Tikšanās ielūguma e-pasts | Labākie padomi, piemēri un veidnes (100% bez maksas)

Sanāksmes var būt būtisks komandas efektivitātes, koordinācijas un vienotības elements. Daudzi uzņēmumi rīko sanāksmes vismaz reizi nedēļā, kas var būt neformāla sanāksme, lai vienkārši padziļināti aprunātos ar darbiniekiem, vai formālāka valdes sanāksme, lai apspriestu uzņēmuma nākotnes plānus un gada pārskatu. Administratīvajiem darbiniekiem vai vadītājiem ir obligāti jānosūta sanāksmes ielūguma vēstules dalībniekiem vai viesiem.

Uzaicinājums uz tikšanos ir svarīgs, lai oficiālās sanāksmes noritētu efektīvi un vienmērīgi. Ir daudz veidu, kā nosūtīt ielūgumus uz sapulci. Šajā rakstā mēs koncentrējamies uz to, kā tikt galā ar sapulču uzaicinājumu e-pastā, ērtākais un populārākais veids, kā uzaicināt cilvēkus piedalīties jūsu sanāksmēs.

Saturs

• Kas ir sapulces uzaicinājuma e-pasts?
• Kāpēc sapulces uzaicinājuma e-pasts ir svarīgs?
• Soli pa solim rakstiet sapulces ielūguma e-pastu
• Sapulces ielūguma e-pasta veidi un piemēri
• Bottom Line

Ātras sapulču veidnes ar AhaSlides

Kas ir sapulces uzaicinājuma e-pasts?

Uzņēmējdarbības būtiska sastāvdaļa ir sapulces uzaicinājuma e-pasts, kas ir rakstisks ziņojums ar sapulces mērķa demonstrējumu un lūgumu cilvēkiem pievienoties sapulcei pēc konkrētā datuma un norises vietas, kā arī, ja nepieciešams, detalizētākiem pielikumiem. To var rakstīt formālā vai neformālā stilā atkarībā no sapulču rakstura. Tiem jābūt rakstītiem atbilstošā tonī un stilā, lai tie atbilstu biznesa e-pasta etiķetei.

Tomēr nejauciet sapulces uzaicinājuma e-pastu ar sapulces pieprasījuma e-pastu. Galvenā atšķirība starp šiem e-pastiem ir tā, ka sapulces pieprasījuma e-pasta mērķis ir norunāt tikšanos ar kādu personu, savukārt sapulces uzaicinājuma e-pasta mērķis ir uzaicināt jūs uz sapulci paziņotos datumos un vietā.

Kāpēc sapulces uzaicinājuma e-pasts ir svarīgs?

E-pasta ielūgumu izmantošana sniedz daudz priekšrocību. Tālāk ir norādītas e-pasta ielūgumu priekšrocības:

• Tas tieši savienojas ar kalendāriem. Kad saņēmēji pieņem uzaicinājumu, tas tiek pievienots atpakaļ viņu darba kalendāram, un jūs saņemsiet atgādinājumu, tāpat kā citi kalendārā atzīmētie notikumi.
• Tas ir ērti un ātri. Jūsu saņēmēji var sasniegt e-pastu uzreiz pēc tam, kad esat noklikšķinājis uz pogas Sūtīt. Tā kā tas tiek nosūtīts tieši adresātam, ja e-pasta adrese ir nepareiza, varat nekavējoties saņemt paziņojumu un ātri meklēt turpmākus risinājumus.
• Tas ietaupa laiku. Varat vienlaikus nosūtīt grupu e-pasta ziņojumus ar tūkstošiem e-pasta adrešu.
• Tas ietaupa izmaksas. Jums nav jāiztērē nauda pasta sūtījumiem.
• To var ģenerēt tieši no jūsu vēlamās tīmekļa semināra platformas. Ja vien jums nav tikšanās klātienē, jūsu pirmā izvēle, iespējams, būs Tālummaiņa, Microsoft Teams, vai kaut kas līdzvērtīgs. Kad atbilde ir apstiprināta, visas saites un laika periodi tiek sinhronizēti pa e-pastu, lai apmeklētājs varētu izvairīties no sajaukšanas ar citiem pasākumiem.

Ir fakts, ka katru dienu tiek nosūtīti miljardiem e-pasta ziņojumu, un daudzi no tiem ir surogātpasts. Ikviens izmanto vismaz vienu e-pastu, lai apmainītos ar svarīgiem ziņojumiem par darbu, pirkumiem, tikšanos un citām lietām. Tomēr, tā kā jums katru dienu ir jāizlasa milzum daudz e-pasta ziņojumu, nav pārsteigums, ka dažreiz rodas "e-pasta noguruma" fenomens. Tādējādi laba ielūguma e-pasta nosūtīšana var novērst nevajadzīgus pārpratumus vai nezināšanu no saņēmēju puses.

Soli pa solim uzrakstiet sapulces ielūguma e-pastu

Būtisks ir labs sapulces uzaicinājuma e-pasts un, kā likums, tas ietekmē e-pasta piegāde likme.

Ir etiķete un principi, kas ikvienam jāievēro, lai aizpildītu biznesa tikšanās uzaicinājuma e-pastu attiecībā uz adresātiem. Jūs varat uzzināt, kā uzrakstīt standarta tikšanās uzaicinājuma e-pastu, veicot šīs darbības:

1. darbība. Uzrakstiet spēcīgu temata rindiņu

Ir fakts, ka 47% e-pasta saņēmēju izlasa e-pastus ar skaidru un kodolīgu temata rindiņu. Pirmais iespaids ir svarīgs. Tas var radīt saņēmējiem steidzamības vai svarīguma sajūtu, kas savukārt palielina atvēršanas rādītāju.

• Īss, mērķtiecīgs. Esiet faktisks, nevis mīklains.
• Jūs varat lūgt apstiprinājumu par apmeklējumu temata rindiņā kā steidzamības zīmi.
• Vai arī pievienojiet sentimenta toni, piemēram, neaizmirstiet svarīgumu, steidzamību,...
• Pievienojiet laiku, ja vēlaties uzsvērt ar laiku saistīto problēmu 

Piemēram: “Sapulce 4/12: projekta prāta vētras sesija” vai "Svarīgi. Lūdzu, atbildiet: Jauno produktu stratēģijas sanāksme 10. 6."

2. darbība. Sāciet ar ātro ievadu

Pirmajā rindiņā ir ieteicams īsumā pastāstīt par to, kas jūs esat, kāds ir jūsu amats organizācijā un kāpēc jūs ar viņiem sazināties. Pēc tam jūs varat tieši parādīt sapulces mērķi. Daudzi cilvēki pieļauj kļūdu, izvirzot neskaidru sanāksmes mērķi, jo viņi pieņem, ka dalībniekiem par to ir jāzina.

• Padariet savu ievadu patīkamu vai saistītu ar darbu
• Atgādiniet dalībniekiem, ja viņiem ir jāpabeidz kādi uzdevumi vai jāņem līdzi kaut kas uz sapulci.

PiemēramSveiks, komandas biedr! Ar nepacietību gaidu tevi jaunā produkta atklāšanas pasākumā nākamajā pirmdienā.

3. darbība: kopīgojiet laiku un atrašanās vietu

Jums jānorāda precīzs tikšanās laiks. Jums vajadzētu arī pastāstīt viņiem, kā un kur notiek sapulce, klātienē vai tiešsaistē, kā arī piedāvāt vadlīnijas vai platformas saites, ja viņiem tās ir vajadzīgas.

• Pievienojiet laika joslu, ja kāds no darbiniekiem strādā dažādās pasaules vietās
• Norādiet aptuveno sanāksmes ilgumu
• Sniedzot norādes, esiet pēc iespējas detalizētākas vai pievienojiet kartēšanas vadlīnijas.

PiemēramLūdzu, pievienojieties mums piektdien, 6. oktobrī, plkst. 1:00 2. sanāksmju telpā, administrācijas ēkas otrajā stāvā.

4. darbība: izklāstiet sanāksmes darba kārtību

Aptveriet galvenos mērķus vai ierosināto sanāksmes darba kārtību. Nepieminiet detaļas. Varat vienkārši norādīt tēmu un laika grafiku. Oficiālām sanāksmēm varat pievienot detalizētu dokumentu. Tas ir īpaši noderīgi, lai palīdzētu dalībniekiem sagatavoties iepriekš.

Piemēram, varat sākt ar: Mēs plānojam apspriest.../ Mēs vēlamies risināt dažus no jautājumiem vai šādi:

• 8:00-9:30: Ievads projektā
• 9:30–11:30: Hovarda (IT), Nour (mārketings) un Šarlotes (pārdošana) prezentācijas

5. darbība. Pieprasiet atbildi

RSVP pieprasīšana var palīdzēt apstiprināt adresātu atbildi. Lai novērstu neskaidrības, jūsu e-pastā ir jāiekļauj vēlamā atbilde un laika ierobežojums, kurā apmeklētāji informē jūs par savu apmeklējumu vai prombūtni. Tādējādi, ja regulēšanas laikā neesat saņēmis viņu atbildi, varat veikt ātras papildu darbības.

Piemēram: Lūdzu, atbildiet līdz [datums] uz [e-pasta adrese vai tālruņa numurs]

6. darbība. Pievienojiet profesionālu e-pasta parakstu un zīmola veidolu

Uzņēmuma e-pasta parakstā jāiekļauj pilns vārds, amata nosaukums, uzņēmuma nosaukums, kontaktinformācija, personīgās vietnes un citas hipersaites adreses.

Jūs varat viegli pielāgot savu parakstu ar Gmail.

Piemēram:

Džesika Medisone

Reģionālais mārketinga vadītājs, Inco nozare

555-9577-990

Ir daudz bezmaksas e-pasta parakstu veidotāju, kas ietaupa jūsu laiku un pūles, piemēram, Mans paraksts.

Sapulces ielūguma e-pasta veidi un piemēri

Ņemiet vērā, ka dažāda veida sanāksmēm būs atšķirīgi standarti un rakstīšanas stili, kas jāievēro. Parasti mēs atdalām sapulču ielūgumu e-pasta ziņojumus, pamatojoties uz to formālo vai neformālo līmeni, ieskaitot vai izslēdzot virtuālās sapulces vai tiešsaistes sapulces. Šajā daļā mēs apkopojam un iepazīstinām jūs ar dažiem tipiskiem sapulču ielūgumu veidiem un katra veida veidnēm, kas tiek plaši izmantotas biznesa tikšanās ielūgumu e-pastos.

#1. Oficiālās tikšanās pieprasījuma e-pasts

Oficiālais e-pasts ar pieprasījumu uz tikšanos tiek izmantots lielām sanāksmēm, kas parasti notiek vienu līdz trīs reizes gadā. Tā ir liela oficiāla sanāksme, tāpēc jūsu e-pastam jābūt rakstītam formālā stilā. Pievienotie pielikumi ir nepieciešami, lai dalībniekam būtu skaidrāks, kā piedalīties sanāksmē, kā atrast norises vietu un detalizēti izklāstīt darba kārtību.

Oficiālās sanāksmes ietver:

• Vadības sanāksme
• komitejas sēde
• Direktoru padomes sēde 
• Akcionāru sapulce 
• Stratēģijas sanāksme 

Piemērs 1: akcionāru ielūguma e-pasta veidne

Temata rindiņa: Svarīgi. Jūs esat uzaicināts uz ikgadējo kopsapulci. [Laiks]

[Saņēmēja vārds]

[Kompānijas nosaukums]

[Amata nosaukums]

[Kompānijas adrese]

[Datums]

Cienījamie akcionāri!

Ar prieku aicinām Jūs uz ikgadējo kopsapulci, kas notiks plkst [Laiks], [Adrese]

Ikgadējā akcionāru sapulce ir ārkārtējs pasākums informācijas sniegšanai, apmaiņai un diskusijām starp [Kompānijas nosaukums] un visiem mūsu akcionāriem.

Tā ir arī iespēja izteikties un balsot, lai aktīvi piedalītos svarīgu lēmumu pieņemšanā [Kompānijas nosaukums], neatkarīgi no jums piederošo akciju skaita. Sanāksmē tiks apspriestas šādas galvenās darba kārtības:

Darba kārtība 1:

Darba kārtība 2:

Darba kārtība 3:

Darba kārtība 4:

Norādījumus par dalību šajā sanāksmē, darba kārtību un apstiprināšanai iesniedzamo rezolūciju tekstu atradīsiet zemāk pievienotajā dokumentā

Valdes vārdā vēlos pateikties jums par jūsu ieguldījumu un jūsu lojalitāti [Kompānijas nosaukums] un es ar nepacietību gaidīšu jūs šajā sanāksmē [Datums]

Ar laba vēlējumiem,

[Vārds]

[Amata nosaukums]

[Kompānijas nosaukums]

[Uzņēmuma adrese un vietne]

Piemērs 2: Stratēģijas sanāksme ielūguma e-pasta veidne

[Saņēmēja vārds]

[Kompānijas nosaukums]

[Amata nosaukums]

[Kompānijas adrese]

[Datums]

Tēmas rindiņa: Projekta uzsākšanas mārketinga kampaņa Tikšanās: 2

Vārdā [Kompānijas nosaukums], vēlos jūs uzaicināt apmeklēt biznesa tikšanos, kas notiks plkst [Konferenču zāles nosaukums, ēkas nosaukums] [Datums un laiks]. Tikšanās ilgs līdz [Ilgums].

Man ir prieks sveikt jūs mūsu projekta pirmajā posmā, lai apspriestu mūsu gaidāmo priekšlikumu [Sīkāka informācija], un mēs novērtējam jūsu vērtīgo ieskatu par to. Šeit ir īss kopsavilkums par mūsu dienas kārtību:

Darba kārtība 1:

Darba kārtība 2:

Darba kārtība 3:

Darba kārtība 4:

Visa mūsu komanda uzskata šo priekšlikumu par vienu no svarīgākajiem. Jūsu turpmākai zināšanai šai vēstulei esam pievienojuši dokumentu ar sīkāku informāciju, lai jūs varētu ērti sagatavoties sanāksmei iepriekš.

Mēs visi ceram uz sarunu ar jums, lai apspriestu, ko vēl mēs varam darīt, lai šis priekšlikums veiksmīgi darbotos. Lūdzu, iesniedziet visus jautājumus vai ieteikumus sanāksmei pirms [Nodošanas laiks] tieši man, atbildot uz šo e-pasta ziņojumu.

Lai jums lieliska diena priekšā.

Paldies jums,

Silts sveicieni,

[Vārds]

[Amata nosaukums]

[Kompānijas nosaukums]

[Uzņēmuma adrese un vietne]

#2. Neformālās tikšanās ielūguma e-pasts

Ar oficiālu e-pastu uzaicinājumu uz tikšanos tā ir vienkārši tikšanās ar zemāka līmeņa darbiniekiem vai komandas locekļiem. Jums ir daudz vieglāk izdomāt, kā atbilstoši uzrakstīt. Varat rakstīt neformālā stilā ar draudzīgu un priecīgu toni.

Neformālās tikšanās ietver:

• Prāta vētras sanāksme
• Problēmu risināšanas sanāksme
• treniņš
• Reģistrēšanās sapulce
• Komandas veidošanas sanāksme
• Kafijas tērzēšana 

3. piemērs. Reģistrēšanās sapulces ielūguma e-pasta veidne

Tēmas rindiņa: Steidzami. [Projekta nosaukums] atjauninājumus. [Datums]

Cienījamās komandas!

Sveiciens!

Bija patīkami un uzjautrinoši pavadīt laiku kopā ar jums šajā jautājumā [Projekta nosaukums]. Tomēr, lai varētu efektīvi īstenot savus plānus, es uzskatu, ka mums ir īstais brīdis ziņot par sasniegto, un es priecātos par iespēju tikties plkst. [atrašanās vieta] lai apspriestu šo jautājumu tālāk plkst [Datums un laiks].

Es arī pievienoju visu to darba kārtību sarakstu, kuras mums ir jāapspriež. Neaizmirstiet sagatavot savu uzdevumu izpildes atskaiti. Lūdzu, izmantojiet šo [Saite] lai paziņotu man, vai varēsit to paveikt.

Lūdzu, pēc iespējas ātrāk nosūtiet man savu apstiprinājumu.

Silts sveicieni,

[Vārds]

[Amata nosaukums]

[Kompānijas nosaukums]

Piemērs 4: Komanda building ielūguma e-pasta veidne

Cienījamie komandas dalībnieki,

Tas ir, lai jūs informētu, ka [Nodaļas nosaukums] organizē a Komandas veidošanas sanāksme visiem mūsu darbiniekiem dalībnieki ieslēgti [Datums un laiks]

Tālākai profesionālajai izaugsmei ir ārkārtīgi svarīgi, ka mēs augam kopā, un tas var notikt tikai tad, ja strādājam kā komanda, lai mūsu prasmes un talanti varētu tikt izmantoti, lai sasniegtu labākus rezultātus. Šī iemesla dēļ mūsu nodaļa katru mēnesi turpina reklamēt dažādas komandas saliedēšanas aktivitātes.

Lūdzu, nāciet un pievienojieties pasākumam, lai mēs varētu uzklausīt jūsu balsi par to, kā mēs varam uzlabot jūs, lai sniegtu jums labāku atbalstu. Būs arī daži komandas saliedēšanas spēles, un vieglas uzkodas nodrošinās uzņēmums.

Mēs ceram uz jautriem brīžiem šajā komandas saliedēšanas pasākumā, kas ir organizēts, lai palīdzētu ikvienam no mums augt. Ja domājat, ka nevarat piedalīties šajā sanāksmē, lūdzu, informējiet mūs. [Koordinatora vārds] at [Telefona numurs]

Ar cieņu

[Vārds]

[Amata nosaukums]

[Kompānijas nosaukums]

#3. Viesu runātāja ielūguma e-pasts

Vieslektora uzaicinājuma e-pastā jāiekļauj runātājam būtiska informācija par tikšanos un uzstāšanās iespēju. Ir svarīgi, lai runātājs zinātu, kā viņš var dot savu ieguldījumu jūsu pasākumā un kādas priekšrocības viņš var saņemt, piedaloties jūsu pasākumā.

5. piemērs: viesa runātāja ielūguma e-pasta veidne

Dārgais [Runātājs],

Mēs ceram, ka šī ziņa jūs atradīs! Mēs šodien sazināsimies ar fantastisku iespēju uzstāties jūsu pārdomām. Mēs vēlamies jūs lūgt būt mūsu godājamajam runātājam [Sapulces nosaukums], pasākums, kurā galvenā uzmanība tika pievērsta [Jūsu pasākuma mērķa un auditorijas apraksts]. Visa [Sapulces nosaukums] komanda ir iedvesmota no jūsu sasniegumiem un uzskata, ka jūs būtu ideāls eksperts, lai uzrunātu mūsu līdzīgi domājošo profesionāļu auditoriju.

[Sapulces nosaukums] gadā notiks [Norises vieta, ieskaitot pilsētu un štatu] on [Datumi]. Paredzams, ka mūsu pasākums notiks līdz apm [Aptuvenais dalībnieku skaits#]. Mūsu mērķis ir [Sapulces mērķi].

Mēs uzskatām, ka jūs esat lielisks orators, un jūsu balss būtu būtisks papildinājums šai sarunai, ņemot vērā jūsu plašo darbu [kompetences joma]. Jūs varat apsvērt iespēju prezentēt savas idejas līdz [ilgums] minūtēm, kas saistītas ar šo jomu. [Sapulces tēma]. Jūs varat nosūtīt savu priekšlikumu pirms [deadline], sekojiet [saitei], lai mūsu komanda varētu uzklausīt jūsu idejas un iepriekš noteikt jūsu runas detaļas.

Jebkurā gadījumā, ja nevarat apmeklēt pasākumu, lūdzam sazināties ar mums, izmantojot [saite]. Paldies par jūsu laiku un uzmanību, ceram saņemt no mums pozitīvu atbildi.

Best,
[Vārds]
[Amata nosaukums]
[Kontaktinformācija]
[Uzņēmuma vietnes adrese]

#4. Vebināra ielūguma e-pasts

Mūsdienu tendencēs arvien vairāk cilvēku rīko tiešsaistes sanāksmes, jo tas ietaupa laiku un izmaksas, īpaši attālināti strādājošām komandām. Ja izmantojat konferenču platformas, ir pieejami labi pielāgoti uzaicinājuma ziņojumi, kas tiek nosūtīti tieši jūsu dalībniekam pirms sanāksmes sākuma, piemēram, Zoom uzaicinājuma e-pasta veidne. Virtuālam tīmekļa semināram varat izmantot šo paraugu.

Padomi: Izmantojiet atslēgvārdus, piemēram, "Apsveicam", "Drīz", "Perfekti", "Atjaunināt", "Pieejams", "Galu galā", "Vislabākais", "Īpašais", "Pievienojieties mums", "Bezmaksas" utt.

Piemērs 6: Tīmekļsemināra ielūguma e-pasta veidne

Temats: Apsveicam! Jūs esat aicināti uz [Tīmekļsemināra nosaukums]

Dārgais [kandidāta_vārds],

[Kompānijas nosaukums] ir ļoti priecīgs organizēt vebināru [Vebināra tēma] uz [datums] plkst [Laiks], kura mērķis ir [[Tīmekļsemināra mērķi]

Tā būs laba iespēja jums nopelnīt milzīgus ieguvumus no pieaicinātajiem ekspertiem [tīmekļsemināra tēmu] jomā un saņemt bezmaksas dāvanas. Mūsu komanda ir sajūsmā par jūsu klātbūtni.

Piezīme. Šis vebinārs ir ierobežots līdz [Cilvēku skaits]. Lai saglabātu savu vietu, lūdzu, reģistrējieties [Saite] un dalieties tajā ar draugiem. 

Ceru jūs tur redzēt!

Lai jums lieliska diena,

[Tavs vārds]

[paraksts]

Bottom Line

Par laimi, internetā ir pieejamas daudzas biznesa tikšanās ielūgumu veidnes, kuras varat pielāgot un dažu sekunžu laikā nosūtīt dalībniekiem. Neaizmirstiet dažus saglabāt mākonī, lai varētu sagatavot savu e-pastu ar perfektu rakstīšanu, it īpaši steidzamos gadījumos.

Pieņemsim, ka jūs meklējat arī citus risinājumus savam uzņēmumam. Tādā gadījumā, Jūs varat atklāt, ka AhaSlides ir labs prezentācijas rīks ar daudzām pārsteidzošām funkcijām, lai atbalstītu jūsu tīmekļa semināra pasākumus, komandas saliedēšanas aktivitātes, konferences un daudz ko citu.

Biežāk uzdotie jautājumi

Ref: patiešām | Šerpanija