Vidinės komunikacijos strategijos įsisavinimas | 9 geriausios praktikos pavyzdžiai 2024 m

Puikus vidinės komunikacijos strategija yra bet kurios sėkmingos organizacijos gyvybės šaltinis. Šiandieniniame hibridiniame darbo klimate kaip niekad svarbu užtikrinti skaidrų, dažną bendravimą tarp paskirstytų komandų. Tačiau daugelis įmonių vis dar stengiasi gauti teisingus pranešimus, kai darbuotojai yra biure ir išeina iš jo.

Šiame įraše išnagrinėsime geriausią patirtį, surinktą iš vidinių komunikacijos profesionalų įmonėse, kurios puikiai veikia hibridinėje eroje. Gausite viešai neatskleistos informacijos, kaip sukurti aktualų, įtraukimą skatinantį turinį, taip pat įvertinti, kas iš tikrųjų patinka jūsų auditorijai.

Turinys

• Kas yra vidinės komunikacijos strategija?
• Kodėl svarbi vidinės komunikacijos strategija?
• Kas atsakingas už vidinės komunikacijos strategijos kūrimą?
• Kada vykdoma vidinės komunikacijos strategija?
• Kokie kanalai bus naudojami vidinės komunikacijos strategijoje?
• Kaip sukurti vidinės komunikacijos strategiją?
• Padarykite vidinį bendravimą veiksmingą naudodami „AhaSlides“. 
• Pagrindiniai taksieji 
• Dažnai užduodami klausimai

Daugiau patarimų naudojant „AhaSlides“.

• Pasitenkinimas darbo vietoje
• Efektyvus bendravimas darbo vietoje

Kas yra vidinės komunikacijos strategija?

Įsivaizduokite, kad įmonėje kartu dirba daugybė talentingų žmonių. Dabar, kad šiai komandai pavyktų, jie turi gerai bendrauti, kaip ir draugai kalbėtis ir dalytis idėjomis. Štai kur atsiranda Vidaus komunikacijos strategija!

Vidaus komunikacijos strategija yra išsamus planas ir sistema, skirta palengvinti efektyvų ir efektyvų bendravimą organizacijoje. 

Pagrindinis šios strategijos tikslas – sukurti darnią, informuotą ir įsitraukusią darbo jėgą, galiausiai prisidedančią prie organizacijos sėkmės ir jos tikslų pasiekimo.

Yra keturi vidinės komunikacijos tipai:

• Bendravimas iš viršaus į apačią (vadybos ir darbuotojų bendravimas): Tai yra tada, kai informacija teka iš aukščiausios organizacijos hierarchijos (kaip vadovai ar lyderiai) į žemesnius lygius (darbuotojus). Tai tarsi viršininkas, duodantis nurodymus komandai. Šio tipo komunikaciją naudojame norėdami pasidalinti svarbiais pranešimais, įmonės tikslais ar nauja politika.
• Bendravimas iš apačios į viršų (darbuotojų bendravimas): Tai priešinga komunikacijai iš viršaus į apačią. Informacija keliauja iš žemesnių lygių (darbuotojų) į aukščiausius (vadovus ar lyderius). Tai tarsi darbuotojai dalijasi savo idėjomis, atsiliepimais ar rūpesčiais su savo viršininkais. 
• Horizontalus / šoninis bendravimas (lygus ryšys:): Tokio tipo bendravimas vyksta tarp žmonių, esančių to paties lygio organizacijoje. Tai tarsi bendradarbiai kalbasi tarpusavyje, kad derintų užduotis ar dalintųsi naujienomis. 
• Diagonal komunikacija: Įsivaizduokite tai kaip komunikacijos iš viršaus į apačią ir horizontalaus ryšio derinį. Taip atsitinka, kai skirtingų skyrių ar lygių žmonėms reikia dirbti kartu prie projekto arba keistis informacija. 

Kodėl svarbi vidinės komunikacijos strategija?

Bet kurioje įmonėje vidinės komunikacijos strategija palaiko ryšius ir įtraukia darbuotojus. Svarbios žinutės, pvz., naujų produktų pristatymas, įmonės politikos pakeitimai ar būsimi įvykiai, dalijamasi nedelsiant. Darbuotojai taip pat gali teikti vadovybei grįžtamąjį ryšį ir idėjas, kad jie jaustųsi vertinami ir taptų platesnio vaizdo dalimi.

Taikant tvirtą strategiją, darbo vieta tampa laiminga ir produktyvi, kurioje visi yra tame pačiame puslapyje, klesti komandinis darbas, o įmonė klesti!

Kas atsakingas už vidinės komunikacijos strategijos kūrimą?

Atsakomybė už Vidinės komunikacijos strategijos kūrimą paprastai krenta ant organizacijos vadovų komandos ir komunikacijos arba HR (žmogiškųjų išteklių) skyriaus pečių. Tai apima įvairių suinteresuotųjų šalių bendradarbiavimą, siekiant sukurti visapusę ir veiksmingą strategiją, atitinkančią organizacijos tikslus ir vertybes.

Štai pagrindiniai veikėjai, dalyvaujantys kuriant Vidaus komunikacijos strategiją:

• Lyderio komanda
• Komunikacijos arba personalo skyrius
• Komunikacijos konsultantai: Kai kuriais atvejais organizacijos gali ieškoti išorinių komunikacijos konsultantų ar specialistų, kurie pasiūlytų naujų perspektyvų ir geriausios praktikos kuriant veiksmingą strategiją.

Kada vykdoma vidinės komunikacijos strategija?

Vidinės komunikacijos strategija yra nuolatinė ir vyksta visą organizacijos gyvavimo ciklą. Tai ne vienkartinis dalykas, o nuolatinės pastangos užtikrinti efektyvų bendravimą. Štai keli pagrindiniai atvejai, kai tai vyksta:

1. Organizacinis planavimas: Strategija kuriama planuojant, kad komunikacija būtų suderinta su įmonės tikslais.
2. Reguliarūs atnaujinimai: Jis reguliariai peržiūrimas, kad prisitaikytų prie pokyčių ir kintančių poreikių.
3. Įvertinimai ir vertinimai: Tai labai svarbu vertinimo procesui, įskaitant vidurio apžvalga, metų pabaigos apžvalga ir darbuotojų veiklos vertinimas.
4. Permainų metu: Jis tampa gyvybiškai svarbus didelių pokyčių, pvz., susijungimų ar vadovų pasikeitimų, metu.
5. Pristatome politiką: užtikrina, kad darbuotojai žinotų apie naują politiką ar iniciatyvas.
6. Krizės metu: ji atlieka labai svarbų vaidmenį teikiant laiku ir tikslią informaciją sunkiais laikais.
7. Darbuotojų įtraukimas: padeda naujiems darbuotojams jaustis laukiamiems ir informuotiems apie savo pareigas.
8. Kasdienės operacijos: Tai užtikrina sklandų bendravimą tarp komandų ir vadovybės.
9. Ieškau atsiliepimų: Jis pradedamas veikti, kai įmonė prašo darbuotojų atsiliepimų, vadovo atsiliepimai ir skatina atvirą bendravimą.

Kokie kanalai bus naudojami vidinės komunikacijos strategijoje?

Vidinės komunikacijos strategijoje naudojami kanalai gali skirtis priklausomai nuo organizacijos pageidavimų, dydžio ir perteikiamos informacijos pobūdžio. Štai keletas bendrų komunikacijos kanalų, kuriuos gali naudoti vidinės komunikacijos strategija:

1. El.pašto adresas*
2. Intraneto
3. Komandos susitikimai (Reguliarūs akis į akį arba virtualūs susitikimai, skirti aptarti pažangą, dalytis naujienomis ir bendradarbiauti įgyvendinant projektus.)
4. Skaitmeninio bendradarbiavimo įrankiai (Platformos, tokios kaip „Microsoft Teams“, „Slack“ ar kiti projektų valdymo įrankiai.)
5. Naujienų prenumerata
6. Rotušės susirinkimai
7. Skelbimų lentos
8. Social Media (vidinės platformos)
9. Atsiliepimų apklausos

Kaip sukurti vidinės komunikacijos strategiją?

Veiksmingos vidinės komunikacijos strategijos kūrimas apima kelis veiksmus, siekiant užtikrinti, kad ji atitiktų organizacijos tikslus ir darbuotojų komunikacijos poreikius. Štai nuoseklus vadovas, padėsiantis sukurti vidinės komunikacijos strategiją:

1/ Apibrėžkite komunikacijos tikslus ir uždavinius: 

Nurodykite tikslus, kuriuos norite pasiekti strategija. Konkrečių tikslų nustatymas nukreips jūsų komunikacijos pastangas, nesvarbu, ar tai būtų bendradarbiavimo skatinimas, darbuotojų įsitraukimo didinimas, ar darbuotojų įtraukimas į įmonės viziją.

2/ Nustatykite tikslines auditorijas: 

Nustatykite skirtingus darbuotojų segmentus ir jų unikalius bendravimo poreikius. Pritaikykite pranešimus ir kanalus, kad jie atitiktų kiekvienos grupės pageidavimus, vaidmenis ir reikalavimus.

• Pavyzdžiui, rinkodaros komandai gali tekti dažnai atnaujinti naujas kampanijas, o IT skyriui reikia informacijos apie sistemos atnaujinimus ir technines problemas.

3/ Pasirinkite ryšio kanalus: 

Atsižvelgdami į teikiamos informacijos rūšį ir tikslinę auditoriją, pasirinkite geriausius komunikacijos būdus. Pagalvokite apie įvairių kanalų, pvz., pokalbių platformų, el. pašto, intraneto, komandos susitikimų ir skaitmeninio bendradarbiavimo įrankių, naudojimą.

4/ Nustatyti pranešimo gaires: 

Apibrėžkite bendravimo toną, stilių ir kalbą. Užtikrinkite, kad pranešimai būtų aiškūs, glausti ir atitiktų įmonės vertybes bei kultūrą.

5/ Įdiekite dvipusį ryšį: 

Skatinkite atvirą dialogą ir grįžtamąjį ryšį, kad sukurtumėte įsitraukimo kultūrą. Suteikite darbuotojams galimybes išsakyti savo nuomonę, pasiūlymus ir rūpesčius.

6/ Sukurkite bendravimo tvarkaraštį: 

Sukurkite reguliaraus bendravimo laiką. Nustatykite atnaujinimų, susitikimų ir grįžtamojo ryšio seansų dažnumą, kad darbuotojai būtų informuoti ir įsitrauktų.

7/ Paruoškite komunikacijos apie krizę planą: 

Turėkite planą, kaip efektyviai bendrauti krizės ar sudėtingų situacijų metu. Turėdama gerai parengtą komunikacijos apie krizes planą, įmonė gali efektyviai reaguoti į iššūkius, informuoti darbuotojus ir išlaikyti pasitikėjimą organizacijos gebėjimu įveikti krizes.

8/ Mokykite ir mokykite: 

Mokyti darbuotojus ir vadovus apie veiksmingą komunikacijos praktiką, ypač apie diegiamas naujas priemones ar kanalus.

9/ Išmatuokite ir įvertinkite: 

Nustatykite metriką, kad įvertintumėte Vidaus komunikacijos strategijos veiksmingumą. Surinkite darbuotojų atsiliepimus ir stebėkite pagrindinius veiklos rodiklius, kad galėtumėte tobulinti.

Be to, išlaikykite strategiją lanksčią ir prireikus ją koreguokite atsižvelgdami į grįžtamąjį ryšį, besikeičiančius organizacijos poreikius ir atsirandančias komunikacijos technologijas.

Padarykite vidinį bendravimą veiksmingą naudodami „AhaSlides“. 

„AhaSlides“ gali būti galinga priemonė vidiniam bendravimui sustiprinti ir padaryti jį veiksmingesnį keliais būdais:

• Interaktyvūs susitikimai ir rotušės: Galite naudoti gyvų apklausų, viktorinosir Klausimų ir atsakymų sesijos įtraukti dalyvius, rinkti atsiliepimus realiuoju laiku ir skatinti aktyvų dalyvavimą virtualiuose susitikimuose ir rotušėse su darbuotojais. 
• Atsiliepimai realiuoju laiku: Naudodami „AhaSlides“ galite greitai kurti ir platinti apklausas, žodžių debesis darbuotojams. Tai leidžia surinkti vertingų atsiliepimų įvairiomis temomis, pavyzdžiui, įmonės iniciatyvomis, darbuotojų pasitenkinimu ar mokymo programomis.
• Mokymas ir mokymasis: Galite įtraukti interaktyvias viktorinas ir apklausas iš anksto pagaminti šablonai patikrinti darbuotojų supratimą ir sustiprinti pagrindines sąvokas, siekiant pagerinti mokymo sesijas ir seminarus.
• Komandos formavimo veikla: „AhaSlides“ siūlo komandos formavimo veiklą, pvz., ledlaužių viktorinas, žaidimus su suktuko ratas, atsitiktinių komandų generatorius. Ši veikla gali paskatinti darbuotojų draugiškumą ir bendradarbiavimą, net esant nuotolinėms ar paskirstytoms komandoms.
• Darbuotojų pripažinimas: „AhaSlides“ gali būti naudojamas atpažinti ir švęsti darbuotojų pasiekimus, gaires ir indėlį. Tai padidina darbuotojų moralę ir motyvaciją.
• Anoniminiai atsiliepimai: Platformos anoniminės apklausos funkcija leidžia darbuotojams teikti atsiliepimus, nebijant pasekmių, taip skatinant atviresnę ir sąžiningesnę bendravimo aplinką.
• Nuotolinių darbuotojų įtraukimas: Organizacijoms, turinčioms nuotolines arba paskirstytas komandas, „AhaSlides“ gali būti vertinga priemonė, užtikrinanti, kad visi darbuotojai palaikytų ryšį, įsitrauktų ir būtų informuoti.

Pagrindiniai taksieji 

Efektyvi vidinės komunikacijos strategija yra gerai veikiančios ir darnios organizacijos pagrindas. Tai stiprina organizacijos kultūrą ir galiausiai padidina produktyvumą ir sėkmę. 

Dažnai užduodami klausimai

Nuoroda: "Forbes"