Apakah itu Pengurusan Projek? | Semua Untuk Tahu pada 2024

Lemas dalam tarikh akhir? Rasa terharu? Cikgu Pengurusan projekpada tahun 2024 dan ubah cara anda bekerja.

Selama berabad-abad, sistem Bay Area Rapid Transit (BART) San Francisco, dengan 400,000 penunggang sehari telah menjadi salah satu projek yang paling berjaya dan Bechtel ialah pengurus projek terkemuka dunia bagi projek pembinaan dan kejuruteraan besar-besaran. Contoh ini adalah bukti yang sangat baik tentang betapa pentingnya pengurusan projek yang berkesan. Teras kejayaan mana-mana projek terletak di sebalik pengurus projek yang baik.

Jadi, dalam artikel ini, kami akan meneroka apa itu pengurusan projek, bagaimana ia penting, dan teknik terbaik untuk menjadualkan, merancang, mengawal dan menilai sesuatu projek. 

Jadual Kandungan

• Apakah itu Pengurusan Projek dan Contoh?
• Mengapa Pengurusan Projek Penting?
  • Jimat Masa Dan Wang
  • Tingkatkan Kerjasama Dan Komunikasi
  • Kurangkan Risiko Dan Isu
• Apakah Tiga Peringkat Utama Pengurusan Projek?
  • Perancangan projek
  • Penjadualan Projek
  • Kawalan Projek
• Apakah Teknik Pengurusan Projek: PERT dan CPM
• Menggunakan Perisian Pengurusan Projek untuk Menguruskan Projek
• Soalan Lazim
• Line Bawah

Petua Untuk Penglibatan yang Lebih Baik

• Pembangunan Peribadi
• Pengurusan Prestasi

Apakah itu Pengurusan Projek dan Contoh?

Projek adalah bahagian biasa dalam kehidupan seharian kita. Kami mungkin merancang perkahwinan atau pesta ulang tahun mengejut, menghias semula rumah, atau menyediakan projek kelas sepanjang semester. Projek yang lebih besar boleh disebut seperti membina jambatan, memindahkan penduduk, menghasilkan barisan pesawat baharu dan banyak lagi. Mereka semua memerlukan pengurusan projek. 

Pengurusan projek menerangkan pendekatan sistematik, metodologi dan amalan yang digunakan untuk menjadualkan, merancang, mengawal dan menilai projek dari awal hingga siap. Ia merangkumi pelbagai aktiviti dan proses yang bertujuan untuk mencapai matlamat tertentu dalam kekangan yang ditetapkan seperti masa, kos, skop, kualiti dan sumber.

Mengapa Pengurusan Projek Penting?

Sukar untuk menafikan kepentingan pengurusan dalam projek yang membantu setiap projek perniagaan berjalan dengan lebih cekap dan berkesan. Mari kita bincangkan tiga faedah utama pengurusan projek yang berkesan.

Jimat Masa Dan Wang

Organisasi projek yang baik melibatkan perancangan yang teliti dan pengagihan sumber. Pengurus projek menilai keperluan projek, mengenal pasti sumber yang diperlukan, dan memperuntukkannya dengan berkesan. Dengan menganggar keperluan sumber dengan tepat dan mengelakkan keseluruhan lokasi atau kurang digunakan, pengurus projek mengoptimumkan penggunaan sumber, mengurangkan kos yang tidak perlu dan menjimatkan masa.

Tingkatkan Kerjasama Dan Komunikasi

Pengurus projek menentukan dan menyampaikan peranan dan tanggungjawab yang jelas kepada ahli pasukan. Setiap individu memahami tugas khusus mereka, penyampaian dan bidang akauntabiliti. Kejelasan ini meminimumkan kekeliruan dan pertindihan, membolehkan ahli pasukan bekerja bersama dengan lancar dan cekap.

Kurangkan Risiko Dan Isu

Projek sememangnya melibatkan risiko dan ketidakpastian, yang, jika tidak diurus, boleh membawa kepada cabaran yang ketara atau bahkan kegagalan. Pengurusan projek yang baik menekankan pengenalpastian risiko, penilaian dan strategi pengurangan. Dengan menjangka dan menangani isu-isu yang berpotensi lebih awal, pengurus projek boleh meminimumkan impaknya dan memastikan projek kekal di landasan yang betul, atau bahkan disiapkan sebelum tarikh tamat tempoh yang dikehendaki.

Daftar keluar: Apakah yang dilakukan oleh master Scrum?

Apakah Tiga Peringkat Utama Pengurusan Projek?

Pengurusan projek melibatkan tiga fasa: perancangan projek, penjadualan projek, dan kawalan projek. Berikut adalah butiran setiap fasa.

Perancangan projek

Pengurusan dan organisasi projek bermula dengan fasa perancangan, di mana matlamat, objektif dan skop projek ditentukan. Semasa fasa ini, pengurus projek bekerja rapat dengan pihak berkepentingan untuk memahami keperluan dan jangkaan mereka.

Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa terdapat beberapa kaedah yang digunakan dalam perancangan projek, dan salah satu cara perancangan yang paling berkesan ialah struktur pecahan kerja (WBS). Ia ditakrifkan sebagai satu proses membahagikan projek kepada subkomponen utamanya (atau tugasan), yang kemudiannya dibahagikan kepada komponen yang lebih terperinci, dan akhirnya kepada satu set aktiviti dan kos berkaitannya.

Berkaitan: Pandangan mata burung tentang proses perancangan projek

Penjadualan Projek

Penjadualan projek merujuk kepada proses penjujukan dan peruntukan masa untuk semua aktiviti projek. Pada peringkat ini, pengurus memutuskan berapa lama setiap aktiviti akan diambil dan mengira sumber yang diperlukan pada setiap peringkat pengeluaran.

Tujuan penjadualan projek boleh diringkaskan seperti berikut:

• Menunjukkan hubungan setiap aktiviti kepada orang lain dan kepada keseluruhan projek
• Menentukan susunan logik dan korelasi antara aktiviti
• Memudahkan penubuhan anggaran masa dan kos yang realistik untuk setiap aktiviti
• Memastikan sumber manusia, wang dan bahan digunakan secara optimum dengan mengenal pasti kesesakan kritikal.

Satu pendekatan penjadualan projek yang popular ialah carta Gantt. Carta Gantt ialah kaedah kos rendah yang bertujuan untuk membantu pengurus memastikan bahawa:

• Aktiviti dirancang
• Susunan prestasi didokumenkan
• Anggaran masa aktiviti direkodkan
• Keseluruhan masa projek dibangunkan. 

Berkaitan:

• Teknik Tinju Masa – Panduan Penggunaan pada 2024
• Contoh Jadual Projek

Kawalan Projek

Kawalan projek menerangkan pengendalian sumber, kos, kualiti dan belanjawan yang rapi. Mengawal projek boleh menjadi sukar. Tidak semua projek ditakrifkan dengan baik pada mulanya, sesetengahnya mungkin tidak jelas. Projek biasanya hanya menjadi jelas selepas perancangan awal yang terperinci dan takrifan teliti input, sumber, proses dan output yang diperlukan.

Dalam mengawal, terdapat istilah yang dipanggil Waterfall Methodology yang melibatkan pendekatan berurutan di mana projek memfokuskan secara langkah demi langkah dan setiap fasa disiapkan sebelum beralih ke fasa seterusnya. Pengurus projek dan pasukan memberi tumpuan kepada perancangan dan pelaksanaan satu fasa pada satu masa, mengikut urutan yang telah ditetapkan. Apabila kekangan diketahui, perubahan adalah cukup kecil untuk diuruskan tanpa banyak menyemak semula rancangan.

Berbeza dengan metodologi Air Terjun, Kaedah Agilemenekankan perancangan dan pelaksanaan komponen projek secara selari atau serentak. Ia biasanya dikaitkan dengan metodologi Agile seperti Scrum dan Kanban. Daripada melengkapkan setiap fasa sebelum memulakan fasa seterusnya, pasukan bekerja pada pelbagai aspek projek secara serentak, memfokuskan pada lelaran yang lebih kecil atau kenaikan berkotak masa. Terdapat banyak pusat pemeriksaan dan gelung maklum balas untuk menjejak kemajuan, yang boleh menyokong anda untuk melakukan penilaian projek kemudian.

Daftar keluar: Pelaksanaan Projek andProses Penilaian Projek

Apakah Teknik Pengurusan Projek: PERT dan CPM

Kedua-dua Teknik Penilaian dan Semakan Program (PERT) dan Kaedah Laluan Kritikal (CPM) adalah teknik pengurusan projek terkenal yang digunakan untuk merancang dan menjadualkan aktiviti, yang berkongsi persamaan dari segi keseluruhan proses 6 langkah seperti berikut:

• Tentukan aktiviti projek yang diperlukan untuk menyiapkan projek dan menyediakan struktur pecahan kerja
• Kenal pasti aktiviti yang bergantung kepada orang lain dan wujudkan hubungan logik, seperti "selesai-untuk-mula" atau "mula-untuk-mula".
• Lukis rangkaian yang menghubungkan semua aktiviti dengan menggunakan nod untuk mewakili aktiviti dan anak panah untuk menunjukkan aliran dan kebergantungan antara mereka
• Anggarkan tempoh dan kos setiap aktiviti 
• Tentukan Laluan Kritikal (urutan terpanjang bagi aktiviti bergantung yang menentukan tempoh minimum projek)
• Sepanjang projek, kemajuan dipantau mengikut jadual, dan pelarasan dibuat mengikut keperluan untuk memastikan siap tepat pada masanya.

Apakah kelebihan dan kekurangan PERT dan CPM?

Terdapat kritikan tentang PERT dan CPM sama ada ia penting untuk pengurusan projek. Berikut adalah faedah dan batasan kedua-dua teknik:

kelebihan

Batasan

- Mereka menyediakan pendekatan sistematik untuk perancangan projek, terutamanya untuk projek besar dan kompleks dengan pelbagai aktiviti. - Dengan memberi tumpuan kepada aktiviti kritikal dalam laluan kritikal, pengurus projek boleh mengutamakan sumber dan usaha untuk memastikan penyiapan projek tepat pada masanya. - Mereka juga menawarkan rangka kerja untuk memantau kemajuan projek dan membandingkannya dengan jadual yang dirancang.

- Mengenal pasti dan mengukur kebergantungan ini dengan tepat boleh menjadi mencabar - Anggaran masa dalam pengurusan projek selalunya boleh subjektif dan dipengaruhi oleh pelbagai faktor, yang membawa kepada risiko anggaran berat sebelah dan potensi ketidaktepatan dalam garis masa projek. - Sama pentingnya untuk memantau dengan teliti laluan hampir kritikal dalam projek. Mengabaikan laluan yang hampir kritikal ini boleh menimbulkan risiko yang wujud dan boleh mengakibatkan kemungkinan kelewatan atau gangguan pada garis masa keseluruhan projek.

Menggunakan Perisian Pengurusan Projek untuk Menguruskan Projek

Apa yang terbaik perisian pengurusan projek ? Terdapat beberapa pilihan untuk syarikat menguruskan projek. Bergantung pada skala projek, pengurus boleh memutuskan untuk menggunakan pendekatan yang dibincangkan di atas untuk mengurus projek kecil atau menggabungkan perisian pengurusan projek khusus untuk projek besar dan kompleks.

Adalah wajar memperkenalkan Microsoft Project, salah satu perisian khusus yang paling popular, yang sangat berguna dalam melukis rangkaian projek, mengenal pasti jadual projek, dan mengurus kos projek dan sumber lain dan melakukan penilaian projek. Anda juga boleh pertimbangkan alternatifnyaseperti perisian pengurusan projek Asana, Trello, Jira dan Basecamp. Kesemuanya ialah perisian pengurusan projek berbayar dengan percubaan percuma bagi banyak ciri lanjutan yang boleh membantu anda mengurus projek dan pasukan anda dengan lebih berkesan.  

Berkaitan: 10 Petua Menggunakan Pengurusan Projek Asana Dengan Berkesan Pada 2024 or Alternatif Projek Microsoft

Soalan Lazim

Line Bawah

Seperti yang kita dapat lihat, setiap syarikat adalah berbaloi untuk melabur dalam meningkatkan kemahiran pengurusan projek. Pengurusan projek yang berkesan tidak boleh kekurangan pengurus projek yang bijak dan pasukan berprestasi tinggi. Terdapat banyak kursus dan latihan yang diperakui boleh membantu pelajar mendapatkan pengetahuan yang lebih mendalam dan berguna tentang pengurusan projek. Jika anda yakin dan cukup bersedia, mengapa tidak mengambil cabaran daripada PKS, pensijilan pengurusan projek yang paling dihargai di dunia, yang merangkumi konsep tradisional, tangkas dan hibrid. 

Walau bagaimanapun, jika anda ingin menjimatkan wang, mengambil kursus pengurusan projek Coursera percuma juga merupakan idea yang bagus. Untuk HR-ers, menggunakan latihan tersuai juga boleh membawa kepada hasil yang lebih baik. Anda boleh mereka bentuk pelajaran yang menarik dengan AhaSlides persembahanalat, di mana anda boleh menemui banyak templat percuma yang boleh disesuaikan bagi kuiz dan permainan interaktif bersama-sama dengan kesan pembentangan yang unik.

Karya dipetik: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Pengurusan Operasi : Sustainabilityand Pengurusan Rantaian Bekalanke-12. Ed. (Ed. ke-12).

Ruj: Kerja berpasukan | M. Perpustakaan