Dauguma grupinių diskusijų žlunga, kol kas nors neprataria nė žodžio. Darbotvarkė per ilga, tylesni dalyviai niekada negauna savo eilės, o sesijos vedėjas per daug kalba. Geras moderavimas visa tai išsprendžia – ir viskas susiveda į keturis įgūdžius, kuriuos galima išmokti praktikuojantis.
Tarptautinė fasilitatorių asociacija (IAF) apibrėžia fasilitavimo kompetenciją šešiose srityse, tačiau kasdienis darbas, su kuriuo susiduria dauguma mokymo ir tobulėjimo specialistų bei žmogiškųjų išteklių komandų, sutelktas į mažesnį praktinio elgesio rinkinį: gerą klausymąsi, tinkamų klausimų uždavimą, visų įtraukimą ir sąžiningą laiko valdymą [1]. Šiame įraše aptariami šie keturi įgūdžiai, pateikiant konkrečius kiekvieno iš jų metodus ir kontrolinį sąrašą, kurį galite panaudoti kitame užsiėmime.
Kas iš tikrųjų yra moderavimo įgūdžiai
Moderavimas – tai gebėjimas vadovauti grupei bendrame procese jos nedominuojant. Moderatorius yra atsakingas už struktūrą, o ne už atsakymus. Šis skirtumas yra svarbus, nes daugelis žmonių, vedančių susitikimus ar mokymus, painioja šiuos du vaidmenis – jie pasirodo su sprendimais, o ne klausimais, ir grupė niekada neturi galimybės pagalvoti.
Žemiau pateikti keturi įgūdžiai skirti elgesio modeliams, kurie tiesiogiai veikia tai, ar grupė sukuria naudingą produktą, ar tiesiog užpildo kambarį valandai.
1. Aktyvus klausymas
Aktyvus klausymasis nėra pasyvus dėmesys. Tam reikia sąmoningai sekti, ką sako kiekvienas žmogus, atkreipti dėmesį į jų pasirinktą kalbą ir reaguoti taip, kad būtų signalas apie turinio pasiekimą. Fasilitatoriui tai taip pat yra diagnostinis aspektas: tai, ką žmonės sako per pirmąsias dešimt sesijos minučių, parodo, kur yra energija ir pasipriešinimas.
Praktiškai aktyvus klausymasis moderavimo metu atrodo taip:
- Prieš atsakydami arba nukreipdami, pakartokite dalį to, ką kažkas pasakė: „Taigi, tai, ką apibūdinate, yra atotrūkis tarp to, kas sakoma politikoje, ir to, ką vadovai iš tikrųjų daro – ar teisingai?“
- Užuot tęsę toliau, paprašykite išplėtoti temą: „Ar galite papasakoti daugiau apie tai, kas nutiko, kai išbandėte šį metodą?“
- Po teiginio leiskite tylėti. Dauguma moderatorių per greitai pradeda tolesnį klausimą; kelios tylos sekundės dažnai išprovokuoja kalbėtojo antrą, esmingesnį atsakymą.
- Venkite atlikti daug užduočių vienu metu. Akių kontaktas ir fizinis orientavimasis kalbėtojo atžvilgiu yra svarbūs – jie visai grupei signalizuoja, kad į indėlį žiūrima rimtai.
2013 m. Tyrimas Komunikacijos tyrimų ataskaitos nustatė, kad žmonės, kurie sulaukė aktyvaus klausymosi atsakymų, o ne patarimų ar tiesiog padėkos, jautėsi žymiai labiau suprasti [2]. Šis suvokiamas supratimas sukuria psichologinį saugumą grupėje, o psichologinis saugumas skatina žmones norėti pasakyti sunkius dalykus, kurie padeda darbui judėti į priekį.
2. Strateginis klausimų uždavimas
Klausimai yra pagrindinė moderatoriaus priemonė. Tinkamai naudojami jie atveria diskusiją; netinkamai naudojami – ją nutraukia. Skirtumas beveik visada yra tarp atvirų ir uždarų klausimų.
Uždari klausimai („Ar visi perskaitė parengiamąjį darbą?“) pateikia atsakymus „taip“ arba „ne“ ir nesuteikia moderatoriui nieko, su kuo reikėtų dirbti. Atviri klausimai, prasidedantys „ką“, „kaip“ arba „kodėl“, suteikia grupei erdvės mąstyti garsiai.
Naudingi klausimų tipai moderavimui:
Žvalgomasis: "Kokių variantų dar neapsvarstėme?"
Jungiamasis: "Kaip šis sprendimas galėtų paveikti kito biuro komandą?"
Betonas: "Ar kas nors gali pateikti pavyzdį, kada tai neseniai įvyko?"
Prioritetas: "Jei šiandien galėtume išspręsti tik vieną iš šių trijų problemų, kuri turėtų didžiausią poveikį?"
Vienas būdas, kurį verta įtraukti į įprotį: užduoti po vieną klausimą ir tada sustoti. Kelių dalių klausimai („Ką manote apie X ir kaip tai susiję su Y?“) išsklaido dėmesį ir dažniausiai į juos atsakoma nepilnai.
Realus pavyzdys: vidutinio dydžio technologijų įmonėje, rengiančioje po susijungimo kultūros seminarą, išorės moderatorius pradėjo klausimu: „Koks vienas dalykas, kuris gerai veikė jūsų ankstesnėje komandoje ir kurio nenorite prarasti?“ Užuot pradėjęs nuo vertybių pratimo, klausimas išryškino konkrečius elgesio modelius ir praktikas, kurios grupei iš tikrųjų rūpėjo, ir pateikė moderatoriui medžiagą, su kuria jis turėjo dirbti kitas dvi valandas.
3. Visų dalyvių įtraukimas
Trys garsiausi žmonės bet kurioje patalpoje dominuos diskusijoje, jei tik moderatorius jiems leis. Įsitraukimas – tai ne tik energijos palaikymas; tai yra užtikrinimas, kad į patalpą patektų tikrasis grupės žinių ir nuomonių spektras.
Veiksmingi metodai:
Užduodami klausimus, naudokite vardus. „Priya, tu praėjusį ketvirtį dirbai prie diegimo – koks buvo didžiausias trintis?“ yra veiksmingesnis klausimas nei „Ar kas nors, kas dalyvavo diegime, nori pasidalinti?“ Pastarasis suteikia žmonėms leidimą tylėti; pirmasis dalyvavimą paverčia numatytuoju.
Ypatingai įvertinkite indėlį. „Gera mintis“ yra bendro pobūdžio ir nieko nereiškia. „Markai, tai, ką pasakei apie perdavimo procesą, tiesiogiai susiję su tuo, ką anksčiau iškėlė Chloe“ – tai apdovanoja už indėlį ir susieja idėjas, o tai yra fasilitatoriaus vaidmens proceso metu dalis.
Pakvieskite tylesnius dalyvius, jų neversdami įtempti. Mažesnės rizikos variantas – naudoti rato sistemą („Išgirskime po žodį iš kiekvieno asmens apie tai, kaip jis jaučiasi dėl šio sprendimo“) arba mažas grupes, prieš grįžtant prie diskusijos visoje salėje. Grupės sumažina statymą tiems, kuriems nepatogu kalbėti didelėje grupėje.
Priverskite fizinę arba virtualią aplinką veikti jums palankiai. Virtualiose sesijose naudokite apklausas arba žodžių debesis, kad visų nuomonės būtų gautos vienu metu, o ne prašykite žmonių kalbėti paeiliui vaizdo skambučio metu – tokiuose vaizdo skambučiuose garso vėlavimas ir nepatogus eilės perdavimas slopina dalyvavimą.
4. Laiko valdymas
Laiko valdymas moderavimo srityje – tai ne tik laiku užbaigti užsiėmimą. Tai užsiėmimo tempo parinkimas taip, kad tinkamas laiko kiekis būtų skirtas tinkamoms dalims, o tam reikia iš anksto žinoti, kurios dalys yra svarbiausios, ir būti pasirengusiam sutrumpinti arba sutrumpinti laiką, kai grupė užsitęsia ties kažkuo mažiau svarbiu.
Keletas įpročių, kurie iš tiesų pakeičia situaciją:
Sukurkite buferį. Jei 90 minučių trukmės sesijai turite aštuonis darbotvarkės klausimus, numatykite šešis, o paskutinius du laikykite neprivalomus. Grupės beveik visada užtrunka ilgiau nei tikėtasi spręsdamos svarbiausius klausimus.
Aiškiai įvardinkite laiką. „Šiai temai dar liko dešimt minučių“ grupei yra naudingiau nei tiesiog tęsti pokalbį. Tai suteikia dalyviams galimybę pasakyti tai, ką dar reikia pasakyti prieš pereinant prie temos.
Pažymėkite, kai diskusija artėja prie pabaigos, ir leiskite grupei nuspręsti. „Mes panaudojome tam suplanuotą laiką. Turime dvi galimybes: skirti dar penkias minutes ir sutrumpinti kitą dalį arba atidėti šią dalį ir tęsti darbotvarkę. Kurią pasirinksite?“ Taip moderatorius išlaiko neutralią poziciją turinio atžvilgiu, o proceso kontrolę grąžina grupei.
Nustatykite laikmačius atskiroms veikloms. Žinojimas, kad penkių minučių užduotis baigsis po penkių minučių, pakeičia dalyvių darbo būdą – jie nusistato prioritetus ir nustoja juos tobulinti.
Bendrosios klaidų išvengti
Net patyrę fasilitatoriai pakliūva į modelius, kurie riboja grupės galimybes pasiekti. Šie keturi modeliai nuolat kartojasi mokymosi ir tobulėjimo bei žmogiškųjų išteklių kontekstuose.
Per anksti puolama prie sprendimų. Kai grupė iškelia problemą, instinktas yra nedelsiant pereiti prie jos sprendimo. Klaida yra nutraukti diagnostikos etapą, kol visi nespėjo aprašyti, ką iš tikrųjų pastebėjo. Grupė, kuri skuba ieškoti sprendimų, dažnai išsprendžia netinkamą problemą arba susitaria dėl veiksmo, kurio niekas neketina atlikti. Sprendimas paprastas: laikykite klausimą „ką turėtume daryti?“, kol grupė turės pakankamai laiko atsakyti į klausimus „ką mes žinome?“ ir „ką kiekvienas iš mūsų mato?“. Tokia seka lemia geresnius sprendimus ir nuoširdesnį pritarimą.
Konflikto nepripažinimas. Įtampa tarp dalyvių yra viena iš dažniausių priežasčių, kodėl moderuojamas užsiėmimas stringa. Kai kurie moderatoriai keičia temą arba pereina prie kito darbotvarkės klausimo, tikėdamiesi, kad trintis išsisklaidys. Taip nutinka retai. Veiksmingesnis būdas – įvardyti, kas vyksta, nelaikant kurios nors pusės: „Atrodo, kad čia yra dvi skirtingos nuomonės. Sulėtinkime tempą ir įsitikinkime, kad suprantame abi.“ Nesutarimų įvardijimas garsiai dažnai sumažina jų intensyvumą ir atveria duris produktyviam palyginimui, o ne paraleliniam kalbėjimui.
Pernelyg didelis palengvinimas. Pridėjus struktūrą, procesą ar klausimą prie kiekvienos sesijos akimirkos, grupė gali jaustis valdoma, o ne palaikoma. Tyla yra produktyvi. Nevaldomas pokalbis tarp dalyvių kartais vyksta greičiau nei formalus pratimas. Jei grupė dirba, fasilitatoriaus užduotis yra pasitraukti iš kelio ir sekti, kas sakoma, o ne pristatyti naują sistemą. Ypač nauji fasilitatoriai linkę užpildyti pauzes veikla; geresnis instinktas yra palaukti ir pažiūrėti, ar grupė pati užpildo pauzę. Gera nykščio taisyklė: jei per pastarąsias penkias minutes tris kartus įsikišote be aiškios priežasties, atsitraukite ir akimirką stebėkite, prieš vėl kalbėdami.
Praleidžiant uždarymą. Posėdžiai, kuriems pritrūksta laiko ir kurie baigiasi be tinkamo užbaigimo, palieka dalyvius neaiškius, kas buvo nuspręsta, kas už ką atsakingas ir ar laikas buvo panaudotas tinkamai. Net dviejų minučių užbaigimo pakanka apibendrinti sprendimus, įvardyti veiksmų punktus su atsakingais asmenimis ir patvirtinti tolesnius veiksmus. Būtent tos dvi minutės gerą diskusiją paverčia kažkuo, ką galima įgyvendinti. Tai taip pat rodo pagarbą dalyvių laikui ir pastangoms – žmonės labiau linkę grįžti į tolesnį posėdį, jei ankstesnis baigėsi aiškiu pažangos pojūčiu. Jei darbotvarkė nuolat perpildyta, kad būtų galima tinkamai užbaigti, tai yra planavimo problema, kurią verta išspręsti prieš kitą posėdį. Įtraukite užbaigimą į tvarkaraštį kaip nederybų bloką, o ne kaip vėlesnę mintį.
Vedėjo įgūdžių kontrolinis sąrašas
Naudokite tai prieš, per ir po sesijų.
Prieš sesiją
- Iš anksto parengta ir išplatinta darbotvarkė
- Tiriamos temos, ypač bet kokie techniškai sudėtingi dalykai
- Patvirtintas kambario išdėstymas (arba virtuali platforma)
- Paruoštos medžiagos
atidarymas
- Pasveikinkite dalyvius ir nustatykite toną
- Peržiūrėkite darbotvarkę, tikslus ir laiko planą
- Nustatykite grupės normas (jokių telefonų, tik vienas kalbėtojas vienu metu)
- Jei grupės nariai vieni kitiems yra nauji, trumpai praleiskite laiką.
Sesijos metu
- Palaikykite akių kontaktą ir fizinį buvimą
- Prieš atsakydami, patikslinkite teiginius
- Vienu metu užduokite vieną atvirą klausimą
- Kreipkitės į tylesnius dalyvius vardu
- Konkrečiai įvertinkite indėlį
- Stebėkite laiką pagal darbotvarkę ir pavadinkite perėjimus
- Prieš uždarant temą, įspėkite grupę
Sprendimų priėmimo akimirkos
- Padėkite grupei išryškinti galimybes, o ne ginti vieną.
- Aiškiai nurodykite sutarimo sritis
- Užfiksuokite veiksmo elementus ir savininkus realiuoju laiku
Uždarymas
- Apibendrinkite, kas buvo nuspręsta ir kas bus toliau
- Padėkokite dalyviams
- Paprašykite trumpo atsiliepimo apie patį užsiėmimą
Veda moderuojamus užsiėmimus su AhaSlides
Tiesioginės apklausos, žodžių debesys ir klausimų bei atsakymų įrankiai keičia dalyvavimo dinamiką moderuojamuose užsiėmimuose, ypač hibridinėse arba virtualiose aplinkose, kur žodinis eilės perdavimas yra lėtas ir nepatogus. AhaSlides leidžia moderatoriams užduoti klausimus visai grupei vienu metu ir realiuoju laiku rodyti rezultatus, kad visų indėlis būtų matomas prieš prasidedant diskusijai, o ne tik to, kuris kalba pirmas, nuomonė.
Kalbant konkrečiai apie įsitraukimą, diskusijos pradžioje atliekamos tiesioginės apklausos suteikia tylesniems dalyviams lygiavertį atspirties tašką. Žodžių debesis, kuriame klausiama: „Koks vienas žodis apibūdintų jūsų nuomonę apie šį pokytį?“, per trisdešimt sekundžių atskleidžia kambario emocinę temperatūrą – dar prieš moderatoriui pasakant ką nors, kas galėtų pakreipti pokalbį į priekį. Klausimų ir atsakymų skaidrės leidžia dalyviams anonimiškai pateikti klausimus, o tai išryškina problemas, kurių žmonės garsiai nekeltų.
Šie įrankiai nepakeičia keturių aukščiau išvardytų įgūdžių. Tačiau jie palengvina aktyvaus klausymosi, įsitraukimo ir laiko valdymo darbą, sumažindami struktūrines kliūtis, kurios slopina dalyvavimą grupinėse aplinkose. Jei šiuos metodus paverčiate kartojama mokymo programa, o ne vienkartiniu užsiėmimu, internetinių kursų kūrėjas gali padėti jums juos sujungti į struktūrizuotą kursą, kurį galėtų atlikti nauji fasilitatoriai.
Šaltiniai
[1] Tarptautinė fasilitatorių asociacija. Pagrindinės IAF kompetencijos. https://iaf-world.org/the-iaf-core-competencies/
[2] Weger, H., Bell, GC, Minei, EM ir Robinson, MC (2014). Aktyvaus klausymosi santykinis efektyvumas pradinėje sąveikoje. Komunikacijos tyrimų ataskaitos, 31 (2), 197 – 204. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/10904018.2013.813234
