규정 준수를 유지하면서 문서 작성 부담을 줄이는 EHR 온보딩 프로세스를 구축하는 방법

대부분의 전자건강기록(EHR) 시스템 교육은 시스템 사용법을 중심으로 이루어집니다. 로그인 화면, 메뉴, 모든 진료 기록 유형에 대한 템플릿 등이 제공됩니다. 신입 직원은 수료증을 받고 퇴사하지만, 실제 업무 현장에서는 다음 주부터 문서 관련 문제가 발생하기 시작합니다.

이 가이드는 병원 학습 및 개발(L&D) 책임자, 정보 시스템 또는 규정 준수 담당자를 위한 것으로, 기존과는 다른 출발점, 즉 직원이 완료해야 하는 워크플로와 그 과정에서 발생할 수 있는 문제점을 파악하는 데 도움을 줍니다. 이 가이드는 문제가 교육 부족 때문인지 시스템 결함 때문인지 진단하는 방법, 실제 과제를 중심으로 준비 및 연습 과정을 설계하는 방법, 그리고 신입 직원이 해당 과제를 완벽하고 규정을 준수하는 문서로 완료할 수 있는지 평가하는 방법을 제시합니다.

디자인할 가치가 있는 상황

아래 시나리오는 예시일 뿐이며, 실제로 기록된 사례는 아닙니다.

새로운 병동 사무원이 월요일에 출근합니다. 목요일까지 입원 환자 기록 업데이트를 완료하라는 지시를 받습니다. 서류상으로는 간단합니다. 인구 통계 정보를 확인하고, 의뢰 출처를 기록하고, 동의서를 첨부하고, 최종 입력을 완료하면 됩니다. 하지만 실제로는 네 가지 난관에 부딪힙니다. 동의서 첨부 화면이 강의에서 보여준 화면과 다릅니다. 두 입력란이 똑같아 보이지만 서로 다른 보고서를 생성합니다. 필수 입력란에 입력된 내용이 있는데도 도움이 되지 않는 메시지와 함께 입력이 거부됩니다. 그리고 의뢰 출처가 누락되었을 때의 절차는 아무도 언급하지 않은 문서에 적혀 있습니다.

직원은 입력을 완료했지만 한 칸을 비워두고 다른 한 칸에는 자유 형식으로 입력했습니다. 그 결과 기록이 불완전해졌고, 다음에 그 기록을 사용하는 사람은 그 공백을 그대로 떠안게 됩니다.

이것은 훈련 문제일까요? 부분적으로는 그렇습니다. 하지만 오로지 훈련 문제만은 아닐까요? 거의 확실히 그렇지 않습니다. 바로 이 차이점을 파악하는 것이 설계 작업의 핵심입니다.

시스템이 아니라 작업부터 시작하세요.

교육 콘텐츠를 열기 전에 해당 직무에서 수행할 수 있어야 하는 기능을 한 문장으로 적어 두세요. 예를 들면 다음과 같습니다. 환자 기록 워크플로우를 처음부터 끝까지 완료하고 문서화 과정에서 마찰이 발생하는 부분을 파악합니다. 여기서 중요한 동사는 두 개이며, 이 두 동사는 서로 다릅니다.

워크플로를 완료하는 것은 대다 과제입니다. 학습자는 단어 하나하나까지 연습하지 않은 상황에서 이미 알고 있는 절차를 사용합니다. 마찰을 식별하는 것은 이러한 과제 중 하나입니다. 분석하다 or 평가 과제: 학습자는 무언가 잘못되었음을 인지하고, 그것이 자신의 오류인지 시스템의 오류인지 판단한 후, 어떻게 해결해야 할지 결정해야 합니다. 이러한 인지적 요구 사항은 블룸의 수정된 분류 체계에서 비롯된 것으로, 과제 수행에 필요한 역량을 설명하는 것이지 과제를 어떻게 전달해야 하는지를 설명하는 것은 아닙니다.

이는 목표의 일관성 때문에 중요합니다. 카네기 멜론 대학교의 에벌리 센터는 이 점을 명확히 지적합니다. 만약 목표가 기술 적용인데 평가가 단순히 암기만을 측정한다면, 학습자는 한 가지를 연습하면서 다른 기준으로 평가받게 되어 동기 부여와 학습 모두에 악영향을 미칩니다.에벌리 센터, 목표, 평가 및 교수 전략의 연계메뉴 이름에 대한 객관식 시험은 누군가가 위의 입학 정보 업데이트를 완료할 수 있는지 여부에 대해 거의 알려주지 않습니다.

처방하기 전에 진단하세요

무엇을 구축하기 전에 실제 작업 수행 방식과 현재 온보딩 교육 및 테스트에서 가르치고 평가하는 내용을 비교해 보세요. 다음 네 가지 사항을 확인하면 교육 격차와 다른 원인을 구분할 수 있습니다.

1. 과제를 관찰하세요. 신입 직원이나 숙련된 직원이 업무 흐름을 완료하는 과정을 여러 명 관찰하고, 오류, 해결 방법 및 주저하는 모습을 기록하십시오.
2. 훈련 내용과 비교해 보세요. 현재 프로그램에서 이 순서를 정확히 따르고 있나요, 아니면 시스템 전반을 따르고 있나요? 학습자가 이 과정을 완료해야 하는 평가 항목이 있나요?
3. 주변 환경을 확인하세요. 교육 과정에서 전제로 설정했던 도구, 접근 권한, 인력 수준 및 현지 절차가 실제로 적용되고 있습니까? 적절한 접근 권한이 없는 신입 직원은 교육 내용과 관계없이 해당 업무를 수행할 수 없습니다.
4. 시스템 결함을 찾아보세요. 숙련된 직원조차 어려움을 겪거나 동일한 해결 방법을 사용하는 경우, 원인은 화면, 입력란 또는 규칙의 설계에 있을 가능성이 높습니다. 추가 교육으로는 해결되지 않을 수 있으므로, 정보 시스템 관리팀에 변경 요청을 제출하십시오.

이해관계자들에게 솔직하게 언급해야 할 함정은 바로 이것입니다. 사용성 결함은 추가 교육이 아니라 시스템 변경이 필요할 수 있습니다. 교육으로 결함을 덮어버리면 매 기수마다 비용이 다시 발생합니다. 현재의 방법과 평가의 한계를 사실이 아닌 검증해야 할 가설로 여기십시오.

워크플로우를 중심으로 한 설계 준비 및 실습

훈련을 통해 어떤 격차를 해소할 수 있는지 파악했다면, 프로그램의 각 단계를 해당 과제에 맞춰 진행하십시오.

예비. 실무에 들어가기 전에 간단한 진단 평가를 통해 필수 요건을 충족했는지 확인하십시오. 등록 분야와 임상 분야의 차이와 같은 필요한 용어, 그리고 기록해야 할 내용과 기록할 수 있는 사람 등 업무와 관련된 규정을 숙지하고 있는지 확인해야 합니다. 이 단계에서는 자기 주도 학습이 적합합니다. 여기서의 복습 평가는 필수 요건 충족 여부만 확인하는 것이며, 업무 수행 능력을 입증하는 것은 아닙니다.

워크플로우 매핑. 실제 워크플로를 화면별로 매핑하고, 사람들이 건너뛰는 단계와 시스템과 현지 절차가 일치하지 않는 지점을 모두 파악합니다. 이 매핑을 기반으로 실습 사례와 정답을 작성하고, 정보 시스템 또는 규정 준수 담당자에게 제출하여 검증을 받습니다. 동일한 매핑을 마찰 분석 도구로 활용할 수도 있습니다. 관찰자가 오류나 임시방편을 발견한 모든 지점은 시스템 개선, 명확한 업무 보조 도구 제공 또는 실습 사례 개발의 대상이 됩니다.

연습. 학습자에게 실제 사례를 바탕으로 전체 과제를 제시하고, 자신의 결정에 대한 설명과 수행을 동시에 요구하세요. 피드백은 결정과 연관되어야 합니다. 예를 들어, "동의서를 잘못된 기록 유형에 첨부했습니다. 확인할 수 있었던 증거는 다음과 같으며, 양식 유형이 불분명할 경우 이렇게 해야 합니다."와 같이 제공할 수 있습니다. 속도와 완성도에 대한 피드백은 단계별로 구체적일 때 가장 효과적입니다.

실시간인가요, 비동기식인가요? 강사의 실시간 강의는 선택이 모호할 때, 즉 두 가지 타당한 행동이 존재하거나 절차와 시스템이 일치하지 않을 때 가장 큰 가치를 제공합니다. 현지 관행에 정통한 사람이 이끄는 토론은 서면 정답지가 해결할 수 없는 문제를 해결해 줍니다. 비동기식 복습은 규칙 확인, 기억력 점검, 그리고 명확한 사례에 대한 피드백 제공에는 충분합니다.

예시 문제: 입학 현황 업데이트

예시일 뿐입니다. 실무자는 사용 전에 사례와 답변 기준을 검증해야 합니다.

경우. 학습자는 가상의 환자에 대한 모의 진료 기록을 받습니다. 학습자는 입원 정보 업데이트를 완료하라는 요청을 받습니다. 이 사례에는 스캔된 동의서, 진료 의뢰 번호가 누락된 의뢰서, 그리고 교육 매뉴얼에 제시된 입력 형식을 사용할 수 없는 입력란이 포함되어 있습니다.

학습자의 선택. 참조 번호가 누락된 경우 학습자는 (a) 해당 필드를 비워두고 완료하거나, (b) 자리 표시자를 입력하거나, (c) 승인된 절차에 따라 누락된 정보를 기록하고 요청하는 방법을 사용할 수 있습니다. 입력이 거부된 필드의 경우 학습자는 (a) 수락될 때까지 다른 형식으로 다시 시도하거나, (b) 자유 형식 메모에 값을 입력하거나, (c) 시스템 오류로 의심되는 문제로 기록하고 승인된 중간 단계를 진행할 수 있습니다.

피드백. 각 선택에 대해 피드백은 합의된 기준에 비추어 볼 때 왜 타당한지 또는 불완전한지를 설명합니다. 빈 칸은 불완전한데, 하위 사용자가 데이터가 누락되었는지 아니면 애초에 필요하지 않았는지 알 수 없기 때문입니다. 자리 표시자는 사실이 아닌 정보를 기록하므로 타당하지 않습니다. 승인된 절차에 따라 빈 칸을 기록하는 것은 완전한 조치입니다. 두 번째 결정에서, 하나의 형식이 승인될 때까지 여러 형식을 시도하는 것은 유효한 항목을 생성할 수 있지만, 정보 관리팀이 확인해야 할 오류를 숨깁니다. 오류를 기록하는 것이 기록과 다음 사용자 모두를 보호하는 대응책입니다.

재시도. 학습자는 서명되지 않은 동의서와 같이 다른 공백이 있는 두 번째 사례를 시도하고 동일한 추론 방식을 적용합니다.

학습자 집단 전체에 걸쳐 학습자들이 보고하는 불편 사항은 정보학 팀에게 의심되는 결함 목록을 구조화하는 데 도움이 됩니다.

역량을 평가하고 이전 계획을 수립합니다.

과제를 반영하는 측정 방법을 선택하세요. 실용적인 두 가지 예는 다음과 같습니다. 작업 시간 문서 완성도시작하기 전에 다음 두 가지를 모두 정의하십시오. 완료로 간주되는 기준은 무엇인지, 누가 평가하는지, 분모에 포함되는 기록은 무엇인지, 그리고 언제 측정하는지.

간단한 평가 기준표를 사용하면 평가의 일관성을 유지할 수 있습니다. 아래 기준표는 임상 또는 규정 준수 전문가와 협의하여 수정할 수 있는 제안이며, 검증된 준비 표준은 아닙니다.

평가 기준: 0은 부재 또는 근거 없음, 1은 관련 누락이 있는 부분적 충족, 2는 합의된 기준에 부합하는 완전하고 정당한 충족을 의미합니다. 중요한 오류는 별도로 정의해야 합니다. 예를 들어, 허위 정보 기록이나 필수 동의 확인 절차 생략 등이 이에 해당합니다. 전체 점수에서 중요한 오류가 절대 드러나서는 안 됩니다.

학습 내용 전이를 평가할 때는 실제 업무에 사용되는 사례가 아닌 새롭고 접해보지 못한 사례를 활용하고, 학습자가 실제 업무에 충분히 노출된 후 직장에서 후속 평가를 실시해야 합니다. 미국 질병통제예방센터(CDC)는 교육 과정에서 합격했더라도 실제 업무 현장에서 적용하는 데 어려움을 겪을 수 있으므로, 가능하면 학습 내용과 학습 내용 전이 모두를 평가할 것을 권장합니다.CDC, 교육 평가: 효과 측정). 지도교사가 학습자의 실제 입력 내용을 검토하거나 감독 하에 작업 과제를 수행하는 것이 후속 조치로 활용될 수 있습니다.

온보딩 과정에 등록팀이 임상 직원에게 기록을 전달하는 것과 같은 전문가 간 인수인계가 포함되는 경우, 의료 연구 및 품질 기관(Agency for Healthcare Research and Quality)의 지침을 따라야 합니다. 팀STEPPS 프로그램 이는 의료팀워크 및 의사소통 자료의 출발점입니다. 임상 교육자가 관련 도구를 선택하고 적용하도록 하십시오.

증거가 보여줄 수 있는 것과 보여줄 수 없는 것

어떤 항목을 공제받을 수 있는지 명확히 하세요. 감사에서 답해야 할 질문은 바로 이것입니다.

학습자가 워크플로우를 완료하고 어려움을 파악할 수 있음을 어떻게 보여줄 수 있을까요? 평가 기준은 미공개 사례에 대한 점수, 작업 시간, 기준선 대비 문서 완성도, 그리고 제출된 마찰 보고서의 품질입니다. 동일한 모집단, 동일한 분모, 동일한 시점을 기준으로 비교해야 합니다.

성능이 향상된 후에도 어떤 제약 조건이 남아 있을 수 있을까요? 여러 가지 요인이 있습니다. 결함이 있는 화면과 규칙은 누군가가 시스템을 변경할 때까지 그대로 남아 있습니다. 인력, 업무량, 접근 권한은 개인이 제대로 문서를 작성할 수 있는 시간에 영향을 미칩니다. 시스템과 충돌하는 내부 절차는 그대로 유지됩니다. 또한 새로운 템플릿이나 소프트웨어 업그레이드와 같은 동시적인 운영 변경 사항은 교육과 무관하게 측정값을 변경할 수 있습니다. 따라서 어떤 변화가 프로그램에 기인한다고 단정하기 전에 이러한 요인들을 모두 검토해야 합니다.

위의 자료들은 목표, 실천, 평가를 연계하고 학습 및 전이를 측정하는 설계 원칙을 뒷받침합니다. 하지만 특정 프로그램이나 플랫폼이 문서 작성 부담을 줄여준다는 증거는 아닙니다. 이 글은 어떠한 결과도 약속하지 않으며, 여러분 자신의 평가 또한 그러한 약속을 해서는 안 됩니다.

AhaSlides가 적용될 수 있는 곳

AhaSlides는 적응형 및 상호작용형 학습을 지원하며, 실시간 교육과 자기 주도 학습을 자유롭게 전환할 수 있도록 합니다. 위와 같은 온보딩 프로그램에서는 실습 전 자기 주도 학습으로 필수 요건을 확인하고, 모호한 결정에 대해서는 상호작용형 강사 주도 세션을 진행한 후, 새로운 사례에 대한 자기 주도 학습을 진행할 수 있습니다. 특정 작성, 피드백 및 보고 기능은 계획에 반영하기 전에 데모를 통해 사용자의 워크플로와 비교하여 확인해야 합니다. AI, 시뮬레이션 또는 EHR 통합 기능은 데모 시연 전까지는 외부 기능 또는 미확인 기능으로 간주해야 합니다.

다음 단계

먼저 업무 평가 기준표부터 작성하세요. 병원에서 가장 많이 사용되는 워크플로우 하나를 선택하고, 정보 시스템 담당자 또는 규정 준수 책임자와 함께 위의 세 가지 기준을 작성한 후, 실제 시도 2~3회를 관찰합니다. 기록된 마찰 요소를 교육 부족 부분과 시스템 결함 순서대로 정리한 목록을 만드세요.

디자인이 완성되면, 실습 및 검토 단계를 실시간으로, 그리고 스스로 진행하는 방식을 보여드리겠습니다. AhaSlides 데모를 요청하세요 그리고 여러분의 워크플로우를 가져오세요.