대부분의 조직은 신입 직원 온보딩을 일회성 행사로 취급합니다. 노트북을 건네주고, 규정 준수 체크리스트를 확인하고, 팀원을 소개하는 식이죠. 그리고 6주 후면 신입 직원은 회사를 떠납니다.
직원의 12%만이 회사가 신입사원 온보딩을 훌륭하게 수행한다고 말합니다[1]. HR 팀이 생각하는 것과 신입사원이 실제로 경험하는 것 사이의 격차가 바로 온보딩 질문이 해결하고자 하는 문제입니다.
이 가이드는 무엇을 물어봐야 하는지, 언제 물어봐야 하는지, 그리고 답변에 따라 어떻게 행동해야 하는지를 다룹니다. 이를 통해 온보딩 프로그램의 핵심 지표인 직원 유지율, 생산성, 그리고 업무에 완전히 기여하는 데 걸리는 시간을 개선할 수 있습니다.
온보딩 설문조사가 생각보다 중요한 이유
초기 이직률에 대한 데이터는 무시하기 어렵습니다. BambooHR에 따르면 신입 사원의 70%가 첫 달 안에 직무가 자신에게 적합한지 여부를 결정하고 29%는 첫 주 안에 결정을 내립니다. [2] 기업은 평균적으로 신입 사원의 잔류 여부에 영향을 미칠 수 있는 44일의 시간을 갖습니다.
체계적인 온보딩 프로세스를 갖춘 조직은 신입사원 유지율을 82% 향상시키고 생산성을 70% 이상 향상시킵니다[3]. 관리자가 적극적으로 참여할 경우 신입사원은 온보딩 경험을 탁월하다고 설명할 가능성이 3.4배 더 높습니다[1].
온보딩 질문은 문제가 퇴사로 이어지기 전에 해결할 수 있는 메커니즘을 제공합니다. 담당자를 찾기 어렵거나, 자신의 역할을 이해하지 못하거나, 팀과 소외감을 느끼는 신입 사원은 입사 후 몇 주 안에 스스로 이러한 문제를 이야기할 가능성이 낮습니다. 짧고 시기적절한 설문조사는 그들에게 이러한 문제를 체계적으로 표현할 수 있는 기회를 제공합니다.
온보딩 설문조사는 언제 실시해야 할까요?
설문조사의 시기는 질문 내용만큼이나 중요합니다. 90일 차에 한 번만 설문조사를 하면 중요한 첫인상 기회를 놓치게 됩니다. 반대로 첫날에 설문조사를 하면 사람들이 아직 경험하지 못한 것을 평가하게 됩니다. 적절한 주기로 설문조사를 진행하면 각 변곡점에서 데이터를 얻을 수 있습니다.
3일차부터 7일차까지 — 첫인상
물류 및 첫인상에 대해서만 질문하세요. 문화나 관리자와의 관계의 질을 평가하기에는 너무 이른 시점이지만, 시스템 접근 권한 문제, 불분명한 일정, 또는 취소된 사무실 투어와 같은 기본적인 설정상의 문제점을 파악하기에는 가장 적절한 시기입니다.
30일차 — 초기 통합
4주 차가 되면 신입 사원은 팀, 관리자, 그리고 일상 업무에 충분히 적응하여 직무 명확성과 지원에 대한 의미 있는 피드백을 제공할 수 있게 됩니다. 이 설문조사가 전체 과정에서 가장 중요합니다.
60일차 - 모멘텀 점검
두 달 후에는 첫인상이 유지되는지 평가할 수 있습니다. 자신의 업무와 조직의 목표를 연결하는 데 어려움을 겪는 직원들은 이때 분명하게 드러날 것입니다.
90일차 — 프로그램 평가
입사 후 90일이 지나면 신입 사원들에게 온보딩 프로세스 전반에 대한 평가를 요청하세요. 이때 프로그램 설계에 필요한 데이터를 수집할 수 있습니다.
카테고리별 온보딩 질문
역할 명확성
불분명한 기대는 조기 이직의 가장 흔한 원인 중 하나입니다. 여러 HR 소스에서 인용한 설문 조사에 따르면 신입 직원의 44%는 직속 관리자가 누구인지 모른다고 답했고, 65%는 질문이 있을 때 누구에게 연락해야 하는지 모른다고 답했습니다.[3] 역할 명확성 질문은 이러한 격차를 조기에 드러냅니다.
- 당신은 일상적인 업무에 대해 명확하게 이해하고 있습니까?
- 실제 업무 내용이 면접 과정에서 설명된 내용과 일치합니까?
- 당신은 입사 후 30일, 60일, 90일 시점에서 당신의 역할에서 성공이란 무엇인지 알고 있습니까?
- 업무에 필요한 도구와 시스템 접근 권한이 있으신가요?
- 당신의 역할에 대해 궁금한 점이 있을 때 누구에게 문의해야 하는지 알고 계신가요?
이러한 질문들은 간단한 예/아니오 또는 5점 척도 동의 질문으로 구성하는 것이 효과적입니다. 이러한 질문 중 어느 하나라도 점수가 낮게 나오면 채용 담당자가 일반적인 이메일이 아닌 직접적인 후속 조치를 취해야 합니다.
관리자 지원
Gallup의 연구에 따르면 관리자와의 관계는 온보딩 성공의 가장 큰 예측 변수입니다. 관리자가 적극적으로 참여하면 신입 사원의 만족도와 참여도가 급격히 증가합니다[1].
- 당신의 상사는 얼마나 자주 당신과 일대일로 소통하나요?
- 당신의 상사는 우선순위에 대해 명확한 지침을 제공하나요?
- 상사에게 도움을 요청하는 것이 얼마나 편안하게 느껴지시나요?
- 당신의 상사는 당신의 업무에 대해 유용한 피드백을 제공하나요?
- 당신의 상사가 당신의 성공에 진심으로 관심을 갖고 있다고 생각하시나요?
체크인 빈도 관련 질문에는 빈도 척도(전혀 없음/거의 없음/가끔/자주/항상)를 사용하고, 관계의 질 관련 질문에는 만족도 척도(매우 불만족~매우 만족)를 사용하십시오.
팀 통합
사회적 유대감은 업무 성과를 향상시킵니다. 소속감을 느끼는 직원들은 업무 몰입도가 높고 입사 첫 해에 퇴사할 가능성이 낮습니다.
- 함께 일하게 될 모든 팀원들을 소개받으셨나요?
- 당신은 팀의 소중한 일원이라고 느끼십니까?
- 동료들과 비공식적으로 교류할 기회가 있나요?
- 팀의 업무가 조직의 더 큰 목표에 어떻게 부합하는지 이해하고 계신가요?
- 팀원 중 누군가가 당신이 빠르게 적응할 수 있도록 특별히 도와준 적이 있나요?
문화와 가치
조직 문화와 연결되지 않는 신입 사원은 직무 자체가 적합하더라도 이직할 가능성이 더 높습니다. BambooHR은 효과적인 문화 교육을 받은 직원의 91%가 직장에 소속감을 느끼는 반면, 온보딩에 그러한 요소가 부족했다고 응답한 직원은 29%에 불과하다고 밝혔습니다.[2]
- 당신은 회사의 가치관과 그것이 일상 업무에 어떻게 반영되는지 이해하고 있습니까?
- 입사 당시 들었던 내용과 회사 문화가 일치한다고 생각하시나요?
- 직장에서 있는 그대로의 자신을 편안하게 드러내실 수 있나요?
- 일을 시작한 이후로 문화에 관해 놀랐던 점이 있나요?
- 입사를 고려 중인 친구에게 이곳 문화를 어떻게 설명하시겠습니까?
마지막 두 질문은 자유 텍스트 입력란으로 하는 것이 더 효과적입니다. 답변을 통해 척도형 질문으로는 포착할 수 없는 부분들이 드러나는 경우가 많습니다.
훈련과 발전
신입사원의 76%는 직무에서 성공하기 위해서는 교육이 중요하다고 말합니다[2]. 교육 프로그램에 부족한 부분이 있다면 여기서 확인할 수 있습니다.
- 입사 교육이 실제 업무에 필요한 준비를 갖추도록 도와주었나요?
- 교육 과정은 체계적으로 잘 구성되어 있었고 이해하기 쉬웠습니까?
- 더 많은 훈련이 필요하다고 느끼는 주제나 기술이 있습니까?
- 독립적으로 업무를 수행하기 전에 교육을 완료할 충분한 시간이 있었습니까?
- 전반적인 교육 경험의 질을 어떻게 평가하시겠습니까?
온보딩 프로그램 평가 (90일차)
이 질문들은 프로그램 자체를 평가하기 위한 것이지, 개인의 경험을 평가하기 위한 것이 아닙니다. 개별적인 후속 조치보다는 프로그램 개선을 위해 이 질문들을 활용하십시오.
- 온보딩 과정 전반에 대해 얼마나 만족하십니까?
- 온보딩 과정에서 가장 유용했던 부분은 무엇이었나요?
- 만약 당신이 이 프로그램을 설계한다면 무엇을 바꾸시겠습니까?
- 온보딩 과정이 당신이 맡은 역할을 수행할 준비가 되었다고 느끼는 데 도움이 되었나요?
- 비슷한 직종을 찾는 친구에게 이 회사를 추천할 가능성은 얼마나 되십니까?
실제 사례: 대규모 온보딩
분기별로 신입 사원을 채용하는 중견 기술 기업에서 면접 결과는 긍정적이었음에도 불구하고 90일 이내 이직률이 높은 것을 발견했습니다. 이에 따라 입사 후 7일, 30일, 90일에 걸쳐 구조화된 3회 설문조사를 도입한 결과, 30일 차 설문조사에서 일관된 패턴이 나타났습니다. 특정 부서의 신입 사원들이 조직 전체의 다른 부서 직원들에 비해 관리자의 소통 능력을 현저히 낮게 평가한 것입니다.
설문조사 데이터가 없었다면 이러한 문제는 드러나지 않았을 것입니다. 팀장은 정기적인 부서 전체 회의가 충분한 소통이라고 생각했습니다. 하지만 신입 직원들은 그 회의를 개별적인 소통이 아닌, 단순히 부서 전체에 공지하는 자리로 받아들였습니다.
문제점이 파악되자 해결책은 간단했습니다. 입사 후 60일 동안 매주 1:1 면담을 의무화한 것입니다. 그 결과, 이후 두 기수 동안 해당 부서의 이직률이 약 3분의 1로 감소했습니다.
온보딩 질문의 핵심은 구체적인 문제, 구체적인 변화, 측정 가능한 결과와 같은 결과물을 도출하는 것입니다. 이러한 질문은 누군가가 실제로 답변을 읽고 그에 따라 행동할 때만 효과를 발휘합니다.
질문 형식 팁
설문조사는 짧게 하세요. 7일 차 설문조사는 20개가 아니라 5~7개 문항으로 구성되어야 합니다. 설문조사 길이가 길어질수록 응답률이 크게 떨어지고, 불완전한 설문조사는 짧고 응답이 완료된 설문조사보다 질이 떨어집니다.
척도형 질문과 주관식 질문을 혼합하여 사용하세요. 척도형 질문(1~5점, 동의 정도, 빈도)은 집단 전체의 결과를 쉽게 종합할 수 있습니다. 주관식 질문은 구체적인 내용을 파악하는 데 도움이 됩니다. 두 가지 모두 활용하세요. 척도형 질문은 패턴을 파악하는 데, 주관식 질문은 그 패턴을 이해하는 데 사용합니다.
가능한 경우 응답을 익명으로 처리하십시오. 신입 사원은 상사가 자신의 피드백을 볼 것이라고 생각하면 솔직하게 답변하지 않을 가능성이 높습니다. 익명성은 가장 중요한 질문에 대한 답변의 질을 높입니다.
데이터를 바탕으로 가시적인 조치를 취하십시오. 직원들이 자신의 피드백이 실제로 변화로 이어지는 것을 보지 못하면, 다음 주기에서 응답률이 떨어집니다. "여러분께서 말씀하신 내용은 다음과 같고, 저희는 이러한 부분을 조정했습니다."와 같이 간략하게 요약해서 공유하는 것만으로도 피드백 과정이 마무리되고 프로세스에 대한 신뢰를 구축할 수 있습니다.
일반적인 실수를 피하기 위해
아무리 좋은 의도로 만들어진 온보딩 설문조사 프로그램이라도 설계에 몇 가지 반복적인 실수가 내재되어 있으면 제 역할을 다하지 못합니다. 가장 자주 나타나는 실수는 다음과 같습니다.
온보딩 과정 마지막에 설문조사 한 건 발송
90일째가 되어서야 피드백을 요청하는 것은 30일째에 이미 어려움을 겪던 신입 사원들을 놓치는 것과 마찬가지입니다. 프로그램 종료 설문조사는 프로그램 평가에 유용하지만, 개입이 가능한 초기 점검을 대체할 수는 없습니다. 예를 들어, 3주 차에 자신의 역할을 이해하지 못한 사람에게 13주 차에 그 사실을 알려주는 것은 도움이 되지 않습니다.
해결책: 설문조사를 7일, 30일, 60일, 90일에 걸쳐 정기적으로 실시하되, 각 설문조사의 문항 수는 짧게 하더라도 충분한 주기를 유지하십시오. 30일에 실시하는 5문항짜리 점검 설문조사가 90일에 실시하는 20문항짜리 회고 설문조사보다 훨씬 유용합니다.
모든 단계에서 동일한 질문을 던지는 것
일부 팀은 시간을 절약하기 위해 모든 설문 조사 단계에서 단일 질문 세트를 재사용합니다. 하지만 "담당 업무를 수행할 준비가 되었다고 생각하십니까?"와 같은 질문은 7일 차와 60일 차에 의미가 크게 달라집니다. 너무 일찍 질문하면 혼란을 야기하고, 너무 늦게 질문하면 시정 조치를 취할 기회를 놓치게 됩니다.
해결책: 각 질문을 실행 가능한 단계에 맞춰 배치하세요. 7일차는 물류 및 첫인상 점검, 30일차는 역할 명확화 및 관리자와의 관계 구축, 90일차는 프로그램 전반에 대한 성찰을 위한 시간입니다.
데이터를 수집했지만 결과를 도출하지 못했습니다.
이것이 가장 흔한 실패 지점입니다. 인사팀은 설문조사를 실시하고 결과를 내부적으로 검토한 후 다음 단계로 넘어갑니다. 신입 사원들은 자신들의 의견이 제대로 반영되지 않는 것을 느끼고, 그 결과 후속 채용에서 응답률이 떨어집니다. 더 중요한 것은 데이터에서 드러난 문제점들이 해결되지 않는다는 점입니다.
해결책은 각 설문 조사 항목별로 담당자를 지정하는 것입니다. 예를 들어 관리자 지원 관련 의견은 인사 관리자에게, 교육 부족 부분은 인재 개발팀에, 물류 관련 문제는 인사 운영팀에 전달하는 식입니다. 그런 다음, 설문 조사 결과를 간략하게 요약하여 전체 구성원과 공유하세요. 어떤 내용을 들었고, 어떤 부분을 개선할 것인지 명확하게 전달하는 것이 중요합니다. 모든 내용을 자세히 설명할 필요는 없습니다. 짧은 메시지만으로도 피드백을 읽고 진지하게 받아들였다는 것을 보여줄 수 있습니다.
관리자 질문에 대한 익명 수집을 건너뛰기
신입 사원 교육 설문조사에서 관리자와의 관계의 질은 측정해야 할 가장 중요한 요소 중 하나이지만, 응답이 익명으로 이루어지지 않을 경우 부정확한 데이터가 나올 가능성이 가장 높은 항목이기도 합니다. 입사 첫 몇 주 차의 신입 사원은 관리자에게 직접 전달되는 설문지나 관리자가 참석한 회의에서 관리자를 부정적으로 평가하지 않을 것입니다.
해결책: 관리자 관련 질문은 기본적으로 익명으로 처리하고, 신입 사원에게 답변하기 전에 이 점을 명확히 알리세요. 설문 도구가 익명화를 지원하지 않는다면, 관리자 관련 질문은 자유 응답형으로 처리하고 결과를 공유하기 전에 수동으로 집계하세요.
온보딩 설문조사 실행하기 AhaSlides
신입 사원들이 실제로 설문 조사에 참여하도록 하는 것은 절반의 과제입니다. 이메일로 보내는 긴 설문지는 무시하기 쉽고, 특히 첫 주에는 받은 편지함이 이미 너무 많아 부담스러울 수 있습니다.
AhaSlides 이 기능을 사용하면 온보딩 설문조사를 실시간 대화형 세션으로 진행할 수 있습니다. 그룹 온보딩 회의에서 또는 링크를 통해 비동기적으로 진행할 수 있습니다. 평점 척도 질문, 객관식 질문, 주관식 답변을 하나의 흐름에서 혼합하여 사용할 수 있으며, 결과는 실시간으로 표시되므로 인사 또는 교육팀은 스프레드시트로 내보낼 때까지 기다릴 필요 없이 즉시 부족한 부분을 파악할 수 있습니다.
특히 그룹 온보딩의 경우, 세션 말미에 실시간 설문조사를 실시하고 결과를 함께 검토하는 것은 분위기를 완전히 바꿔놓습니다. 신입 사원들은 동료들의 응답이 화면에 종합적으로 표시되는 것을 볼 수 있는데, 이는 비공개 설문지로는 결코 불가능했던 대화를 이끌어내는 계기가 됩니다. 교육 콘텐츠 자체에 있어서도 이러한 설문조사를 교육 내용과 함께 활용하면 효과적입니다. 온라인 강좌 제작자 신입 직원이 정기 점검 사이에 자신의 속도에 맞춰 온보딩 모듈을 진행할 수 있도록 합니다.
지우면 좋을거같음 . SM
[1] 갤럽. 신규 고객 유지에 있어 온보딩 경험이 중요한 이유. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. 첫인상이 모든 것을 좌우합니다: 신입 사원의 성공 여부를 결정짓는 데 44일이 주어집니다. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. 27명 이상 직원 온보딩 관련 통계 및 트렌드. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
