Kas yra projektų valdymas? | Viskas, ką reikia žinoti 2024 m

Paskęsti terminuose? Jautiesi priblokštas? Meistras Projektų valdymas2024 m. ir pakeisti savo darbo būdą.

Per šimtmečius San Francisko įlankos greitojo tranzito (BART) sistema su 400,000 XNUMX vairuotojų per dieną buvo vienas sėkmingiausių projektų, o Bechtel yra pirmaujanti pasaulyje didelių statybos ir inžinerinių projektų projektų vadovė. Šis pavyzdys yra puikus įrodymas, koks svarbus yra efektyvus projektų valdymas. Bet kurio projekto sėkmės pagrindas slypi už gerų projektų vadovų.

Taigi, šiame straipsnyje mes išnagrinėsime, kas yra projektų valdymas, koks jis svarbus ir kokie geriausi būdai planuoti, planuoti, kontroliuoti ir įvertinti projektą. 

Turinys

• Kas yra projektų valdymas ir pavyzdžiai?
• Kodėl projektų valdymas yra svarbus?
  • Sutaupykite laiko ir pinigų
  • Pagerinkite bendradarbiavimą ir bendravimą
  • Sumažinkite riziką ir problemas
• Kokie yra trys pagrindiniai projektų valdymo etapai?
  • Projekto planavimas
  • Projekto planavimas
  • Projekto valdymas
• Kas yra projektų valdymo metodai: PERT ir CPM
• Projektų valdymo programinės įrangos naudojimas projektams valdyti
• Dažnai užduodami klausimai
• Bottom Line

Patarimai, kaip geriau įsitraukti

• Asmeninis vystymasis
• Veiklos valdymas

Kas yra projektų valdymas ir pavyzdžiai?

Projektai yra įprasta mūsų kasdienio gyvenimo dalis. Galbūt planuojame vestuves ar netikėtą gimtadienį, pertvarkome namus ar ruošiame semestro trukmės klasės projektą. Galima paminėti didesnius projektus, tokius kaip tilto statyba, gyventojų perkėlimas, naujų lėktuvų linijų gamyba ir kt. Visiems jiems reikia projektų valdymo. 

Projektų valdymas apibūdina sisteminį požiūrį, metodikas ir praktiką, naudojamą planuojant, planuojant, kontroliuojant ir vertinant projektus nuo pradžios iki pabaigos. Ji apima platų spektrą veiklų ir procesų, kuriais siekiama konkrečių tikslų laikantis nustatytų apribojimų, tokių kaip laikas, sąnaudos, apimtis, kokybė ir ištekliai.

Kodėl projektų valdymas yra svarbus?

Sunku paneigti vadybos svarbą projektuose, padedančius kiekvienam verslo projektui vykdyti efektyviau ir efektyviau. Panagrinėkime tris pagrindinius efektyvaus projektų valdymo privalumus.

Sutaupykite laiko ir pinigų

Geras projekto organizavimas apima kruopštų planavimą ir išteklių paskirstymą. Projektų vadovai įvertina projekto reikalavimus, nustato reikiamus išteklius ir efektyviai juos paskirsto. Tiksliai įvertinę išteklių poreikius ir vengdami bendro paskirstymo ar nepakankamo panaudojimo, projektų vadovai optimizuoja išteklių naudojimą, sumažindami nereikalingas išlaidas ir taupydami laiką.

Pagerinkite bendradarbiavimą ir bendravimą

Projektų vadovai apibrėžia ir perduoda komandos nariams aiškius vaidmenis ir pareigas. Kiekvienas asmuo supranta savo konkrečias užduotis, rezultatus ir atskaitomybės sritis. Šis aiškumas sumažina painiavą ir sutapimus, todėl komandos nariai gali sklandžiai ir efektyviai dirbti kartu.

Sumažinkite riziką ir problemas

Projektams būdinga rizika ir neapibrėžtumas, kurie, jei jie nebus valdomi, gali sukelti didelių iššūkių ar net nesėkmių. Geras projekto valdymas pabrėžia rizikos identifikavimą, įvertinimą ir mažinimo strategijas. Anksti numatydami ir spręsdami galimas problemas, projektų vadovai gali sumažinti jų poveikį ir užtikrinti, kad projektai tęstųsi ar net būtų užbaigti iki pageidaujamo termino.

Išvykimas: Ką veikia Scrum meistras?

Kokie yra trys pagrindiniai projektų valdymo etapai?

Projektų valdymas apima tris etapus: projekto planavimą, projekto planavimą ir projekto kontrolę. Čia yra kiekvienos fazės detalės.

Projekto planavimas

Projekto valdymas ir organizavimas prasideda nuo planavimo etapo, kuriame apibrėžiami projekto tikslai, uždaviniai ir apimtis. Šiame etape projektų vadovai glaudžiai bendradarbiauja su suinteresuotosiomis šalimis, kad suprastų jų reikalavimus ir lūkesčius.

Labai svarbu pažymėti, kad projektų planavimui naudojami keli metodai, o vienas iš efektyviausių planavimo būdų yra darbo suskirstymo struktūra (WBS). Tai apibrėžiama kaip procesas, kai projektas suskirstomas į pagrindinius jo sudedamuosius komponentus (arba užduotis), kurie vėliau suskirstomi į detalesnius komponentus ir galiausiai į veiklų rinkinį ir su jomis susijusias išlaidas.

Susiję: Projekto planavimo proceso vaizdas iš paukščio skrydžio

Projekto planavimas

Projekto planavimas reiškia eiliškumo ir laiko paskirstymo visoms projekto veikloms procesą. Šiame etape vadovai nusprendžia, kiek laiko užtruks kiekviena veikla, ir apskaičiuoja kiekvienam gamybos etapui reikalingus išteklius.

Projekto planavimo tikslus galima apibendrinti taip:

• Parodykite kiekvienos veiklos ryšį su kitais ir visu projektu
• Veiklų loginės tvarkos ir koreliacijos nustatymas
• Palengvinti kiekvienos veiklos realių laiko ir sąnaudų sąmatas
• Užtikrinti, kad žmonės, pinigai ir materialiniai ištekliai būtų naudojami optimaliai, nustatant kritines kliūtis.

Vienas iš populiarių projektų planavimo metodų yra Ganto diagrama. Ganto diagramos yra nebrangūs metodai, kuriais siekiama padėti vadovams įsitikinti, kad:

• Veikla planuojama
• Atlikimo tvarka yra dokumentuojama
• Užfiksuojami veiklos laiko įverčiai
• Sukurtas bendras projekto laikas. 

Susiję:

• Laiko bokso technika – 2024 m. naudojimo vadovas
• Projekto tvarkaraščio pavyzdys

Projekto valdymas

Projekto kontrolė apibūdina kruopštų išteklių, išlaidų, kokybės ir biudžetų valdymą. Gali būti sunku kontroliuoti projektus. Ne visi projektai iš pradžių yra tiksliai apibrėžti, kai kurie gali būti netinkamai apibrėžti. Projektai paprastai tampa tiksliai apibrėžti tik po išsamaus pradinio planavimo ir kruopštaus reikiamų sąnaudų, išteklių, procesų ir rezultatų apibrėžimo.

Kontroliuojant yra terminas, vadinamas krioklio metodologija, kuris apima nuoseklų metodą, kai projektas sutelkiamas žingsnis po žingsnio ir kiekvienas etapas baigiamas prieš pereinant prie kito. Projekto vadovas ir komanda sutelkia dėmesį į planavimą ir vieno etapo vykdymą vienu metu pagal iš anksto nustatytą seką. Kai žinomi apribojimai, pakeitimai yra pakankamai maži, kad juos būtų galima valdyti iš esmės neperžiūrint planų.

Priešingai nei krioklio metodika, Agile metodikapabrėžia lygiagretų arba vienalaikį projekto komponentų planavimą ir vykdymą. Jis dažniausiai siejamas su Agile metodikomis, tokiomis kaip Scrum ir Kanban. Užuot užbaigusios kiekvieną etapą prieš pradėdamos kitą, komandos vienu metu dirba su keliais projekto aspektais, sutelkdamos dėmesį į mažesnes iteracijas arba laiko juostos žingsnius. Yra daug kontrolinių punktų ir grįžtamojo ryšio kilpų, skirtų pažangai stebėti, o tai gali padėti atlikti projekto įvertinimą vėliau.

Išvykimas: Projekto įgyvendinimas irProjekto vertinimo procesas

Kas yra projektų valdymo metodai: PERT ir CPM

Programos vertinimo ir peržiūros technika (PERT), ir kritinio kelio metodas (CPM) yra gerai žinomi projektų valdymo metodai, naudojami veiklai planuoti ir planuoti ir kurie turi bendrų bruožų bendrame 6 žingsnių proceso atžvilgiu:

• Apibrėžkite projekto veiklas, reikalingas projektui užbaigti, ir parengti darbų suskirstymo struktūrą
• Nustatykite, kuri veikla priklauso nuo kitų, ir užmegzkite logiškus ryšius, pvz., „užbaigti iki pradžios“ arba „nuo pradžios iki pradžios“.
• Nubraižykite tinklą, jungiantį visas veiklas, naudodami mazgus veiklai pavaizduoti ir rodykles, kad parodytumėte srautą ir priklausomybes tarp jų
• Įvertinkite kiekvienos veiklos trukmę ir kainą 
• Nustatyti kritinį kelią (ilgiausia priklausomų veiklų seka, kuri lemia minimalią projekto trukmę)
• Viso projekto metu pažanga stebima pagal grafiką ir prireikus koreguojama, kad būtų užtikrintas savalaikis užbaigimas.

Kokie yra PERT ir CPM privalumai ir trūkumai?

Yra kritika dėl PERT ir CPM, ar jie svarbūs projektų valdymui. Štai dviejų metodų pranašumai ir apribojimai:

Privalumai

Trūkumai

- Jie suteikia sistemingą požiūrį į projektų planavimą, ypač dideliems, sudėtingiems projektams su daugybe veiklų. - Sutelkdami dėmesį į svarbią veiklą kritiniame kelyje, projektų vadovai gali teikti pirmenybę ištekliams ir pastangoms, kad būtų užtikrintas savalaikis projekto užbaigimas. - Jie taip pat siūlo projekto pažangos stebėjimo ir palyginimo su planuotu grafiku sistema.

- Tiksliai nustatyti ir kiekybiškai įvertinti šias priklausomybes gali būti sudėtinga - Laiko įvertinimai projektų valdyme dažnai gali būti subjektyvūs ir paveikti įvairių veiksnių, dėl kurių kyla neobjektyvių vertinimų ir galimų netikslumų projekto laiko juostoje rizika. – Taip pat svarbu atidžiai stebėti beveik kritinius projekto kelius. Nepaisydami šių beveik kritinių kelių, gali kilti būdinga rizika ir galimi vėlavimai arba gali sutrikti bendras projekto laikas.

Projektų valdymo programinės įrangos naudojimas projektams valdyti

Kas geriausia projektų valdymo programinė įranga ? Įmonėms yra keletas galimybių valdyti projektus. Priklausomai nuo projekto masto, vadovai gali nuspręsti naudoti pirmiau aptartus metodus mažiems projektams valdyti arba įtraukti specializuotą projektų valdymo programinę įrangą dideliems ir sudėtingiems projektams.

Verta pristatyti Microsoft Project – vieną populiariausių specializuotų programinės įrangos, kuri itin praverčia kuriant projektų tinklus, identifikuojant projekto tvarkaraštį bei tvarkant projekto išlaidas ir kitus resursus bei atliekant projektų vertinimą. Jūs taip pat galite apsvarstyti jo alternatyvaspvz., „Asana“, „Trello“, „Jira“ ir „Basecamp“ projektų valdymo programinė įranga. Visa tai yra mokama projektų valdymo programinė įranga su nemokamu bandomuoju daugelio išplėstinių funkcijų, kurios gali padėti efektyviau valdyti projektus ir komandas.  

Susiję: 10 patarimų, kaip efektyviai naudoti „Asana“ projektų valdymą 2024 m or „Microsoft“ projekto alternatyvos

Dažnai užduodami klausimai

Bottom Line

Kaip matome, kiekvienai įmonei verta investuoti į projektų valdymo įgūdžių tobulinimą. Veiksmingam projektų valdymui negali trūkti išradingų projektų vadovų ir kokybiškos komandos. Yra daug sertifikuotų kursų, o mokymai gali padėti besimokantiesiems įgyti gilesnių ir naudingų žinių apie projektų valdymą. Jei esate savimi pasitikintis ir pakankamai gerai pasiruošęs, kodėl gi nepriėmus iššūkio PMI, labiausiai pasaulyje vertinamas projektų valdymo sertifikatas, apimantis tradicines, judrias ir hibridines koncepcijas. 

Tačiau, jei norite sutaupyti pinigų, taip pat puiki idėja lankyti nemokamą Coursera projektų valdymo kursą. Darbuotojams pritaikytas mokymas taip pat gali duoti geresnių rezultatų. Galite kurti patrauklias pamokas su AhaSlides pristatymasįrankis, kuriame galite rasti daug nemokamų tinkinamų interaktyvių viktorinų ir žaidimų šablonų bei unikalių pristatymo efektų.

Cituojamas darbas: Renderis, Baris, Heizeris, Jay'us, Munsonas, Chuckas. (2017). Operacijų valdymas : Tvarumasir Tiekimo grandinės valdymas12 d. Red. (12 d. leidimas).

Nuoroda: Komandinis darbas | M. biblioteka