Во бизнисот, табу е да се пропуштат рокови. Исполнувањето на роковите е од суштинско значење за одржување на ефективен и продуктивен работен тек и одржување на односите со работодавците и клиентите. Значи, како можете лесно и ефективно да ги исполнувате роковите? Управувањето со роковите е уметност. Не се работи само за вештини за управување со времето, туку и за лидерски и други квалитети. Да ги погледнеме 14-те докажани начини кои ќе ви помогнат строго да ги исполнувате роковите со висококвалитетни резултати.
Содржина
Совети од AhaSlides
Зошто е важно да се запазат роковите?
Постојат неколку причини зошто роковите се важни и мораме да го запазиме рокот.
- Погрижете се да ја завршите работата: Многу луѓе имаат тенденција да одолговлекуваат што е можно подолго. Да бидам искрен, роковите не мотивираат да направиме повеќе во ограничено време. Посветувањето на роковите ако првиот начин да се осигурате дека имате јасна цел и чувството на итност може да ве поттикне веднаш да преземете акција.
- Стекнете почит и доверба: Многупати пропуштањето рокови ќе остави негативна слика за личноста и компанијата во која работат. Долгорочно, никој не сака да работи и да соработува со оние кои секогаш ги пропуштаат роковите бидејќи тие влијаат на продуктивноста на работата и постигнувањата на тимовите, на односот помеѓу фирмите и клиентите.
- Избегнувајте негативни последици: Многу индустрии бараат строго управување со роковите бидејќи ако не ги исполните тие ќе го прекршите законот и може да резултира со финансиски казни.
- Откријте ги проблемите рано: штом ќе ги завршите задачите пред крајните рокови, ќе имате повеќе време за повторно проверка, што го подобрува квалитетот на работата и добивате признание од вашите менаџери.
14 ефективни начини да се запазат роковите
За да ви помогнеме да останете на врвот на вашите рокови, еве неколку корисни совети што треба да ги следите:
Знајте го вашиот краен рок
Првото нешто што треба да направите ако сакате да ги исполните роковите е да ги разберете барањата за да ја завршите работата во рокот, колку денови преостануваат, дали се доволни за да ја завршите работата навреме, колку луѓе треба да завршат задачите и така една. Ако проектите немаат јасни датуми за завршување, не двоумете се веднаш да прашате.
Преговарајте за јасен рок
Нејасноста е непријател на продуктивноста. Како менаџер, од клучно значење е да бидете јасни со роковите што им ги давате на вашите вработени. Во однос на вработените, ако сметате дека рокот е неприфатлив, обидете се да преговарате или да имате отворена комуникација со вашите работодавци. Премногу тесниот рок или преоптоварувањето може да доведе до неквалитетна работа и изведба.
Никогаш не претерувајте
Бидете реални за тоа што може да се постигне во дадена временска рамка. Прекумерното ангажирање може да доведе до стрес, компромитиран квалитет и пропуштени рокови. Поставувањето остварливи цели обезбедува поздраво работно темпо, го намалува стресот и промовира постојано висококвалитетни резултати.
Дајте приоритет на задачите
За да ги исполните роковите кога треба да се завршат неколку задачи во исто време, започнете со идентификување на задачите врз основа на итноста и важноста. Приоритетизирањето осигурува дека најпрво се решаваат критичните елементи, минимизирајќи го ризикот од превидување на клучните компоненти. Овој пристап помага да се одржи стратешкиот фокус во текот на целиот проект.
Идентификувајте ги зависностите на задачите
Исто така, важно е да се препознаат меѓузависноста помеѓу задачите. Во еден проект, некои задачи треба да се направат пред да се префрлите на друг, додека некои може да се направат самостојно. Улогата на менаџерот е да разбере како секоја задача е поврзана со другите за да помогне да се создаде логичен и ефикасен работен тек. Решавањето на зависните задачи последователно ги спречува тесните грла и промовира непречена прогресија.
Направете листа за проверка
Пред да преземете акција, креирањето листа за проверка може да донесе многу предности. Списокот за проверка е вредна алатка за да останете организирани и на целта, да го следите вашиот напредок и да не ги завршите активностите. Можете да креирате листа за проверка наутро или на крајот на денот.
Оставете ги настрана сите одвлекувања
Еден од најефикасните совети за исполнување на рокот е да останете фокусирани колку што е можно повеќе без прекинати ставки како што се постојани известувања преку е-пошта, предупредувања на социјалните мрежи и непотребни состаноци. Може да размислите да го искористите времето на ефектот Помодоро за да спроведете кратки периоди на интензивна работа проследени со кратки паузи или да го преуредите работниот простор без непотребни одвлекувања.
Буџетирајте го вашето време
Сè може да тргне наопаку без внимателен план. Обидете се прецизно да го буџетирате вашето време од почетокот на проектот. Развивањето на сеопфатен временски буџет вклучува разложување на целиот проект на задачи што може да се управуваат, проценување на времето потребно за секоја од нив и разумно распределување на ресурсите.
Додадете време на тампон
„Само 37% од тимовите ги завршуваат проектите на време, почесто отколку не“. Значи, уште еден одличен начин да се осигурате дека секогаш го исполнувате рокот е да додадете време на тампон, што значи да одвоите дополнително време над проценетото времетраење за секоја задача. Времето на тампон обезбедува флексибилност за прилагодување на променливите околности без да се загрози крајниот рок на проектот. Овозможува прилагодувања без создавање домино ефект на одложувања во следните задачи.
Барајте мотивации
Мотивациите, како што се материјалните или нематеријалните награди се одлична помош за да ве поттикнат да ги исполните роковите. Идентификувајте ги аспектите на проектот што се усогласуваат со вашата страст и интереси. Фокусирањето на она што го сакате во работата може повторно да го разгори ентузијазмот и поттикот. Ако е можно, гледајте ги предизвиците како искуства за учење, каде што можете да го отклучите вашиот потенцијал и способности.
Прво играјте според вашите силни страни
Кога го правите планот или приоретизирате задачи, одредете задачи кои се усогласени со вашите вештини и експертиза. Справувањето со задачите во кои се истакнувате првично гради доверба, воспоставува импулс и дава позитивен тон за остатокот од проектот. Како што се прикажуваат силните страни, ви станува полесно да им пријдете на попредизвикувачките аспекти со чувство на достигнување наместо товар.
Работете кога сте најпродуктивни
Некако е точно да се каже дека кога вашиот мозок е свеж и енергичен, работите попродуктивно. Врвот на продуктивноста варира за различни луѓе. Без разлика дали сте утринска личност или поефективна во попладневните часови, усогласувањето на вашата работа со вашиот биолошки часовник ја подобрува ефикасноста, обезбедувајќи задачите да се завршат со оптимален фокус и енергија.
Алатки за потпора
Никогаш не ја пропуштајте шансата да ги искористите предностите на алатките. На пример, идентификувајте ги повторувачките задачи во вашиот работен тек и побарајте алатки за автоматизација за да ги насочите овие процеси. Некои задачи може да се направат со заштеда на трошоци и време со поддршка на бесплатни алатки. На пример, со користење на онлајн алатки за презентација како AhaSlides за да ви помогне да развиете ангажирани и интерактивни слајдови, состаноци, мразокршачи и настани.
Побарајте помош
За ефективно да ги исполните роковите, не двоумете се да побарате помош од вашите колеги членови на тимот и искусни професионалци. Барањето помош е стратешки и проактивен начин за надминување на предизвиците, управување со обемот на работа и обезбедување успех на проектот. Имајте предвид дека, кога барате помош, треба јасно да ја соопштите специфичната помош што ви треба. Обезбедете контекст, детали и какви било релевантни информации за да се осигурате дека лицето ја разбира природата на задачата или предизвикот.
Клучни Килими
💡Ако се подготвувате за следниот настан во последен момент или рокот е блиску, обидете се АхаСлидес. Оваа интерактивна алатка за презентација е совршена алатка која ќе ви помогне да дизајнирате незаборавни виртуелни мразокршачи, бура на идеи, квизови и многу повеќе.
Најчесто поставувани прашања
Како да ја покажете вашата способност да ги исполните роковите?
Способноста да се исполнат роковите може да се опише преку неколку клучни атрибути и однесувања, како што се разликување помеѓу задачите засновани на нивната итност и влијание врз целокупните цели на проектот, одржување здрава рамнотежа помеѓу работата и животот, прецизно внимание на деталите, одлична приспособливост и проблем- решавање и многу повеќе.
Како можам да работам подобро со рокови?
- Користете го тајмерот за ефектот Помодоро
- Создадете идеален работен простор
- Планирајте податлив список со задачи - и држете се до него
- Избегнувајте мултитаскинг
- Подоцна оставете ги тешките задачи
- Елиминирање на одвлекување на вниманието
Како се справувате со исполнувањето на тесните рокови одговори?
За време на состаноците, одржувањето на сесии за прашања и одговори е вообичаена активност, а многу од нив се организираат со строги временски рамки, време поминато на секое прашање, време за собирање прашања и многу повеќе. Значи, користејќи онлајн алатки за прашања и одговори како АхаСлидес може да помогне да се насочи овој процес и да се подобри севкупната ефикасност на вашите состаноци. Учесниците можат да ги достават своите прашања директно преку платформата, елиминирајќи ја потребата од физички картички за прашања или кревање раце. Ова не само што заштедува време, туку и гарантира дека секој учесник има еднакви можности да придонесе, поттикнувајќи поинклузивна и соработничка средина.
