Dauguma organizacijų įvadinį įdarbinimą traktuoja kaip vienkartinį įvykį: įteikiamas nešiojamas kompiuteris, peržiūrimas atitikties kontrolinis sąrašas, pristatoma komanda. Po šešių savaičių naujokas išeina.
Tik 12 % darbuotojų teigia, kad jų įmonė puikiai atlieka adaptacijos darbus [1]. Šis atotrūkis tarp to, ką žmogiškųjų išteklių komandos mano apie vykstančius procesus, ir to, ką iš tikrųjų patiria nauji darbuotojai, yra problema, kurią siekiama pašalinti adaptacijos klausimais.
Šiame vadove aprašoma, ko klausti, kada klausti ir kaip reaguoti į atsakymus, kad jūsų adaptacijos programa pagerintų svarbius rodiklius: išlaikymą, produktyvumą ir laiką, per kurį galima visiškai prisidėti.
Kodėl įdarbinimo apklausos yra svarbesnės nei manote
Ankstyvo darbuotojų atleidimo duomenis sunku ignoruoti. „BambooHR“ nustatė, kad 70 % naujai įdarbintų darbuotojų per pirmąjį mėnesį nusprendžia, ar darbas jiems tinkamas, o 29 % šį sprendimą priima per pirmąją savaitę [2]. Įmonės vidutiniškai turi 44 dienas, kad paveiktų, ar naujas darbuotojas pasiliks.
Organizacijos, taikančios struktūrizuotą adaptacijos procesą, pagerina naujų darbuotojų išlaikymą 82 %, o produktyvumą – daugiau nei 70 % [3]. Kai vadovai aktyviai dalyvauja, naujai įdarbinti darbuotojai 3.4 karto dažniau apibūdins savo adaptacijos patirtį kaip išskirtinę [1].
Įvadiniai klausimai suteikia mechanizmą, kaip pastebėti problemas, kol jos netampa atsistatydinimo laiškais. Naujai darbuotojas, kuriam sunku rasti tinkamą kontaktinį asmenį, nesupranta savo vaidmens arba jaučiasi atitrūkęs nuo komandos, vargu ar tai pasakys nepasakytas per pirmąsias savaites. Trumpa, laiku atlikta apklausa suteikia jiems struktūrizuotą būdą tai padaryti.
Kada atlikti įvadines apklausas
Laikas svarbus tiek pat, kiek ir klausimo turinys. Viena apklausa 90-ąją dieną praleidžia lemiamą pirmojo įspūdžio langą. Apklausa pirmą dieną prašo žmonių įvertinti dalykus, kurių jie dar nepatyrė. Tinkamas intervalas suteikia duomenų kiekviename lūžio taške.
3–7 dienos – pirmieji įspūdžiai
Klauskite tik apie logistiką ir pirmuosius įspūdžius. Dar per anksti vertinti kultūrą ar vadovų santykių kokybę, tačiau tai pats tinkamiausias laikas pastebėti pagrindinius nustatymų gedimus: trūkstamą prieigą prie sistemos, neaiškius tvarkaraščius ar niekada neįvykusią ekskursiją į biurą.
30 diena – ankstyva integracija
Iki ketvirtos savaitės naujas darbuotojas jau pakankamai bendrauja su savo komanda, vadovu ir kasdienėmis pareigomis, kad galėtų pateikti jums prasmingą atsiliepimą apie vaidmens aiškumą ir palaikymą. Tai svarbiausia apklausa šioje sekoje.
60 diena – impulso patikrinimas
Po dviejų mėnesių galite įvertinti, ar pirminiai įspūdžiai išlieka. Čia aiškiai išryškės darbuotojai, kuriems sunku susieti savo darbą su organizacijos tikslais.
90 diena – programos vertinimas
Praėjus 90 dienų, paprašykite naujų darbuotojų įvertinti visą adaptacijos procesą. Tuomet renkami duomenys, kurie bus panaudoti kuriant programą.
Įvadiniai klausimai pagal kategoriją
Vaidmenų aiškumas
Neaiškūs lūkesčiai yra viena iš dažniausių ankstyvos darbuotojų kaitos priežasčių. Remiantis daugelio žmogiškųjų išteklių šaltinių cituojama apklausa, 44 % naujų darbuotojų teigia nežinantys, kas yra jų tiesioginis vadovas, o 65 % nežino, su kuo susisiekti, kai kyla klausimas [3]. Klausimai apie vaidmenų aiškumą anksti išryškina šias spragas.
- Ar aiškiai suprantate savo kasdienes pareigas?
- Ar jūsų tikrosios darbo užduotys atitinka tas, kurios buvo aprašytos pokalbio metu?
- Ar žinote, kaip sėkmė jūsų vaidmenyje atrodo po 30, 60 ir 90 dienų?
- Ar turite darbui atlikti reikalingus įrankius ir prieigą prie sistemos?
- Ar žinote, į ką kreiptis, kai turite klausimų apie savo vaidmenį?
Šie klausimai puikiai tinka kaip paprasti „taip/ne“ arba 5 balų sutarimo skalės klausimai. Žemas balas bet kuriame iš šių klausimų reikalauja tiesioginio kreipimosi į samdantį vadovą, o ne bendro el. laiško.
Vadovo palaikymas
„Gallup“ tyrimai nuolat rodo, kad santykiai su vadovais yra didžiausias sėkmingo adaptacijos veiksnys. Kai vadovai aktyviai dalyvauja, naujų darbuotojų pasitenkinimas ir įsitraukimas smarkiai padidėja [1].
- Kaip dažnai jūsų vadovas su jumis susisiekia asmeniškai?
- Ar jūsų vadovas aiškiai nurodo prioritetus?
- Ar jaučiatės patogiai prašydami vadovo pagalbos?
- Ar jūsų vadovas teikia naudingų atsiliepimų apie jūsų darbą?
- Ar manote, kad jūsų vadovas yra suinteresuotas jūsų sėkme?
Registracijos dažnumo klausimams naudokite dažnumo skalę (Niekada / Retai / Kartais / Dažnai / Visada), o santykių kokybės klausimams – pasitenkinimo skalę (nuo labai nepatenkinto iki labai patenkinto).
Komandos integracija
Socialinis ryšys pagreitina našumą. Darbuotojai, kurie jaučiasi įtraukti, rodo didesnį įsitraukimą ir yra mažiau linkę išeiti pirmaisiais metais.
- Ar buvote tiesiogiai supažindintas su visais komandos draugais, su kuriais dirbate?
- Ar jaučiatės vertingas savo komandos narys?
- Ar yra galimybių neformaliai pabendrauti su kolegomis?
- Ar suprantate, kaip jūsų komandos darbas dera su platesniais organizacijos tikslais?
- Ar kokie nors komandos draugai stengėsi padėti jums įsibėgėti?
Kultūra ir vertybės
Naujai įdarbinti darbuotojai, kurie nejaučia ryšio su organizacine kultūra, yra labiau linkę išeiti, net jei pats vaidmuo jiems tinka. „BambooHR“ nustatė, kad 91 % darbuotojų, kurie gavo veiksmingus kultūros mokymus, jaučiasi susiję su savo darboviete, palyginti su vos 29 % tų, kurie teigia, kad jų adaptacijos procese šio komponento trūko [2].
- Ar suprantate įmonės vertybes ir kaip jos atsispindi kasdieniame darbe?
- Ar manote, kad įmonės kultūra atitinka tai, kas jums buvo pasakyta įdarbinimo metu?
- Ar darbe jaučiatės patogiai būdamas savimi?
- Ar yra kas nors kultūroje, kas jus nustebino nuo pat pradžių?
- Kaip apibūdintumėte kultūrą draugui, svarstančiam prisijungti?
Paskutiniai du klausimai geriau veikia kaip atviri teksto laukai. Atsakymuose dažnai išryškėja tai, ko skalės klausimas niekada neužfiksuotų.
Treniravimasis ir vystymasis
76 % naujai įdarbintų darbuotojų teigia, kad mokymai yra svarbūs jų gebėjimui sėkmingai atlikti pareigas [2]. Jei jūsų mokymo programoje yra spragų, jas pamatysite čia.
- Ar jūsų įvadiniai mokymai jus paruošė realioms pareigoms?
- Ar mokymo sesijos buvo gerai organizuotos ir lengvai suprantamos?
- Ar yra kokia nors tema ar įgūdis, kuriuo, jūsų manymu, jums reikėtų daugiau mokymų?
- Ar turėjote pakankamai laiko baigti mokymus prieš pradedant dirbti savarankiškai?
- Kaip įvertintumėte bendrą savo mokymo patirties kokybę?
Įvadinės programos vertinimas (90 diena)
Šie klausimai skirti pačiai programai, o ne individualiai patirčiai įvertinti. Naudokite juos programos tobulinimui, o ne individualiam tolesniam darbui.
- Kiek esate patenkintas bendra įdarbinimo patirtimi?
- Kas buvo naudingiausia adaptacijos proceso metu?
- Ką pakeistumėte, jei kurtumėte programą patys?
- Ar adaptacija padėjo jums pasiruošti savo vaidmeniui?
- Kokia tikimybė, kad rekomenduotumėte šią įmonę draugui, ieškančiam panašaus darbo?
Realus pavyzdys: didelio masto adaptacija
Vidutinio dydžio technologijų įmonė, vykdžiusi ketvirtinį kohortos samdymą, nustatė, kad 90 dienų darbuotojų kaita buvo didelė, nepaisant puikių atsiliepimų pokalbių metu. Kai jie įdiegė struktūrizuotą trijų apklausų seką (7 diena, 30 diena, 90 diena), 30 dienos rezultatai atskleidė nuoseklų modelį: viename skyriuje naujai įdarbinti darbuotojai vadovų bendravimą įvertino žymiai prasčiau nei kolegos visoje likusioje organizacijos dalyje.
Be apklausos duomenų tai būtų buvę nematoma. Komandos vadovas manė, kad reguliarūs viso skyriaus susitikimai yra pakankama komunikacija. Nauji darbuotojai šiuos susitikimus interpretavo kaip grupinius pranešimus, o ne kaip jiems reikalingus individualius susitikimus.
Kai problema buvo įvardyta, sprendimas buvo paprastas: privalomi savaitiniai individualūs susitikimai pirmąsias 60 dienų. Per kitas dvi kohortas darbuotojų kaita šiame skyriuje sumažėjo maždaug trečdaliu.
Tas rezultatas – konkreti problema, konkretus pokytis, išmatuojamas rezultatas – ir yra įvadinių klausimų esmė. Jie veikia tik tada, kai kas nors iš tikrųjų skaito atsakymus ir į juos reaguoja.
Klausimų formatavimo patarimai
Apklausas darykite trumpas. 7 dienų apklausoje turėtų būti nuo penkių iki septynių klausimų, o ne dvidešimt. Užpildymo rodikliai gerokai sumažėja didėjant apklausos ilgiui, o neužpildyta apklausa pateikia prastesnius duomenis nei trumpa, į kurią atsakoma.
Derinkite klausimus su skalėmis ir atviro teksto klausimais. Skalės klausimus (1–5, sutarimas, dažnumas) lengva apibendrinti visoje kohortoje. Atviro teksto klausimai išryškina konkrečius aspektus. Naudokite abu: skalės klausimus, kad pastebėtumėte dėsningumus, ir atviro teksto klausimus, kad juos suprastumėte.
Jei įmanoma, atsakymus darykite anonimiškais. Naujai įdarbinti darbuotojai vargu ar pateiks sąžiningą atsiliepimą apie savo vadovą, jei manys, kad vadovas jį pamatys. Anonimiškumas pagerina atsakymų į svarbiausius klausimus kokybę.
Matomai remkitės duomenimis. Jei darbuotojai nemato, kad jų atsiliepimai lemia kokius nors pokyčius, atsakymų dažnis ateityje sumažės. Net trumpa santrauka, pasidalyta su kohorta – „štai ką mums pasakėte, štai ką mes koreguojame“ – užbaigia ciklą ir sukuria pasitikėjimą procesu.
Bendrosios klaidų išvengti
Net ir gerais ketinimais paremtos įvadinės apklausos programos nepasiteisina, jei į jas įtraukiamos kelios pasikartojančios klaidos. Štai tos, kurios pasitaiko dažniausiai.
Vienos apklausos siuntimas prisijungimo pabaigoje
Laukimas iki 90 dienos, norint paprašyti atsiliepimų, reiškia, kad jau praradote naujus darbuotojus, kuriems buvo sunku 30 dieną. Programos pabaigos apklausos yra naudingos programos vertinimui, tačiau jos negali pakeisti ankstesnių patikrinimų, kai intervencija vis dar įmanoma. Jei kas nors nesuprato savo vaidmens trečią savaitę, žinojimas apie tai tryliktą savaitę jam nepadeda.
Sprendimas: sukurkite visą kadenciją – 7 dieną, 30 dieną, 60 dieną, 90 dieną – net jei kiekviena apklausa yra trumpa. Penkių klausimų patikrinimas 30 dieną yra naudingesnis nei dvidešimties klausimų retrospektyva 90 dieną.
Užduodami tuos pačius klausimus kiekviename etape
Kai kurios komandos, norėdamos sutaupyti laiko, visiems apklausos sąlyčio taškams pakartotinai naudoja vieną klausimų rinkinį. Problema ta, kad toks klausimas kaip „ar jaučiatės pasiruošę savo pareigoms?“ 7 dieną reiškia labai skirtingai nei 60 dieną. Per anksti uždavus klausimą, susidaro triukšmas. Per vėlai uždavus, tai reiškia, kad laikas taisomiesiems veiksmams jau praėjo.
Sprendimas: kiekvieną klausimą susiekite su etapu, kuriame jį galima įgyvendinti. 7 diena skirta logistikai ir pirmiesiems įspūdžiams. 30 diena skirta vaidmenų aiškumui ir vadovų santykiams. 90 diena skirta programos lygmens refleksijai.
Duomenų rinkimas, bet ciklo neuždarymas
Tai yra dažniausias nesėkmės taškas. Žmogiškųjų išteklių komandos atlieka apklausą, peržiūri rezultatus viduje ir juda toliau. Nauji darbuotojai pastebi, kai jų atsiliepimai dingsta „juodojoje dėžėje“, ir dėl to vėlesnių kohortų atsakymų dažnis sumažėja. Dar svarbiau, kad duomenyse pasirodžiusios problemos nėra išsprendžiamos.
Sprendimas: priskirkite kiekvienos apklausos kategorijos atsakomybę konkrečiam asmeniui – vadovų palaikymo atsakymai siunčiami personalo vadovui, mokymo spragos – mokymo ir tobulėjimo komandai, o logistikos problemos – personalo operacijų komandai. Tada trumpai pasidalykite su grupe: ką girdėjote ir ką keičiate. Santrauka nebūtinai turi būti išsami. Net trumpa žinutė rodo, kad atsiliepimai buvo perskaityti ir rimtai įvertinti.
Praleidžiamas anoniminis vadovo klausimų rinkimas
Vadovų santykių kokybė yra vienas iš svarbiausių dalykų, kuriuos reikia įvertinti atliekant įdarbinimo apklausas, ir tai taip pat kategorija, kurioje greičiausiai bus pateikti netikslūs duomenys, jei atsakymai nebus anonimiški. Nauji darbuotojai per pirmąsias savaites neįvertins savo vadovo blogai formoje, kuri siunčiama tiesiai tam vadovui arba yra peržiūrima susitikime, kuriame dalyvauja vadovas.
Sprendimas: pagal numatytuosius nustatymus anonimiškai nustatykite su vadovais susijusius klausimus ir aiškiai apie tai praneškite naujiems darbuotojams prieš jiems atsakant. Jei jūsų apklausos įrankis nepalaiko anonimizavimo, vadovų klausimus traktuokite kaip atvirojo teksto klausimus ir prieš bendrindami rezultatus juos surinkite rankiniu būdu.
Įdarbinimo apklausų atlikimas su AhaSlides
Priversti naujus darbuotojus užpildyti apklausą yra pusė iššūkio. Ilgas formas, siunčiamas el. paštu, lengva ignoruoti, ypač pirmąją savaitę, kai pašto dėžutės jau perpildytos.
AhaSlides leidžia vykdyti įvadines apklausas kaip tiesiogines, interaktyvias sesijas – kohortos įvadinio susitikimo metu arba asinchroniškai per nuorodą. Viename sraute galite derinti vertinimo skalės klausimus, pasirenkamuosius atsakymus ir atvirojo teksto atsakymus, o rezultatai rodomi realiuoju laiku, kad HR arba mokymo ir tobulėjimo komandos galėtų nedelsdamos pastebėti spragas, o ne laukti skaičiuoklės eksportavimo.
Ypač kohortos adaptacijos atveju tiesioginės apklausos atlikimas sesijos pabaigoje ir rezultatų bendras peržiūra pakeičia dinamiką. Nauji darbuotojai mato savo kolegų atsakymus apibendrintus ekrane, o tai dažnai pradeda pokalbį, kurio niekada neįvyktų naudojant privačią formą. Kalbant apie patį mokymo turinį, šių apklausų susiejimas su internetinių kursų kūrėjas leidžia naujiems darbuotojams pereiti prie adaptacijos modulių savo tempu tarp registracijų.
Šaltiniai
[1] Galupas. Kodėl adaptacijos patirtis yra labai svarbi norint išlaikyti darbuotojus. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Pirmas įspūdis yra viskas: 44 dienos, kad įsidarbintumėte arba nesutiktumėte su nauja darbuotoja. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. 27+ darbuotojų adaptacijos statistika ir tendencijos. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
