이벤트 관리 회사 | 시간, 돈, 스트레스를 절약하는 10가지 팁

완벽한 이벤트를 계획하는 것은 압도적으로 느껴질 수 있습니다. 이벤트 관리 회사 올.

일생일대의 결혼식을 꿈꾸든, 기념일 축하 행사를 열든, 기업 회의를 조직해야 하든 이벤트 관리 회사는 비전을 사람들이 잊지 못할 경험으로 바꿀 수 있습니다.

이벤트 관리 회사가 정확히 무엇인지, 그들의 역할, 최고의 회사를 선택하기 위한 팁, 피해야 할 위험 신호가 무엇인지 기사를 계속 읽으십시오.

차례

• 살펴보기
• 이벤트 매니지먼트 회사란?
• 이벤트 관리 회사의 기능은 무엇입니까?
• 최고의 이벤트 관리 회사를 선택하는 방법은 무엇입니까?
• 이벤트 관리 제안서를 검토할 때 피해야 할 사항은 무엇입니까?
• 이벤트 관리 회사가 계획할 수 있는 이벤트의 예는 무엇입니까?
• 테이크 아웃

살펴보기

이벤트 관리 회사란 무엇입니까?

결혼식에서 기업 회의에 이르기까지 모든 규모의 이벤트를 계획할 때 이벤트 관리 회사는 모든 것이 원활하게 진행되도록 할 수 있습니다.

이벤트 기획자는 고객과 긴밀히 협력하여 고객의 요구 사항, 목표 및 예산을 이해합니다. 그런 다음 고객의 비전에 맞는 포괄적인 이벤트 계획을 수립하여 고객이 이벤트 비전이 기억에 남을 현실이 될 것이라는 마음의 평화를 얻습니다.

이벤트 관리 회사의 기능은 무엇입니까?

고객의 모든 요구 사항을 충족하는 우수한 이벤트를 조직하는 등 이벤트 관리 회사의 목표는 다양합니다. 이벤트 관리 회사의 주요 기능은 고객을 대신하여 성공적인 이벤트를 계획, 조정 및 실행하는 것입니다. 고객이 조직에 대해 걱정하지 않고 이벤트를 즐기는 데 집중할 수 있도록 모든 물류 및 세부 사항을 처리합니다.

이벤트 조직 회사의 일부 주요 기능은 다음과 같습니다👇

#1 – 이벤트 개념화 및 계획 – 클라이언트와 협력하여 이벤트의 비전, 목표 및 예산을 이해한 다음 해당 비전을 실현하기 위한 포괄적인 계획을 고안합니다.

#2 – 장소 확보 및 계약 협상 – 그들은 잠재적인 장소를 스카우트하고 위치, 공간, 시설, 가격 및 가용성을 기반으로 옵션을 비교하고 최상의 장소를 확보하고 클라이언트를 대신하여 계약을 협상합니다.

#3 – 공급업체 및 벤더 조정 – 케이터링 담당자, 사진사, 데코레이터, 렌탈 등과 같은 모든 필수 공급업체를 식별, 선택, 예약 및 관리하여 모든 것이 원활하게 진행되도록 합니다.

#4 – 이벤트 예산 관리 – 예산을 세우고 비용을 추적하며 고객의 목표를 달성하면서 비용을 절감할 수 있는 방법을 찾습니다.

#5 – 일정 및 일정 만들기 – 이벤트가 의도한 대로 진행되도록 세부 일정과 비상 계획을 개발합니다.

#6 – 엔터테인먼트 기획 – 이벤트 프로그램의 일부로 공연, 연사 또는 활동을 주선합니다.

#7 – 장식 및 간판 – 그들은 필요한 장식, 리넨, 꽃, 스테이징 및 간판을 주문합니다.

#8 – 이벤트 직원 고용 및 관리 – 이벤트 운영에 필요한 모든 임시 직원을 찾고, 예약하고, 관리합니다.

#9 – 이벤트 계획을 완벽하게 실행 – 이벤트 당일에는 설정을 감독하고, 모든 공급업체를 관리하고, 문제를 해결하고, 프로그램이 계획대로 진행되는지 확인합니다.

#10 – 이벤트 후 후속 조치 – 그들은 장비 반환, 청구서 지불, 감사 메모 보내기, 성공 및 개선 영역 평가와 같은 작업을 처리합니다.

더 나은 이벤트를 위한 팁

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• 인터랙티브 박물관
• 이벤트 디자인

최고의 이벤트 관리 회사를 선택하는 방법?

최고의 이벤트 관리 회사는 찾는 데 시간이 걸릴 수 있지만 이러한 현실적인 팁을 통해 바로 문 앞에 있을 것입니다🚪

#1 – 경험 – 귀하와 규모 및 범위가 유사한 많은 이벤트를 성공적으로 수행한 회사를 고려하십시오. 그들은 프로세스를 잘 알고 있으며 발생하는 일반적인 문제를 처리하는 방법을 알고 있습니다.

#2 – 포트폴리오 – 회사에서 기획하고 관리한 과거 이벤트의 사례를 검토합니다. 귀하의 비전과 일치하는 품질, 창의성 및 세부 사항에 대한 관심을 찾으십시오.

#3 – 참조 – 회사가 약속을 이행하고 문제를 전문적으로 처리하는지 확인하기 위해 이전 고객의 참조를 요청하고 확인합니다.

#4 – 전문화 – 일부 회사는 기업 행사에 중점을 두는 반면 다른 회사는 결혼식을 전문으로 합니다. 특정 이벤트 유형에 맞는 경험과 필요한 리소스가 있는 업체를 찾으십시오.

#5 – 팀 – 이벤트를 계획하고 실행할 이벤트 관리 팀의 주요 구성원을 만나십시오. 그들의 전문성, 반응성 및 귀하의 필요와 비전에 대한 파악을 평가하십시오.

#6 – 계약 및 가격 책정 – 여러 제안서(최소 3개)를 비교하여 최상의 계약 조건과 가격을 결정합니다. 작업 범위가 명확하고 모든 수수료를 이해했는지 확인하십시오.

#7 – 평판 – 리뷰, 수상(있는 경우), 이벤트 산업 조직에서의 입지 및 회사가 합법성과 품질의 지표로 비즈니스를 수행한 기간을 확인하십시오.

#8 – 커뮤니케이션 - 회사는 귀하의 요구사항을 경청하고 귀하의 모든 질문에 답변하며 요청사항에 신속하게 대응해야 합니다. 원활한 의사소통은 성공적인 업무 관계의 핵심입니다.

#9 – 유연성 – 최고의 회사는 표준 템플릿을 엄격하게 고수하기보다 예산과 선호도에 따라 서비스를 맞춤화할 의향이 있습니다.

#10 – 투명성 – 예산, 계약, 일정 및 계획의 완전한 투명성을 주장합니다. 비밀스럽거나 세부 정보 공유를 거부하는 회사는 피하십시오.

#11 – 위기 관리 – 발생하는 예기치 않은 문제를 어떻게 처리합니까? 강력한 위기 관리 경험을 가진 회사가 재난을 피하는 데 도움이 될 것입니다.

#12 – 혁신 – 창의적인 방식으로 목표를 달성하기 위해 새로운 아이디어와 솔루션에 개방적입니까? 진보적인 기업은 새로운 결과를 촉진합니다.

#13 – 보험 – 그들은 당신의 이벤트에 대한 책임 보상을 포함하여 필요한 보험을 가지고 있습니까? 이것은 위험과 청구로부터 귀하를 보호합니다.

#14 – 가치 – 그들의 비즈니스 접근 방식과 회사 가치가 조직의 문화와 일치합니까? 문화적 적합성은 상호 이해로 이어집니다.

#15 – 기술 – 그들은 기술에 정통하고 항상 업계 동향의 모범 사례를 따르고 있습니까? 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 기술을 활용하여 계획을 정리하고 순조롭게 진행합니까? 기술은 효율성을 향상시킵니다.

관련 경험과 입증된 실적, 좋은 평판, 고유한 비전을 실행하고 특별 이벤트에 대한 기대치를 뛰어넘는 데 필요한 유연성, 커뮤니케이션 및 투명성을 갖춘 이벤트 관리 회사를 찾으십시오.

이벤트 관리 제안을 검토할 때 피해야 할 사항은 무엇입니까?

일부 이벤트 관리 회사에서 주의해야 할 특정 위험 신호가 있습니다. 이를 피하면 나중에 실행 단계에서 총알을 피할 수 있습니다.

• 모호하거나 일반적인 언어 – 이벤트 목표, 예산 요구 사항 또는 일정을 구체적으로 다루지 않는 제안은 위험 신호입니다. 제안을 맞춤화하는 대신 일반 언어를 사용하는 회사를 주의하세요.

• 불명확하거나 정의되지 않은 업무 범위 – 제공할 서비스와 제안에서 제외할 작업을 명확하게 지정하지 않은 회사는 피하십시오. 범위는 상세하고 포괄적이어야 합니다.

• 과도한 추가 요금 – 유류할증료, 관리비 또는 유류할증료 등 명시적으로 명시되지 않은 추가 수수료가 포함된 제안을 주의하세요. 결제 처리 비용. 이는 모두 투명하고 명확하게 설명되어야 합니다.

• 질문에 대한 답변 거부 – 회사가 계획 세부 사항, 계약 또는 가격 책정에 대한 귀하의 질문에 대답하지 않는 경우 이는 그들이 무언가를 숨기고 있음을 의미할 수 있습니다. 투명성은 신뢰 구축에 중요합니다.

이벤트 관리 회사가 계획할 수 있는 이벤트의 예는 무엇입니까?

• 결혼 – 웨딩 기획 및 실행은 많은 이벤트 관리 회사의 핵심 서비스입니다. 그들은 장소 선택에서 초대 및 당일 조정에 이르기까지 계획의 모든 측면을 처리합니다.

• 컨퍼런스 및 무역 박람회 – 이벤트 회사는 컨퍼런스, 세미나, 서밋, 제품 출시 및 무역 박람회와 같은 대규모 기업 이벤트를 조직할 수 있습니다. 그들은 등록, 연사 조정, 장소 물류, 케이터링 및 등록을 관리합니다.

• 제품 출시 – 이벤트 관리자는 대중에게 새로운 제품이나 서비스를 공개하기 위해 실감나고 입소문이 날 만한 이벤트를 만들 수 있습니다. 그들은 다음과 같은 활동, 시연 및 판촉 요소를 계획합니다. 라이브 여론 조사 및 퀴즈 흥분을 일으키기 위해.

• 모금 행사 및 자선 행사 – 자선 공, 달리기/걷기, 기부와 같은 비영리 행사는 이벤트 회사에서 관리하는 또 다른 일반적인 이벤트 유형입니다. 그들은 참석률과 기금 모금을 극대화하는 데 중점을 둡니다.

• 회사 파티 – 이벤트 회사는 회사 휴일 파티, 여름 나들이, 퇴직 축하 및 기타 유형의 직원 사교 행사. 그들은 활동과 케이터링을 주선합니다.

• 시상식 및 갈라 – 시상식, 갈라 디너 및 블랙 타이 이벤트를 계획하는 것은 일부 풀 서비스 이벤트 관리 회사의 또 다른 전문 분야입니다. 그들은 장식, 좌석 배치도, 선물 바구니 및 연설을 처리합니다.

• 제품 데모 – 제품 라인을 선보일 계획인 회사의 경우 이벤트 기획자는 대화형 시연, 테스트 드라이브, 맛 테스트 및 잠재 고객에게 제품을 선보일 수 있는 기타 영향력 있는 방법을 디자인할 수 있습니다.

이벤트 관리 회사는 친밀한 결혼식에서 대규모 기업 회의, 모금 행사, 파티, 제품 출시 등에 이르기까지 다양한 규모와 유형의 이벤트를 계획합니다. 기본적으로 고객의 목표를 달성하기 위해 전문적인 조정과 물류가 필요한 모든 계획된 이벤트입니다.

테이크 아웃

전문 이벤트 관리 회사를 고용하면 기본 비전을 사람들이 수년 동안 이야기를 멈추지 않을 경험으로 바꿉니다.

그들의 관리는 물류 문제에서 당신을 해방시켜 당신이 은혜로운 호스트의 역할을 완전히 할 수 있도록 합니다. 맛있는 케이터링과 놀라운 엔터테인먼트를 즐기는 흥분한 손님들과 완벽하게 준비된 이벤트 공간을 상상해보세요. 멋지지 않나요?

이벤트를 더 대화식으로 만들고 싶습니까? 노력하다 아하 슬라이드 세션을 다른 수준으로 끌어올리는 일련의 쇄빙선, 투표 및 퀴즈에 액세스할 수 있습니다.