Galutinis įvykių rizikos valdymo kontrolinis sąrašas | 15 būtinų dalykų, kurių reikia norint užtikrinti sėkmingą renginį

Jūsų širdis plaka, kai įsivaizduojate blogiausią scenarijų:

❗️ Pranešėjas suserga likus kelioms minutėms iki lipimo į sceną.

❗️ Renginio dieną jūsų vieta staiga nutrūksta.

❗️ Arba blogiausia – kas nors nukenčia jūsų renginyje.

Skrandį verčiančios mintys neleidžia miegoti naktį.

Tačiau net ir chaotiškiausius įvykius pavyks suvaldyti – jei iš anksto kruopščiai ir sistemingai suplanuosite.

Paprastas įvykių rizikos valdymo kontrolinis sąrašas gali padėti nustatyti galimas problemas, joms pasiruošti ir sušvelninti, kol jos nesužlugdys jūsų įvykio. Išsiaiškinkime 10 dalykų, kuriuos privaloma turėti kontroliniame sąraše, kad nerimas būtų paverstas gerai parengtu veiksmų planu.

TURINYS

• Apžvalga
• Kas yra įvykio rizikos valdymas?
• Kokie yra 5 žingsniai norint valdyti riziką kaip renginių planuotoją?
• Įvykių rizikos valdymo kontrolinis sąrašas
• 5 rizikos valdymo elementai?
• Kontrolinis sąrašas renginių valdyme
• Takeaways
• Dažnai užduodami klausimai

Apžvalga

Kas yra įvykio rizikos valdymas?

Įvykių rizikos valdymas apima galimos rizikos ar problemų, kurios gali kelti grėsmę įvykiui, nustatymą ir procesų bei atsargumo priemonių taikymą šiai rizikai sumažinti. Tai padeda renginių organizatoriams parengti nenumatytų atvejų planus, kad būtų galima sumažinti trikdžius ir greitai atsigauti, jei iškiltų problemų. Taip pat naudojamas įvykių rizikos valdymo kontrolinis sąrašas, siekiant užtikrinti, kad būtų peržengta kiekviena galima grėsmė.

Kokie yra 5 žingsniai norint valdyti riziką kaip renginių planuotoją?

Žinome, kad renginių planuotojas kelia įtampą ir turi visas galimybes. Kad išvengtumėte pernelyg didelio mąstymo, atlikite 5 paprastus veiksmus ir sukurkite tobulą įvykių rizikos valdymo planą:

• Nustatyti rizikas – Sugalvokite visus įmanomus dalykus, kurie jūsų renginyje gali suklysti. Apsvarstykite tokius veiksnius kaip vietos problemos, blogas oras, technologijų gedimai, garsiakalbių atšaukimai, maisto problemos, traumos, mažas lankytojų skaičius ir t. t. Galvokite plačiai ir įvertinkite smegenų šturmo įrankis kad idėjos liktų nepakitusios.

• Įvertinkite tikimybę ir poveikį – Įvertinkite kiekvieno nustatyto įvykio rizikos tikimybę ir kokią galimą įtaką ji gali turėti jūsų įvykiui. Tai padeda nustatyti, kuriai rizikai reikia kruopščiausių mažinimo planų.

• Sukurti nenumatytų atvejų planus – Esant didesnio prioriteto rizikai, sukurkite konkrečius atsarginius planus, sprendimus ir nenumatytus atvejus, kad sumažintumėte trikdžius, jei tos rizikos pasitvirtintų. Tai gali apimti alternatyvių vietų, tiekėjų, tvarkaraščių ir kt. patvirtinimą.

• Paskirstykite pareigas – Padarykite vieną asmenį atsakingą už kiekvieno nenumatytų atvejų plano vykdymą ir aiškiai praneškite savo komandai vaidmenis. Tai užtikrina, kad kažkas imsis veiksmų, jei iš tikrųjų atsirastų rizika.

• Praktikuokite savo planus – Išbandykite galimus scenarijus, kad nustatytumėte įvykių rizikos valdymo planų spragas. Savo komandos mokymas, kaip reaguoti įvairiose situacijose, padidins pasitikėjimą savimi, kad jie galėtų sėkmingai spręsti problemas, iškilusias įvykio dieną.

Patarimai, kaip geriau įsitraukti

• Renginio vadyba
• Renginio projektavimas
• Verslo tinklai

Įvykių rizikos valdymo kontrolinis sąrašas

Kokius bendruosius dalykus turi apimti įvykių rizikos valdymo kontrolinis sąrašas? Ieškokite įkvėpimo iš toliau pateiktų įvykių rizikos kontrolinio sąrašo pavyzdžių.

#1 – Vieta
☐ Pasirašyta sutartis
☐ Gauti leidimai ir licencijos
☐ Patvirtintas aukštų planas ir įrengimo tvarka
☐ Nurodomi maitinimo ir techniniai reikalavimai
☐ Atsarginė vieta nustatyta ir veikia budėjimo režimu

#2 – Oras
☐ Sunkaus oro stebėjimo ir pranešimų planas
☐ Jei reikia, yra palapinė arba alternatyvi pastogė
☐ Esant poreikiui, organizuojamas renginio perkėlimas į patalpą

#3 – technologija
☐ Išbandyta A/V ir kita techninė įranga
☐ Gauta IT pagalbos kontaktinė informacija
☐ Kaip atsarginę kopiją galima gauti popierinius medžiagų spaudinius
☐ Nenumatytų atvejų planas dėl interneto ar elektros energijos tiekimo nutraukimo

#4 – Medicina/Sauga
☐ Yra pirmosios pagalbos vaistinėlės ir AED
☐ Avariniai išėjimai aiškiai pažymėti
☐ Personalas, apmokytas avarinių procedūrų
☐ Apsaugos / policijos kontaktinė informacija

#5 – garsiakalbiai
☐ Gautos biografijos ir nuotraukos
☐ Alternatyvūs garsiakalbiai pasirinkti kaip atsarginiai
☐ Pranešėjui perduotas nenumatytų atvejų planas

#6 – Dalyvavimas
☐ Patvirtintas minimalus lankomumo slenkstis
☐ Pranešta apie atšaukimo taisykles
☐ Jei renginys atšaukiamas, taikomas pinigų grąžinimo planas

#7 - draudimas
☐ Galioja bendrosios civilinės atsakomybės draudimo polisas
☐ Gautas draudimo liudijimas

#8 – dokumentacija
☐ Sutarčių, leidimų ir licencijų kopijos
☐ Visų pardavėjų ir tiekėjų kontaktinė informacija
☐ Renginio programa, dienotvarkė ir/ar maršrutas

#9 – Personalas/savanoriai
☐ Darbuotojams ir savanoriams priskirti vaidmenys
☐ Neatvykus galima užpildyti atsargines kopijas
☐ Baigtas avarinių procedūrų ir nenumatytų atvejų planų mokymas

#10 – Maistas ir gėrimai
☐ Turėkite atsargines greitai gendančių medžiagų kopijas
☐ Alternatyvūs maisto variantai, ruošiami vėluojant/neteisingai užsakymui/alergiškiems svečiams
☐ Galima įsigyti papildomų popieriaus gaminių, indų ir serviravimo reikmenų

#11 – atliekos ir perdirbimas
☐ Išdalintos šiukšlių dėžės ir perdirbimo konteineriai
☐ Vaidmenys, skirti rinkti šiukšles renginio metu ir po jo

#12 – Skundų nagrinėjimo tvarka
☐ Darbuotojas, paskirtas nagrinėti dalyvių skundus
☐ Protokolas, kaip išspręsti problemas ir pasiūlyti pinigų grąžinimą / kompensaciją, jei reikia

#13 – Avarinės evakuacijos planas
☐ Parengti evakuacijos maršrutai ir susitikimo vietos
☐ Darbuotojai turi būti šalia išėjimų

#14 – Pamesto asmens protokolas
☐ Paskirti darbuotojai, atsakingi už prarastus vaikus / pagyvenusius asmenis / neįgaliuosius
☐ Gauta nepilnamečių tėvų/globėjų kontaktinė informacija

#15 – Pranešimas apie incidentus
☐ Sukurta pranešimo apie incidentus forma, skirta darbuotojams dokumentuoti bet kokias ekstremalias situacijas

Kokie yra penki rizikos valdymo elementai?

Rizika nėra tik nesėkmė – tai kiekvienos įmonės dalis. Tačiau turėdami tinkamą įvykių rizikos valdymo planą galite sutramdyti chaoso keliamą riziką ir paversti grėsmes galimybėmis. Penki rizikos valdymo būdai:

• Rizikos nustatymas – Pagalvokite apie smulkmenas, tokias kaip technikos trikdžiai... iki visiškos katastrofos. Rizikos įtraukimas į sąrašą pašalina juos iš galvos ir ant popieriaus, kuriame galite su jomis susidoroti.

• Rizikos vertinimas– Įvertinkite kiekvieną riziką, kad suprastumėte, kuri kelia didžiausią grėsmę. Apsvarstykite: kokia tikimybė, kad tai įvyks? Kokia gali būti žala, jei taip atsitiks? Suteikdami pirmenybę rizikai, sutelkite pastangas į tikrai svarbias problemas.

• Rizikos mažinimas – Turi planų kovoti! Apsvarstykite būdus, kaip sumažinti rizikos atsiradimo tikimybę, sumažinti bet kokį poveikį, jei taip atsitiktų, arba abu. Kuo labiau sumažinsite riziką iš anksto, tuo mažiau jie jus trikdys.

• Rizikos stebėjimas – Kai pradėsite planus, būkite budrūs. Stebėkite, ar neatsiranda naujų pavojų arba keičiasi senos rizikos. Prireikus pakoreguokite savo strategijas, kad neatsiliktumėte nuo besikeičiančios grėsmės kraštovaizdžio.

• Rizikos ataskaitos – Pasidalykite rizika ir planais su savo komanda. Įtraukus kitus į kilpą, įgyjama dalis, atskleidžiamos silpnybės, kurias galbūt praleidote, ir paskirstoma atsakomybė už rizikos valdymą.

Kas yra renginių valdymo kontrolinis sąrašas?

Renginių valdymo kontrolinis sąrašas reiškia elementų arba užduočių, kurias renginio organizatoriai patikrina, buvo parengti, suplanuoti arba suplanuoti prieš renginį, sąrašas.

Išsamus rizikos valdymo kontrolinis sąrašas padeda užtikrinti, kad nieko svarbaus nebūtų pamiršta, kai sutvarkote visą informaciją, reikalingą sėkmingam įvykiui įvykdyti.

Kontroliniai sąrašai yra naudingi renginių valdymui, nes jie:

• Suteikite aiškumą ir struktūrą – Juose išdėstyta tvarka, detaliai nurodant viską, ką reikia padaryti, todėl niekas neiškrenta.

• Skatinkite kruopštų pasiruošimą – Daiktų patikrinimas motyvuoja organizatorius užtikrinti, kad visi susitarimai ir atsargumo priemonės būtų iš tikrųjų įvykdyti prieš prasidedant renginiui.

• Pagerinti bendravimą – Komandos gali suskirstyti ir priskirti kontrolinio sąrašo elementus, kad visi suprastų savo vaidmenis ir atsakomybę.

• Palaikykite nuoseklumą – To paties kontrolinio sąrašo naudojimas pasikartojantiems įvykiams padeda išlaikyti standartus ir kiekvieną kartą patobulinti sritis.

• Atskleiskite spragas ar trūkumus – Nepažymėti elementai išryškina pamirštus dalykus arba reikalauja daugiau planavimo, kad galėtumėte juos išspręsti prieš iškilus problemoms.

• Palengvinti perdavimą – Kontrolinio sąrašo perdavimas naujiems organizatoriams padeda jiems suprasti viską, kas buvo padaryta planuojant ankstesnius sėkmingus renginius.

Takeaways

Turėdami šiuos priedus į savo renginio rizikos valdymo kontrolinį sąrašą, esate gerai pasiruošę mūšio laukui! Pasiruošimas galimą chaosą paverčia ramiu pasitikėjimu. Taigi pridėkite kiekvieną elementą į savo sąrašą. Nubraukite juos po vieną. Stebėkite, kaip kontrolinis sąrašas paverčia nerimą galia. Nes kuo daugiau numatysite, tuo didesnė rizika pasiduos kruopščiam planavimui ir pasiruošimui.