Төслийг удирдах нь найрал хөгжим удирдахтай адил юм. Шилдэг бүтээлд хүрэхийн тулд хэсэг бүр хамтран ажиллах хэрэгтэй. Гэхдээ бүх зүйл хэвийн явагдах нь эд анги таарахгүй байх, алдаа гарах, бүх зүйл эмх цэгцгүй болох зэрэг асуудалтай тулгардаг жинхэнэ сорилт юм.
Энэ бол Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтэц (WBS) орж ирдэг. Үүнийг төслийн хэсэг бүрийг хамтдаа сайхан байлгахад тусалдаг кондукторын саваа гэж бодоорой.
Энэхүү блог нийтлэлд бид төслийн менежмент дэх Ажлын задаргааны бүтцийн тухай ойлголтыг авч үзэх, түүний үндсэн шинж чанаруудыг судлах, жишээнүүдийг өгөх, нэгийг бий болгох алхмуудыг тоймлох, түүнийг хөгжүүлэхэд туслах хэрэгслүүдийн талаар ярилцах болно.
Агуулгын хүснэгт
- Төслийн менежментийн ажлын задаргааны бүтэц гэж юу вэ?
- Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтцийн гол шинж чанарууд
- WBS ба ажлын задаргааны хуваарийн хоорондох ялгаа
- Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтцийн жишээ
- Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтцийг хэрхэн бий болгох вэ
- Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтцэд зориулсан хэрэгслүүд
- Доод зураас
AhaSlides-ийн нэмэлт зөвлөмжүүд
Төслийн менежментийн ажлын задаргааны бүтэц гэж юу вэ?
Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтэц (WBS) нь төслийг жижиг, илүү удирдах боломжтой хэсгүүдэд хуваах хэрэгсэл юм. Энэ нь төслийн менежерүүдэд төслийг дуусгахад шаардлагатай бие даасан даалгавар, үр дүн, ажлын багцыг тодорхойлох боломжийг олгодог. Энэ нь юу хийх ёстой талаар тодорхой, бүтэцтэй тоймыг өгдөг.
WBS нь үндсэн хэрэгсэл юм төслийн удирдлага Учир нь энэ нь юу хийх ёстой талаар тодорхой хүрээг бүрдүүлдэг.
- Төслийн цар хүрээг үр дүнтэй төлөвлөж, тодорхойл.
- Цаг хугацаа, зардал, нөөцийн талаар үнэн зөв тооцоолол гаргах.
- Даалгавар, үүрэг хариуцлагыг хуваарил.
- Ахиц дэвшлийг хянаж, болзошгүй эрсдэл эсвэл асуудлыг эрт илрүүлэх.
- Төслийн багийн доторх харилцаа холбоо, хамтын ажиллагааг сайжруулах.
Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтцийн гол шинж чанарууд
WBS нь төслөөс эхлээд дээд түвшнийх бөгөөд дараа нь төслийн жижиг хэсгүүдийг нарийвчлан тодорхойлсон дэд түвшинд хуваагддаг. Эдгээр түвшинд төслийг дуусгахад шаардлагатай үе шатууд, үр дүн, даалгавар, дэд ажлууд багтаж болно. Төслийг хуваарилж, үр дүнтэй удирдахад хангалттай жижиг ажлын багцуудад хуваах хүртэл задаргаа үргэлжилнэ.
WBS-ийн үндсэн шинж чанарууд нь:
- Шатлан захирах ёс: Хамгийн дээд түвшнээс эхлээд хамгийн доод ажлын багц хүртэл төслийн бүх элементүүдийн харааны, мод бүтэцтэй харагдац.
- Харилцан онцгой байдал: WBS-ийн элемент бүр нь ямар ч давхцалгүйгээр ялгаатай бөгөөд хариуцлагын тодорхой хуваарилалтыг баталгаажуулж, хүчин чармайлтын давхардлаас зайлсхийдэг.
- Тодорхойлсон үр дүн: WBS-ийн түвшин бүр тодорхой үр дүн эсвэл үр дүнтэй байдаг нь ахиц дэвшил, гүйцэтгэлийг хэмжихэд хялбар болгодог.
- Ажлын багцууд: WBS-ийн хамгийн жижиг нэгжүүд болох ажлын багцууд нь төслийн багийн гишүүд юу хийх хэрэгтэйг ойлгож, зардал, цаг хугацааг үнэн зөв тооцож, үүрэг хариуцлагыг хуваарилж чадахаар хангалттай нарийвчилсан байдаг.
WBS ба ажлын задаргааны хуваарийн хоорондох ялгаа
Хэдийгээр хоёулаа төслийн менежментийн чухал хэрэгсэл боловч өөр өөр зорилготой.
Энэ хоёрын ялгааг ойлгох нь төслийг үр дүнтэй төлөвлөх, хэрэгжүүлэхэд маш чухал юм.
| онцлог | Ажлын задаргааны бүтэц (WBS) | Ажлын задаргааны хуваарь (WBSchedule) |
| Фокус | гэж юу вэ хүргэж байна | үед хүргэж өгсөн |
| Нарийвчлалын түвшин | Нарийвчилсан (гол бүрэлдэхүүн хэсэг) | Илүү нарийвчилсан (хугацаа, хамаарал) |
| зорилго | Төслийн хамрах хүрээ, үр дүнг тодорхойлдог | Төслийн цагийн хуваарийг үүсгэдэг |
| Хүргэгдэх боломжтой | Шаталсан баримт бичиг (жишээ нь мод) | Гант диаграм эсвэл ижил төстэй хэрэгсэл |
| адилтгал | Хүнсний жагсаалт (бараа) | Хоолны төлөвлөгөө (юу, хэзээ, хэрхэн хоол хийх) |
| Жишээ нь | Төслийн үе шатууд, үр дүн | Ажлын үргэлжлэх хугацаа, хамаарал |
Дүгнэж хэлэхэд, Ажлын задаргааны бүтэц нь "Юу" Ажлын хуваарь (эсвэл төслийн хуваарь) нь төслийн "хэзээ" Эдгээр ажлуудыг цаг хугацаанд нь төлөвлөх замаар.
Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтцийн жишээ
Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтэц нь янз бүрийн форматтай байдаг. Энд анхаарах зарим нийтлэг төрлүүд байна:
1/ WBS хүснэгт:
Энэ формат нь төслийн төлөвлөлтийн үе шатанд янз бүрийн даалгавар эсвэл үйл ажиллагааг нүдээр зохион байгуулахад тохиромжтой.
- Давуу тал: Даалгавруудыг зохион байгуулах, дэлгэрэнгүй мэдээлэл нэмэх, өөрчлөхөд хялбар.
- Байг: Нарийн төвөгтэй төслүүдэд том, эвгүй байж болно.
2/ WBS урсгал диаграм:
Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтцийг урсгал диаграм хэлбэрээр үзүүлэх нь баг, ангилал, үе шатаар ангилсан төслийн бүх бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн дүрслэлийг хялбаршуулдаг.
- Давуу тал: Даалгавруудын хоорондын хамаарал, хамаарлыг тодорхой харуулдаг.
- Байг: Энгийн төслүүдэд тохиромжгүй, нүдээр харахад эмх замбараагүй байж болно.
3/ WBS жагсаалт:
Даалгаврууд эсвэл эцсийн хугацааг WBS-дээ жагсаах нь ахиц дэвшлийг нэг дороос хянах хялбар арга байж болно.
- Давуу тал: Энгийн бөгөөд товч бөгөөд өндөр түвшний тойм хийхэд тохиромжтой.
- Байг: Даалгавруудын хоорондын нарийн ширийн зүйл, харилцаа холбоо байхгүй.
4/ WBS Gantt Chart:
Таны WBS-д зориулсан Гант диаграмын формат нь таны төслийн тодорхой цаг хугацааны графикийг санал болгодог бөгөөд энэ нь төслийн бүх хуваарийг ойлгоход хялбар болгодог.
- Давуу тал: Төслийн хугацаа болон хуваарийг дүрслэн харуулахад маш тохиромжтой.
- Байг: Үүсгэх, хадгалахад нэмэлт хүчин чармайлт шаардагдана.
Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтцийг хэрхэн бий болгох вэ
Төслийн менежментийн ажлын задаргааны бүтцийг бий болгох заавар энд байна:
Төслийн удирдлагад WBS үүсгэх 6 алхам:
- Төслийн хамрах хүрээ, зорилгыг тодорхойлох: Төслийн зорилго, юуг хүргэх ёстойг тодорхой зааж өг.
- Төслийн гол үе шатуудыг тодорхойлох: Төслийг логик, удирдах боломжтой үе шатуудад (жишээ нь: төлөвлөлт, дизайн, хөгжүүлэлт, туршилт, байршуулалт) хуваах.
- Гол үр дүнг жагсаах: Үе шат бүрт гол үр дүн эсвэл бүтээгдэхүүнийг (жишээлбэл, баримт бичиг, загвар, эцсийн бүтээгдэхүүн) тодорхойлно.
- Хүргэлтийг даалгавар болгон задлах: Цаашид хүргэх боломж бүрийг жижиг, хэрэгжүүлэх боломжтой ажлуудад хуваа. 8-80 цагийн дотор хийх боломжтой ажлуудыг хий.
- Сайжруулж, боловсронгуй болгох: WBS-ийн бүрэн бүтэн байдлыг шалгаж, шаардлагатай бүх ажлуудыг багтаасан, давхардал байхгүй эсэхийг шалгаарай. Түвшин бүрийн тодорхой шатлал, тодорхой үр дүнг шалгана уу.
- Ажлын багцыг хуваарилах: Даалгавар бүрийн хувьд тодорхой өмчлөлийг тодорхойлж, хувь хүн эсвэл багуудад хуваарил.
Шилдэг зөвлөмжүүд:
- Үйлдэлд бус үр дүнд анхаарлаа төвлөрүүл: Даалгаврууд нь тодорхой алхмуудыг бус харин юу хүрэх ёстойг тайлбарлах ёстой. (жишээ нь, "Зааврыг бичих"-ийн оронд "Хэрэглэгчийн гарын авлага бичих").
- Үүнийг удирдах боломжтой байлгах: 3-5 түвшний шатлалыг зорьж, нарийн ширийн зүйлийг тодорхой, тэнцвэртэй байлгах.
- Үзүүлэн ашиглах: Диаграм эсвэл диаграммууд нь харилцан ойлголцох, харилцахад тусалдаг.
- Санал хүсэлт авах: WBS-ийг хянаж, боловсронгуй болгоход багийн гишүүдийг татан оролцуулж, хүн бүр өөрсдийн үүргээ ойлгосон эсэхийг баталгаажуулах.
Төслийн менежмент дэх ажлын задаргааны бүтцэд зориулсан хэрэгслүүд
WBS үүсгэхэд ашигладаг зарим алдартай хэрэгслүүд энд байна:
1. Майкрософт төсөл
Microsoft төсөл – Хэрэглэгчдэд WBS-ийн нарийвчилсан диаграмм үүсгэх, ахиц дэвшлийг хянах, нөөцийг үр дүнтэй удирдах боломжийг олгодог тэргүүлэгч төслийн удирдлагын програм хангамж юм.
2. Wrike
Бөх нь үүлэнд суурилсан төслийн менежментийн хэрэгсэл бөгөөд WBS-ийг бий болгох, хамтран ажиллах, бодит цагийн төслийг хянах боломжуудыг санал болгодог.
3 дугаартай. Люцидчарт
Люцидчарт нь WBS диаграмм, урсгал диаграмм болон бусад зохион байгуулалтын диаграммыг бий болгох диаграмм, өгөгдлийг дүрслэх боломжийг олгодог визуал ажлын талбар юм.
4 Трелло
Trello – Уян хатан, карт дээр суурилсан төслийн менежментийн хэрэгсэл бөгөөд карт бүр нь даалгавар эсвэл WBS-ийн бүрэлдэхүүн хэсгийг төлөөлөх боломжтой. Энэ нь харааны даалгаврыг удирдахад маш сайн.
5. MindGenius
MindGenius – Оюун санааны зураглал, төслийн төлөвлөлт, даалгаврын менежментэд чиглэсэн төслийн удирдлагын хэрэгсэл бөгөөд энэ нь WBS-ийн нарийвчилсан диаграммыг бий болгох боломжийг олгодог.
6. Ухаалаг хуудас
Ухаалаг хуудас – Хүснэгтийг ашиглахад хялбар байдлыг төслийн удирдлагын багцын функцтэй хослуулсан онлайн төслийн менежментийн хэрэгсэл бөгөөд WBS загвар үүсгэхэд тохиромжтой.
Доод зураас
Ажлын задаргааны бүтэц нь төслийн менежментийн чухал хэрэгсэл юм. Энэ нь төслийг удирдахад хялбар жижиг ажлууд болгон зохион байгуулахад тусалдаг. WBS нь төслийн зорилго, үр дүнг тодорхой болгож, төлөвлөлт, нөөцийн хуваарилалт, явцын хяналтыг илүү үр дүнтэй болгож чадна.
💡Та WBS үүсгэх хуучин, уйтгартай аргаас залхаж байна уу? За, бүх зүйлийг өөрчлөх цаг болжээ! гэх мэт интерактив хэрэгслүүдээр AhaSlides, та WBS-ээ дараагийн түвшинд гаргах боломжтой. Бодит цаг хугацаанд багаасаа оюуны довтолгоо хийж, санал хүсэлтээ цуглуулж, сонирхолтой, интерактив орчинг бий болгож байна гэж төсөөлөөд үз дээ. Хамтран ажилласнаар танай баг сэтгэл санааг дээшлүүлж, хүн бүрийн санаа бодлыг сонсдог илүү цогц төлөвлөгөөг бий болгож чадна. 🚀 Манайхтай танилцаарай загварууд Өнөөдөр төслийн менежментийн стратегиа сайжруулахын тулд!
Ref: Forbes | Adobe | Төслийн менежер
