Учете од овие најдобри примери за распоред на проекти за подобрување на продуктивноста и перформансите на вашите проекти!
Првиот чекор од управувањето со проекти доаѓа со планирање и распоред; додека планирањето е фокусирано на воспоставување на патоказ за успех на проектот, распоредот е посветен на дефинирање на временската рамка и редоследот на проектните активности.
Тешко е да се обезбеди дека проектот работи во тек без фазата на закажување. Така, во оваа статија, ќе ја истражиме важноста на распоредот на проектот, неговите примери и како ефективно да се закаже од мал до голем проект.
Содржина
Совети за подобар ангажман
Барате интерактивен начин за подобро управување со вашиот проект?
Добијте бесплатни шаблони и квизови за играње за вашите следни состаноци. Регистрирајте се бесплатно и земете го она што го сакате од AhaSlides!
🚀 Земи бесплатна сметка
Што значи распоредот на проектот?
Распоредот на проектот е детален распоред кој ги прикажува задачите, потребните ресурси и очекуваните рокови во низа за да се осигура дека проектот може да се заврши навреме.
Распоредот на проектот обично ги вклучува датумите на започнување и завршување на секоја задача, времетраењето на секоја задача и какви било зависности или ограничувања што можат да влијаат на распоредот.
Зошто е важен распоредот на проектот?
Распоредот на проекти е клучна компонента на управувањето со проекти бидејќи обезбедува рамка за успешно извршување на проектот. Овој детален план им овозможува на проектните менаџери ефективно да ги распределуваат ресурсите, да го следат напредокот и да обезбедат дека проектот е завршен на време и во рамките на буџетот. Некои придобивки од распоредот на проектот се опишани на следниов начин
Однапред идентификување на потенцијалните тесни грла и ризици
Една од клучните причини зошто закажувањето на проекти е важно е тоа што ги поддржува менаџерите однапред да ги откријат потенцијалните тесни грла и ризици. Со разложување на проектот на помали задачи и доделување конкретни временски рокови за секоја задача, проект менаџерите лесно можат да ги идентификуваат зависностите или ограничувањата што можат да влијаат на целокупната временска рамка на проектот. Ова им овозможува проактивно да управуваат со овие ризици и да ги преземат неопходните активности за нивно ублажување.
На пример, ако одредена задача е идентификувана како активност на критична патека и нејзиното доцнење може потенцијално да влијае на целата временска рамка на проектот, менаџерот на проектот може да одвои дополнителни ресурси или да го прилагоди распоредот за да обезбеди навремено завршување.
Искористување на ресурсите
Понатаму, распоредот на проекти игра витална улога во управувањето со ресурсите. Имајќи јасно разбирање за задачите вклучени во проектот и нивното проценето времетраење, проектните менаџери можат ефективно да распределат ресурси за да се осигураат дека тие се оптимално искористени.
Ова вклучува доделување на вистинските луѓе со потребните вештини и искуство за секоја задача и избегнување конфликти со ресурси или преоптоварување. Добро испланираниот распоред на проекти им овозможува на проектните менаџери однапред да ги идентификуваат празнините или недостигот на ресурси и да ги преземат неопходните активности за нивно решавање, како што се ангажирање дополнителни ресурси или прераспределба на постоечките.
Подобрување на комуникацијата и координацијата
Покрај тоа, закажувањето на проектот помага во подобрување на комуникацијата и соработката меѓу членовите на тимот. Со заедничко разбирање за распоредот на проектот, членовите на тимот можат да ги усогласат своите напори и да работат кон заедничка цел. Ова ја олеснува подобрата соработка, ги намалува недоразбирањата или конфликтите и ја подобрува целокупната продуктивност.
Подобро следење и известување
Покрај тоа, добро дефинираниот распоред на проекти, исто така, обезбедува основа за редовно следење и известување за напредокот. Проектните менаџери можат да го споредат вистинскиот напредок во однос на планираниот распоред, да идентификуваат какви било отстапувања или доцнења и да ги преземат неопходните корективни активности за да го одржат проектот на вистинскиот пат.
Кои се примери за распоред на проекти?
Еве неколку примери за тоа како може да се креира распоред на проектот врз основа на три техники за закажување и контролирање на проекти: Гант шема, мрежен дијаграм (PERT и CPM) и Распоред на Работа за распаѓање (WBS).
Табела Гант
Гант графиконот е популарна алатка за распоред на проекти која визуелно ја претставува временската линија на проектот. Ги прикажува задачите како хоризонтални ленти долж временската линија, со нивниот почеток и крај. Зависностите помеѓу задачите може да се означат со помош на стрелки, а пресвртниците може да се означат за да означуваат значајни достигнувања на проектот.
Следната слика е пример на Гант шема на услужни активности за Delta Jet за време на 40-минутно застој
PERT и CPM
Мрежен дијаграм, познат и како PERT (Техника за евалуација и преглед на програмата), ја илустрира низата и зависностите на задачите во проектот. Тој користи јазли за да ги претстави задачите и стрелките за да ги прикаже односите помеѓу задачите. Овој тип на распоред е корисен за визуелизација на критичните патеки и за идентификување на задачите кои имаат најголемо влијание врз времетраењето на проектот.
Покрај тоа, критичната патека се идентификува со одредување на најдолгата низа на зависни задачи кои директно влијаат на целокупното времетраење на проектот. Задачите долж критичната патека имаат нула олабавување или пловење, што значи дека секое доцнење во овие задачи директно ќе влијае на целокупното времетраење на проектот. Со фокусирање на критичната патека, проектните менаџери можат ефективно да ги распределат ресурсите и да ги идентификуваат можностите за оптимизација за да обезбедат навремено завршување на проектот.
Еве пример на Critical Path и Slack Times за инсталирање на новата опрема за контрола на загадувањето на дадена компанија.
Распоред на работа (WBS)
Распоредот на проектот може да се развие користејќи ја структурата за распаѓање на работата како основа. Тоа се однесува на хиерархиско распаѓање на испораките на проектот во помали, податливи работни пакети. Со користење на овие техники, менаџерите можат лесно да ги идентификуваат зависностите помеѓу задачите. Некои задачи може да зависат од завршувањето на другите, додека на некои може да се работи истовремено.
Како да се направи распоред на проектот?
На почетокот на закажувањето, ако се прашувате како да го вклучите, може да биде корисно да ги следите овие важни прашања:
- Што треба да се направи? Јасно дефинирајте ги специфичните задачи, активности и испораки потребни за завршување на проектот. Разделете го проектот на компоненти што може да се управуваат, осигурувајќи дека е идентификувана целата потребна работа.
- Кога треба да се направи? Одредете го времетраењето и временската рамка за секоја задача или активност. Проценете го времето потребно за завршување на секоја задача и земете ги во предвид сите зависности или ограничувања што можат да влијаат на распоредот. Користење на Гант шема, PERT и CPM техники за да помогне во ефикасно организирање на распоредот на проектот.
- Кој може да го стори тоа? Идентификувајте ги поединците или улогите одговорни за секоја задача или активност, тоа може да вклучува меѓусекторска поддршка. Доделете ресурси и соодветно распоредете ги одговорностите. Погрижете се членовите на тимот да ги имаат потребните вештини и достапност за извршување на нивните доделени задачи.
- Каде ќе се направи? Одредете ја физичката или виртуелната локација каде што ќе се изврши секоја задача. Ова може да вклучува специфични работни простори, опрема или барања за технологија.
- Кои се зависностите на задачите? Определете ги односите и зависностите помеѓу задачите. Идентификувајте кои задачи треба да се завршат пред другите да можат да започнат и разгледајте ги сите задачи на кои може да се работи истовремено.
- Што е критичниот пат? Идентификувањето на критичниот пат е важен дел од развојот на сеопфатен распоред на проекти. Критичната патека им помага на проектните менаџери и тимовите да разберат кои задачи имаат најголемо влијание врз времетраењето и датумот на завршување на проектот.
Кои се алатките за распоред на проекти?
На повеќето проекти во денешно време им е потребна поддршка од софтвер за планирање проекти. Докажано е дека носи многу придобивки за поединци и бизниси, како што се зголемена ефикасност, подобрена соработка, зголемена прецизност и подобра визуелизација.
Microsoft Project е еден од најдобрите софтвери за закажување проекти. Една од клучните карактеристики на Microsoft Project е неговата способност да добива ажурирања на статусот на засегнатите страни и да управува со графиконите на Gantt, каде што можете лесно да ги идентификувате зависностите на задачите и да управувате со редоследот на задачите. исто така можете флексибилно да направите прилагодувања на распоредот на проектот.
Друга опција е користење на алатка наречена Софтвер за закажување Primavera P6. Тоа е сеопфатен софтвер за управување со проекти специјално дизајниран за големи и сложени проекти и е препознаен како еден од најдобрите софтвери за распоред на градежништвото. Ги поддржува и PERT и CPM техниките, нудејќи функции за креирање мрежни дијаграми, распоред на задачи, управување со ресурси и анализа на критични патеки.
За помали проекти, можете да размислите да пробате слободен софтвер како „Асана“ или „Трело.Иако овие алатки можеби ги немаат сите напредни функции на платен софтвер, тие нудат основни можности за распоред на проекти и се прифатливи за корисниците. Бесплатните верзии се способни да завршат помалку комплицирани проектни задачи и да соработуваат со други. Ви овозможува да креирате задачи, да поставувате рокови, да доделувате одговорности и да го следите напредокот.
Најчесто поставувани прашања
Што е закажување на проекти со пример?
Распоредот на проектот го прикажува редоследот на задачите, потребните ресурси и проценетите временски рамки за нивно завршување. Земете градежен проект како пример за распоред на проектот. Распоредот во градежништвото може да вклучува задачи како што се подготовка на локацијата, работа на темелите, врамување, електрични и водоводни инсталации, завршна обработка и инспекции.
Како да напишете пример за распоред на проектот?
Кога пишувате пример за распоред на проектот, важно е да ги следите овие чекори: (1) Започнете со идентификување на клучните задачи и активности што треба да се завршат за проектот. Ова може да се направи со разложување на проектот на помали, податливи задачи и одредување на редоследот во кој тие треба да се завршат. (2) Потоа, проценете го времетраењето на секоја задача и соодветно распоредете ги ресурсите. Ова ќе помогне да се создаде реална временска рамка за проектот. (3) Следи со воспоставување на зависности помеѓу задачите, бидејќи некои задачи може да зависат од завршувањето на други. (4) Конечно, не заборавајте редовно да го прегледувате и ажурирате распоредот на проектот по потреба за да се осигурате дека тој останува точен и ги одразува сите промени или прилагодувања во проектот.
Кои се 7-те различни типови на распоред?
Седум различни типови вклучуваат закажување со временски интервали, закажување состаноци со отворени термини, Закажување со бранови, закажување 40/20, Двојно закажување, закажување кластери, закажување состаноци со бранови и одење и закажување со матрица.
Крајна Линија
Добро развиениот распоред на проекти е клучен за успешно управување со проекти. За да се подобрите во планирањето на проекти за 2024 година и пошироко, се препорачува да се истражуваат и усвојат современи алатки за управување со проекти, да се остане информиран за најдобрите практики во индустријата и постојано да се унапредуваат вештините за планирање проекти преку обука и професионален развој.
Ако ви треба повеќе помош при организирање обука за вештини за закажување проекти, АхаСлидес може да биде одличен партнер кој нуди низа функции за поддршка на интерактивни и ангажирани сесии за обука. Со AhaSlides, можете да креирате динамични презентации, интерактивни квизови и заеднички активности за да го подобрите искуството за учење.
Реф: Проект менаџер | Веринт
