Padomājiet par pēdējo prezentāciju, kas patiesi noturēja jūsu uzmanību no sākuma līdz beigām. Visticamāk, tā bija īsāka nekā vairums, tajā bija mazāk slaidu, nekā gaidījāt, un teksts ekrānā bija pietiekami liels, lai to varētu izlasīt, nepiemiedzot acis. Šī kombinācija nav nejauša. Tā ir apzinātas ierobežošanas rezultāts.
Noteikumu “10-20-30” investoru prezentācijām izstrādāja Gajs Kavasaki, kur auditorijas zaudēšanas risks ir tūlītējs un redzams. Šī loģika izrādījās tik viegli pārnesama, ka kļuva par vienu no visplašāk pielietotajām profesionālās prezentācijas sistēmām. Desmit slaidi. Divdesmit minūtes. Vismaz trīsdesmit punktu fonts. Trīs skaitļi, kas atrisina lielāko daļu problēmu, kuru dēļ prezentācijas ir viegli aizmirstamas.
Šajā rokasgrāmatā ir paskaidrots, kāpēc darbojas katrs ierobežojums, kā tie mijiedarbojas un kā pielietot šo sistēmu jebkurai prezentācijai, ko veidojat, neatkarīgi no tā, vai jūs prezentējat investorus, apmācāt darbiniekus vai argumentējat kaut ko skeptisku lēmumu pieņēmēju priekšā.
Problēma, kuras risināšanai šis noteikums tika izstrādāts
Lielākā daļa cilvēku ir noskatījušies prezentāciju, kas šķitusi kā sods. Sešdesmito gadu slaidi. Blīvas rindkopas astoņu punktu fontā. Runātājs burtiski lasa no ekrāna, kamēr auditorija lasa ātrāk, pabeidz pirms viņiem un atlikušo laiku pavada, gaidot nākamo slaidu. Nekas nepieķeras. Nekas nepiespīd. Visi aiziet, uztvēruši mazāk, nekā būtu uztvēruši labi uzrakstītu e-pastu.
Šis nav rets kļūmes režīms. Tas ir noklusējuma iestatījums. Lielākā daļa prezentāciju programmatūras atvieglo slaidu un teksta pievienošanu, kas nozīmē, ka lielākajā daļā prezentāciju beigās ir pārāk daudz abu. Šī vide virzās uz visaptverošu pieeju, jo visaptverošība šķiet droša. Izgriešana rada sajūtu, ka kaut kas tiek pazaudēts. Tā nav. Tā ir rediģēšana, un rediģēšana ir tas, kas padara prezentāciju veiksmīgu.
Noteikums “10-20-30” ir šīs novirzes korekcija. Tas nav radošs ierobežojums, kas uzspiests no ārpuses, bet gan ierobežojumu kopums, kas katru lēmumu virza vienā virzienā: uz prezentāciju, kurā runātājs izsaka argumentu un slaidi to atbalsta, nevis otrādi.
Kas ir 10-20-30 noteikums?
Noteikumam ir trīs daļas, katra no tām aplūko atšķirīgu veidu, kā prezentācijas parasti noiet greizi.
Maksimāli desmit slaidi. Nevis desmit slaidi kā mērķis, bet gan desmit slaidi kā maksimālais limits. Šis ierobežojums uzspiež sava veida redakcionālu disciplīnu, ko lielākā daļa prezentāciju nekad neizstrādā: ir jāizlemj, kas ir būtisks, nevis jāiekļauj viss, kas varētu būt svarīgs. Ja visu nevar iekļaut, ir spiests noteikt prioritātes. Pēc šī procesa paliekas gandrīz vienmēr ir spēcīgākas par to, ar ko sākāt.
Maksimums divdesmit minūtes. Aptuveni šis ir logs, kurā auditorija var saglabāt ilgstošu koncentrēšanos bez pārtraukuma. Pēc divdesmit minūtēm uzmanība nemazinās pakāpeniski, bet gan straujāk. Divdesmit minūšu prezentācija arī vieglāk iekļaujas grafikā un pauž cieņu pret auditorijas laiku tādā veidā, kā to vienkārši nevar izdarīt sešdesmit minūšu sesija.
Vismaz trīsdesmit punktu fonts. Mazs teksts ir simptoms, nevis dizaina izvēle. Prezentētāji to izmanto, lai slaidos ietilptu vairāk satura, kas nozīmē, ka skaļi tiek nolasīts vairāk satura, kas nozīmē, ka auditorija vēro, kā kāds lasa, nevis klausās, kā kāds runā. Vismaz trīsdesmit punktu fonts neļauj slaidam kļūt par prezentāciju. Šādā izmērā nevar ietilpināt rindkopas. Jūs esat spiests ievietot detaļas tur, kur tām jābūt: savā balsī.
Šie trīs ierobežojumi viens otru pastiprina. Mazāk slaidu nozīmē mazāk satura. Mazāk satura nozīmē īsākas prezentācijas. Lielāks fonts nozīmē mazāk teksta katrā slaidā. Kopā tie virzās vienā virzienā: uz prezentāciju, kurā runātājs ir galvenais notikums, bet slaidi ir palīgmateriāls.
Kāpēc 10 slaidi
Lielākajā daļā prezentāciju ir pārāk daudz slaidu, jo prezentētājs nav pieņēmis grūtos lēmumus par to, kas patiesībā ir svarīgi. Slaida pievienošana šķiet kā vērtības pievienošana. Tā reti ir. Parasti tā ir izvēles atlikšana starp divām idejām, kurām vajadzēja būt vienai.
Desmit slaidi piespiež izdarīt šo izvēli. Kad esat sasniedzis robežu un joprojām ir palicis saturs, jums jāizlemj: vai šī ideja ir pietiekami svarīga, lai aizstātu kaut ko jau esošu, vai arī tai jābūt izdales materiālā, papildu e-pastā vai mutiskā skaidrojumā? Šis lēmums ir darbs. Ierobežojums ir tas, kas jūs mudina to darīt.
Rezultātā iegūst prezentāciju, kas veidota, balstoties uz jūsu spēcīgāko materiālu, nevis uz visu jūsu materiālu kopumā. Katrs slaids ir ieguvis savu vietu. Nekas nav radies tāpēc, ka jums pietrūktu iemeslu to izgriezt.
Struktūra, kas darbojas lielākajā daļā prezentāciju veidu, atbilst šādai loģikai: sāciet ar problēmas izklāstu, pamatojiet, kāpēc tā ir svarīga, iepazīstiniet ar savu risinājumu, paskaidrojiet, kā tas darbojas, sniedziet pierādījumus, parādiet, kam tas paredzēts, pievērsieties konkurences vai alternatīvām ainavām, nosakiet izpildes spējas, izklāstiet nepieciešamos resursus un noslēdziet ar konkrētu jautājumu. Desmit slaidi. Pa vienai idejai katrā. Pilnīgs arguments no problēmas līdz rīcībai.
Proporcijas mainās atkarībā no konteksta. Apmācības prezentācijā konkurences ainava tiek aizstāta ar ieviešanas plānu. Pārdošanas prezentācijā komandas slaids tiek aizstāts ar klientu pierādījumiem. Pamata loģika paliek nemainīga: problēma, risinājums, pierādījums, jautājums.
Kāpēc tieši 20 minūtes
Lielākā daļa cilvēku zaudē ilgstošu koncentrēšanos pēc aptuveni divdesmit minūtēm nepārtrauktas klausīšanās. Tā nav personiska neveiksme vai mūsdienu uzmanības noturības problēma. Tā ir pastāvīga tendence uz to, kā darbojas cilvēka uzmanība. Aiz šī loga jūs ne tikai lūdzat vairāk laika. Jūs lūdzat kaut ko tādu, ko cilvēki vairs nevar viegli dot.
Divdesmit minūtes ir arī praktisks skaitlis. Tas ietilpst trīsdesmit minūšu sanāksmes laika posmā, kurā ir vieta jautājumiem. To ir vieglāk ieplānot nekā stundu. Cilvēki, visticamāk, apmeklēs sanāksmi, visticamāk, paliks klāt visu laiku un, visticamāk, aizies ar skaidru atmiņu par teikto.
Laiks dabiski tiek sadalīts trīs daļās. Ievads, kurā jūs piesaistāt uzmanību un paskaidrojat, kāpēc tas ir svarīgi šai konkrētajai auditorijai, aizņem divas līdz trīs minūtes. Galvenais saturs, kas aptver trīs līdz četrus galvenos punktus, aizņem divpadsmit līdz četrpadsmit minūtes, aptuveni trīs līdz četras minūtes katram punktam. Noslēgums un aicinājums uz rīcību aizņem divas līdz trīs minūtes. Tas atstāj vienu vai divas minūtes brīvas vietas, kas prezentācijām gandrīz vienmēr ir nepieciešama, jo tās biežāk ir garas nekā īsas.
Ja jūsu materiālam patiešām nepieciešams vairāk laika, pareizā reakcija nav pagarināt prezentāciju. Tā ir detaļu iekļaušana pamatojošos dokumentos un divdesmit minūšu izmantošana argumentācijai, kas mudina cilvēkus tos izlasīt.
Kāpēc 30 punktu fonts
Mazs fonts tiek izmantots, ja slaids mēģina sniegt pārāk daudz informācijas. Prezentētājs vēlas ekrānā iekļaut pilnu skaidrojumu, tāpēc fonts tiek samazināts, lai tas ietilptu. Pēc tam, tā kā skaidrojums ir redzams ekrānā, prezentētājs to nolasa skaļi. Auditorija lasa ātrāk nekā prezentētājs runā, pabeidz slaidu pirms prezentētāja un atlikušo laiku pavada gaidot, nevis klausoties.
Trīsdesmit punktu minimums pārtrauc šo modeli. Šādā izmērā standarta slaidā ir trīs līdz četras īsas teksta rindiņas. Virsraksts un divas papildu frāzes. Viena statistika ar aprakstu. Tas arī viss. Detaļai, kas agrāk atradās slaidā, ir jānonāk citur, un vienīgā vieta, kur tā var nonākt, ir mutiskā runa, kur tai arī jābūt.
Šis ierobežojums atrisina arī pieejamības problēmu, par kuru prezentētāji reti aizdomājas. Cilvēki telpas aizmugurē var lasīt trīsdesmit punktu tekstu. Cilvēki ar redzes traucējumiem var lasīt trīsdesmit punktu tekstu. Mazs teksts klusi un bez jebkāda signāla izslēdz daļas auditorijas.
Daži prezentētāji piemēro vēl stingrākus ierobežojumus, samazinot slaidus līdz vienam attēlam vai dažiem vārdiem. Šo pieeju princips ir tāds pats kā 10-20-30 noteikums: jo mazāk slaidā ir teikts, jo vairāk prezentētājam ir jāpasaka. Un prezentētājs, kas runā patiesi izprotot saturu, gandrīz vienmēr ir saistošāks nekā slaidi, kas tiek nolasīti skaļi.
Kā tas izskatās praksē
Atšķirību starp prezentāciju, kas veidota ar šo ietvaru, un prezentāciju bez tā ir vieglāk saskatīt konkrētā piemērā, nekā aprakstīt abstraktā veidā.
Iedomājieties, ka jūs prezentējat jaunu darbinieku apmācības programmu savai vadības komandai. Bez jebkādiem garuma vai struktūras ierobežojumiem jūs sagatavojat 35 slaidus: programmas vēsturi, tirgus izpēti, konkurentu analīzi, detalizētu mācību programmas sadalījumu, izmaksu sadalījumu pa nodaļām, ieviešanas laika grafiku katrai atrašanās vietai, pielikumus. Prezentācija ilgst 75 minūtes. Vadītāji zaudē koncentrēšanos ap 20. slaidu. Jūs pabeidzat, pateicaties visiem un nedēļām ilgi gaidāt atbildi, kas, iespējams, nekad nepienāks. Visa informācija bija tur. Arguments nebija.
Ar 10-20-30 ietvaru tas pats priekšlikums kļūst par desmit slaidiem:
- Problēma: pašreizējā ieviešanas stadijā ir trīs mēneši, un rezultāti dažādās atrašanās vietās ir nekonsekventi.
- Izmaksas: aizkavēta produktivitāte, augsta priekšlaicīga darbinieku atbiršana, nekonsekventa klientu pieredze.
- Risinājums: strukturēta astoņu nedēļu programma ar standartizētu saturu un vadītāja kontrolpunktiem.
- Kā tas darbojas: trīs fāzes, kas aptver orientāciju, konkrētajai lomai pielāgotu apmācību un uzraudzītu praksi ar atgriezeniskās saites cilpām.
- Pilota rezultāti: programma sešu mēnešu laikā tika īstenota divās vietās, un tika panākti izmērāmi uzlabojumi klientu noturēšanā un produktivitātes sasniegšanas laikā.
- Ieviešanas plāns: ieviešana visās atrašanās vietās divpadsmit mēnešu laikā ar īpaši norīkotu projekta vadītāju.
- Nepieciešamie resursi: budžets, darbinieku skaits un tehnoloģiju vajadzības, kas sadalītas pa posmiem.
- Laika grafiks: galvenie atskaites punkti no apstiprināšanas līdz pilnīgai ieviešanai.
- Risks un tā mazināšana: trīs visticamākie šķēršļi un kā plāns risina katru no tiem.
- Pieprasījums: divpadsmit mēnešu izmēģinājuma budžeta apstiprināšana un projekta vadītāja iecelšana.
Jūs prezentējat astoņpadsmit minūtēs. Argumentācija ir skaidra: šī programma darbojas, plāns ir reālistisks un budžets ir pamatots. Vadītāji saprot, ko viņiem lūdz apstiprināt. Jūs iesniedzat pilnu dokumentāciju, bet tiešraides prezentācija paveica savu darbu.
35 slaidu versijā un 10 slaidu versijā ir ietverta liela daļa no vienas un tās pašas informācijas. Atšķirība ir tāda, ka vienā versijā tiek izteikts arguments, bet otrā versijā tiek prezentēts fails.
Kā izveidot 10-20-30 prezentāciju
Sāciet, pirms atverat slaidu komplektu. Uzrakstiet savu galveno vēstījumu vienā teikumā: kas ir tā viena lieta, ko vēlaties, lai jūsu auditorija atcerētos vai darītu? Ja nevarat uzrakstīt šo teikumu, jums vēl nav pietiekami skaidra argumentācija. Tas ir noderīgi zināt, pirms esat ap to izveidojis trīsdesmit slaidus.
Pēc tam uzskaitiet visu, kas, jūsuprāt, pieder prezentācijai. Šajā posmā nerediģējiet. Izlasiet visu un tad apskatiet, kas jums ir. Kas ir būtisks? Kas ir atbalsts? Kas ir atkāpes, ko iekļāvāt, jo tas šķita drošāk nekā to izlaist?
Sakārtojiet atlikušo stāstījumā: problēma, risinājums, pierādījumi, jautājums. Katram no desmit slaidiem piešķiriet vienu ideju. Ja jums ir vairāk nekā desmit idejas, kas šķiet būtiskas, jūs vai nu aptverat pārāk plašu tēmu, vai arī vēl neesat pieņēmis grūtos lēmumus. Izdariet tos tagad, nevis auditorijas priekšā.
Katram slaidam pajautājiet, vai varat ideju parādīt, nevis aprakstīt. Diagramma, kas vizuāli izceļ domu, paveic vairāk darba nekā teksts, kas to mutiski izskaidro. Visu, kas neietilpst 30 punktu fontā, pārvietojiet savā runātajā tekstā, kur tam arī jābūt.
Trenējieties skaļi un mēriet laiku. Apzinieties, kur vēlaties ieskriet ilgāk, un turpiniet, nevis paātriniet tempu. Prezentācija, kas normālā tempā ir divdesmit minūšu ilga, atšķiras no tādas, kas steidzoties ir divdesmit minūšu ilga. Pirmā respektē auditoriju. Otrā norāda, ka neesat pietiekami rediģējis.
Bieži sastopamas bažas
Visbiežākais iebildums ir tāds, ka divdesmit minūtes nav pietiekami sarežģītām tēmām. Parasti tā ir. Kļūda ir jaukt visaptverošu izklāstu ar efektīvu komunikāciju. Divdesmit minūšu prezentācija, kas izvirza trīs skaidrus punktus un iemanto auditorijas uzticību, sniedz vairāk nekā sešdesmit minūšu prezentācija, kas aptver visu un paliek atmiņā ne par ko. Sīkākai informācijai jābūt papildu dokumentos, ko cilvēki lasa, kad ir gatavi iedziļināties, nevis klātienes sesijā, kur uzmanība ir ierobežota.
Otrais iebildums ir par to, vai desmit tiešām ir pareizais skaitlis, vai arī vienpadsmit vai divpadsmit būtu pietiekami. Svarīgākais ir skaitlis. Tā ir robeža, nevis ieteikums. Tiklīdz pieļaujat izņēmumus, jūs atkal nonākat uz ceļa, kas ved uz uzpūstām prezentācijām, kurās attaisnojas viens slaids vienlaikus. Disciplīna ievērot desmit bieži vien ir tā, kas pieņem labākos redakcionālos lēmumus. Slaids, kuru nevēlaties izgriezt, parasti satur kaut ko tādu, ko ir vērts pateikt mutiski, nevis parādīt ekrānā.
Prezentācijas ar lielu datu apjomu rada pamatotas bažas: kas notiek ar skaitļiem, kas neiederas? Atbilde ir tāda, ka svarīgie skaitļi tiek parādīti slaidos, skaidri anotēti. Papildu dati tiek ievietoti izdales materiālos vai pielikumā, uz kuriem jūs atsaucaties, bet kurus neprezentējat. Jūsu uzdevums telpā ir padarīt galvenos secinājumus skaidrus un pārliecinošus. Auditorija pēc tam var iztaujāt visu datu kopu.
Iebildums par fontu pats par sevi atbild. Trīsdesmit punktu minimums nozīmē lielāku tekstu, kas nozīmē, ka cilvēki telpas aizmugurē varēs lasīt jūsu slaidus. Ja jūsu pašreizējais fonta lielums prasa, lai auditorija samiedz acis vai noliecas uz priekšu, tā nav dizaina preference. Tā ir problēma, ko šis noteikums atrisina.
Dodamies tālāk ar AhaSlides
Noteikums “10-20-30” attiecas uz to, kas tiek rādīts slaidos un cik ilgi jūs runājat. Tas neattiecas uz to, ko jūsu auditorija dara prezentācijas laikā, kas vairumā prezentāciju nav nekas.
Interaktīvie elementi to maina. Aptauja, kas tiek veikta brīdī, kad auditorijai ir jāsaista problēma ar savu situāciju, liek tai justies personiskai, pirms esat pamatojis savu argumentāciju. Vārdu mākonis prezentācijas vidū parāda, kuras idejas rodas un kuras ne, reāllaikā, pirms esat apņēmies pievērsties pārējam argumentam. Anonīma jautājumu un atbilžu sadaļa, kas iebūvēta dabiskā pārejā, uztver auditorijas iebildumus, kurus tā neizsaka skaļi.
Šie brīži nepalielina prezentācijas garumu vai sarežģītību. Iebūvēti 10-20-30 prezentācijā, tie ietilpst divdesmit minūšu logā un aizstāj pasīvu slaidu skatīšanos ar aktīvu līdzdalību. AhaSlides ir veidots, lai to padarītu vienkāršu: aptaujas, viktorīnas, vārdu mākoņi un jautājumu un atbilžu sesijas atrodas jūsu prezentācijas plūsmā, tāpēc pāreja no satura uz mijiedarbību šķiet apzināta, nevis traucējoša.
Noteikums “10-20-30” padara jūsu prezentāciju dinamisku un fokusētu. Interaktīvie elementi padara to divvirzienu. Ir vērts iekļaut abus.
Ietīšanas up
Noteikums “10-20-30” darbojas, jo problēmas, ko tas risina, ir reālas un konsekventas. Pārāk daudz slaidu. Pārāk daudz teksta. Pārāk maz laika veltīts pašam argumentam. Šie trīs ierobežojumi attiecas uz visiem trim vienlaikus, un tie to dara, piespiežot pieņemt lēmumus, kurus vairums prezentētāju atliek līdz brīdim, kad viņi stāv telpas priekšā, kur nav citu labu variantu.
Desmit slaidi. Divdesmit minūtes. Trīsdesmit punktu fonts. Izmantojiet visus trīs savā nākamajā prezentācijā un ievērojiet, ko ierobežojumi liek jums darīt. Jūsu veiktie griezumi gandrīz vienmēr ir pareizie. Ietaupītais laiks gandrīz vienmēr tiek novērtēts. Un prezentācija, kas tiek pabeigta otrā pusē, gandrīz vienmēr ir labāka nekā tā, ar kuru sākāt.
