Төслийн менежмент гэж юу вэ? | 2025 онд мэдэх ёстой бүх зүйл
Тогтоосон хугацаанд живж байна уу? Хэт их ачаалалтай санагдаж байна уу? Багш аа Төслийн удирдлага мөн таны ажиллах арга барилыг өөрчил.
Олон зуун жилийн турш өдөрт 400,000 хүн зорчдог Сан Францискогийн Bay Area Rapid Transit (BART) систем нь хамгийн амжилттай төслүүдийн нэг байсаар ирсэн бөгөөд Bechtel нь томоохон барилга, инженерийн төслүүдийн дэлхийн тэргүүлэгч төслийн менежер юм. Энэ жишээ нь төслийн менежмент ямар чухал болохыг харуулсан гайхалтай нотолгоо юм. Аливаа төслийн амжилтын үндэс нь сайн төслийн менежерүүдийн ард байдаг.
Тиймээс, энэ нийтлэлд бид төслийн менежмент гэж юу болох, энэ нь хэр чухал вэ, төслийг төлөвлөх, төлөвлөх, хянах, үнэлэх шилдэг арга техникийг судлах болно.
Төслийн менежмент ба жишээ гэж юу вэ?
Төсөл бол бидний өдөр тутмын амьдралын нийтлэг хэсэг юм. Бид хурим эсвэл гэнэтийн төрсөн өдрийн үдэшлэг хийх, байшингаа тохижуулах, эсвэл семестрийн хичээлийн төсөл бэлдэж магадгүй юм. Гүүр барих, оршин суугчдыг нүүлгэн шилжүүлэх, онгоцны шинэ шугам үйлдвэрлэх гэх мэт томоохон төслүүдийг дурдаж болно. Тэд бүгд төслийн менежмент хэрэгтэй.
Төслийн менежмент нь төслийг эхнээс нь дуустал төлөвлөх, төлөвлөх, хянах, үнэлэхэд ашигладаг системчилсэн арга барил, арга зүй, туршлагыг тодорхойлдог. Энэ нь цаг хугацаа, зардал, хамрах хүрээ, чанар, нөөц гэх мэт тодорхой хязгаарлалтын хүрээнд тодорхой зорилгод хүрэхэд чиглэсэн өргөн хүрээний үйл ажиллагаа, үйл явцыг хамардаг.
Төслийн менежмент яагаад чухал вэ?
Бизнесийн төсөл бүрийг илүү үр дүнтэй, үр дүнтэй явуулахад тусалдаг төслүүдэд менежментийн ач холбогдлыг үгүйсгэхэд хэцүү байдаг. Төслийн үр дүнтэй менежментийн гурван үндсэн давуу талыг авч үзье.
Цаг хугацаа, мөнгөө хэмнээрэй
Төслийн сайн зохион байгуулалт нь нөөцийг сайтар төлөвлөх, хуваарилах явдал юм. Төслийн менежерүүд төслийн шаардлагыг үнэлж, шаардлагатай нөөцийг тодорхойлж, үр дүнтэй хуваарилдаг. Төслийн менежерүүд нөөцийн хэрэгцээг үнэн зөв тооцоолж, хэт хуваарилалт, дутуу ашиглахаас зайлсхийснээр нөөцийн ашиглалтыг оновчтой болгож, шаардлагагүй зардлыг бууруулж, цаг хугацаа хэмнэдэг.
Хамтын ажиллагаа, харилцаа холбоог сайжруулах
Төслийн менежерүүд багийн гишүүдэд тодорхой үүрэг, хариуцлагыг тодорхойлж, мэдэгддэг. Хувь хүн бүр өөрийн тодорхой даалгавар, үр дүн, хариуцлагын чиглэлийг ойлгодог. Энэхүү тодорхой байдал нь төөрөгдөл, давхцлыг багасгаж, багийн гишүүдэд саадгүй, үр дүнтэй хамтран ажиллах боломжийг олгодог.
Эрсдэл, асуудлуудыг бууруулах
Төсөл нь угаасаа эрсдэл, тодорхойгүй байдлыг агуулж байдаг бөгөөд энэ нь менежментгүй орхивол томоохон сорилт, бүр бүтэлгүйтэлд хүргэж болзошгүй юм. Төслийн сайн менежмент нь эрсдэлийг тодорхойлох, үнэлэх, бууруулах стратегийг чухалчилдаг. Төслийн менежерүүд болзошгүй асуудлуудыг эртнээс урьдчилан харж, шийдвэрлэснээр тэдгээрийн нөлөөллийг бууруулж, төслүүдийг замдаа үргэлжлүүлэх, бүр хүссэн хугацаанаас нь өмнө дуусгах боломжтой.
Төслийн менежментийн гурван үндсэн үе шат юу вэ?
Төслийн менежмент нь төслийн төлөвлөлт, төслийн хуваарь, төслийн хяналт гэсэн гурван үе шаттай. Энд үе шат бүрийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл байна.
Төслийн төлөвлөлт
Төслийн удирдлага, зохион байгуулалт нь төслийн зорилго, зорилт, хамрах хүрээг тодорхойлсон төлөвлөлтийн үе шатаас эхэлдэг. Энэ үе шатанд төслийн менежерүүд оролцогч талуудтай нягт хамтран ажиллаж, тэдний шаардлага, хүлээлтийг ойлгодог.
Төсөл төлөвлөлтөд хэд хэдэн аргыг ашигладаг бөгөөд төлөвлөлтийн хамгийн үр дүнтэй аргуудын нэг нь ажлын задаргаа бүтэц (WBS) гэдгийг анхаарах нь чухал юм. Энэ нь төслийг үндсэн дэд бүрэлдэхүүн хэсгүүдэд (эсвэл даалгавар) хуваах үйл явц гэж тодорхойлогддог бөгөөд тэдгээрийг дараа нь илүү нарийвчилсан бүрэлдэхүүн хэсгүүдэд хувааж, эцэст нь үйл ажиллагааны багц болон тэдгээртэй холбоотой зардалд хуваадаг.
Төслийн хуваарь
Төслийн хуваарь гэдэг нь төслийн бүх үйл ажиллагааны дараалал, цагийг хуваарилах үйл явцыг хэлнэ. Энэ үе шатанд менежерүүд үйл ажиллагаа бүрт хэр хугацаа шаардагдахыг шийдэж, үйлдвэрлэлийн үе шат бүрт шаардлагатай нөөцийг тооцдог.
Төслийн төлөвлөлтийн зорилгыг дараах байдлаар нэгтгэн дүгнэж болно.
- Үйл ажиллагаа бүрийн бусадтай болон бүх төсөлтэй харьцах харьцааг харуулах
- Үйл ажиллагааны логик дараалал, хамаарлыг тодорхойлох
- Үйл ажиллагаа бүрийн бодит цаг хугацаа, зардлын тооцоог гаргахад дэмжлэг үзүүлэх
- Хүн, мөнгө, материаллаг нөөцийг оновчтой ашиглахад чухал саад тотгорыг тодорхойлох замаар хангах.
Төслийн төлөвлөлтийн нэг түгээмэл арга бол Гантын график юм. Гант диаграм нь менежерүүдэд дараахь зүйлийг хийхэд нь туслах зорилготой хямд өртөгтэй аргууд юм.
- Үйл ажиллагаа явуулахаар төлөвлөж байна
- Гүйцэтгэлийн дарааллыг баримтжуулсан болно
- Үйл ажиллагааны цаг хугацааны тооцооллыг бүртгэсэн
- Төслийн нийт хугацааг боловсруулсан.
Төслийн хяналт
Төслийн хяналт нь нөөц, зардал, чанар, төсөвтэй нягт уялдаатай ажиллахыг тодорхойлдог. Төслийг хянах нь хэцүү байж болно. Бүх төслүүд эхэндээ сайн тодорхойлогддоггүй, зарим нь буруу тодорхойлсон байж болно. Төслүүд ихэвчлэн нарийвчилсан анхны төлөвлөлт, шаардлагатай орц, нөөц, үйл явц, гарцыг нарийн тодорхойлсоны дараа л сайн тодорхойлогддог.
Хяналтанд "Хүрхрээний арга зүй" гэдэг нэр томъёо байдаг бөгөөд энэ нь төсөл нь алхам алхмаар төвлөрч, дараагийн шатанд шилжихээс өмнө үе шат бүрийг дуусгадаг дараалсан хандлагыг агуулдаг. Төслийн менежер болон баг нь урьдчилан тодорхойлсон дарааллын дагуу нэг үе шатыг төлөвлөж, хэрэгжүүлэхэд анхаарлаа хандуулдаг. Хязгаарлалтууд мэдэгдэж байгаа үед өөрчлөлтүүд нь төлөвлөгөөнд ихээхэн засвар хийхгүйгээр удирдахад хангалттай бага байдаг.
Усны хүрхрээ арга зүйгээс ялгаатай нь Agile Methodology нь төслийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн зэрэгцээ эсвэл нэгэн зэрэг төлөвлөлт, гүйцэтгэлийг онцолж өгдөг. Энэ нь ихэвчлэн Agile аргачлалуудтай холбоотой байдаг Скрум ба Канбан. Дараагийн үеийг эхлүүлэхийн өмнө үе шат бүрийг дуусгахын оронд багууд төслийн олон тал дээр нэгэн зэрэг ажиллаж, жижиг давталтууд эсвэл цагийн хуваарьтай өсөлтөд анхаарлаа хандуулдаг. Ахиц дэвшлийг хянах олон тооны хяналтын цэгүүд болон санал хүсэлтийн гогцоонууд байдаг бөгөөд энэ нь таныг дараа нь төслийн үнэлгээг хийхэд тусална.
Төслийн удирдлагын арга техник гэж юу вэ: PERT ба CPM
Хөтөлбөрийн үнэлгээ, хянан шалгах арга (PERT) болон Critical Path Method (CPM) хоёулаа үйл ажиллагааг төлөвлөх, төлөвлөхөд ашигладаг төслийн удирдлагын сайн мэддэг аргууд бөгөөд эдгээр нь дараах 6 үе шаттай ерөнхий үйл явцын хувьд нийтлэг шинж чанартай байдаг.
- Төслийг дуусгахад шаардагдах төслийн үйл ажиллагааг тодорхойлж, ажлын задаргааны бүтцийг бэлтгэх
- Аль үйл ажиллагаа нь бусдаас хамааралтай болохыг тодорхойлж, "эхлэхээс дуусгах" эсвэл "эхлэхээс эхлэх" гэх мэт логик харилцааг бий болгох.
- Үйл ажиллагааг илэрхийлэх зангилаа, тэдгээрийн хоорондох урсгал, хамаарлыг харуулах сум ашиглан бүх үйл ажиллагааг холбосон сүлжээг зур.
- Үйл ажиллагаа бүрийн үргэлжлэх хугацаа, зардлыг тооцоол
- Чухал замыг тодорхойлох (төслийн хамгийн бага үргэлжлэх хугацааг тодорхойлдог хамааралтай үйл ажиллагааны хамгийн урт дараалал)
- Төслийн явцад гүйцэтгэлийг хуваарийн дагуу хянаж, цаг тухайд нь дуусгахын тулд шаардлагатай бол тохируулга хийдэг.
PERT болон CPM-ийн давуу болон сул талууд юу вэ?
PERT болон CPM нь төслийн менежментэд чухал эсэх талаар шүүмжлэл байдаг. Хоёр аргын давуу болон хязгаарлалтыг энд харуулав.
| Давуу тал | хязгаарлалт |
| - Эдгээр нь төслийн төлөвлөлтөд, ялангуяа олон үйл ажиллагаа бүхий томоохон, нарийн төвөгтэй төслүүдэд системтэй ханддаг. - Чухал зам дахь чухал үйл ажиллагаанд анхаарлаа төвлөрүүлснээр төслийн менежерүүд төслийг цаг тухайд нь дуусгахын тулд нөөц, хүчин чармайлтаа эрэмбэлж чадна. - Тэд мөн төслийн явцыг хянах, төлөвлөсөн хуваарьтай харьцуулах тогтолцоог санал болгодог. | - Эдгээр хамаарлыг үнэн зөв тодорхойлж, тоон үзүүлэлтийг гаргах нь бэрхшээлтэй байж болно - Төслийн менежментийн цаг хугацааны тооцоолол нь ихэвчлэн субьектив шинж чанартай бөгөөд янз бүрийн хүчин зүйлийн нөлөөнд автдаг бөгөөд энэ нь төслийн цаг хугацааны хуваарийг нэг талыг барьсан тооцоолол, алдаатай байх эрсдэлд хүргэдэг. - Төслийн хүрээнд бараг эгзэгтэй замуудыг сайтар хянах нь адил чухал юм. Эдгээр эгзэгтэй замуудыг үл тоомсорлох нь төрөлхийн эрсдэлийг бий болгож, төслийн ерөнхий хугацаанд саатал, тасалдал үүсгэж болзошгүй. |
Төслийг удирдахын тулд төслийн менежментийн програм хангамжийг ашиглах
Төслийн удирдлагын хамгийн сайн програм хангамж юу вэ? Компаниудад төслийг удирдах хэд хэдэн сонголт байдаг. Төслийн цар хүрээнээс хамааран менежерүүд жижиг төслүүдийг удирдахын тулд дээр дурдсан аргуудыг ашиглах эсвэл том, нарийн төвөгтэй төслүүдэд тусгайлсан төслийн менежментийн програм хангамжийг нэгтгэх шийдвэр гаргаж болно.
Төслийн сүлжээг зурах, төслийн хуваарийг тодорхойлох, төслийн зардал болон бусад нөөцийг удирдах, төслийн үнэлгээ хийхэд нэн тустай, хамгийн алдартай тусгай програм хангамжийн нэг болох Microsoft Project-ийг нэвтрүүлэх нь зүйтэй. Та мөн Asana, Trello, Jira, Basecamp төслийн удирдлагын программ хангамж зэрэг хувилбаруудыг авч үзэж болно. Эдгээр нь бүгд төсөл, багаа илүү үр дүнтэй удирдахад туслах олон дэвшилтэт боломжуудын үнэгүй туршилт бүхий төслийн менежментийн төлбөртэй програм хангамж юм.
Түгээмэл асуултууд
Төслийн менежментийн 4 алтан дүрэм юу вэ?
Төслийн удирдлагын дөрвөн алтан дүрэм бол үйлчлүүлэгчтэй зөв харилцах, иж бүрэн төсөл боловсруулах, байгууллагатай ёс зүйтэй байх, хүмүүс чухал гэдгийг санах явдал юм.
Төслийн менежментийн таван үе шат юу вэ?
Төслийн менежментийн 5 үндсэн үе шат нь: эхлүүлэх, төлөвлөх, хэрэгжүүлэх, хянах, хаах.
Төслийн менежментийн 4 төрөл юу вэ?
Төслийн менежментийн зарим нийтлэг аргууд нь хүрхрээ, Agile, Scrum, Kanban аргуудаас бүрддэг.
Томоохон төслүүдийг удирдахад гурван үе шат орно.
Төслийг хэрхэн хэрэгжүүлэх талаар төлөвлөх, цаг хугацааны хуваарь, гүйцэтгэлийн удирдлага бүхий үйл явцыг төлөвлөх.
Доод зураас
Бидний харж байгаагаар компани бүр төслийн менежментийн ур чадварыг дээшлүүлэхэд хөрөнгө оруулалт хийх нь зүйтэй юм. Төслийн үр дүнтэй менежментэд чадварлаг төслийн менежерүүд, өндөр гүйцэтгэлтэй баг дутагдаж болохгүй. Суралцагчдад төслийн менежментийн талаар илүү гүнзгий, илүү хэрэгтэй мэдлэг олж авахад нь туслах олон гэрчилгээтэй курс, сургалтууд байдаг. Хэрэв та өөртөө итгэлтэй, хангалттай бэлтгэлтэй бол уламжлалт, уян хатан, эрлийз үзэл баримтлалыг шингээсэн, дэлхийн хамгийн үнэлэгдсэн төслийн менежментийн гэрчилгээ болох PMI-ээс яагаад сорилт авч болохгүй гэж?
Гэсэн хэдий ч хэрэв та мөнгө хэмнэхийг хүсч байвал Coursera төслийн менежментийн сургалтанд үнэ төлбөргүй хамрагдах нь бас гайхалтай санаа юм. Хүний нөөцийн мэргэжилтнүүдийн хувьд тусгайлсан сургалтыг ашиглах нь илүү сайн үр дүнд хүргэдэг. Та сонирхолтой хичээлүүдийг зохион бүтээх боломжтой AhaSlides интерактив танилцуулга хэрэгсэл бөгөөд эндээс та өвөрмөц үзүүлэнгийн эффект бүхий интерактив асуулт хариулт, тоглоомын олон үнэгүй загваруудыг олох боломжтой.
Иш татсан бүтээл: Рендер, Барри, Хайзер, Жей, Мунсон, Чак. (2017). Үйл ажиллагааны менежмент: Тогтвортой байдал болон Нийлүүлэлтийн сүлжээний менежмент 12 дахь. Эд. (12-р хэвлэл).
Ref: Багийн ажил | M. Номын сан