобалар бастапқыда дұрыс анықталмаған, кейбіреулері дұрыс анықталмаған болуы мүмкін. Жобалар, әдетте, егжей-тегжейлі бастапқы жоспарлаудан және қажетті кірістерді, ресурстарды, процестерді және нәтижелерді мұқият анықтаудан кейін ғана нақты анықталады.

Бақылауда жоба кезең-кезеңімен назар аударатын және келесі кезеңге өту алдында әрбір кезең аяқталатын дәйекті тәсілді қамтитын сарқырама әдістемесі деп аталатын термин бар. Жоба менеджері мен командасы алдын ала белгіленген реттілікпен бір уақытта бір кезеңді жоспарлауға және орындауға назар аударады. Шектеулер белгілі болған кезде, өзгерістер жоспарларды айтарлықтай қайта қараусыз басқаруға жеткілікті аз болады.

Сарқырама әдістемесінен айырмашылығы, Шапшаң әдістемежобаның құрамдас бөліктерін параллельді немесе бір мезгілде жоспарлау мен орындауға баса назар аударады. Ол әдетте Agile әдістемелерімен байланысты, мысалы Скрум және Канбан. Келесі кезеңді бастамас бұрын әр кезеңді аяқтаудың орнына, командалар бір уақытта жобаның бірнеше аспектілерімен жұмыс істейді, бұл кішірек итерацияларға немесе уақыт қорабының қадамдарына назар аударады. Прогрессті бақылайтын көптеген бақылау нүктелері мен кері байланыс циклдері бар, олар кейінірек жобаны бағалауды жасауға көмектеседі.

Шығу: Жобаны іске асыру жәнеЖобаны бағалау процесі

Жобаны басқару әдістері дегеніміз не: PERT және CPM

Бағдарламаны бағалау және шолу әдісі (PERT) және Critical Path Method (CPM) екеуі де келесідей 6 қадамнан тұратын жалпы процесте ортақ жақтары бар әрекеттерді жоспарлау және жоспарлау үшін пайдаланылатын жобаны басқарудың танымал әдістері:

• Жобаны аяқтау және жұмысты бөлу құрылымын дайындау үшін қажетті жоба әрекеттерін анықтаңыз
• Қандай әрекеттер басқаларға тәуелді екенін анықтаңыз және «аяқтау-бастау» немесе «бастау-бастау» сияқты логикалық қатынастарды орнатыңыз.
• Әрекеттерді көрсету үшін түйіндерді және олардың арасындағы ағынды және тәуелділікті көрсету үшін көрсеткілерді пайдалану арқылы барлық әрекеттерді қосатын желіні сызыңыз.
• Әрбір әрекеттің ұзақтығы мен құнын бағалаңыз 
• Критикалық жолды анықтаңыз (жобаның ең аз ұзақтығын анықтайтын тәуелді әрекеттердің ең ұзақ тізбегі)
• Бүкіл жобаның орындалуы кестеге сәйкес бақыланады және уақытылы аяқталуын қамтамасыз ету үшін қажет болған жағдайда түзетулер енгізіледі.

PERT және CPM артықшылықтары мен кемшіліктері қандай?

PERT және CPM туралы олардың жобаны басқару үшін маңыздылығы туралы сын бар. Міне, екі техниканың артықшылықтары мен шектеулері:

артықшылықтары

шектеулер

- Олар жобаларды жоспарлауға жүйелі көзқарасты қамтамасыз етеді, әсіресе көптеген әрекеттері бар ірі, күрделі жобалар үшін. - Маңызды жолдағы маңызды әрекеттерге назар аудара отырып, жоба менеджерлері жобаның уақтылы аяқталуын қамтамасыз ету үшін ресурстар мен күш-жігерге басымдық бере алады. - Олар сондай-ақ жобаның орындалу барысын бақылау және оны жоспарланған кестемен салыстыру үшін негізді ұсынады.

- Бұл тәуелділіктерді дәл анықтау және сандық бағалау қиын болуы мүмкін - Жобаны басқарудағы уақытты бағалау көбінесе субъективті болуы мүмкін және әртүрлі факторлардың әсерінен болуы мүмкін, бұл объективті бағалаулар қаупіне және жобаның уақыт кестесіндегі ықтимал дәлсіздіктерге әкеледі. - Жоба аясындағы сынға жақын жолдарды мұқият бақылау да бірдей маңызды. Осы сынға жақын жолдарды елемеу тән тәуекелдерді тудыруы мүмкін және жобаның жалпы уақыт кестесінде ықтимал кешігулерге немесе үзілістерге әкелуі мүмкін.

Жобаларды басқару үшін жобаны басқару бағдарламалық құралын пайдалану

Ең жақсысы не? жобаларды басқарудың бағдарламалық құралдары ? Компаниялар үшін жобаларды басқарудың бірнеше нұсқасы бар. Жобаның ауқымына қарай менеджерлер шағын жобаларды басқару үшін жоғарыда талқыланған тәсілдерді пайдалануды немесе ірі және күрделі жобалар үшін арнайы жобаны басқару бағдарламалық құралын қосуды шеше алады.

Жоба желілерін салуда, жоба кестесін анықтауда, жоба шығындарын және басқа ресурстарды басқаруда және жобаны бағалауда өте пайдалы Microsoft Project, ең танымал мамандандырылған бағдарламалық қамтамасыз етудің бірін енгізген жөн. Сіз де аласыз оның баламаларын қарастырыңызAsana, Trello, Jira және Basecamp жобаларын басқару бағдарламалық құралы сияқты. Олардың барлығы жобаларыңызды және топтарыңызды тиімдірек басқаруға көмектесетін көптеген кеңейтілген мүмкіндіктердің тегін сынақ нұсқасы бар ақылы жобаны басқару бағдарламалық құралы болып табылады.  

Қатысты: 10 жылы Asana Project Management жүйесін тиімді пайдалану бойынша 2024 кеңес or Microsoft Project баламалары

Жиі Қойылатын Сұрақтар

Bottom Line

Көріп отырғанымыздай, әрбір компания жобаны басқару дағдыларын арттыруға инвестиция салғаны жөн. Тиімді жобаны басқаруға тапқыр жоба менеджерлері мен жоғары өнімді топ жетіспейді. Көптеген сертификатталған курстар бар және оқыту студенттерге жобаны басқару туралы тереңірек және пайдалы білім алуға көмектеседі. Егер сіз өзіңізге сенімді болсаңыз және жеткілікті түрде жақсы дайындалсаңыз, неге сынақтан өтпеске PMI, дәстүрлі, епті және гибридті тұжырымдамаларды қамтитын әлемдегі ең жоғары бағаланған жобаларды басқару сертификаты. 

Дегенмен, ақша үнемдегіңіз келсе, Coursera жобасын басқарудың тегін курсын өту де тамаша идея. Кадр мамандары үшін теңшелген оқытуды пайдалану жақсы нәтижелерге әкелуі мүмкін. Сіз қызықты сабақтарды жасай аласыз AhaSlides таныстыруқұрал, онда сіз интерактивті викториналар мен ойындардың көптеген тегін теңшелетін үлгілерін және бірегей презентация әсерлерін таба аласыз.

Келтірілген жұмыстар: Рендер, Барри, Хайзер, Джей, Мунсон, Чак. (2017). Операцияны басқару : тұрақтылықжәне Қамтамасыз ету жүйесін басқару12-ші. Ред. (12-ші басылым).

Сілтеме: Топтық жұмыс | М.Кітапхана