생산적인 회의의 세계에 오신 것을 환영합니다! 전문가로서 우리 모두는 결과를 도출하고, 결정을 내리고, 궤도를 유지하는 데 회의가 얼마나 중요한지 알고 있습니다. 그러나 그들 모두가 좋은 품질이 아니며 선호됩니다.
흔히 회의에 관해 질문을 받으면 많은 사람들은 회의의 비효율성으로 인해 고개를 젓거나 한숨을 쉬는 반응을 보입니다. 그들은 에너지와 시간을 소모하는 비생산적인 세션에 갇혀 있음을 발견합니다. 그렇기 때문에 오늘은 배워보겠습니다. 좋은 만남을 갖는 방법!
시작하자!
좋은 회의를 만드는 것은 무엇입니까?
회의는 모든 비즈니스 또는 조직의 필수적인 부분입니다. 그들은 개인이 함께 모여 아이디어를 교환하고 결정을 내리고 공동의 목표를 향해 일할 수 있는 플랫폼입니다.
좋은 회의는 잘 조직되고, 생산적이며, 원하는 결과를 달성하고, 모든 참가자가 자신의 의견을 듣고 가치 있다고 느끼게 만드는 회의입니다.
좋은 회의를 만드는 몇 가지 요소는 다음과 같습니다.
- 분명한 목적이 있습니다. 좋은 회의는 회의의 목표와 예상 결과와 함께 목적을 명시하는 명확한 안건으로 시작됩니다. 이는 회의를 순조롭게 진행하고 모든 참가자가 자신의 업무를 인식하는 데 도움이 됩니다.
- 효과적인 커뮤니케이션을 촉진합니다. 좋은 회의에는 효과적인 의사소통이 필요합니다. 모든 참가자는 자신의 생각과 아이디어를 표현할 수 있는 기회를 갖게 되며 적극적인 경청과 정중한 대화를 통해 토론을 장려해야 합니다.
- 명확한 결과와 후속 조치가 있습니다. 이것이 없으면 참석자가 다음 단계를 확신할 수 없기 때문에 회의가 비생산적이고 비효율적입니다. 거기에서 후속 회의에 효율성을 가져오기가 어렵습니다.
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좋은 회의를 위한 8가지 팁
물론, 위와 같은 좋은 회의를 진행하고 참석자들의 시간과 노력을 낭비하지 않기 위해서는 회의 전, 회의 중, 회의 후의 준비와 후속 조치를 고려해야 합니다. 이러한 단계를 기록해두면 원활하고 성공적인 결과를 얻을 수 있습니다.
회의 전 - 좋은 만남 되세요
1/ 회의 목적 및 유형 정의
회의의 목적, 목적, 유형을 정의하고 모든 참가자가 이해할 수 있도록 해야 합니다. 아무도 10분 동안 회의에 참석하고 싶어하지 않지만 여전히 자신의 책임과 여기서 토론의 요점이 무엇인지 인식하지 못합니다. 일부 유형의 회의는 다음과 같은 특정 목적으로만 사용됩니다.
- 의사 결정 회의. 결정과 조치가 필요할 때 수행됩니다.
- 문제 해결 회의. 그들은 문제/위기에 대한 해결책을 찾기 위해 부름을 받았습니다.
- 브레인스토밍 회의. 그들은 회원들의 기여로 획기적인 새로운 아이디어를 모으는 곳입니다.
2/ 의제가 있다
가지고 있는지 확인하십시오. 회의 안건 참석자가 회의의 목적, 목표 및 예상 결과를 이해하는 데 도움이 될 회의 전에 모든 참가자에게 발송합니다. 또한 보고서, 데이터, 프레젠테이션 또는 기타 관련 문서와 같은 필요한 정보와 문서를 능동적으로 수집할 수 있도록 가이드 역할을 합니다.
3/ 기본 규칙 설정
기본 규칙은 모든 참가자가 사전에 합의한 지침 또는 규범이며 토론을 위한 생산적이고 존중하는 환경을 만드는 데 도움이 됩니다. 여기에는 적극적인 경청 장려, 다양성 존중, 토론 시간 제한 등이 포함될 수 있습니다.
회의 중 - 좋은 만남 되세요
4/ 아이스 브레이커 게임으로 시작
시작 창의 쇄빙선 긴장을 풀고 모두가 팀 회의에 적합한 분위기를 조성할 수 있는 좋은 방법입니다. 회의를 시작할 때 어색한 침묵의 순간을 깨면 생산적이고 즐거운 회의 분위기를 조성하는 데 도움이 될 수 있습니다.
오래된 것에 의존하는 대신, 매우 재미 있고 창의적이며 경쟁력이 있고 단 몇 분 만에 쉽게 만들 수 있는 가벼운 토론, 일상적인 대화 또는 라이브 퀴즈에 참여할 수 있습니다. 그렇다면 새로운 것을 시도해 보는 것은 어떨까요?
5/ 협업을 위한 공간 만들기
팀 회의는 그룹으로 토론하고 결정을 내릴 수 있는 소중한 기회입니다. 즉석에서 새로운 아이디어를 생각해내려고 노력하는 대신 팀 구성원은 준비된 보고서, 아이디어 및 관점을 테이블에 가져와야 합니다. 이렇게 하면 팀이 함께 협력하여 신중하고 건전한 최종 결정에 도달할 수 있습니다.
그런 다음 팀은 논의된 아이디어에 대한 실시간 설문 조사를 수행하고 다음을 통해 실시간 피드백을 수집하는 것을 고려할 수 있습니다. 라이브 여론 조사 다중 선택식 또는 개방형 질문이 있는 AhaSlides.
고유한 QR 코드 또는 링크를 사용하여 팀 구성원은 즉시 액세스하여 입력할 수 있으며 결과는 화면에 직접 표시됩니다. 이것은 시간 낭비를 피하고 모든 아이디어가 공정하게 포착되도록 하는 데 도움이 됩니다.
6/ 팀 참여 유지
참석자들이 회의 중에 계속 참여하여 주의를 분산시킬 수 있는 기회를 주지 마십시오. 모든 사람이 참여하고 기여할 수 있는 "온라인 원탁회의"를 구성할 수 있습니다. 수줍은 사람들과 함께? 괜찮아요. 익명의 질문 게시판 이 문제를 해결할 것입니다.
또한 자발성을 위한 여지를 허용하는 것을 잊지 마십시오. 건강하고 활동적인 회의는 새로운 솔루션과 혁신이 등장하기에 이상적인 장소이기 때문입니다. 참여자들의 창의적인 사고를 유도하여 나른하고 스트레스가 많은 분위기를 깨뜨립니다. 단어 구름 흥미롭고 효과적인 활동이 될 것입니다. 시도해보고 확인하십시오.
회의 후 - 좋은 만남 되세요
7/ 명확한 후속 조치 및 일정으로 종료
전략 세션을 마무리하려면 각 참석자가 다음 단계를 명확하게 이해해야 합니다.
각 부서에서 다음 사항을 논의하게 하세요.
- 어떤 지표가 진행 상황을 보여줄까요? 진행 상황을 추적할 수 있도록 구체적으로 작성하세요.
- 성공하려면 어떤 부서 간 파트너가 조정이 필요합니까? 강력한 협업이 핵심입니다.
- 후속 회의에는 어떤 종류의 업데이트가 필요합니까? 보고서? 프레젠테이션? 결과를 미리 브레인스토밍하세요.
- 예비 결과나 정보는 언제 기대할 수 있나요? 속도를 유지하기 위해 야심적이면서도 달성 가능한 마감일을 설정하세요.
8/ 회의록 작성
항상 상세하고 철저하며 명확하고 이해하기 쉬운 정보가 필요합니다. 회의록 참가자, 이사회, 고위 지도자 및 참석할 수없는 사람들에게 보냅니다. 이는 문서일 뿐만 아니라 다음 회의를 위한 내용 기반일 뿐만 아니라 법적 근거(필요한 경우)이기도 합니다.
주요 요점
좋은 만남을 위한 팁이 되길 바라며 AhaSlides 위에서 공유한 내용은 너무 복잡하지 않습니다. 생산적인 회의는 모든 사람이 감사함을 느끼고, 듣고, 말하고 싶은 마음을 갖게 되는 회의라는 점을 명심하십시오. 회의는 정의된 결과를 산출하고 의도된 목적을 달성해야 합니다. 회의가 끝나면 모든 사람은 자신의 역할을 수락하고 논의된 계획을 따르기로 약속합니다.
