Ultimate Event Risk Management Checkliste | 15 Must-Haves fir Event Erfolleg ze garantéieren

Äert Häerz rennt wéi Dir Iech déi schlëmmste Szenarie virstellt:

❗️ E Spriecher fällt e puer Minutte virum Bühn op.

❗️ Är Plaz verléiert op eemol d'Kraaft um Eventdag.

❗️ Oder am schlëmmste vun allem - een gëtt bei Ärem Event verletzt.

D'Gedanken, déi de Bauch dréinen, halen Iech an der Nuecht op.

Awer och déi chaotesch Eventer kënne geréiert ginn - wann Dir virsiichteg a systematesch am Viraus plangt.

Eng einfach Event Risiko Management Checklëscht kann Iech hëllefen, potenziell Themen z'identifizéieren, virzebereeden an ze reduzéieren ier se Äert Event oflafen. Loosst eis déi 10 Must-Haves an der Checklëscht erausfannen fir Suergen an e gutt geluechte Handlungsplang ze transforméieren.

Dësch vun zefridde

• Iwwersiicht
• Wat ass d'Risikomanagement vun engem Event?
• Fënnef Schrëtt fir Risikomanagement als Eventplaner
• Event Risk Management Checkliste
• Fënnef Elementer vun Risiko Management
• Checkliste am Eventmanagement
• Takeaways
• Oft gestallten Froen

Iwwersiicht

Wat ass Event Risiko?	Onerwaart an onerwaart Problemer déi negativ Organisateuren an d'Firma Branding beaflossen.
Beispiller vun Event Risiko?	Extrem Wieder, Liewensmëttelsécherheet, Feier, Stéierungen, Sécherheetsbedrohungen, finanzielle Risiko,…

Wat ass d'Risikomanagement vun engem Event?

Event Risikomanagement involvéiert potenziell Risiken oder Themen z'identifizéieren déi en Event bedrohen kënnen, an dann Prozesser a Virsiichtsmoossnamen op der Plaz setzen fir dës Risiken ze reduzéieren. Dëst hëlleft Event Organisateuren hunn Noutfall Pläng prett Stéierungen ze minimiséieren a séier recuperéieren wann Problemer do optrieden. Eng Checklëscht fir Eventrisikomanagement gëtt och benotzt fir sécherzestellen datt all potenziell Bedrohung iwwerschratt gëtt.

Déi Fënnef Schrëtt fir Risiko ze managen als Eventplaner

Mir wëssen datt et stresseg ass als Eventplaner mat all de Méiglechkeeten déi optriede kënnen. Fir Iech vun Iwwerdenken ze retten, befollegt eis einfach 5 Schrëtt fir e perfekte Risikomanagementplang fir Eventer ze maachen:

• Identifizéieren Risiken - Brainstorm all méiglech Saachen déi bei Ärem Event falsch kënne goen. Bedenkt Faktore wéi Plazprobleemer, schlecht Wieder, Technologiefehler, Spriecherannuléierungen, Liewensmëttelprobleemer, Verletzungen, geréng Präsenz, etc. Denkt breed a setzt et op eng Brainstorming Tool fir d'Iddien intakt ze halen.

Brainstorm Dir nei Weeër?

Benotzt de Brainstorming-Tool op AhaSlides fir méi Iddien op der Aarbecht ze generéieren, a wann Dir Event organiséiert!

🚀 Mellt Iech gratis un☁️

• Bewäert d'Wahrscheinlechkeet an den Impakt - Fir all identifizéiert Eventrisiko, schätzt wéi wahrscheinlech et geschitt ass a wéi eng potenziell Impakt et op Ären Event kéint hunn. Dëst hëlleft festzestellen, wéi eng Risiken déi grëndlechst Mitigatiounspläng erfuerderen.

• Entwéckelen Noutfall Pläng - Fir méi héich Prioritéit Risiken, erstellt spezifesch Backuppläng, Léisungen a Kontingenten fir Stéierungen ze minimiséieren wann dës Risiken materialiséieren. Dëst kann bestätegen alternativ Plazen, Fournisseuren, Flugplang, etc.

• Verantwortung zouginn - Maacht eng Persoun verantwortlech fir d'Ausféierung vun all Noutfallplang a vermëttelt d'Rollen kloer mat Ärem Team. Dëst garantéiert datt iergendeen handelt wann e Risiko tatsächlech geschitt.

• Praxis Är Pläng - Run duerch potenziell Szenarie fir Lücken an Ären Event Risikomanagement Pläng z'identifizéieren. Training vun Ärem Team iwwer wéi een a verschiddene Situatiounen reagéiert wäert Vertrauen opbauen, sou datt se erfollegräich Themen verwalten déi um Dag vum Event entstinn.

Tipps fir Besser Engagement

• Eventverwaltung
• Event Design
• Business Netzwierker

Event Risk Management Checkliste

Wat sinn d'allgemeng Punkten eng Event Risikomanagement Checklëscht muss ofdecken? Sich no Inspiratioun mat eisen Event Risiken Checklëscht Beispiller hei drënner.

#1 - Plaz
☐ Kontrakt ënnerschriwwen
☐ Genehmegungen a Lizenzen kritt
☐ Bebauungsplang an Arrangementer bestätegt
☐ Catering an technesch Ufuerderunge spezifizéiert
☐ Backupplaz identifizéiert an am Standby

#2 - Wieder
☐ Schwéier Wieder Iwwerwachung an Notifikatiounsplang
☐ Zelt oder alternativ Ënnerdaach verfügbar wann néideg
☐ Arrangementer gemaach fir den Event dobannen ze plënneren wann néideg

#3 - Technologie
☐ A/V an aner technesch Ausrüstung getest
☐ IT Support Kontaktinformatioun kritt
☐ Pabeierausdréck vun Material verfügbar als Backup
☐ Noutfallplang fir Internet oder Stroumausfall

# 4 - medezinesch / Sécherheet
☐ Éischt Hëllef Kits an AED verfügbar
☐ Noutausgäng kloer markéiert
☐ Personal trainéiert an Noutprozeduren
☐ Sécherheet/Police Kontaktinformatioune bei der Hand

# 5 - Spriecher
☐ Bios a Fotoen kritt
☐ Alternativ Spriecher als Backup ausgewielt
☐ Spriecher Noutfallplang matgedeelt

# 6 - Präsenz
☐ Minimum Präsenz Schwell bestätegt
☐ Annulatiounspolitik matgedeelt
☐ Remboursementplang op der Plaz wann Event annuléiert

# 7 - Versécherung
☐ Allgemeng Haftungsversécherung a Kraaft
☐ Versécherungszertifika kritt

# 8 - Dokumentatioun
☐ Kopie vu Kontrakter, Genehmegungen a Lizenzen
☐ Kontaktinformatioun fir all Ubidder a Liwweranten
☐ Eventprogramm, Agenda an/oder Route

# 9 - Personal / Fräiwëlleger
☐ Rollen déi dem Personal a Benevolat zougewisen ginn
☐ Backupe verfügbar fir auszefëllen fir No-Shows
☐ Noutprozeduren an Noutpläng Training ofgeschloss

# 10 - Iessen a Gedrénks
☐ Hutt Backups verfügbar fir all perishable Versuergung
☐ Alternativ Nahrungsméiglechkeete virbereet am Fall vu Verspéidung / falscher Uerdnung / Gäscht mat Allergien
☐ Extra Pabeierprodukter, Geschir an Déngschtware sinn verfügbar

# 11 - Offall a Recycling
☐ Dreckskëschten a Recyclingscontainer verdeelt
☐ Rollen zougewisen fir Dreck während an nom Event ze sammelen

# 12 - Prozedure fir d'Behandlung vun Reklamatiounen
☐ Personal Member designéiert fir Beschwerde vun de Participanten ze behandelen
☐ E Protokoll fir Problemer ze léisen an Remboursementer / Kompensatioun ze bidden wann néideg

# 13 - Noutfall Evakuéierungsplang
☐ Evakuéierungsrouten an Treffpunkte virbereet
☐ Huet d'Personalmemberen no bei Sortien stationéiert

# 14 - Lost Persoun Protokoll
☐ Personal responsabel fir verluer Kanner/Alter/Behënnert designéiert
☐ Kontaktinformatioune fir Elteren / Erzéiungsberechtegte vu Mannerjäregen kritt

# 15 - Tëschefall Berichterstattung
☐ Tëschefallberichtformular erstallt fir Personal fir Noutfäll ze dokumentéieren

Déi fënnef Elementer vum Risikomanagement

Risiko ass net nëmme Pech - et ass Deel vun all Venture. Awer mat dem richtege Event Risikomanagementplang kënnt Dir de Chaosrisiko entstinn an d'Bedrohungen a Chancen ëmsetzen. Déi fënnef Approche fir Risikomanagement enthalen:

• Risiko Identifikatioun - Denkt kleng Saachen wéi Tech Glitches ... de ganze Wee bis op eng total Katastroph. Oplëschtung Risiken kritt se aus Ärem Kapp an op Pabeier wou Dir hinnen konfrontéiert.

• Geforenanalys- Bewäert all Risiko fir ze verstoen wat déi gréisste Bedrohung duerstellt. Bedenkt: Wéi wahrscheinlech ass dat geschitt? Wat fir Schued kéint erreechen wann et geschitt? Prioritéit Risiken fokusséieren Är Efforten op déi Themen déi wierklech wichteg sinn.

• Risiko Ofsenkung - Hutt Pläng fir zréck ze kämpfen! Betruecht Weeër fir d'Chancen ze reduzéieren datt e Risiko geschitt, all Impakt ze reduzéieren wann et geschitt, oder béid. Wat Dir méi Risiken am Viraus schwäche kënnt, wat manner se Iech stéieren.

• Risiko Iwwerwaachung - Wann Är initial Pläng op der Plaz sinn, bleift waakreg. Monitor fir Schëlder nei Risiken entstinn oder al Risiken änneren. Passt Är Strategien un wéi néideg fir mat der evoluéierender Bedrohungslandschaft ze halen.

• Risiko Berichterstattung - Deelt Risiken a Pläng mat Ärem Team. Anerer an d'Loop ze bréngen kritt Buy-in, weist Schwächen déi Dir verpasst hutt a verdeelt Verantwortung fir d'Gestioun vu Risiken.

Wat ass eng Checkliste am Event Management?

Eng Checklëscht am Eventmanagement bezitt sech op eng Lëscht vun Elementer oder Aufgaben, déi d'Organisateuren vun Eventer verifizéieren, am Viraus vun engem Event virbereet, arrangéiert oder geplangt sinn.

Eng ëmfaassend Risikomanagement Checklëscht hëlleft sécherzestellen datt näischt Wichtegs iwwersinn gëtt wéi Dir all d'Detailer arrangéiert fir en Event erfollegräich auszeféieren.

Checkliste sinn nëtzlech fir Eventmanagement well se:

• Gitt Kloerheet a Struktur - Si leeën an enger Uerdnung alles detailléiert wat gemaach muss ginn, sou datt näischt duerch d'Rëss fällt.

• Encouragéiert grëndlech Virbereedung - Iwwerpréift vun Elementer motivéiert d'Organisateuren fir sécherzestellen datt all Arrangementer a Virsiichtsmoossname wierklech op der Plaz sinn ier d'Evenement ufänkt.

• Verbessert Kommunikatioun - Équipë kënnen d'Checklëschtartikelen opdeelen an zouginn fir sécherzestellen datt jiddereen seng Rollen a Verantwortung versteet.

• Ënnerstëtzung Konsequenz - D'Benotzung vun der selwechter Checklëscht fir widderhuelend Eventer hëlleft Standarden z'erhalen a Beräicher fir Verbesserung all Kéier ze fangen.

• Entdeckt Lücken oder Schwächen - Onkontrolléiert Elementer markéieren vergiess Saachen oder erfuerderen méi Planung, wat Iech erlaabt se unzegoen ier Probleemer entstinn.

• Erliichtert Iwwerreechungen - D'Checklëscht un nei Organisateuren iwwerginn hëlleft hinnen alles ze verstoen wat gemaach gouf fir virdrun erfollegräich Eventer ze plangen.

Takeaways

Mat dësen Extras an Ärer Event Risikomanagement Checklëscht sidd Dir gutt virbereet fir d'Schluechtfeld! Virbereedung transforméiert potenziell Chaos a roueg Vertrauen. Also füügt all Element op Är Lëscht. Kräizt se een nom aneren of. Kuckt datt d'Checklëscht d'Suerg an d'Muecht ëmgestalt. Well wat Dir méi virwaart, wat besser Risiken op Är virsiichteg Planung a Virbereedung ofginn.

Oft gestallten Froen