Төслийг үр дүнтэй хэрэгжүүлэх төлөвлөгөөний гарын авлага | 2024 онд шинэчлэгдсэн

Төслийн хэрэгжилт төлөвлөгөөг бодит болгох чухал үе шат юм. Энэ бол алсын хараа үйлдэлтэй таарч, амжилт нь үр дүнтэй стратегиас шалтгаална.

Энэхүү блог нийтлэлд бид төслийн хэрэгжилтийн төлөвлөгөөний ач холбогдлыг судалж, байгууллагын зорилгод хүрэхэд чухал үүрэг гүйцэтгэдэг, мөн төслийн талаар үнэтэй удирдамж өгөх болно. яаж төсөл хэрэгжүүлэх хэрэгжүүлэх явцад зайлсхийх зүйлс. 

Эхэлцгээе!

Гарчиг

• Төслийн хэрэгжилт яг юу вэ?
• Төсөл хэрэгжүүлэхийн ач холбогдол юу вэ?
• Хэрэгжүүлэх төлөвлөгөөний гол бүрэлдэхүүн хэсэг юу вэ?
• Төслийг амжилттай хэрэгжүүлэх алхамууд
• Төслийг хэрэгжүүлэхэд зайлсхийх 5 гол зүйл
• Төсөл хэрэгжүүлэх төлөвлөгөөг бий болгох хэрэгслүүд 
• Түлхүүр Takeaways
• ТАХ

Төслийн хэрэгжилт яг юу вэ?

Төслийн хэрэгжилт нь төлөвлөсөн төслийг хэрэгжүүлэх, хэрэгжүүлэх үе шат юм. Энэ нь төлөвлөсөн үйл ажиллагаа, даалгавар, стратегийг хэмжигдэхүйц үр дүн болгон хувиргах явдал юм. 

Энэ үе шатанд төслийн менежерүүд болон багууд үйл ажиллагааг зохицуулах, нөөцийг үр дүнтэй хуваарилах, цаг хугацааг удирдах, үүрэг хариуцлагыг хуваарилах, ахиц дэвшлийг хянах, өөрчлөлт эсвэл урьдчилан таамаглаагүй нөхцөл байдалд дасан зохицох зорилгоор хамтран ажилладаг. 

Төслийг хэрэгжүүлэхийн тулд янз бүрийн хэлтэс эсвэл оролцогч талуудын хамтын ажиллагааг байнга шаарддаг бөгөөд хүссэн үр дүнд хүрэхийн тулд жигд харилцаа холбоо, зохицуулалтыг хангадаг.

Илүү сайн оролцох зөвлөмжүүд

• Төслийн удирдлага
• Microsoft төслийн өөр хувилбар
• Хүрхрээ хийх аргачлал

Төсөл хэрэгжүүлэхийн ач холбогдол юу вэ?

Төслийн хэрэгжилт нь төлөвлөлт ба амжилтын хоорондох гүүр бөгөөд зохих ёсоор хэрэгжүүлэхгүй бол хамгийн сайн боловсруулсан төлөвлөгөө ч зүгээр л санаа хэвээр үлддэг. 

• Энэ нь төлөвлөгөөг бодит байдал болгон хувиргадаг.
• Энэ нь төслүүд нь байгууллагын ерөнхий алсын хараа, эрхэм зорилгод нийцэж, түүний өсөлт, амжилтанд хувь нэмэр оруулах боломжийг олгодог.
• Энэ нь төслийн үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэхэд санхүү, хүн, материал зэрэг зөв нөөцийг байршуулахыг баталгаажуулдаг.

Хэрэгжүүлэх төлөвлөгөөний гол бүрэлдэхүүн хэсэг юу вэ?

Хэрэгжүүлэх төлөвлөгөө нь ихэвчлэн төслийг хэрэгжүүлэхэд чиглүүлэгч хэд хэдэн бүрэлдэхүүн хэсгээс бүрддэг. Тусгай элементүүд нь төслийн шинж чанараас хамаарч өөр өөр байж болох ч энд нийтлэг 4 зүйл байна:

1. Төслийн зорилго, хамрах хүрээ: Төслийн зорилтуудыг тодорхой тодорхойлж, төсөл нь юунд хүрэхийг зорьж байгааг тодорхойл. Төслийн хил хязгаар, үр дүнг тодорхойлон ажлын цар хүрээг тодорхойлох.
2. Он цагийн хэлхээс ба үе шатууд: Төслийн үндсэн үйл ажиллагаа, даалгавар, үе шатуудыг тодорхойлсон нарийвчилсан цагийн хуваарийг боловсруулах. Даалгавар бүрийг дуусгах, төслийн чухал үе шатанд хүрэх тодорхой огноо, цаг хугацааг тогтоо.
3. Нөөцийн хуваарилалт: Төсөлд шаардагдах хүний ​​нөөц, тоног төхөөрөмж, материал, санхүү зэрэг нөөцийг тодорхойлох. Шаардлагатай үед бэлэн байх, төслийн шаардлагад нийцүүлэхийн тулд нөөцийг үр дүнтэй хуваарилах.
4. Үүрэг ба үүрэг: Төсөлд хамрагдсан багийн гишүүдийн үүрэг, хариуцлагыг тодорхой тодорхойлох. Хувь хүн эсвэл багуудад тодорхой үүрэг, хариуцлагыг хуваарилж, хүн бүр хэрэгжүүлэх үйл явцад өөрсдийн үүрэг ролийг ойлгодог.

Төслийг амжилттай хэрэгжүүлэх алхамууд

Эдгээр алхмуудыг дагаснаар та төслийг амжилттай хэрэгжүүлэх боломжийг нэмэгдүүлэх боломжтой.

Алхам 1 - Бүгдийг нэг хуудсанд суулгаарай: 

Төслийн менежерийн хувьд та бүх оролцогч талууд төслийн төлөвлөгөө, түүний зорилго, хүлээгдэж буй үр дүнгийн талаар тодорхой ойлголттой байх ёстой. Төслийн төлөвлөгөөг багт танилцуулж, эргэлзээг тодруулж, нийтлэг ойлголтыг бий болгохын тулд асуулт, санаа зовоосон асуудлуудыг шийдвэрлэх.

Алхам 2 – Төслийн нарийвчилсан төлөвлөгөө боловсруулах: 

Даалгавар, хугацаа, нөөц, хамаарлыг тусгасан төслийн цогц төлөвлөгөөг гарга. 

• Жишээлбэл, хэрэв төсөл нь маркетингийн кампанит ажил эхлүүлэхээр төлөвлөж байгаа бол төлөвлөгөөнд зах зээлийн судалгаа, маркетингийн материал боловсруулах, зар сурталчилгааны байршлын хуваарь гаргах, олон нийтийн мэдээллийн хэрэгслээр кампанит ажил явуулах зэрэг ажлууд багтаж, ажил бүрийн тодорхой цаг хугацаатай байх болно.

Алхам 3 – Багийг татан оролцуулж, нэгтгэх: 

Төслийн багийг татан оролцуулж, тэдний хүчин чармайлтыг төслийн зорилгод нийцүүлээрэй. 

• Багийн гишүүн бүр өөрсдийн даалгавраа ойлгож, төслийн амжилтад хэрхэн хувь нэмрээ оруулж буйг ойлгож, үүрэг, хариуцлагыг тодорхой тодорхойл. 
• Нээлттэй харилцаа холбоо, багаар ажиллахыг дэмждэг хамтын ажиллагааны орчинг бий болго.

Алхам 4 - Даалгавруудыг хувааж, тэргүүлэх чиглэлийг тогтоо: 

Төслийн төлөвлөгөөг илүү жижиг, удирдах боломжтой ажлуудад хуваа. Даалгаврын хамаарлыг тодорхойлж, чухал үйл ажиллагааг тодорхойлох. Тэргүүлэх зорилтуудыг тавьж, даалгаврыг гүйцэтгэх логик дарааллыг тогтоо. 

Ингэснээр та багийн ажлыг зохион байгуулж, нэг ажлаас нөгөө ажил руу жигд шилжих боломжтой болно.

Алхам 5 - Цаг хугацаа чухал: 

Та ажил бүрийн эхлэх, дуусах огноо бүхий бодит цагийн хуваарийг гаргаж, гол амжилтууд эсвэл төслийн үе шатуудыг тэмдэглэхийн тулд үе шатуудыг тогтоох хэрэгтэй. Цагийн хуваарь нь даалгаврын хамаарал болон нөөцийн хүртээмжийг тооцож байгаа эсэхийг шалгаарай. Цагийн хуваарийн дагуу ахиц дэвшлийг тогтмол хянаж, шаардлагатай бол тохируулна.

Алхам 6 - Нөөцийг үр дүнтэй хуваарилах: 

Ажлын шаардлагад үндэслэн хүний ​​нөөц, материал, тоног төхөөрөмж зэрэг нөөцийг хуваарилах. Шаардлагатай үед нөөц бололцоотой байх ба тэдгээр нь төслийн төсөвтэй нийцэж байгаа эсэхийг шалгаарай. Үр ашгийг нэмэгдүүлэх, саад бэрхшээлийг багасгахын тулд нөөцийн ашиглалтыг оновчтой болгох. 

Алхам 7 – Явцыг хянаж, эрсдэлийг удирдах: 

Даалгаврын гүйцэтгэлийг хянаж, саад бэрхшээлийг тодорхойлж, аливаа хазайлтыг нэн даруй шийдвэрлэх. Болзошгүй эрсдэлийг тодорхойлох, тэдгээрийн нөлөөллийг үнэлэх, бууруулах төлөвлөгөө боловсруулах замаар эрсдэлийн удирдлагын стратегийг хэрэгжүүлнэ. Төсөл хэрэгжих явцад эрсдэлийн удирдлагын арга барилыг тогтмол хянаж, шинэчилж байх. 

Алхам 8 – Харилцаа холбоо тогтоож, хамтран ажиллах:

Үр дүнтэй харилцаа холбоо, хамтын ажиллагаа нь амжилтанд хүрэх түлхүүр юм. Та хүн бүрийг байнгын шинэчлэлтүүдтэй байлгаж, бидний ахиц дэвшлийг хэлэлцэх уулзалтуудыг зохион байгуулж, эрч хүчийг үргэлжлүүлэхийн тулд санал хүсэлтээ өгөх боломжтой. 

Ил тод байдал, асуудлыг идэвхтэй шийдвэрлэх нь таны нууц зэвсэг гэдгийг битгий мартаарай. Хамтын ажиллагааны хэрэгсэл, платформуудыг ашиглан мэдээлэл солилцохыг хялбар болгоцгооё.

Алхам 9 - Дасан зохицох, тохируулах:

Төслийн туршид уян хатан байж, өөрчлөлтөд хариу үйлдэл үзүүлэх. Боломжит бэрхшээлийг урьдчилан харж, төлөвлөгөөгөө тохируул. 

Бидний гүйцэтгэлийг тогтмол үнэлж, туршлагаасаа суралцсанаар та төслийг зөв замд оруулахын тулд шаардлагатай өөрчлөлтүүдийг хийж чадна.

Алхам 10 – Баримт бичээд сур: 

Та болон танай багийн хийж байгаа зүйл, гаргасан шийдвэр, хүрсэн үр дүнгийн талаар зохих баримт бичгийг хадгалах нь чухал. Ирээдүйн төслүүдээ сайжруулахын тулд хэрэгжилтийн явцад сурсан сургамжаа аваарай. Төслийн амжилтыг үнэлэх, сайжруулах шаардлагатай газруудыг тодорхойлохын тулд төслийн дараах үнэлгээг хийх.

Төслийг хэрэгжүүлэхэд зайлсхийх 5 гол зүйл

Амжилтанд саад болж болох нийтлэг алдаа, бэрхшээлийг мэдэж байх нь чухал. Төслийг хэрэгжүүлэхэд зайлсхийх зарим гол зүйл байна: 

• Муу төлөвлөлт: Тодорхой зорилтуудыг тодорхойлж, хамрах хүрээг тоймлон, төслийн нарийвчилсан төлөвлөгөөг гаргаж, болзошгүй эрсдлийг тодорхойлох. Тухайлбал, зөв ​​төлөвлөлтгүйгээр хэрэгжүүлэх гэж яарах нь ажил удааширч, төсөв хэтрэхэд хүргэдэг.
• Харилцааны хомсдол: Төсөл дээр ажиллаж байгаа багийг төсөөлөөд үз дээ, гэхдээ бусад нь юу хийж байгааг хэн ч мэдэхгүй. Хүн бүрийг мэдээлэлтэй байлгахын тулд үр дүнтэй харилцааны сувгуудыг бий болгох. Оролцогч талуудыг тогтмол шинэчилж, нээлттэй яриа хэлэлцээг дэмжиж, тулгамдаж буй асуудлуудыг шийдвэрлэх.
• Нөөцийн хуваарилалт хангалтгүй: Ажлаа дуусгахад хангалттай хүн, материал байхгүй нөхцөл байдлын талаар бодох хэрэгтэй. Санхүү, боловсон хүчин, тоног төхөөрөмжийн хангалттай хуваарилалтыг хангах. Нөөцийн ашиглалтыг хянаж, саад тотгор учруулахгүйн тулд зохицуулалт хийж, ажлыг хэвийн явуулах. 
• Хамрах хүрээ: Анх төлөвлөж байснаасаа илүү өсөж, хөгжиж байгаа төслийг төсөөлөөд үз дээ. Өөрчлөлтийн хүсэлтийг хүлээн авахаасаа өмнө үр нөлөөг нь үнэлж, анхааралтай удирд. Саатал, зардал нэмэгдэхээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд анхаарлаа төвлөрүүл.
• Эрсдэлийн удирдлагын дутагдал:  Эрсдэлийг идэвхтэй тодорхойлж, үнэлэх, бууруулах стратеги боловсруулах, шинээр гарч ирж буй эрсдэлд хяналт тавих. Эрсдэлийн менежментийг үл тоомсорлох нь урьдчилан тооцоолоогүй саад бэрхшээлийг дагуулдаг.

Төсөл хэрэгжүүлэх төлөвлөгөөг бий болгох хэрэгслүүд

AhaSlides Төслийг хэрэгжүүлэхэд тань туслах үнэ цэнэтэй хэрэгслээр хангаж чадна:  

• Багийн уулзалт, танилцуулга: Төслийн шинэчлэлт, ахиц дэвшил, чухал үе шатуудыг үр дүнтэй дамжуулахын тулд зураг, видео, график зэрэг мультимедиа элементүүдийг нэгтгэж болно. The интерактив шинж чанарууд, гэх мэт шууд санал асуулга, асуулт хариултуудБолон Асуулт хариулт, үзэгчдийг татан оролцуулж, санал хүсэлтийг бодит цаг хугацаанд цуглуулахад тусална.
• Төслийн статусыг хянах: AhaSlides нь төслийн статусыг дүрслэн харуулах, хянах хэрэгслүүдээр хангадаг. Та ашиглаж болно дарааллын масштаб, диаграмм, график, явцын талбарууд нь төслийн үе шатууд, гүйцэтгэсэн ажлууд болон удахгүй болох эцсийн хугацааг харуулах болно. Энэ нь багийн гишүүдэд төслийн явцыг хялбархан ойлгож, болзошгүй саад бэрхшээлийг тодорхойлох боломжийг олгодог.
• Хамтын ажиллагаа ба оюуны шуурга: Та багийн гишүүд өөрсдийн санааг оруулж, санал бодлоо илэрхийлж, хэлэлцүүлэгт оролцох боломжтой интерактив танилцуулга эсвэл семинар үүсгэж болно. Амьдрах гэх мэт онцлогууд Үүлэн үг, нээлттэй асуултууд нь бүтээлч байдлыг хөгжүүлж, идэвхтэй оролцоог дэмждэг.

Түлхүүр Takeaways 

Сайн боловсруулсан төсөл хэрэгжүүлэх төлөвлөгөө нь санаагаа бодит болгоход амин чухал юм. Төслийн менежерүүд цогц төлөвлөгөөг дагаж, нийтлэг бэрхшээлээс зайлсхийж, үр дүнтэй арга хэрэгсэл, стратегийг ашигласнаар хэрэгжилтийн нарийн төвөгтэй байдлыг илүү амжилттай даван туулж чадна. 

ТАХ

Ref: Forbes | Teamwork.com