Projekto valdymas yra kaip vadovavimas orkestrui. Kiekviena dalis turi dirbti kartu, kad būtų pasiektas šedevras. Tačiau, kad viskas vyktų sklandžiai, yra tikras iššūkis, kylantis problemų, tokių kaip dalių nesutapimas, klaidų ir tikimybė, kad viskas gali sugesti.
Štai kur darbo suskirstymo struktūra projektų valdyme (WBS) Pagalvokite apie tai kaip apie dirigento lazdą, padedančią kiekvienai projekto daliai puikiai veikti kartu.
Šiame tinklaraščio įraše pasinersime į projektų valdymo darbo suskirstymo struktūros koncepciją, išnagrinėsime pagrindines jos ypatybes, pateiksime pavyzdžių, apibūdinsime jos kūrimo veiksmus ir aptarsime įrankius, kurie gali padėti ją plėtoti.
Turinys
- Kas yra projektų valdymo darbo paskirstymo struktūra?
- Pagrindinės projektų valdymo darbo suskirstymo struktūros charakteristikos
- WBS ir darbo suskirstymo tvarkaraščio skirtumai
- Projektų valdymo darbo suskirstymo struktūros pavyzdžiai
- Kaip sukurti darbo suskirstymo struktūrą projektų valdyme
- Projektų valdymo darbo suskirstymo struktūros įrankiai
- Bottom Line
Daugiau patarimų naudojant „AhaSlides“.
Kas yra projektų valdymo darbo paskirstymo struktūra?
Projektų valdymo darbo suskirstymo struktūra (WBS) yra įrankis, skirtas suskaidyti projektą į mažesnes ir lengviau valdomas dalis. Tai leidžia projektų vadovams nustatyti atskiras užduotis, rezultatus ir darbų paketus, reikalingus projektui užbaigti. Jame pateikiama aiški ir struktūrizuota apžvalga, ką reikia atlikti.
WBS yra pagrindinis įrankis projektų valdymas nes jame pateikiama aiški sistema, ką reikia padaryti:
- Efektyviai planuokite ir apibrėžkite projekto apimtį.
- Sukurkite tikslius laiko, sąnaudų ir išteklių įvertinimus.
- Paskirstykite užduotis ir pareigas.
- Stebėkite pažangą ir anksti nustatykite galimas rizikas ar problemas.
- Pagerinti bendravimą ir bendradarbiavimą projekto komandoje.
Pagrindinės projektų valdymo darbo suskirstymo struktūros charakteristikos
WBS prasideda nuo projekto kaip aukščiausio lygio, o vėliau yra suskirstytas į žemesnius lygius, kuriuose išsamiai aprašomos mažesnės projekto dalys. Šie lygiai gali apimti etapus, rezultatus, užduotis ir papildomas užduotis, kurios yra būtinos projektui užbaigti. Suskirstymas tęsiasi tol, kol projektas yra padalintas į darbo paketus, kurie yra pakankamai maži, kad juos būtų galima priskirti ir efektyviai valdyti.
Pagrindinės WBS savybės:
- Hierarchija: Vizualus, medžio struktūros visų projekto elementų vaizdas – nuo aukščiausio lygio iki žemiausių darbų paketų.
- Abipusis išskirtinumas: Kiekvienas WBS elementas yra atskiras, be persidengimo, užtikrinant aiškų atsakomybės paskyrimą ir išvengiant pastangų dubliavimo.
- Nustatytas rezultatas: Kiekvienas WBS lygis turi apibrėžtą rezultatą arba rezultatą, todėl lengviau įvertinti pažangą ir našumą.
- Darbo paketai: Mažiausi WBS vienetai, darbų paketai yra pakankamai detalūs, kad projekto komandos nariai galėtų suprasti, ką reikia padaryti, tiksliai įvertinti išlaidas ir laiką bei paskirstyti atsakomybę.
WBS ir darbo suskirstymo tvarkaraščio skirtumai
Nors abu yra esminiai projektų valdymo įrankiai, jie tarnauja skirtingiems tikslams.
Norint efektyviai planuoti ir vykdyti projektą, labai svarbu suprasti skirtumą tarp šių dviejų.
| ypatybė | Darbo suskirstymo struktūra (WBS) | Darbo suskirstymo tvarkaraštis (WBSchedule) |
| Sutelkti | Ką yra pristatomas | Kada jis pristatytas |
| Išsamumo lygis | Mažiau išsami (pagrindiniai komponentai) | Išsamiau (trukmės, priklausomybės) |
| Tikslas | Apibrėžia projekto apimtį, rezultatus | Sukuria projekto laiko juostą |
| Pristatoma | Hierarchinis dokumentas (pvz., medis) | Ganto diagrama ar panašus įrankis |
| Analogija | Bakalėjos prekių sąrašas (prekės) | Maitinimo planas (ką, kada, kaip gaminti) |
| Pavyzdys | Projekto etapai, rezultatai | Užduočių trukmė, priklausomybės |
Apibendrinant galima pasakyti, kad darbo suskirstymo struktūra suskaido "ką" projekto, apibrėžiant visus susijusius darbus, o darbų suskirstymo tvarkaraštis (arba projekto tvarkaraštis) yra skirtas "kada" suplanuodami šias užduotis laikui bėgant.
Projektų valdymo darbo suskirstymo struktūros pavyzdžiai
Yra įvairių formatų, kuriuos gali pritaikyti projektų valdymo darbo suskirstymo struktūra. Štai keletas dažniausiai pasitaikančių tipų, kuriuos reikia apsvarstyti:
1/ WBS skaičiuoklė:
Šis formatas puikiai tinka vizualiai organizuoti įvairias užduotis ar veiklas projekto planavimo etape.
- Argumentai "už": Lengva tvarkyti užduotis, pridėti informacijos ir keisti.
- Trūkumai: Gali tapti dideli ir nepatogūs sudėtingiems projektams.
2/ WBS schema:
Darbo suskirstymo struktūros pateikimas projektų valdyme kaip struktūrinė schema supaprastina visų projekto komponentų vizualizavimą, nesvarbu, ar jie suskirstyti pagal komandą, kategoriją ar etapą.
- Argumentai "už": Aiškiai parodo užduočių ryšius ir priklausomybes.
- Trūkumai: Gali netikti paprastiems projektams ir gali būti vizualiai netvarkinga.
3/ WBS sąrašas:
Užduočių ar terminų sąrašas WBS gali būti paprastas būdas akimirksniu stebėti pažangą.
- Argumentai "už": Paprasta ir glausta, puikiai tinka aukšto lygio apžvalgoms.
- Trūkumai: Trūksta detalių ir santykių tarp užduočių.
4/ WBS Ganto diagrama:
Ganto diagramos formatas jūsų WBS suteikia aiškią vaizdinę jūsų projekto laiko juostą, todėl lengviau suprasti visą projekto tvarkaraštį.
- Argumentai "už": Puikiai tinka vizualizuoti projekto terminus ir planuoti.
- Trūkumai: Norint sukurti ir prižiūrėti, reikia papildomų pastangų.
Kaip sukurti darbo suskirstymo struktūrą projektų valdyme
Štai vadovas, kaip sukurti projekto valdymo darbo suskirstymo struktūrą:
6 žingsniai, norint sukurti WBS projektų valdyme:
- Apibrėžkite projekto apimtį ir tikslus: Aiškiai apibūdinkite projekto tikslus ir tai, ką reikia pasiekti.
- Nustatykite pagrindinius projekto etapus: Suskirstykite projektą į logiškus, valdomus etapus (pvz., planavimas, projektavimas, kūrimas, testavimas, diegimas).
- Išvardykite pagrindinius rezultatus: Kiekviename etape nustatykite pagrindinius rezultatus arba produktus (pvz., dokumentus, prototipus, galutinį produktą).
- Išskaidykite rezultatus į užduotis: Toliau suskirstykite kiekvieną rezultatą į mažesnes, įgyvendinamas užduotis. Siekite atlikti užduotis, kurias galima atlikti per 8–80 valandų.
- Patikslinkite ir patikslinkite: Peržiūrėkite WBS išsamumą ir įsitikinkite, kad įtrauktos visos būtinos užduotys ir nėra dubliavimo. Patikrinkite, ar kiekvienam lygiui yra aiški hierarchija ir apibrėžti rezultatai.
- Priskirkite darbo paketus: Aiškiai apibrėžkite kiekvienos užduoties nuosavybę, priskirdami jas asmenims ar komandoms.
Geriausi patarimai:
- Susikoncentruokite į rezultatus, o ne į veiksmus: Užduotys turi apibūdinti tai, ką reikia pasiekti, o ne konkrečius veiksmus. (pvz., „Rašyti vartotojo vadovą“, o ne „Įvesti instrukcijas“).
- Laikykite jį valdomu: Siekite 3–5 hierarchijos lygių, suderindami detales ir aiškumą.
- Naudokite vaizdinius elementus: Diagramos ar diagramos gali padėti suprasti ir bendrauti.
- Gaukite atsiliepimų: Įtraukite komandos narius į WBS peržiūrą ir tobulinimą, kad visi suprastų savo vaidmenis.
Projektų valdymo darbo suskirstymo struktūros įrankiai
Štai keletas populiarių įrankių, naudojamų kuriant WBS:
1. „Microsoft“ projektas
"Microsoft Project – Pirmaujanti projektų valdymo programinė įranga, leidžianti vartotojams kurti išsamias WBS diagramas, sekti pažangą ir efektyviai valdyti išteklius.
2. Rašyti
Rašyti yra debesies pagrindu sukurtas projektų valdymo įrankis, siūlantis patikimas WBS kūrimo funkcijas kartu su bendradarbiavimo ir projektų stebėjimo realiuoju laiku funkcijomis.
3. "Lucidchart"
"Lucidchart" yra vaizdinė darbo sritis, teikianti diagramas ir duomenų vizualizaciją, kuriant WBS diagramas, struktūrines diagramas ir kitas organizacines diagramas.
4. Trello
Trello – Lankstus, kortele pagrįstas projektų valdymo įrankis, kuriame kiekviena kortelė gali reikšti užduotį arba WBS komponentą. Tai puikiai tinka vizualiniam užduočių valdymui.
5. MindGenius
MindGenius – Projektų valdymo įrankis, orientuotas į minčių sudarymą, projektų planavimą ir užduočių valdymą, leidžiantis kurti išsamias WBS diagramas.
6. Smartsheet
Smartsheet – Internetinis projektų valdymo įrankis, sujungiantis skaičiuoklės naudojimo paprastumą ir projektų valdymo rinkinio funkcionalumą, idealiai tinkantis WBS šablonams kurti.
Bottom Line
Darbo suskirstymo struktūra yra svarbi projektų valdymo priemonė. Tai padeda suskirstyti projektą į mažesnes užduotis, kurias lengviau valdyti. WBS taip pat gali paaiškinti projekto tikslus ir rezultatus bei padaryti planavimą, išteklių paskirstymą ir pažangos stebėjimą veiksmingesnį.
💡Ar pavargote nuo to paties seno, nuobodaus WBS kūrimo būdo? Na, laikas pakeisti dalykus! Su interaktyviais įrankiais, pvz „AhaSlides“, galite perkelti savo WBS į kitą lygį. Įsivaizduokite mintis ir komandos atsiliepimų rinkimą realiuoju laiku, tuo pačiu kurdami patrauklią ir interaktyvią aplinką. Bendradarbiaudama jūsų komanda gali sukurti išsamesnį planą, kuris pakelia nuotaiką ir užtikrina, kad visų idėjos būtų išgirstos. 🚀 Susipažinkite su mūsų šablonai kad patobulintumėte savo projektų valdymo strategiją šiandien!
Nuoroda: "Forbes" | plaušamolis | Projekto vadovas
