Pasākumu vadības uzņēmums | 10 padomi, kā ietaupīt laiku, naudu un stresu

Ideāla pasākuma plānošana var šķist nepārvarama, un tieši tā pasākumu organizēšanas uzņēmumi Nāc iekšā.

Neatkarīgi no tā, vai sapņojat par mūža kāzām, svinat jubileju vai vēlaties organizēt korporatīvo konferenci, pasākumu organizēšanas uzņēmums var pārvērst jūsu redzējumu par pieredzi, ko cilvēki neaizmirsīs.

Turpiniet lasīt rakstu, lai uzzinātu, kas īsti ir pasākumu organizēšanas uzņēmums, to lomu, kā arī padomus, kā izvēlēties labāko un no kādiem sarkanajiem karogiem izvairīties.

Saturs

• Pārskats
• Kas ir pasākumu vadības uzņēmums?
• Kāda ir pasākumu organizēšanas uzņēmuma funkcija?
• Kā izvēlēties labāko pasākumu organizēšanas uzņēmumu?
• No kā jāizvairās, pārskatot pasākumu organizēšanas priekšlikumus?
• Kādi ir pasākumu piemēri, ko pasākumu vadības uzņēmums var plānot?
• Takeaways

Pārskats

Kas ir pasākumu vadības uzņēmums?

Plānojot jebkāda mēroga pasākumu, sākot no kāzām līdz korporatīvajai tikšanās reizei, pasākumu organizēšanas uzņēmums var nodrošināt, ka viss noritēs nevainojami.

Pasākumu plānotāji cieši sadarbojas ar klientiem, lai izprastu viņu vajadzības, mērķus un budžetu. Pēc tam viņi izstrādā visaptverošu pasākuma plānu, kas pielāgots klienta redzējumam, lai klienti varētu būt mierīgi, ka viņu pasākuma redzējums kļūs par neaizmirstamu realitāti.

Kāda ir pasākumu vadības uzņēmuma funkcija?

Pasākumu organizēšanas uzņēmumam ir daudz mērķu, piemēram, lieliska pasākuma organizēšana, kas atbilst visām klientu prasībām. Pasākumu organizēšanas uzņēmuma galvenā funkcija ir plānot, koordinēt un īstenot veiksmīgus pasākumus savu klientu vārdā. Viņi nodarbojas ar visu loģistiku un detaļām, lai klienti varētu koncentrēties uz pasākuma baudīšanu, nevis uztraukties par organizāciju.

Dažas galvenās pasākumu organizēšanas uzņēmuma funkcijas ietver👇

#1 - Konceptualizējiet un plānojiet pasākumu - Viņi strādā ar klientiem, lai izprastu pasākuma vīziju, mērķus un budžetu, pēc tam izstrādā visaptverošu plānu šīs vīzijas īstenošanai.

2. Nodrošiniet pasākuma norises vietu un vienojieties par līgumiem - Viņi izpēta iespējamās norises vietas, salīdzina iespējas, pamatojoties uz atrašanās vietu, telpu, aprīkojumu, cenām un pieejamību, nodrošina labāko un apspriež līgumus klienta vārdā.

#3 — saskaņojiet piegādātājus un pārdevējus - Viņi identificē, atlasa, rezervē un pārvalda visus nepieciešamos piegādātājus, piemēram, ēdinātājus, fotogrāfus, dekoratorus, nomas pakalpojumus utt., lai nodrošinātu, ka viss darbojas nevainojami.

4. Pārvaldiet pasākuma budžetu - Viņi veido budžetu, izseko izdevumiem un meklē veidus, kā ietaupīt izmaksas, vienlaikus sasniedzot klienta mērķus.

#5 — izveidojiet laika grafikus un grafikus - Viņi izstrādā detalizētus grafikus un ārkārtas rīcības plānus, lai pārliecinātos, ka notikums norisinās, kā paredzēts.

#6 - Izklaides plānošana - Viņi organizē priekšnesumus, runātājus vai aktivitātes pasākuma programmas ietvaros.

#7 - Dekorācijas un izkārtnes - Viņi pasūta nepieciešamos rotājumus, veļu, ziedus, inscenējumu un nepieciešamās izkārtnes.

#8 — pieņem darbā un pārvaldi pasākumu personālu - Viņi atrod, rezervē un pārvalda visus pagaidu darbiniekus, kas nepieciešami pasākuma vadīšanai.

#9 – nevainojami izpildiet pasākuma plānu - Pasākuma dienā viņi pārrauga iestatīšanu, pārvalda visus piegādātājus, novērš problēmas un nodrošina programmas norisi, kā plānots.

#10 — sekošana pēc pasākuma - Viņi veic tādus uzdevumus kā aprīkojuma atgriešana, rēķinu apmaksa, pateicības piezīmju nosūtīšana, panākumu un uzlabošanas jomu novērtēšana.

Padomi labākiem pasākumiem

• Pasākumu vadība
• Interaktīvs muzejs
• Pasākuma noformēšana

Kā izvēlēties labāko pasākumu organizēšanas uzņēmumu?

Labākā pasākumu organizēšanas uzņēmuma meklēšana var aizņemt laiku, taču ar šiem reālistiskajiem padomiem tie būs tieši pie jūsu durvīm🚪

#1 — pieredze - Apsveriet uzņēmumus, kuri ir veiksmīgi veikuši daudzus pasākumus, kas pēc mēroga un apjoma ir līdzīgi jums. Viņi zinās, kā risināt bieži sastopamās problēmas.

#2 — portfelis - Pārskatiet pagātnes notikumu piemērus, ko uzņēmums ir plānojis un vadījis. Meklējiet kvalitāti, radošumu un uzmanību detaļām, kas atbilst jūsu redzējumam.

#3 — atsauces - Pieprasiet un pārbaudiet atsauksmes no iepriekšējiem klientiem, lai pārliecinātos, ka uzņēmums pilda savus solījumus un profesionāli risina problēmas.

#4 - Specializācija - Daži uzņēmumi koncentrējas uz korporatīviem pasākumiem, bet citi specializējas kāzās. Izvēlieties tādu, kam ir pieredze un nepieciešamie resursi, kas pielāgoti jūsu konkrētajam pasākuma veidam.

#5 — komanda - Iepazīstieties ar galvenajiem pasākuma vadības komandas locekļiem, kuri plānos un īstenos jūsu pasākumu. Novērtējiet viņu profesionalitāti, atsaucību un savu vajadzību un redzējuma izpratni.

6. Līgums un cenas - Salīdziniet vairākus piedāvājumus (vismaz 3), lai iegūtu vislabākos līguma noteikumus un cenas. Pārliecinieties, ka darba apjoms ir skaidrs un jūs saprotat visas maksas.

#7 - Reputācija - Pārbaudiet atsauksmes, apbalvojumus (ja tādi ir), tā stendu pasākumu nozares organizācijās un uzņēmuma darbības ilgumu kā leģitimitātes un kvalitātes rādītājus.

#8 - Komunikācija - Uzņēmumam rūpīgi jāuzklausa jūsu vajadzības, jāatbild uz visiem jūsu jautājumiem un nekavējoties jāatbild uz pieprasījumiem. Laba komunikācija ir veiksmīgu darba attiecību atslēga.

#9 - elastība - Labākie uzņēmumi ir gatavi pielāgot savus pakalpojumus, pamatojoties uz jūsu budžetu un vēlmēm, nevis stingri pieturēties pie standarta veidnes.

#10 - caurspīdīgums - Uzstāt uz pilnīgu budžeta, līgumu, termiņu un plānu pārredzamību. Izvairieties no uzņēmumiem, kas ir slepeni vai atsakās dalīties ar informāciju.

#11 — krīzes vadība - Kā viņi risina negaidītas problēmas, kas rodas? Uzņēmums ar spēcīgu krīzes vadības pieredzi palīdzēs izvairīties no katastrofām.

#12 - Inovācija - Vai viņi ir atvērti jaunām idejām un risinājumiem, lai radoši sasniegtu savus mērķus? Progresīvi uzņēmumi veicina jaunus rezultātus.

#13 - Apdrošināšana - Vai viņiem ir nepieciešamā apdrošināšana, tostarp atbildības segums jūsu pasākumam? Tas pasargā jūs no riskiem un pretenzijām.

#14 - Vērtības - Vai viņu biznesa pieeja un uzņēmuma vērtības saskan ar jūsu organizācijas kultūru? Kultūras atbilstība rada savstarpēju sapratni.

#15 - Tehnoloģija - Vai viņi ir lietpratīgi un vienmēr seko nozares tendenču paraugpraksei? Vai viņi izmanto tādas tehnoloģijas kā projektu pārvaldības programmatūra, lai plāni būtu sakārtoti un atbilstoši? Tehnoloģija uzlabo efektivitāti.

Meklējiet pasākumu organizēšanas uzņēmumu ar atbilstošu pieredzi un pierādītu pieredzi, labu reputāciju un elastību, komunikāciju un caurspīdīgumu, kas nepieciešams, lai īstenotu savu unikālo vīziju un pārsniegtu jūsu cerības uz jūsu īpašo notikumu.

No kā izvairīties, pārskatot pasākumu vadības priekšlikumus?

Dažos pasākumu organizēšanas uzņēmumos jums ir jāuzmanās no noteiktiem sarkaniem karogiem. Izvairīšanās no tā vēlāk izvairītos no lodes izpildes stadijā.

• Neskaidra vai vispārīga valoda - Priekšlikumi, kas īpaši neattiecas uz jūsu pasākuma mērķiem, budžeta prasībām vai laika grafiku, ir atzīmēti ar sarkanu karodziņu. Uzmanieties no uzņēmumiem, kas izmanto vispārīgu valodu, nevis pielāgo savu piedāvājumu.

• Neskaidrs vai nenoteikts darba apjoms - Izvairieties no uzņēmumiem, kas precīzi nenorāda, kādus pakalpojumus tie sniegs un kuri uzdevumi ir izslēgti no viņu piedāvājuma. Darbības jomai jābūt detalizētai un visaptverošai.

• Pārmērīgas papildu maksas - Uzmanieties no priekšlikumiem par papildu maksām, kas nav skaidri norādītas, piemēram, degvielas piemaksas, administratīvās maksas vai maksājumu apstrādes izmaksas. Tiem visiem jābūt pārredzamiem un skaidri izskaidrotiem.

• Atteikšanās atbildēt uz jautājumiem - Ja uzņēmums izvairās atbildēt uz jūsu jautājumiem par plānošanas detaļām, līgumiem vai cenām, iespējams, tas nozīmē, ka tas kaut ko slēpj. Pārredzamība ir svarīga uzticības veidošanai.

Kādi ir pasākumu piemēri, kurus pasākumu vadības uzņēmums var plānot?

• Kāzas - Kāzu plānošana un izpilde ir daudzu pasākumu organizēšanas uzņēmumu pamatpakalpojums. Viņi risina visus plānošanas aspektus, sākot no vietas izvēles līdz ielūgumiem un ikdienas koordinēšanai.

• Konferences un tirdzniecības izstādes - Pasākumu uzņēmumi var organizēt lielus korporatīvos pasākumus, piemēram, konferences, seminārus, samitus, produktu prezentācijas un tirdzniecības izstādes. Viņi pārvalda reģistrāciju, runātāju koordināciju, norises vietu loģistiku, ēdināšanu un reģistrāciju.

• Produktu palaišana - Pasākumu vadītāji var izveidot aizraujošus, rosinošus pasākumus, lai atklātu sabiedrībai jaunus produktus vai pakalpojumus. Viņi plāno aktivitātes, demonstrācijas un reklāmas elementus, piemēram, tiešās aptaujas un viktorīnas lai radītu sajūsmu.

• Ziedojumu vākšanas un labdarības pasākumi - Bezpeļņas pasākumi, piemēram, labdarības balles, skrējieni/pastaigas un ziedojumi, ir vēl viens izplatīts pasākumu veids, ko pārvalda pasākumu uzņēmumi. Viņi koncentrējas uz apmeklējumu un piesaistīto līdzekļu maksimālu palielināšanu.

• Uzņēmuma ballītes - Pasākumu firmas palīdz plānot un vadīt uzņēmuma svētku balles, vasaras izbraukumus, pensionēšanās svinības un cita veida darbinieku saviesīgie pasākumi. Viņi organizē aktivitātes un ēdināšanu.

• Apbalvošanas ceremonijas un svinības - Balvu šovu, svinīgo vakariņu un nevainojamo pasākumu plānošana ir vēl viena specialitāte dažiem pilna servisa pasākumu organizēšanas uzņēmumiem. Viņi apstrādā dekoru, sēdvietu diagrammas, dāvanu grozus un runas.

• Produktu demonstrācijas - Uzņēmumiem, kas plāno demonstrēt produktu līniju, pasākumu plānotāji var izstrādāt interaktīvas demonstrācijas, testa braucienus, garšas testus un citus ietekmīgus veidus, kā produktu parādīt potenciālajiem klientiem.

Pasākumu organizēšanas uzņēmumi plāno dažāda lieluma un veidu pasākumus, sākot no intīmām kāzām līdz lielām korporatīvām konferencēm, līdzekļu vākšanas pasākumiem, ballītēm, produktu prezentācijām un daudz ko citu – būtībā jebkuru plānoto pasākumu, kurā klienta mērķu sasniegšanai nepieciešama profesionāla koordinācija un loģistika.

Takeaways

Pieņemot darbā pieredzējušu pasākumu organizēšanas uzņēmumu, pamata vīzija tiek pārveidota par pieredzi, par kuru cilvēki nepārtrauks runāt gadiem ilgi.

Viņu vadība atbrīvo jūs no loģistikas galvassāpēm, lai jūs varētu pilnībā iejusties laipnā saimnieka lomā. Iedomājieties, ka pasākuma telpa ir ideāli iekārtota, satraukti viesi baudot gardu ēdināšanu un pārsteidzošu izklaidi — kamēr jūs pastaigājaties pa telpu, kam ir laiks satikties ar visiem. Brīnišķīgi, vai ne?

Vai vēlaties padarīt savu pasākumu interaktīvāku? Izmēģiniet AhaSlides lai piekļūtu ledlaužu sērijai, aptauju un viktorīnu sērijai, kas paceļ sesiju citā līmenī.