Belajar dari yang terbaik ini contoh jadual projek untuk meningkatkan produktiviti dan prestasi projek anda!
Langkah pertama pengurusan projek datang dengan perancangan dan penjadualan; manakala perancangan tertumpu kepada mewujudkan peta jalan bagi kejayaan projek, penjadualan dikhususkan untuk menentukan garis masa dan urutan aktiviti projek.
Sukar untuk memastikan projek berfungsi dalam proses tanpa fasa penjadualan. Oleh itu, dalam artikel ini, kami akan meneroka kepentingan jadual projek, contoh-contohnya dan cara menjadualkan daripada projek kecil kepada projek berskala besar dengan berkesan.
Jadual Kandungan
Petua untuk Penglibatan yang Lebih Baik
Mencari cara interaktif untuk mengurus projek anda dengan lebih baik?
Dapatkan templat dan kuiz percuma untuk dimainkan untuk mesyuarat anda yang seterusnya. Daftar secara percuma dan ambil apa yang anda mahu daripada AhaSlides!
🚀 Dapatkan Akaun Percuma
Apakah maksud jadual projek?
Jadual projek ialah jadual waktu terperinci yang menggariskan tugas, sumber yang diperlukan dan tarikh akhir yang dijangkakan dalam urutan untuk memastikan projek boleh disiapkan tepat pada masanya.
Jadual projek biasanya termasuk tarikh mula dan tamat setiap tugas, tempoh setiap tugas dan sebarang kebergantungan atau kekangan yang mungkin memberi kesan kepada jadual.
Mengapa jadual projek penting?
Penjadualan projek adalah komponen penting dalam pengurusan projek kerana ia menyediakan rangka kerja untuk kejayaan pelaksanaan projek. Pelan terperinci ini membolehkan pengurus projek memperuntukkan sumber secara berkesan, memantau kemajuan dan memastikan projek disiapkan tepat pada masanya dan mengikut bajet. Beberapa faedah jadual projek diterangkan seperti berikut
Mengenalpasti Potensi Kesesakan Dan Risiko Terdahulu
Salah satu sebab utama mengapa penjadualan projek adalah penting ialah ia menyokong pengurus dalam memikirkan potensi kesesakan dan risiko lebih awal. Dengan membahagikan projek kepada tugas yang lebih kecil dan menetapkan garis masa khusus untuk setiap tugas, pengurus projek boleh mengenal pasti dengan mudah sebarang pergantungan atau kekangan yang boleh memberi kesan kepada garis masa keseluruhan projek. Ini membolehkan mereka mengurus risiko ini secara proaktif dan mengambil tindakan yang perlu untuk mengurangkannya.
Sebagai contoh, jika tugas tertentu dikenal pasti sebagai aktiviti laluan kritikal dan kelewatannya berpotensi memberi kesan kepada keseluruhan garis masa projek, pengurus projek boleh memperuntukkan sumber tambahan atau melaraskan jadual untuk memastikan penyiapan tepat pada masanya.
Memanfaatkan Sumber
Tambahan pula, penjadualan projek memainkan peranan penting dalam pengurusan sumber. Dengan mempunyai pemahaman yang jelas tentang tugas yang terlibat dalam projek dan anggaran tempohnya, pengurus projek boleh memperuntukkan sumber secara berkesan untuk memastikan ia digunakan secara optimum.
Ini termasuk menugaskan orang yang tepat dengan kemahiran dan pengalaman yang diperlukan untuk setiap tugas dan mengelakkan konflik sumber atau beban berlebihan. Jadual projek yang dirancang dengan baik membolehkan pengurus projek mengenal pasti sebarang jurang atau kekurangan sumber terlebih dahulu dan mengambil tindakan yang perlu untuk menanganinya, seperti mengupah sumber tambahan atau mengagihkan semula sumber sedia ada.
Meningkatkan komunikasi dan koordinasi
Selain itu, penjadualan projek membantu dalam meningkatkan komunikasi dan kerjasama di kalangan ahli pasukan. Dengan berkongsi pemahaman tentang jadual projek, ahli pasukan boleh menyelaraskan usaha mereka dan berusaha ke arah matlamat yang sama. Ini memudahkan kerjasama yang lebih baik, mengurangkan salah faham atau konflik, dan meningkatkan produktiviti keseluruhan.
Penjejakan dan pelaporan yang lebih baik
Selain itu, jadual projek yang ditakrifkan dengan baik juga menyediakan asas untuk penjejakan dan pelaporan kemajuan yang kerap. Pengurus projek boleh membandingkan kemajuan sebenar dengan jadual yang dirancang, mengenal pasti sebarang penyelewengan atau kelewatan, dan mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan untuk memastikan projek berada di landasan yang betul.
Apakah contoh jadual projek?
Berikut ialah beberapa contoh cara jadual projek boleh dibuat berdasarkan tiga teknik penjadualan dan kawalan projek: carta Gantt, gambar rajah rangkaian (PERT dan CPM), dan Jadual Pecahan Kerja (WBS).
Carta Gantt
Carta Gantt ialah alat penjadualan projek yang popular yang mewakili garis masa projek secara visual. Ia memaparkan tugas sebagai bar mendatar sepanjang garis masa, dengan tarikh mula dan tamatnya. Kebergantungan antara tugas boleh ditunjukkan menggunakan anak panah, dan pencapaian boleh ditanda untuk menandakan pencapaian projek yang penting.
Gambar berikut ialah contoh carta Gantt aktiviti perkhidmatan untuk Delta Jet semasa persinggahan selama 40 minit
PERT dan CPM
Rajah rangkaian, juga dikenali sebagai carta PERT (Program Evaluation and Review Technique), menggambarkan urutan dan kebergantungan tugas dalam projek. Ia menggunakan nod untuk mewakili tugas dan anak panah untuk menggambarkan hubungan antara tugas. Jadual jenis ini berguna untuk menggambarkan laluan kritikal dan mengenal pasti tugasan yang mempunyai impak paling besar pada tempoh projek.
Di samping itu, laluan kritikal dikenal pasti dengan menentukan urutan terpanjang tugas bergantung yang secara langsung memberi kesan kepada tempoh keseluruhan projek. Tugasan di sepanjang laluan kritikal mempunyai sifar kendur atau terapung, bermakna sebarang kelewatan dalam tugasan ini akan memberi kesan secara langsung kepada tempoh keseluruhan projek. Dengan memfokuskan pada laluan kritikal, pengurus projek boleh memperuntukkan sumber dengan berkesan dan mengenal pasti peluang untuk pengoptimuman bagi memastikan projek siap tepat pada masanya.
Berikut ialah contoh Critical Path dan Slack Times untuk memasang peralatan kawalan pencemaran baharu syarikat tertentu.
Jadual Pecahan Kerja (WBS)
Jadual projek boleh dibangunkan menggunakan Struktur Pecahan Kerja sebagai asas. Ia merujuk kepada penguraian hierarki hasil projek kepada pakej kerja yang lebih kecil dan boleh diurus. Dengan menggunakan teknik ini, pengurus boleh mengenal pasti pergantungan antara tugas dengan mudah. Sesetengah tugasan mungkin bergantung kepada penyiapan yang lain, manakala beberapa tugasan boleh dikerjakan secara serentak.
Bagaimana untuk membuat jadual projek?
Pada permulaan penjadualan, jika anda tertanya-tanya bagaimana untuk menggunakannya, anda boleh mengikuti soalan penting berikut:
- Apa yang perlu dilakukan? Tentukan dengan jelas tugas, aktiviti dan hasil yang diperlukan untuk menyelesaikan projek. Pecahkan projek kepada komponen yang boleh diurus, memastikan semua kerja yang diperlukan dikenal pasti.
- Bilakah ia perlu dilakukan? Tentukan tempoh dan garis masa untuk setiap tugas atau aktiviti. Anggarkan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan pertimbangkan sebarang kebergantungan atau kekangan yang mungkin memberi kesan kepada jadual. Menggunakan teknik carta Gantt, PERT dan CPM untuk membantu mengatur jadual projek dengan cekap.
- Siapa yang boleh melakukannya? Kenal pasti individu atau peranan yang bertanggungjawab untuk setiap tugas atau aktiviti, ia mungkin melibatkan sokongan merentas jabatan. Berikan sumber dan peruntukkan tanggungjawab sewajarnya. Pastikan ahli pasukan mempunyai kemahiran dan ketersediaan yang diperlukan untuk menjalankan tugas yang diberikan.
- Di mana ia akan dilakukan? Tentukan lokasi fizikal atau maya di mana setiap tugas akan dilakukan. Ini mungkin termasuk ruang kerja, peralatan atau keperluan teknologi tertentu.
- Apakah kebergantungan tugas? Tentukan perhubungan dan pergantungan antara tugas. Kenal pasti tugasan yang perlu diselesaikan sebelum orang lain boleh bermula, dan pertimbangkan sebarang tugas yang boleh dikerjakan secara serentak.
- Apakah itu Laluan Kritikal? Mengenal pasti laluan kritikal adalah bahagian penting dalam membangunkan jadual projek yang komprehensif. Laluan kritikal membantu pengurus projek dan pasukan memahami tugas mana yang mempunyai kesan paling besar pada tempoh projek dan tarikh siap.
Apakah alat jadual projek?
Kebanyakan projek pada masa kini memerlukan sokongan perisian penjadualan projek. Ia telah terbukti membawa banyak faedah kepada individu dan perniagaan seperti peningkatan kecekapan, kerjasama yang lebih baik, ketepatan yang dipertingkatkan dan visualisasi yang lebih baik.
Microsoft Project adalah salah satu perisian penjadualan projek terbaik. Salah satu ciri utama Microsoft Project ialah keupayaannya untuk mendapatkan kemas kini status kepada pihak berkepentingan dan mengurus carta Gantt, di mana anda boleh mengenal pasti kebergantungan tugas dengan mudah dan mengurus penjujukan tugasan. anda juga boleh membuat pelarasan pada jadual projek secara fleksibel.
Pilihan lain ialah menggunakan alat yang dipanggil Perisian penjadualan Primavera P6. Ia adalah perisian pengurusan projek komprehensif yang direka khusus untuk projek berskala besar dan kompleks dan diiktiraf sebagai salah satu perisian penjadualan pembinaan terbaik. Ia menyokong kedua-dua teknik PERT dan CPM, menawarkan ciri untuk mencipta rajah rangkaian, menjadualkan tugas, mengurus sumber dan menganalisis laluan kritikal.
Untuk projek yang lebih kecil, anda boleh mempertimbangkan untuk mencuba perisian percuma seperti "Asana" atau "Trello.” Walaupun alat ini mungkin tidak mempunyai semua ciri lanjutan perisian berbayar, ia menawarkan keupayaan penjadualan projek asas dan mesra pengguna. Versi percuma mampu menyelesaikan tugas projek yang kurang rumit dan bekerjasama dengan orang lain. Ia membolehkan anda membuat tugasan, menetapkan tarikh akhir, menetapkan tanggungjawab dan menjejaki kemajuan.
FAQ
Apakah penjadualan projek dengan contoh?
Jadual projek menggariskan urutan tugas, sumber yang diperlukan dan jangka masa yang dianggarkan untuk menyiapkannya. Ambil projek pembinaan sebagai contoh jadual projek. Penjadualan dalam pembinaan mungkin termasuk tugas seperti penyediaan tapak, kerja asas, pembingkaian, pemasangan elektrik dan paip, kemasan dan pemeriksaan.
Bagaimanakah anda menulis contoh jadual projek?
Apabila menulis contoh jadual projek, adalah penting untuk mengikuti langkah berikut: (1) Mulakan dengan mengenal pasti tugas dan aktiviti utama yang perlu diselesaikan untuk projek tersebut. Ini boleh dilakukan dengan memecahkan projek kepada tugasan yang lebih kecil dan boleh diurus dan menentukan urutan di mana ia perlu disiapkan. (2) Seterusnya, anggaran tempoh setiap tugas dan peruntukkan sumber dengan sewajarnya. Ini akan membantu dalam mencipta garis masa yang realistik untuk projek itu. (3) Mengikuti dengan mewujudkan kebergantungan antara tugas, kerana sesetengah tugas mungkin bergantung pada penyiapan yang lain. (4) Akhir sekali, ingat untuk sentiasa menyemak dan mengemas kini jadual projek mengikut keperluan untuk memastikan ia kekal tepat dan mencerminkan sebarang perubahan atau pelarasan dalam projek.
Apakah 7 jenis penjadualan yang berbeza?
Tujuh jenis berbeza termasuk penjadualan slot masa, penjadualan janji temu terbuka, penjadualan gelombang, penjadualan 40/20, penjadualan berganda, penjadualan kluster, penjadualan pelantikan gelombang dan walk-in dan penjadualan matriks.
Line Bawah
Jadual projek yang dibangunkan dengan baik adalah penting untuk pengurusan projek yang berjaya. Untuk cemerlang dalam penjadualan projek untuk tahun 2024 dan seterusnya, adalah disyorkan untuk meneroka dan menggunakan alatan pengurusan projek moden, kekal dimaklumkan tentang amalan terbaik industri, dan terus meningkatkan kemahiran penjadualan projek melalui latihan dan pembangunan profesional.
Jika anda memerlukan lebih banyak bantuan dalam mengatur latihan dalam kemahiran penjadualan projek, AhaSlides boleh menjadi rakan kongsi yang hebat yang menawarkan pelbagai ciri untuk menyokong sesi latihan yang interaktif dan menarik. Dengan AhaSlides, anda boleh membuat pembentangan dinamik, kuiz interaktif dan aktiviti kolaboratif untuk meningkatkan pengalaman pembelajaran.
Ruj: Project Manager | Verint
