Што е управување со проекти? | Сè што треба да се знае во 2024 година

Дави во рокови? Се чувствувате преоптоварено? Господар Управување со проективо 2024 година и трансформирајте го начинот на кој работите.

Со векови, системот за брз транзит (BART) на заливот во Сан Франциско, со 400,000 возачи дневно е еден од најуспешните проекти, а Бехтел е водечки светски проект-менаџер за огромни градежни и инженерски проекти. Овој пример е одличен доказ за тоа колку е важно ефективно управување со проекти. Сржта на успехот на секој проект лежи зад добрите проект менаџери.

Значи, во оваа статија, ќе истражиме што е управување со проекти, како е важно и најдобрите техники за закажување, планирање, контрола и евалуација на проект. 

Содржина

• Што е управување со проекти и примери?
• Зошто е важно управувањето со проекти?
  • Заштедете време и пари
  • Подобрете ја соработката и комуникацијата
  • Ублажете ги ризиците и проблемите
• Кои се трите клучни фази на управување со проекти?
  • Планирање на проект
  • Распоред на проектот
  • Контрола на проектот
• Што се техники за управување со проекти: PERT и CPM
• Користење на софтвер за управување со проекти за управување со проекти
• Најчесто поставувани прашања
• Крајна Линија

Совети за подобар ангажман

• Личен развој
• Управување со перформанси

Што е управување со проекти и примери?

Проектите се заеднички дел од нашето секојдневие. Можеби планираме свадба или изненадувачка роденденска забава, преуредување куќа или подготвуваме семестарски проект за часови. Може да се споменат поголеми проекти како што се изградба на мост, преместување на жители, производство на нови линии авиони и друго. На сите им треба проектен менаџмент. 

Управувањето со проекти го опишува систематскиот пристап, методологиите и практиките што се користат за планирање, планирање, контрола и евалуација на проектите од почеток до завршување. Опфаќа широк опсег на активности и процеси насочени кон постигнување специфични цели во рамките на дефинирани ограничувања како што се време, цена, опсег, квалитет и ресурси.

Зошто е важно управувањето со проекти?

Тешко е да се негира значењето на менаџментот во проектите што му помага на секој проект од бизнисот да работи поефикасно и поефективно. Ајде да ги разгледаме трите главни придобивки од ефективно управување со проекти.

Заштедете време и пари

Добрата организација на проектот вклучува внимателно планирање и распределба на ресурсите. Проектните менаџери ги проценуваат проектните барања, ги идентификуваат потребните ресурси и ефективно ги распределуваат. Со прецизно проценување на потребите за ресурси и избегнување на прераспределба или недоволно искористување, проект менаџерите го оптимизираат користењето на ресурсите, намалувајќи ги непотребните трошоци и заштедувајќи време.

Подобрете ја соработката и комуникацијата

Проектните менаџери дефинираат и соопштуваат јасни улоги и одговорности на членовите на тимот. Секој поединец ги разбира нивните специфични задачи, резултати и области на одговорност. Оваа јасност ја минимизира конфузијата и преклопувањата, дозволувајќи им на членовите на тимот да работат заедно непречено и ефикасно.

Ублажете ги ризиците и проблемите

Проектите инхерентно вклучуваат ризици и несигурности, кои, ако не се управуваат, може да доведат до значителни предизвици, па дури и до неуспех. Доброто управување со проекти ги нагласува стратегиите за идентификација, проценка и ублажување на ризикот. Со рано предвидување и решавање на потенцијалните проблеми, проектните менаџери можат да го минимизираат нивното влијание и да се погрижат проектите да останат на вистинскиот пат, па дури и да бидат завршени пред посакуваниот датум на доспевање.

Датум на заминување: Што прави Scrum master?

Кои се трите клучни фази на управување со проекти?

Управувањето со проекти вклучува три фази: планирање на проекти, распоред на проекти и контрола на проекти. Еве детали за секоја фаза.

Планирање на проект

Управувањето и организацијата на проектот започнуваат со фазата на планирање, каде што се дефинираат целите, целите и опсегот на проектот. Во текот на оваа фаза, проект-менаџерите тесно соработуваат со засегнатите страни за да ги разберат нивните барања и очекувања.

Од клучно значење е да се забележи дека постојат неколку методи кои се користат во планирањето на проектите, а еден од најефикасните начини на планирање е структурата на распаѓање на работата (WBS). Тој е дефиниран како процес на поделба на проектот на неговите главни поткомпоненти (или задачи), кои потоа се поделени на подетални компоненти, и на крајот на збир на активности и нивните поврзани трошоци.

Поврзани со: Птичја перспектива на процесот на планирање на проектот

Распоред на проектот

Распоредот на проектот се однесува на процесот на секвенционирање и доделување време на сите проектни активности. Во оваа фаза, менаџерите одлучуваат колку време ќе трае секоја активност и ги пресметуваат ресурсите потребни во секоја фаза од производството.

Целите на планирањето на проектот може да се сумираат на следниов начин:

• Прикажување на односот на секоја активност со другите и со целиот проект
• Утврдување на логичкиот редослед и корелација меѓу активностите
• Олеснување на воспоставувањето реални проценки за времето и трошоците за секоја активност
• Да се ​​обезбеди оптимално искористување на луѓето, парите и материјалните ресурси преку идентификување на критичните тесни грла.

Еден популарен пристап за планирање на проекти е графиконот Гант. Гант графиконите се методи со ниски трошоци кои имаат за цел да им помогнат на менаџерите да се осигураат дека:

• Планирани се активности
• Редоследот на извршување е документиран
• Проценките за времето на активност се снимаат
• Севкупното време на проектот е развиено. 

Поврзани со:

• Техника за време на бокс - Водич за употреба во 2024 година
• Пример за распоред на проектот

Контрола на проектот

Контролата на проектот опишува внимателно ракување со ресурсите, трошоците, квалитетот и буџетите. Контролирањето на проектите може да биде тешко. Не сите проекти се добро дефинирани на почетокот, некои може да бидат лошо дефинирани. Проектите обично стануваат добро дефинирани само по детално опширно првично планирање и внимателно дефинирање на потребните влезови, ресурси, процеси и аутпути.

Во контролирањето, постои термин наречен Методологија на водопад кој вклучува секвенцијален пристап каде што проектот се фокусира чекор-по-чекор и секоја фаза е завршена пред да се премине на следната. Проектниот менаџер и тимот се фокусираат на планирање и извршување на една фаза во исто време, следејќи однапред одредена низа. Кога се познати ограничувањата, промените се доволно мали за да се управуваат без суштински да се ревидираат плановите.

За разлика од методологијата на Водопад, Агилна методологијанагласува паралелно или истовремено планирање и извршување на проектните компоненти. Најчесто се поврзува со Agile методологии како што се Скрум и Канбан. Наместо да ја завршат секоја фаза пред да ја започнат следната, тимовите работат на повеќе аспекти на проектот истовремено, фокусирајќи се на помали повторувања или зголемувања во временски рамки. Постојат бројни контролни точки и циклуси за повратни информации за следење на напредокот, што може да ве поддржи подоцна да направите евалуација на проектот.

Датум на заминување: Имплементација на проектот Процес на евалуација на проектот

Кои се техниките за управување со проекти: PERT и CPM

Техниката за евалуација и преглед на програмата (PERT) и методот на критична патека (CPM) се добро познати техники за управување со проекти кои се користат за планирање и планирање на активностите, кои споделуваат заеднички карактеристики во однос на целокупниот процес од 6 чекори како што следува:

• Дефинирајте ги проектните активности потребни за завршување на проектот и подготовка на структурата за расчленување на работата
• Идентификувајте кои активности се зависни од другите и воспоставете логички врски, како што се „финиш до почеток“ или „почеток до почеток“.
• Нацртајте ја мрежата што ги поврзува сите активности користејќи јазли за прикажување активности и стрелки за да го прикаже текот и зависностите меѓу нив
• Проценете го времетраењето и цената на секоја активност 
• Одредете ја критичната патека (најдолгата низа на зависни активности што го одредува минималното времетраење на проектот)
• Во текот на проектот, напредокот се следи според распоредот и се прават прилагодувања по потреба за да се обезбеди навремено завршување.

Кои се предностите и недостатоците на PERT и CPM?

Постои критика за PERT и CPM дали тие се важни за управувањето со проекти. Еве ги придобивките и ограничувањата на двете техники:

Предности

Ограничувања

- Тие обезбедуваат систематски пристап кон планирањето на проектите, особено за големи, сложени проекти со бројни активности. - Со фокусирање на критичните активности на критична патека, проектните менаџери можат да им дадат приоритет на ресурсите и напорите за да обезбедат навремено завршување на проектот. - Тие нудат и рамка за следење на напредокот на проектот и споредување со планираниот распоред.

- Прецизното идентификување и квантифицирање на овие зависности може да биде предизвик - Временските проценки во управувањето со проекти често може да бидат субјективни и под влијание на различни фактори, што доведува до ризик од пристрасни проценки и потенцијални неточности во временската рамка на проектот. - Подеднакво е важно внимателно да се следат речиси критичните патеки во рамките на проектот. Занемарувањето на овие речиси критични патеки може да претставува својствени ризици и може да резултира со потенцијални одложувања или нарушувања на целокупната временска рамка на проектот.

Користење на софтвер за управување со проекти за управување со проекти

Што е најдобро софтвер за управување со проекти ? Постојат неколку опции за компаниите да управуваат со проекти. Во зависност од обемот на проектот, менаџерите можат да одлучат да ги користат горенаведените пристапи за управување со мали проекти или да вклучат специјализиран софтвер за управување со проекти за големи и сложени проекти.

Вреди да се претстави Microsoft Project, еден од најпопуларните специјализирани софтвери, кој е исклучително корисен за цртање проектни мрежи, идентификување на распоредот на проектот и управување со трошоците на проектот и други ресурси и правење евалуација на проектот. Можете исто така разгледајте ги неговите алтернативикако што се софтверот за управување со проекти Asana, Trello, Jira и Basecamp. Сите тие се платен софтвер за управување со проекти со бесплатен пробен период на многу напредни функции кои можат да ви помогнат поефикасно да управувате со вашите проекти и тимови.  

Поврзани со: 10 совети за ефективно користење на управувањето со проекти на Asana во 2024 година or Алтернативи на проектот на Мајкрософт

Најчесто поставувани прашања

Крајна Линија

Како што можеме да видиме, вреди секоја компанија да инвестира во подобрување на вештините за управување со проекти. На ефективно управување со проекти не може да му недостасуваат снаодливи проектни менаџери и тим со високи перформанси. Постојат многу сертифицирани курсеви и обуката може да им помогне на учениците да добијат подлабоко и корисно знаење за управување со проекти. Ако сте самоуверени и доволно добро подготвени, зошто да не преземете предизвик од PMI, најценетиот светски сертификат за управување со проекти, кој опфаќа традиционални, агилни и хибридни концепти. 

Меѓутоа, ако сакате да заштедите пари, полагањето бесплатен курс за управување со проекти Coursera е исто така одлична идеја. За човечките работници, користењето на приспособена обука може да доведе до подобри резултати. Можете да дизајнирате интересни лекции со AhaSlides презентацијаалатка, каде што можете да најдете многу бесплатни приспособливи шаблони на интерактивни квизови и игри заедно со уникатни ефекти за презентација.

Наведено дело: Рендер, Бери, Хајзер, Џеј, Мансон, Чак. (2017). Управување со работењето : Одржливост Менаџмент на снабдувачки синџири12-ти. Ед. (12-ти Ед.).

Реф: Тимска работа | M. Библиотека