Листа за проверка за управување со ризик од настани | 15 неопходни за да се обезбеди успех на настанот

Срцето ви забрза додека ги замислувате најлошите сценарија:

❗️ На говорникот му се слоши неколку минути пред да излезе на сцената.

❗️ Вашето место наеднаш ја губи моќта на денот на настанот.

❗️ Или најлошо од сè - некој ќе се повреди на вашиот настан.

Стомачните мисли ве држат будни ноќе.

Но, дури и најхаотичните настани може да се менаџираат - ако однапред планирате внимателно и систематски.

Едноставно контролна листа за управување со ризик од настани може да ви помогне да ги идентификувате, подготвите и да ги ублажите потенцијалните проблеми пред тие да го попречат вашиот настан. Ајде да ги откриеме 10-те задолжителни работи во списокот за проверка за да ја трансформираме грижата во добро поставен план за акција.

Содржина

• Преглед
• Што е Управување со ризик на настан?
• Пет чекори за управување со ризик како планирач на настани
• Список за проверка за управување со ризик од настани
• Пет елементи на управување со ризик
• Список за проверка во Управување со настани
• Takeaways
• Најчесто поставувани прашања

Преглед

Што е ризик од настан?	Неочекувани и непредвидени проблеми кои негативно влијаат на организаторите и брендирањето на компанијата.
Примери за ризик од настан?	Екстремни временски услови, безбедност на храна, пожар, нарушувања, безбедносни закани, финансиски ризик,…

Што е Управување со ризик на настан?

Управувањето со ризикот од настани вклучува идентификување на потенцијалните ризици или прашања кои би можеле да го загрозат настанот, а потоа воспоставување процеси и мерки на претпазливост за да се ублажат тие ризици. Ова им помага на организаторите на настаните да имаат подготвени планови за вонредни ситуации да го минимизираат прекинот и брзо да закрепнат доколку се појават проблеми. Исто така, се користи контролна листа за управување со ризик од настани за да се обезбеди надминување на секоја потенцијална закана.

Петте чекори за управување со ризик како планирач на настани

Знаеме дека е стресно како планер на настани со сите можности што можат да се појават. За да ве спаси од претерано размислување, следете ги нашите едноставни 5 чекори за да направите совршен план за управување со ризик за настани:

• Идентификувајте ги ризиците - Размислете за сите можни работи што би можеле да тргнат наопаку на вашиот настан. Размислете за фактори како што се проблеми со местото на одржување, лошо време, дефекти во технологијата, откажување на звучниците, проблеми со храната, повреди, слаба посетеност итн. Размислете пошироко и ставете го на алатка за бура на идеи да ги задржи идеите непроменети.

Ви требаат нови начини за бура на идеи?

Користете ја алатката за бура на идеи на AhaSlides да генерирате повеќе идеи на работа и при организирање на настан!

🚀 Регистрирајте се бесплатно ☁️

• Проценете ја веројатноста и влијанието - За секој идентификуван ризик од настан, проценете колку е веројатно тој да се случи и какво потенцијално влијание може да има врз вашиот настан. Ова помага да се одреди кои ризици бараат најтемелни планови за ублажување.

• Развијте планови за вонредни ситуации - За ризици со повисок приоритет, креирајте специфични резервни планови, решенија и непредвидени ситуации за да го минимизирате нарушувањето доколку тие ризици навистина се материјализираат. Ова може да вклучи потврдување на алтернативни места, добавувачи, распореди итн.

• Доделете одговорности - Направете едно лице одговорно за извршување на секој план за вонредни ситуации и јасно пренесете ги улогите на вашиот тим. Ова осигурува дека некој ќе преземе акција доколку навистина се појави ризик.

• Вежбајте ги вашите планови - Поминете низ потенцијални сценарија за да ги идентификувате празнините во вашите планови за управување со ризик од настани. Обуката на вашиот тим за тоа како да реагира во различни ситуации ќе изгради самодоверба за да може успешно да управува со проблемите што се појавуваат на денот на настанот.

Совети за подобар ангажман

• Организација на настани
• Дизајнирање на настани
• Деловно вмрежување

Список за проверка за управување со ризик од настани

Кои се општите точки што треба да ги покрие листа за управување со ризик од настани? Побарајте инспирација со примерите на списокот за проверка на ризици од настани подолу.

# 1 - Место на одржување
☐ Потпишан договор
☐ Добиени дозволи и лиценци
☐ Потврдени се планот на подот и аранжманите за поставување
☐ Наведените угостителски и технички барања
☐ Идентификувано е резервно место за одржување и е на подготвеност

# 2 - Времето
☐ Силен план за следење на времето и известување
☐ Достапен е шатор или алтернативно засолниште доколку е потребно
☐ Направени аранжмани за преместување на настанот во затворен простор доколку е потребно

#3 - Технологија
☐ Тестирана A/V и друга техничка опрема
☐ Добиени се контакт информации за ИТ поддршка
☐ Отпечатоци од хартија на материјали достапни како резервна копија
☐ План за вонредни состојби за интернет или прекин на струја

#4 - Медицински/Безбедност
☐ Достапни се комплети за прва помош и AED
☐ Излезите за итни случаи се јасно означени
☐ Персонал обучен за итни процедури
☐ Информации за контакт за безбедност/полиција при рака

# 5 - Звучници
☐ Примени биографии и фотографии
☐ Избрани се алтернативни звучници како резервни копии
☐ Соопштен е планот за вонредна состојба на звучникот

# 6 - присуство
☐ Потврден е минималниот праг на присуство
☐ Соопштена е политиката за откажување
☐ Планот за рефундирање е поставен ако настанот е откажан

# 7 - Осигурување
☐ Во сила е општа полиса за осигурување од одговорност
☐ Добиена е потврда за осигурување

#8 - Документација
☐ Копии од договори, дозволи и лиценци
☐ Контакт информации за сите продавачи и добавувачи
☐ Програма на настанот, агенда и/или маршрута

#9 - Вработени/Волонтери
☐ Улоги доделени на персоналот и волонтерот
☐ Достапни се резервни копии за пополнување за неприкажување
☐ Завршена е обуката за процедурите за итни случаи и плановите за вонредни состојби

# 10 - Храна и пијалоци
☐ Имајте достапни резервни копии за какви било материјали што се расипуваат
☐ Подготвени алтернативни опции за храна во случај на одложена/неправилна нарачка/гости со алергија
☐ Достапни се дополнителни производи од хартија, прибор и опрема за сервирање

#11 - Отпад и рециклирање
☐ Поделени канти за отпад и контејнери за рециклирање
☐ Улоги доделени за собирање ѓубре за време и по настанот

#12 - Процедури за постапување по жалби
☐ Член на персоналот назначен да постапува по жалбите на присутните
☐ Протокол за решавање на проблеми и нудење поврат на средства/компензација доколку е потребно

#13 - План за итна евакуација
☐ Подготвени правци за евакуација и места за состаноци
☐ Нека членовите на персоналот се стационирани во близина на излезите

# 14 - Протокол за изгубено лице
☐ Назначен персонал одговорен за изгубени деца/стари/инвалиди
☐ Добиени се информации за контакт за родители/старатели на малолетни лица

#15 - Известување за инциденти
☐ Формулар за известување за инциденти создаден за персоналот да ги документира сите итни случаи

Петте елементи на управување со ризик

Ризикот не е само лоша среќа - тој е дел од секој потфат. Но, со правилен план за управување со ризик од настани, можете да го скротите хаосот што го создава ризикот и да ги претворите заканите во можности. Петте пристапи за управување со ризик вклучуваат:

• Идентификација на ризик - Размислете за мали работи како технолошки пропусти...сè до целосна катастрофа. Набројувањето на ризиците ги вади од вашата глава и на хартија каде што можете да се соочите со нив.

• Проценка на ризик- Оценете го секој ризик за да разберете кој претставува најголема закана. Размислете: Колку е веројатно ова да се случи? Каква штета би можела да резултира ако се случи? Приоритетизирање на ризиците фокусирајте ги вашите напори на прашањата што навистина се важни.

• Ублажување на ризикот - Имајте планови да возвратите! Размислете за начини како да ги намалите шансите да се појави ризик, да го намалите влијанието ако се случи или и двете. Колку повеќе можете однапред да ги ослабнете ризиците, толку помалку ќе ве попречат.

• Следење на ризик - Штом вашите првични планови ќе се остварат, бидете внимателни. Следете ги знаците дека се појавуваат нови ризици или старите ризици се менуваат. Прилагодете ги вашите стратегии колку што е потребно за да бидете во тек со развојот на пејзажот на закани.

• Известување за ризик - Споделете ги ризиците и плановите со вашиот тим. Внесувањето на другите во јамката добива придобивка, ги открива слабостите што можеби сте ги пропуштиле и дистрибуира одговорност за управување со ризиците.

Што е список за проверка во управувањето со настани?

Списокот за проверка во управувањето со настани се однесува на список на ставки или задачи за кои организаторите на настанот потврдуваат дека се подготвени, договорени или планирани пред настанот.

Сеопфатната листа за проверка за управување со ризик помага да се осигурате дека ништо важно не е занемарено додека ги уредувате сите детали потребни за успешно извршување на настанот.

Списоците за проверка се корисни за управување со настани бидејќи тие:

• Обезбедете јасност и структура - Тие поставија редослед со детали за сè што треба да се направи, така што ништо не паѓа низ пукнатините.

• Поттикнете ја темелната подготовка - Исклучувањето на предметите ги мотивира организаторите да се осигураат дека сите аранжмани и мерки на претпазливост се навистина на место пред почетокот на настанот.

• Подобрете ја комуникацијата - Тимовите можат да поделат и да доделат ставки од списокот за проверка за да се осигураат дека секој ги разбира своите улоги и одговорности.

• Поддржете ја конзистентноста - Користењето на истата листа за проверка за повторливи настани помага да се одржат стандардите и да се фатат областите за подобрување секој пат.

• Откријте празнини или слабости - Нештиклираните ставки ги истакнуваат заборавените работи или бараат повеќе планирање, што ќе ви овозможи да ги решите пред да се појават проблеми.

• Олеснување на предавањата - Предавањето на списокот за проверка на новите организатори им помага да разберат се што е направено за планирање на претходните успешни настани.

Takeaways

Со овие додатоци во вашата контролна листа за управување со ризик од настани, добро сте подготвени за бојното поле! Подготовката го трансформира потенцијалниот хаос во мирна доверба. Затоа, додајте ја секоја ставка во вашата листа. Прекрстете ги еден по еден. Гледајте дека списокот за проверка ја преобликува загриженоста на моќ. Бидејќи колку повеќе предвидувате, толку подобрите ризици ќе се предадат на вашето прецизно планирање и подготовка.

Најчесто поставувани прашања