Wat is projectmanagement? | Alles wat u moet weten in 2024

Verdrinken in deadlines? Overweldigd voelen? Meester Project Managementin 2024 en transformeer de manier waarop u werkt.

Door de eeuwen heen is het Bay Area Rapid Transit (BART)-systeem van San Francisco, met 400,000 passagiers per dag, een van de meest succesvolle projecten geweest en Bechtel is 's werelds toonaangevende projectmanager van grootschalige bouw- en engineeringprojecten. Dit voorbeeld is een uitstekend bewijs van hoe belangrijk effectief projectmanagement is. De kern van het succes van elk project ligt in goede projectmanagers.

Daarom onderzoeken we in dit artikel wat projectmanagement is, hoe belangrijk het is en wat de beste technieken zijn om een ​​project te plannen, plannen, controleren en evalueren. 

Inhoudsopgave

• Wat is projectmanagement en voorbeelden?
• Waarom is projectmanagement belangrijk?
  • Bespaar tijd en geld
  • Verbeter de samenwerking en communicatie
  • Beperk risico's en problemen
• Wat zijn de drie belangrijkste fasen van projectmanagement?
  • Project planning
  • Projectplanning
  • Projectbeheer
• Wat zijn projectmanagementtechnieken: PERT en CPM
• Projectmanagementsoftware gebruiken om projecten te beheren
• Veelgestelde Vragen / FAQ
• Tot slot

Tips voor een betere betrokkenheid

• Persoonlijke Ontwikkeling
• Performance Management

Wat is projectmanagement en voorbeelden?

Projecten zijn een normaal onderdeel van ons dagelijks leven. We plannen misschien een bruiloft of een verrassingsverjaardagsfeestje, een huis opnieuw inrichten of een semester lang klasproject voorbereiden. Er kunnen grotere projecten worden genoemd, zoals het bouwen van een brug, het verplaatsen van bewoners, het produceren van nieuwe vliegtuiglijnen en meer. Ze hebben allemaal projectmanagement nodig. 

Projectmanagement beschrijft de systematische aanpak, methodologieën en praktijken die worden gebruikt om projecten van begin tot voltooiing te plannen, plannen, controleren en evalueren. Het omvat een breed scala aan activiteiten en processen gericht op het bereiken van specifieke doelen binnen gedefinieerde beperkingen zoals tijd, kosten, reikwijdte, kwaliteit en middelen.

Waarom is projectmanagement belangrijk?

Het is moeilijk om het belang van management in projecten te ontkennen, waardoor elk project van het bedrijf efficiënter en effectiever kan worden uitgevoerd. Laten we de drie belangrijkste voordelen van effectief projectmanagement eens doornemen.

Bespaar tijd en geld

Een goede projectorganisatie omvat een zorgvuldige planning en toewijzing van middelen. Projectmanagers beoordelen de projectvereisten, identificeren de benodigde middelen en wijzen deze effectief toe. Door de resourcebehoeften nauwkeurig in te schatten en overbezetting of onderbenutting te voorkomen, optimaliseren projectmanagers het gebruik van resources, waardoor onnodige kosten worden verminderd en tijd wordt bespaard.

Verbeter de samenwerking en communicatie

Projectmanagers definiëren en communiceren duidelijke rollen en verantwoordelijkheden aan teamleden. Elk individu begrijpt zijn of haar specifieke taken, te leveren producten en verantwoordelijkheidsgebieden. Deze duidelijkheid minimaliseert verwarring en overlappingen, waardoor teamleden soepel en efficiënt kunnen samenwerken.

Beperk risico's en problemen

Projecten brengen inherent risico's en onzekerheden met zich mee, die, als ze niet worden beheerd, kunnen leiden tot aanzienlijke uitdagingen of zelfs mislukkingen. Goed projectmanagement legt de nadruk op risico-identificatie, -beoordeling en -beperkingsstrategieën. Door vroegtijdig op mogelijke problemen te anticiperen en deze aan te pakken, kunnen projectmanagers hun impact minimaliseren en ervoor zorgen dat projecten op schema blijven of zelfs worden voltooid voor de gewenste vervaldatum.

Check out: Wat doet een Scrummaster?

Wat zijn de drie belangrijkste fasen van projectmanagement?

Het managen van projecten omvat drie fasen: projectplanning, projectplanning en projectcontrolling. Hier zijn details van elke fase.

Project planning

Het management en de organisatie van het project beginnen met de planningsfase, waarin de projectdoelen, doelstellingen en reikwijdte worden gedefinieerd. Tijdens deze fase werken projectmanagers nauw samen met belanghebbenden om hun vereisten en verwachtingen te begrijpen.

Het is van cruciaal belang op te merken dat er verschillende methoden worden gebruikt bij projectplanning, en een van de meest effectieve manieren van plannen is de Work Breakdown Structure (WBS). Het wordt gedefinieerd als een proces waarbij een project wordt opgedeeld in de belangrijkste subcomponenten (of taken), die vervolgens worden onderverdeeld in meer gedetailleerde componenten, en ten slotte in een reeks activiteiten en de daarmee samenhangende kosten.

Zie ook: Een vogelperspectief van het projectplanningsproces

Projectplanning

Projectplanning verwijst naar het proces van volgorde en toewijzing van tijd aan alle projectactiviteiten. In dit stadium beslissen managers hoe lang elke activiteit zal duren en berekenen ze de middelen die nodig zijn in elk productiestadium.

De doelen van projectplanning kunnen als volgt worden samengevat:

• Toont de relatie van elke activiteit met andere en met het hele project
• Bepalen van de logische volgorde en correlatie tussen activiteiten
• Vergemakkelijking van het opstellen van realistische tijd- en kostenramingen voor elke activiteit
• Ervoor zorgen dat mensen, geld en materiële middelen optimaal worden benut door kritieke knelpunten te identificeren.

Een populaire aanpak voor projectplanning is het Gantt-diagram. Gantt-diagrammen zijn goedkope methoden die managers helpen ervoor te zorgen dat:

• Er zijn activiteiten gepland
• Volgorde van uitvoering is gedocumenteerd
• Activiteitstijdschattingen worden geregistreerd
• De totale projecttijd is ontwikkeld. 

Zie ook:

• Time Boxing-techniek - Gids voor gebruik in 2024
• Voorbeeld projectplanning

Projectbeheer

De beheersing van een project beschrijft een nauwgezette omgang met middelen, kosten, kwaliteit en budgetten. Het beheersen van projecten kan lastig zijn. Niet alle projecten zijn in eerste instantie goed gedefinieerd; sommige zijn misschien slecht gedefinieerd. Projecten worden doorgaans pas goed gedefinieerd na een gedetailleerde, uitgebreide initiële planning en een zorgvuldige definitie van de vereiste inputs, middelen, processen en outputs.

Bij het beheersen bestaat er een term genaamd Watervalmethodologie, die een sequentiële aanpak inhoudt waarbij het project zich stapsgewijs concentreert en elke fase wordt voltooid voordat naar de volgende wordt gegaan. De projectmanager en het team concentreren zich op het plannen en uitvoeren van fase voor fase, volgens een vooraf bepaalde volgorde. Wanneer de beperkingen bekend zijn, zijn de veranderingen klein genoeg om te kunnen worden beheerd zonder de plannen substantieel te herzien.

In tegenstelling tot de watervalmethode, Agile methodologiebenadrukt parallelle of gelijktijdige planning en uitvoering van projectcomponenten. Het wordt vaak geassocieerd met Agile-methodologieën zoals Scrum en Kanban. In plaats van elke fase af te ronden voordat aan de volgende wordt begonnen, werken teams tegelijkertijd aan meerdere projectaspecten, met de nadruk op kleinere iteraties of timebox-incrementen. Er zijn tal van controlepunten en feedbackloops om de voortgang bij te houden, die u kunnen helpen om later een projectevaluatie uit te voeren.

Check out: Projectimplementatie enProjectevaluatieproces

Wat zijn projectmanagementtechnieken: PERT en CPM

Zowel Program Evaluation and Review Technique (PERT) als Critical Path Method (CPM) zijn bekende projectmanagementtechnieken die worden gebruikt om activiteiten te plannen en in te plannen.

• Definieer projectactiviteiten die nodig zijn om het project te voltooien en bereid de work breakdown structure voor
• Identificeer welke activiteiten afhankelijk zijn van anderen en breng logische relaties tot stand, zoals 'van begin tot eind' of 'van begin tot begin'.
• Teken het netwerk dat alle activiteiten met elkaar verbindt door knooppunten te gebruiken om activiteiten weer te geven en pijlen om de stroom en afhankelijkheden ertussen weer te geven
• Maak een schatting van de duur en kosten van elke activiteit 
• Bepaal het kritieke pad (de langste reeks afhankelijke activiteiten die de minimale duur van het project bepaalt)
• Gedurende het hele project wordt de voortgang bewaakt ten opzichte van de planning en worden waar nodig aanpassingen gedaan om een ​​tijdige voltooiing te garanderen.

Wat zijn de voor- en nadelen van PERT en CPM?

Er is kritiek op PERT en CPM of ze belangrijk zijn voor projectmanagement. Hier zijn de voordelen en beperkingen van de twee technieken:

Voordelen

Beperkingen

- Ze bieden een systematische aanpak voor de projectplanning, vooral voor grote, complexe projecten met talrijke activiteiten. - Door zich te concentreren op kritieke activiteiten in een kritiek pad, kunnen projectmanagers prioriteiten stellen aan middelen en inspanningen om een ​​tijdige voltooiing van het project te garanderen. - Ze bieden ook een raamwerk voor het monitoren van de projectvoortgang en het vergelijken ervan met de geplande planning.

- Het nauwkeurig identificeren en kwantificeren van deze afhankelijkheden kan een uitdaging zijn - Tijdschattingen bij projectmanagement kunnen vaak subjectief zijn en worden beïnvloed door verschillende factoren, wat leidt tot een risico op vertekende schattingen en mogelijke onnauwkeurigheden in de projecttijdlijn. - Het is net zo belangrijk om de bijna kritieke paden binnen het project nauwlettend in de gaten te houden. Het negeren van deze bijna kritieke paden kan inherente risico's met zich meebrengen en kan resulteren in mogelijke vertragingen of verstoringen van de algehele tijdlijn van het project.

Projectmanagementsoftware gebruiken om projecten te beheren

Wat is de beste project management software ? Er zijn verschillende mogelijkheden voor bedrijven om projecten te managen. Afhankelijk van de schaal van een project kunnen managers besluiten om de hierboven besproken benaderingen te gebruiken om kleine projecten te beheren of om gespecialiseerde projectbeheersoftware te gebruiken voor grote en complexe projecten.

Het is de moeite waard om Microsoft Project te introduceren, een van de meest populaire gespecialiseerde software, die uiterst nuttig is bij het tekenen van projectnetwerken, het identificeren van de projectplanning, het beheren van projectkosten en andere bronnen en het uitvoeren van projectevaluaties. Dat kan ook overweeg zijn alternatievenzoals Asana, Trello, Jira en Basecamp projectbeheersoftware. Het zijn allemaal betaalde projectbeheersoftware met een gratis proefversie van veel geavanceerde functies waarmee u uw projecten en teams effectiever kunt beheren.  

Zie ook: 10 tips om Asana-projectmanagement effectief in te zetten in 2024 or Microsoft Project-alternatieven

Veelgestelde Vragen / FAQ

Tot slot

Zoals we kunnen zien, is het voor elk bedrijf de moeite waard om te investeren in het verbeteren van projectmanagementvaardigheden. Bij effectief projectmanagement kunnen vindingrijke projectmanagers en een high performance team niet ontbreken. Er zijn veel gecertificeerde cursussen en trainingen die studenten kunnen helpen diepere en nuttige kennis over projectmanagement op te doen. Als je zelfverzekerd en goed voorbereid genoeg bent, ga dan een uitdaging aan PMI, 's werelds meest gewaardeerde projectmanagementcertificering, die traditionele, agile en hybride concepten omarmt. 

Als u echter geld wilt besparen, is het volgen van een gratis cursus projectmanagement van Coursera ook een goed idee. Voor Hr-ers kan het gebruik van een training op maat ook tot betere resultaten leiden. Je kunt boeiende lessen ontwerpen met AhaSlides presentatietool, waar je veel gratis aanpasbare sjablonen van interactieve quizzen en games kunt vinden, samen met unieke presentatie-effecten.

Geciteerd werk: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Operationeel beheer : Duurzaamheiden Supply Chain Management12e. Ed. (12e ed.).

ref: Teamwork | M. Bibliotheek