Lista ta' Kontroll tal-Ġestjoni tar-Riskju tal-Avvenimenti Ultimate | 15 Must-Haves biex Jiżguraw is-Suċċess tal-Avvenimenti

Qalb tiġrija hekk kif tiddeskrivi l-agħar xenarji:

❗️ Kelliem jimrad minuti qabel jitla' fuq il-palk.

❗️ Il-post tiegħek f'daqqa jitlef il-qawwa fil-jum tal-avveniment.

❗️ Jew l-agħar minn kollox - xi ħadd iweġġa' fl-avveniment tiegħek.

Il-ħsibijiet li jħawwdu l-istonku jżommok bil-lejl.

Iżda anke l-aktar avvenimenti kaotiċi jistgħu jiġu ġestiti - jekk tippjana bir-reqqa u sistematikament minn qabel.

Sempliċi lista ta' kontroll tal-ġestjoni tar-riskju tal-avveniment jistgħu jgħinuk tidentifika, tipprepara għal u ttaffi kwistjonijiet potenzjali qabel ma jtellfu l-avveniment tiegħek. Ejja nsemmu l-10 indispensabbli fil-lista ta 'kontroll biex tittrasforma l-inkwiet fi pjan ta' azzjoni stabbilit sew.

Tabella ta 'Kontenut

• Ħarsa ġenerali
• X'inhu l-Ġestjoni tar-Riskju ta' Avveniment?
• X'inhuma l-5 Passi għall-Immaniġġjar tar-Riskju bħala Planner tal-Avvenimenti?
• Lista ta' Kontroll tal-Ġestjoni tar-Riskju tal-Avvenimenti
• 5 elementi tal-ġestjoni tar-riskju?
• Lista ta 'kontroll fil-ġestjoni ta' Avvenimenti
• Takeaways
• Mistoqsijiet Frekwenti

Ħarsa ġenerali

X'inhu l-Ġestjoni tar-Riskju ta' Avveniment?

Il-ġestjoni tar-riskju tal-avvenimenti tinvolvi l-identifikazzjoni ta’ riskji jew kwistjonijiet potenzjali li jistgħu jheddu avveniment, u mbagħad it-tqegħid ta’ proċessi u prekawzjonijiet biex jittaffew dawk ir-riskji. Dan jgħin lill-organizzaturi tal-avvenimenti jkollhom pjanijiet ta’ kontinġenza lesti biex jimminimizzaw it-tfixkil u jirkupraw malajr jekk jinqalgħu xi kwistjonijiet. Lista ta 'kontroll tal-ġestjoni tar-riskju tal-avveniment hija wkoll utilizzata biex tiżgura li kull theddida potenzjali tinqasam.

X'inhuma l-5 Passi għall-Immaniġġjar tar-Riskju bħala Planner tal-Avvenimenti?

Nafu li huwa stressanti bħala pjanifikatur tal-avvenimenti bil-possibbiltajiet kollha li jistgħu jseħħu. Biex tiffranka milli taħseb iżżejjed, segwi l-5 passi sempliċi tagħna biex tagħmel pjan perfett ta’ ġestjoni tar-riskju għall-avvenimenti:

• Identifika r-riskji – Brainstorm affarijiet kollha possibbli li jistgħu jmorru ħażin fl-avveniment tiegħek. Ikkunsidra fatturi bħal kwistjonijiet tal-post, temp ħażin, fallimenti fit-teknoloġija, kanċellazzjonijiet ta’ kelliema, kwistjonijiet ta’ ikel, korrimenti, attendenza baxxa, eċċ. Aħseb b’mod wiesa’ u poġġih fuq għodda ta' brainstorming biex iżommu l-ideat intatti.

• Evalwa l-probabbiltà u l-impatt – Għal kull riskju ta’ avveniment identifikat, istima kemm hu probabbli li jseħħ u x’impatt potenzjali jista’ jkollu fuq l-avveniment tiegħek. Dan jgħin biex jiddetermina liema riskji jeħtieġu l-aktar pjanijiet ta’ mitigazzjoni bir-reqqa.

• Żviluppa pjanijiet ta' kontinġenza – Għal riskji ta' prijorità ogħla, oħloq pjanijiet, soluzzjonijiet u kontinġenzi ta' backup speċifiċi biex timminimizza t-tfixkil jekk dawk ir-riskji jimmaterjalizzaw. Dan jista' jinvolvi l-konferma ta' postijiet alternattivi, fornituri, skedi, eċċ.

• Assenja responsabbiltajiet – Agħmel persuna waħda responsabbli għall-eżekuzzjoni ta’ kull pjan ta’ kontinġenza u kkomunika r-rwoli b’mod ċar lit-tim tiegħek. Dan jiżgura li xi ħadd jieħu azzjoni jekk fil-fatt iseħħ riskju.

• Ipprattika l-pjanijiet tiegħek – Mexxi xenarji potenzjali biex tidentifika lakuni fil-pjanijiet tal-ġestjoni tar-riskju tal-avvenimenti tiegħek. It-taħriġ tat-tim tiegħek dwar kif twieġeb f'sitwazzjonijiet differenti se jibni l-kunfidenza sabiex ikunu jistgħu jimmaniġġjaw b'suċċess kwistjonijiet li jqumu dakinhar tal-avveniment.

Għajnuniet għal Ingaġġ Aħjar

• Avveniment ta 'Ġestjoni
• Iddisinjar ta' avvenimenti
• Netwerking tan-negozju

Lista ta' Kontroll tal-Ġestjoni tar-Riskju tal-Avvenimenti

X'inhuma l-punti ġenerali li trid tkopri lista ta' kontroll tal-ġestjoni tar-riskju tal-avveniment? Fittex ispirazzjoni bl-eżempji tal-listi ta' kontroll tar-riskji tal-avvenimenti hawn taħt.

#1 - Post
☐ Kuntratt iffirmat
☐ Permessi u liċenzji miksuba
☐ Il-pjanta tal-art u l-arranġamenti tas-setup ikkonfermati
☐ Rekwiżiti tal-catering u tekniċi speċifikati
☐ Post ta' backup identifikat u fuq standby

#2 - It-temp
☐ Pjan ta' monitoraġġ u notifika tat-temp sever
☐ Tinda jew kenn alternattiv disponibbli jekk meħtieġ
☐ Saru arranġamenti biex l-avveniment jiġi mċaqlaq ġewwa jekk meħtieġ

#3 – Teknoloġija
☐ A/V u tagħmir teknoloġiku ieħor ittestjat
☐ Informazzjoni ta' kuntatt tal-appoġġ tal-IT miksuba
☐ Stampati tal-karti tal-materjali disponibbli bħala backup
☐ Pjan ta’ kontinġenza għall-internet jew qtugħ tad-dawl

#4 – Mediku/Sigurtà
☐ Kitts tal-ewwel għajnuna u AED disponibbli
☐ Ħruġ ta' emerġenza mmarkati b'mod ċar
☐ Persunal imħarreġ fi proċeduri ta' emerġenza
☐ Informazzjoni ta' kuntatt tas-sigurtà/pulizija fil-idejn

#5 – Kelliema
☐ Bijos u ritratti riċevuti
☐ Kelliema alternattivi magħżula bħala backup
☐ Pjan ta' kontinġenza tal-ispeaker ikkomunikat

#6 – Attendenza
☐ Limitu minimu ta' attendenza kkonfermat
☐ Politika tal-kanċellazzjoni kkomunikata
☐ Pjan ta' rifużjoni fis-seħħ jekk l-avveniment jiġi kkanċellat

# 7 - Assigurazzjoni
☐ Polza ta' assigurazzjoni ta' responsabbiltà ġenerali fis-seħħ
☐ Ċertifikat ta' assigurazzjoni miksub

#8 – Dokumentazzjoni
☐ Kopji ta' kuntratti, permessi u liċenzji
☐ Informazzjoni ta' kuntatt għall-bejjiegħa u l-fornituri kollha
☐ Programm tal-avveniment, aġenda u/jew itinerarju

#9 – Staff/Voluntiera
☐ Rwoli assenjati lill-persunal u lill-voluntier
☐ Backups disponibbli biex jimlew għan-no-shows
☐ Proċeduri ta' emerġenza u taħriġ ta' pjanijiet ta' kontinġenza lest

#10 – Ikel u Xorb
☐ Ikollok backups disponibbli għal kwalunkwe provvisti li jitħassru
☐ Għażliet alternattivi ta’ ikel ippreparati f’każ ta’ dewmien/ordni mhux korretta/mistednin b’allerġiji
☐ Prodotti żejda tal-karta, utensili u oġġetti li jservu huma disponibbli

#11 – Skart u Riċiklaġġ
☐ Imqassma kontenituri tal-iskart u kontenituri tar-riċiklaġġ
☐ Rwoli assenjati biex jiġbru ż-żibel waqt u wara l-avveniment

#12 – Proċeduri għall-Immaniġġjar tal-Ilmenti
☐ Membru tal-persunal maħtur biex jieħu ħsieb l-ilmenti tal-attendenti
☐ Protokoll biex jiġu solvuti kwistjonijiet u jiġu offruti rifużjonijiet/kumpens jekk meħtieġ

#13 – Pjan ta’ Evakwazzjoni ta’ Emerġenza
☐ Rotot ta' evakwazzjoni u punti ta' laqgħa mħejjija
☐ Jkollhom membri tal-persunal stazzjonati ħdejn il-ħruġ

#14 – Protokoll dwar il-Persuna Mitlufa
☐ Persunal responsabbli għal tfal mitlufa/anzjani/persuni b'diżabilità nominati
☐ Informazzjoni ta' kuntatt għall-ġenituri/kustodji ta' minuri miksuba

#15 – Rappurtar ta’ Inċidenti
☐ Formola ta' rappurtar ta' inċidenti maħluqa għall-persunal biex jiddokumenta kwalunkwe emerġenza

X'inhuma l-Ħames Elementi tal-Ġestjoni tar-Riskju?

Ir-riskju mhuwiex biss xorti ħażina – huwa parti minn kull impriża. Iżda bil-pjan ta' ġestjoni tar-riskju tal-avvenimenti t-tajjeb, tista' tittama r-riskju tal-kaos li joħloq u ddawwar it-theddid f'opportunitajiet. Il-ħames approċċi għall-ġestjoni tar-riskju jinkludu:

• Identifikazzjoni tar-riskju – Aħseb ħwejjeġ żgħar bħal glitches tat-teknoloġija... it-triq kollha sa katastrofi totali. L-elenkar tar-riskji teħodhom minn rasek u fuq il-karta fejn tista' tikkonfrontahom.

• Valutazzjoni tar-riskju– Irrata kull riskju biex tifhem liema joħloq l-akbar theddida. Ikkunsidra: Kemm hu probabbli li jiġri dan? X'ħsara tista' tirriżulta jekk dan isir? Il-prijoritizzazzjoni tar-riskji tiffoka l-isforzi tiegħek fuq il-kwistjonijiet li verament huma importanti.

• It-taffija tar-riskju – Ikollok pjanijiet biex tiġġieled lura! Ikkunsidra modi kif tnaqqas iċ-ċansijiet li jseħħ riskju, tnaqqas kwalunkwe impatt jekk jiġri, jew it-tnejn. Iktar ma tista’ ddgħajjef ir-riskji minn qabel, inqas se jfixkluk.

• Monitoraġġ tar-riskju – Ladarba l-pjanijiet inizjali tiegħek ikunu fis-seħħ, żommu viġilanti. Monitor għal sinjali riskji ġodda qed jitfaċċaw jew riskji qodma qed jinbidlu. Aġġusta l-istrateġiji tiegħek kif meħtieġ biex tlaħħaq mal-pajsaġġ tat-theddid li qed jevolvi.

• Rappurtar tar-riskju – Aqsam ir-riskji u l-pjanijiet mat-tim tiegħek. Li ġġib lill-oħrajn fil-linja jikseb buy-in, jesponi dgħufijiet li jista' jkun li qbiżt, u jqassam ir-responsabbiltà għall-ġestjoni tar-riskji.

X'inhi Lista ta' Kontroll fil-Ġestjoni tal-Avvenimenti?

Lista ta 'kontroll fil-ġestjoni tal-avvenimenti tirreferi għal lista ta' oġġetti jew kompiti li l-organizzaturi tal-avvenimenti jivverifikaw li jkunu ġew ippreparati, irranġati jew ippjanati għalihom qabel avveniment.

Lista ta 'kontroll komprensiva tal-ġestjoni tar-riskju tgħin biex tiżgura li xejn importanti ma jiġi injorat hekk kif tirranġa d-dettalji kollha meħtieġa biex tesegwixxi avveniment b'suċċess.

Il-listi ta' kontroll huma utli għall-ġestjoni tal-avvenimenti għaliex:

• Ipprovdi ċarezza u struttura – Huma jqiegħdu f'ordni li tagħti dettalji ta 'dak kollu li jeħtieġ li jsir, sabiex xejn ma jaqa' mix-xquq.

• Iħeġġeġ preparazzjoni bir-reqqa – L-iċċekkjar tal-oġġetti jimmotiva lill-organizzaturi biex jiżguraw li l-arranġamenti u l-prekawzjonijiet kollha jkunu attwalment fis-seħħ qabel ma jibda l-avveniment.

• Ittejjeb il-komunikazzjoni – It-timijiet jistgħu jaqsmu u jassenjaw oġġetti tal-lista ta’ kontroll biex jiżguraw li kulħadd jifhem ir-rwoli u r-responsabbiltajiet tagħhom.

• Appoġġ il-konsistenza – L-użu tal-istess lista ta 'kontroll għal avvenimenti rikorrenti jgħin biex jinżammu standards u jinqabdu oqsma għal titjib kull darba.

• Ikxef lakuni jew nuqqasijiet – L-oġġetti mhux ikkontrollati jenfasizzaw affarijiet minsija jew jeħtieġu aktar ippjanar, li jippermettulek tindirizzahom qabel ma jinqalgħu l-kwistjonijiet.

• Jiffaċilitaw it-trasferimenti – L-għoti tal-lista ta’ kontroll lil organizzaturi ġodda jgħinhom jifhmu dak kollu li sar biex jippjanaw avvenimenti preċedenti ta’ suċċess.

Takeaways

B'dawn l-oġġetti żejda fil-lista ta' kontroll tal-ġestjoni tar-riskju tal-avvenimenti tiegħek, int ippreparat tajjeb għall-kamp tal-battalja! Il-preparazzjoni tittrasforma kaos potenzjali f'kunfidenza kalma. Allura żid kull oġġett mal-lista tiegħek. Aqsamhom wieħed wieħed. Ara dik il-lista ta' kontroll tfassal mill-ġdid l-inkwiet fis-setgħa. Minħabba li aktar ma tantiċipa, ir-riskji aħjar se jċedu għall-ippjanar u l-preparazzjoni metikolużi tiegħek.