Долбоорду башкаруудагы иштин бөлүштүрүлүшү | 2024-жылы башталгыч үчүн колдонмо

Долбоорду башкаруу оркестрди жетектейт. Ар бир бөлүк шедеврге жетүү үчүн бирге иштеши керек. Бирок бардыгын ойдогудай жүргүзүү - бул бөлүктөрдүн бири-бирине дал келбегендиги, каталардын болушу жана бардыгы иретсиз болуп кетүү мүмкүнчүлүгү сыяктуу көйгөйлөр менен чыныгы кыйынчылык.

Бул жерде Долбоорду башкаруудагы иштин бөлүштүрүлүшү (WBS) кирет. Аны долбоордун ар бир бөлүгүн жакшылап чогуу иштешине жардам берген дирижердун таякчасы деп ойлоңуз.

Бул блог постунда биз долбоорду башкаруудагы Жумуштарды бөлүштүрүү структурасынын концепциясына кирип, анын негизги өзгөчөлүктөрүн изилдейбиз, мисалдарды келтиребиз, түзүү кадамдарын белгилейбиз жана аны өнүктүрүүгө жардам бере турган куралдарды талкуулайбыз.

Мазмуну

• Долбоорду башкарууда иштин бөлүштүрүлүшү деген эмне?
• Долбоорду башкаруудагы иштин бөлүнүү структурасынын негизги мүнөздөмөлөрү
• WBS менен жумушту бөлүштүрүү графигинин ортосундагы айырмачылыктар
• Долбоорду башкаруудагы иштин бөлүштүрүлүшүнүн мисалдары
  • 1/ WBS Spreadsheet
  • 2/ WBS Блок-схемасы
  • 3/ WBS тизмеси
  • 4/ WBS Гант диаграммасы
• Долбоорду башкарууда иштин бөлүштүрүлүшүн кантип түзүү керек
  • Долбоорду башкарууда WBS түзүү үчүн 6 кадам
  • Мыкты кеңештер
• Долбоорду башкаруудагы иштин бөлүштүрүлүшүнүн куралдары
  • 1. Microsoft долбоору
  • 2.wrike
  • 3. Lucid диаграммасы
  • 4. Мен Trello
  • 5. MindGenius
  • 6. Smartsheet
• Жыйынтык

AhaSlides менен көбүрөөк кеңештер

• Долбоорду башкаруу
• Долбоорду баалоо мисалдары
• Microsoft долбоору альтернатива

Долбоорду башкарууда иштин бөлүштүрүлүшү деген эмне?

Долбоорду башкаруудагы Work Breakdown Structure (WBS) бул долбоорду кичине жана башкара турган бөлүктөргө бөлүү куралы. Бул долбоордун менеджерлерине долбоорду аяктоо үчүн талап кылынган жеке тапшырмаларды, натыйжаларды жана жумуш пакеттерин аныктоого мүмкүндүк берет. Ал аткарылышы керек болгон нерселердин ачык-айкын жана структураланган баяндамасын берет.

WBS негизги куралы болуп саналат Долбоорду башкаруу анткени ал эмне кылуу керектиги үчүн так негиз берет:

• Долбоордун масштабын натыйжалуу пландаштырыңыз жана аныктаңыз.
• Убакыт, чыгымдар жана ресурстар үчүн так эсептөөлөрдү иштеп чыгуу.
• Тапшырмаларды жана милдеттерди дайындоо.
• Прогресске көз салып, мүмкүн болуучу тобокелдиктерди же көйгөйлөрдү эрте аныктаңыз.
• Долбоор командасынын ичинде байланышты жана кызматташууну жакшыртуу.

Долбоорду башкаруудагы иштин бөлүнүү структурасынын негизги мүнөздөмөлөрү

WBS долбоордун эң жогорку деңгээли катары башталат жана андан кийин долбоордун майда бөлүктөрүн майда-чүйдөсүнө чейин чагылдырган суб-деңгээлдерге бөлүнөт. Бул деңгээлдер долбоорду аяктоо үчүн зарыл болгон этаптарды, жыйынтыктарды, тапшырмаларды жана кошумча тапшырмаларды камтышы мүмкүн. Долбоор дайындалганга жана натыйжалуу башкарууга жетишерлик кичинекей жумушчу пакеттерге бөлүнгөнгө чейин бузулуу уланат.

WBSтин негизги өзгөчөлүктөрү төмөнкүлөрдү камтыйт:

• Иерархия: Долбоордун бардык элементтеринин визуалдык, дарак структураланган көрүнүшү, эң жогорку деңгээлден эң төмөнкү жумушчу пакеттерге чейин.
• Өз ара эксклюзивдүүлүк: WBSтин ар бир элементи бири-бирине дал келбеген айырмаланып турат, бул так жоопкерчилик тапшырмаларын камсыз кылат жана аракеттердин кайталануусуна жол бербейт.
• Аныкталган натыйжа: WBSтин ар бир деңгээли аныкталган натыйжага же натыйжага ээ, бул прогрессти жана натыйжалуулукту өлчөөнү жеңилдетет.
• Жумуш пакеттери: WBSтин эң кичинекей бирдиктери, жумуш пакеттери жетиштүү деталдаштырылган, бул долбоордун командасынын мүчөлөрү эмне кылуу керектигин түшүнүп, чыгымдарды жана убакытты так эсептеп, милдеттерди бөлүштүрө алат.

WBS менен жумушту бөлүштүрүү графигинин ортосундагы айырмачылыктар

Экөө тең долбоорду башкарууда маанилүү инструменттер болсо да, алар ар кандай максаттарга кызмат кылат. 

Экөөнүн ортосундагы айырманы түшүнүү долбоордун натыйжалуу пландаштырылышы жана аткарылышы үчүн абдан маанилүү.

Жыйынтыктап айтканда, Ишти бөлүштүрүү структурасы "эмне" Долбоордун - бардык тартылган иштерди аныктоо - иштин графиги (же долбоордун графиги) "качан" убакыттын өтүшү менен бул милдеттерди пландаштыруу менен. 

Долбоорду башкаруудагы иштин бөлүштүрүлүшүнүн мисалдары

Долбоорду башкарууда иштин бөлүнүшүнүн структурасы кабыл ала турган ар кандай форматтар бар. Бул жерде карап чыгуу үчүн кээ бир жалпы түрлөрү болуп саналат:

1/ WBS электрондук жадыбал: 

Бул формат долбоордун пландаштыруу этабында ар кандай тапшырмаларды же иш-аракеттерди визуалдык түрдө уюштуруу үчүн эң сонун.

• жакшы жактары: Тапшырмаларды уюштуруу, деталдарды кошуу жана өзгөртүү оңой.
• жактары: Татаал долбоорлор үчүн чоң жана ыңгайсыз болуп калышы мүмкүн.

2/ WBS схемасы: 

Долбоорду башкарууда иштин бөлүштүрүлгөн структурасын блок-схема катары көрсөтүү долбоордун бардык компоненттеринин визуализациясын жеңилдетет, мейли топ, категория же этап боюнча категориялар.

• жакшы жактары: Тапшырмалардын ортосундагы мамилелерди жана көз карандылыкты ачык көрсөтөт.
• жактары: Жөнөкөй долбоорлорго ылайыктуу эмес жана визуалдык түрдө баш аламан болушу мүмкүн.

3/ WBS тизмеси: 

WBSиңиздеги тапшырмаларды же мөөнөттөрдү тизмелөө прогресске көз салуу үчүн жөнөкөй жолу болушу мүмкүн.

• жакшы жактары: Жөнөкөй жана кыска, жогорку деңгээлдеги серептөөлөр үчүн эң сонун.
• жактары: Тапшырмалардын ортосундагы деталдар жана мамилелер жок.

4/ WBS Гантт диаграммасы:

WBS үчүн Гант диаграммасынын форматы сиздин долбоордун так визуалдык графигин сунуштайт, бул бүткүл долбоордун графигин түшүнүүнү жеңилдетет.

• жакшы: Долбоордун мөөнөттөрүн жана графиктерин визуалдаштыруу үчүн эң сонун.
• жактары: түзүү жана сактоо үчүн кошумча күч-аракетти талап кылат.

Долбоорду башкарууда иштин бөлүштүрүлүшүн кантип түзүү керек

Долбоорду башкарууда иштин бөлүштүрүү структурасын түзүү боюнча колдонмо:

Долбоорду башкарууда WBS түзүү үчүн 6 кадам:

1. Долбоордун көлөмүн жана максаттарын аныктоо: Долбоордун максаттарын жана эмнени жеткирүү керек экенин так белгилеңиз.
2. Долбоордун негизги этаптарын аныктоо: Долбоорду логикалык, башкарылуучу этаптарга бөлүңүз (мисалы, пландоо, долбоорлоо, иштеп чыгуу, тестирлөө, жайылтуу).
3. Негизги натыйжалардын тизмеси: Ар бир фазада негизги жыйынтыктарды же продукцияны (мисалы, документтер, прототиптер, акыркы продукт) аныктаңыз.
4. Жеткирүүлөрдү тапшырмаларга бөлүңүз: Андан ары ар бир жеткиликти кичирээк, аткарыла турган милдеттерге бөлүңүз. 8-80 сааттын ичинде башкара турган тапшырмаларды аткарыңыз.
5. Тактоо жана тактоо: Бардык керектүү тапшырмалар камтылганын жана эч кандай кайталоонун жоктугун камсыз кылуу үчүн WBSтин толуктугун карап чыгыңыз. Ар бир деңгээл үчүн так иерархияны жана аныкталган натыйжаларды текшериңиз.
6. Жумуш пакеттерин дайындоо: Ар бир тапшырма үчүн так ээлик кылууну аныктап, аларды жеке адамдарга же командаларга дайындаңыз.

Мыкты кеңештер:

• Иш-аракеттерге эмес, натыйжаларга көңүл буруңуз: Милдеттер конкреттүү кадамдарды эмес, эмнеге жетишүү керектигин сүрөттөшү керек. (мисалы, “Тип нускаларынын” ордуна “Колдонуучунун колдонмосун жазуу”).
• Аны башкара бериңиз: Иерархиянын 3-5 деңгээлине умтулуңуз, деталдарды айкындык менен тең салмактаңыз.
• Визуалдарды колдонуу: Диаграммалар же диаграммалар түшүнүүгө жана баарлашууга жардам берет.
• Пикир алуу: Ар бир адам өз ролун түшүнүшүн камсыз кылуу менен WBSти карап чыгууга жана тактоого команда мүчөлөрүн тартуу.

Долбоорду башкаруудагы иштин бөлүштүрүлүшүнүн куралдары

Бул жерде WBS түзүү үчүн колдонулган кээ бир популярдуу куралдар бар:

1. Microsoft долбоору

Microsoft Project – Колдонуучуларга деталдуу WBS диаграммаларын түзүүгө, прогресске көз салууга жана ресурстарды натыйжалуу башкарууга мүмкүндүк берген алдыңкы долбоорду башкаруу программасы.

2.wrike

Wrike кызматташуу жана реалдуу убакытта долбоорго көз салуу өзгөчөлүктөрү менен бирге күчтүү WBS түзүү функцияларын сунуш кылган булутка негизделген долбоорду башкаруу куралы.

3. Lucid диаграммасы

Lucidchart WBS диаграммаларын, блок-схемаларын жана башка уюштуруу схемаларын түзүү үчүн диаграммаларды жана маалыматтарды визуалдаштырууну камсыз кылган визуалдык жумушчу мейкиндиги.

4. Мен Trello

Trello – Ийкемдүү, картага негизделген долбоорду башкаруу куралы, анда ар бир карта WBSтин тапшырмасын же компонентин көрсөтө алат. Бул визуалдык тапшырмаларды башкаруу үчүн сонун.

5. MindGenius

MindGenius – Акыл картасына, долбоорду пландаштырууга жана тапшырмаларды башкарууга багытталган долбоорду башкаруу куралы, деталдуу WBS диаграммаларын түзүүгө мүмкүндүк берет.

6. Smartsheet

Smartsheet – Долбоорду башкаруунун онлайн инструменти, ал электрондук жадыбалды колдонуунун жөнөкөйлүгү менен WBS шаблондорун түзүү үчүн идеалдуу долбоорду башкаруу топтомунун функционалдуулугу менен айкалыштырат.

Жыйынтык

Жумуштарды бөлүштүрүү структурасы долбоорду башкарууда маанилүү курал болуп саналат. Бул башкарууга оңой болгон кичинекей тапшырмаларга долбоорду уюштурууга жардам берет. WBS ошондой эле долбоордун максаттарын жана натыйжаларын тактап, пландаштырууну, ресурстарды бөлүштүрүүнү жана прогресске көз салууну натыйжалуураак кыла алат.

💡Сиз WBS түзүүнүн эски, кызыксыз ыкмасынан чарчадыңызбы? Ооба, нерселерди алмаштырууга убакыт келди! сыяктуу интерактивдүү куралдар менен AhaSlides, сиз WBSти кийинки деңгээлге көтөрө аласыз. Кызыктуу жана интерактивдүү чөйрөнү түзүп жатканда, реалдуу убакыт режиминде командаңыздан пикирлерди чогултуп, мээ чабуулун элестетиңиз. Кызматташуу менен, сиздин командаңыз моралдык маанайды көтөрүүчү жана ар бир адамдын идеяларын угууну камсыз кылган кеңири план түзө алат. 🚀 Биздин изилдөө Калып: бүгүн долбоорду башкаруу стратегиясын жогорулатуу үчүн!

Шилтеме: Forbes | Adobe | Долбоордун менеджери