Du brukte en time på å skrive spørsmålene. Du trykket på send. Tolv personer svarte av 400.
Dette gapet gjenspeiler ikke hvor mye folk bryr seg om emnet ditt. Det gjenspeiler hvor lett eller vanskelig du gjorde det å si ja. Den gjennomsnittlige svarprosenten på nettbaserte undersøkelser ligger mellom 10 % og 30 % avhengig av kanal og målgruppe [1], og de fleste organisasjoner ligger i den lave enden av dette intervallet uten å vite hvorfor.
Her er seks ting som utgjør en målbar forskjell.
Hva er svarprosenten på undersøkelsen?
Svarprosenten på undersøkelsen er prosentandelen av personer som fullførte undersøkelsen din. For å beregne dette, del antallet fullførte svar på det totale antallet sendte, og multipliser deretter med 100.
For eksempel: 90 fullførte svar av 500 sendte undersøkelser = (90 ÷ 500) × 100 = 18%.
Hva teller som en god svarprosent på en undersøkelse?
Gode svarrater varierer mye etter metode. Personlige spørreundersøkelser oppnår vanligvis 50 % eller høyere fordi forespørselen skjer ansikt til ansikt. Telefonundersøkelser lander et sted mellom 20 % og 40 %, avhengig av hvor godt publikum kjenner dem. E-postundersøkelser ligger i gjennomsnitt på 12 % til 25 % for de fleste organisasjoner, selv om interne undersøkelser sendt til ansatte har en tendens til å prestere bedre enn de som sendes til eksterne kunder. SMS-undersøkelser kan nå 30 % til 45 % når meldingen er betimelig og forespørselen er kort. Anonyme nettpopup-vinduer og forespørsler i apper ligger i den lave enden, ofte under 15 %, fordi respondenten ikke har noe tidligere forhold til avsenderen og ingen sterk grunn til å stoppe det de gjør.
For de fleste digitale spørreundersøkelser er en svarprosent på 20–30 % et realistisk mål. For å nå dit kreves det vanligvis at mer enn én av taktikkene nedenfor samarbeider.
1. Velg riktig kanal
Kanalen er like viktig som selve undersøkelsen. Personlige undersøkelser yter konsekvent bedre enn e-post, som overgår anonyme popup-vinduer på nett [1]. Dette gapet eksisterer fordi kjennskap og kontekst driver deltakelse.
Før du velger en kanal, bør du jobbe deg gjennom fire spørsmål. Hvor bruker målgruppen din allerede tid? En undersøkelse sendt gjennom en kanal respondentene dine sjekker regelmessig, vil alltid prestere bedre enn en sendt gjennom en kanal de sjelden bruker. Hvor sensitivt er emnet? Sensitive spørsmål om ledelse, lønn eller arbeidsplasskultur presterer bedre gjennom anonyme kanaler enn via e-post, der avsenderen kan se hvem som har svart. Hvor raskt trenger du resultater? Personlige undersøkelser og SMS-undersøkelser returnerer svar raskere enn e-postkampanjer, som kan ta dager å samle inn fullstendig. Og hva er respondentens forhold til deg? Eksisterende kunder, nåværende ansatte og aktive medlemmer av fellesskapet svarer i høyere grad enn kalde eller manglende kontakter, uavhengig av kanal.
Et L&D-team i et mellomstort teknologiselskap fant for eksempel ut at det å sende spørreundersøkelser etter opplæring via SMS rett etter øktene (i stedet for å sende dem på e-post dagen etter) økte fullføringsraten betydelig. Meldingen kom da opplevelsen fortsatt var fersk og respondentene allerede var på telefonene sine.
Spesielt Generasjon Z-ansatte har en tendens til å reagere bedre på SMS eller forespørsler i apper enn på e-post. Å sende feil format til riktig målgruppe kaster bort innsatsen du legger ned i å skrive spørsmålene.
2. Hold det kort
Lengden på undersøkelsen er en av de mest konsistente indikatorene på fullføring. Undersøkelser som tar mer enn 12 minutter ser en klar nedgang i svarprosenten [2]. For de fleste brukstilfeller bør man sikte på 10 spørsmål eller færre, som kan fullføres på under 10 minutter.
Det er noen ting som hjelper her. Vis en fremdriftsindikator slik at respondentene vet hvor langt de er i undersøkelsen. Kutt ut alle spørsmål som ikke direkte informerer en beslutning du faktisk kommer til å ta. Hvis to spørsmål stiller lignende spørsmål, slå dem sammen. Og fortell folk på forhånd hvor lang tid det vil ta: «Dette tar omtrent fire minutter» er mer betryggende enn å la dem gjette.
Det hjelper også å gjennomgå undersøkelsen fra respondentens perspektiv i stedet for forfatterens. Det som føles som et raskt skjema med seks spørsmål for personen som skrev det, kan virke repeterende eller forvirrende for noen som ikke får det med seg selv. En kort gjennomgang bør ideelt sett gjøres av noen som ikke er kjent med prosjektet. Det avslører ofte steder der spørsmål kan slås sammen eller kuttes helt.
3. Tilpass invitasjonen din
Generiske e-poster med spørreundersøkelser blir behandlet som spam, fordi de ofte ser ut akkurat som spam. En e-post som starter med «Hei, vi vil gjerne vite hva du synes om produktet vårt» gir mottakeren ingen grunn til å stole på den eller bry seg.
Sammenlign disse to tilnærmingene.
Generisk: «Hei, vi vil gjerne vite hva du synes om produktet vårt. Vennligst ta noen minutter til å fullføre denne undersøkelsen.»
Personlig: «Hei Sarah, jeg følger opp onboarding-sesjonen du fullførte forrige tirsdag. Vi prøver å forstå hva som fungerer og hva som ikke fungerer, og ditt perspektiv ville virkelig vært til hjelp. Det tar omtrent fire minutter.»
Den første kunne ha blitt sendt til hvem som helst. Den andre viser at mottakeren var forventet, gir en spesifikk grunn til at tilbakemeldingen er viktig, og setter en realistisk tidsforventning. Disse tre tingene til sammen gjør det betydelig vanskeligere å ignorere.
Personalisering trenger ikke å være komplisert. Ta som et minimum med mottakerens fornavn, bruk et ekte avsendernavn (ikke en generisk adresse), og referer til noe spesifikt for forholdet.
4. Tilby insentiver
Økonomiske insentiver øker svarprosentene på en pålitelig måte. Metaanalyser på tvers av forskning på spørreundersøkelsesmetoder viser at økonomiske insentiver øker svarprosentene med 10–20 prosentpoeng i gjennomsnitt [3]. Forhåndsbetalte insentiver overgår konsekvent betingede belønninger når de gis på forhånd i stedet for å bli lovet etter fullføring [3].
Incentiver trenger ikke å være store. For korte spørreundersøkelser gir små beløp ($2–$5) kombinert med godt design sterke resultater [3]. Det som betyr mer enn størrelsen er relevansen: et gavekort på $10 til en kaffekjede vil overgå en donasjon på $10 til en ikke-relatert veldedighet hvis publikum drikker kaffe.
Verktøy som Tango og Tremendous håndterer digital insentivoppfyllelse internasjonalt, noe som forenkler distribusjonen når respondentpoolen din er spredt på tvers av regioner.
En advarsel: Noen deltakere vil forhaste seg med en undersøkelse bare for å motta en belønning. Å inkludere et spørsmål for å sjekke oppmerksomheten (f.eks. «Vennligst velg 'Helt enig' for dette punktet») kan hjelpe deg med å filtrere ut svar av lav kvalitet.
5. Bruk sosiale medier strategisk
Per 2024 bruker omtrent 5.2 milliarder mennesker sosiale medier globalt, noe som utgjør omtrent 64 % av verdens befolkning [4]. For undersøkelser rettet mot forbrukermeninger, tilbakemeldinger fra lokalsamfunnet eller nisjeinteressegrupper, gir sosiale plattformer deg tilgang til målgrupper du ikke kunne nå via e-post.
Nøkkelen er å matche plattformen med målgruppen. LinkedIn fungerer bra for profesjonelle emner: arbeidsplasspraksis, bransjetrender, karriereutvikling og tilbakemeldinger om B2B-produkter. Målgruppen har allerede en profesjonell tankegang og er mer sannsynlig å engasjere seg i arbeidsrelaterte spørsmål enn de ville vært på en personlig plattform.
Facebook og Instagram når ut til et bredere publikum og fungerer bra for livsstils-, samfunns- eller forbrukerproduktundersøkelser. Engasjementet er vanligvis høyere når undersøkelsen er innebygd direkte i innlegget i stedet for å være lenket til et eksternt skjema.
X (tidligere Twitter) passer for raske avstemninger med ett enkelt spørsmål om aktuelle emner, der en stor, offentlig rettet respons er nyttig. Formatet er for begrenset for nyanserte undersøkelser, men effektivt for raske retningsbestemte data.
Nisjefellesskap på Reddit eller Discord fungerer spesielt bra når du trenger svar fra en spesifikk interessegruppe. Medlemmer av et fellesskap bygget rundt en felles interesse har mye større sannsynlighet for å delta i en undersøkelse om det emnet enn et generelt befolkningsutvalg av samme størrelse.
Skal du kjøre en undersøkelse om preferanser for fjernarbeid? Et LinkedIn-innlegg i en relevant profesjonell gruppe vil prestere bedre enn en kald e-postliste av samme størrelse, fordi gruppemedlemmene allerede har valgt seg inn i et relevant fellesskap.
6. Bygg et forskningspanel
Et forskningspanel er en forhåndsrekruttert gruppe respondenter som har blitt enige om å svare på spørreundersøkelser på forhånd. Organisasjoner som gjennomfører hyppige eller longitudinelle spørreundersøkelser, som mange HR- og L&D-team, bruker paneler for å fjerne kaldstartsproblemet med å finne respondenter til hver nye studie.
Fordelene er konkrete: lavere kostnad per svar over tid, raskere utlevering av svar og gjennomgående høyere svarrater fordi deltakerne allerede har valgt å delta. Paneler gjør det også enklere å stille sensitive spørsmål (om kompensasjon, ledelseskvalitet eller personlige forhold) fordi respondentene forstår forskningskonteksten.
Ulempen er at paneler fungerer best når målgruppen din er stabil. Hvis demografien du trenger å undersøke endrer seg med hvert prosjekt, vil du bruke mer tid på å vedlikeholde panelet enn det sparer.
Spørsmålstyper som påvirker fullføringsprosenten
Måten du stiller spørsmål på påvirker om folk fullfører. Noen formater gir gjennomgående gode resultater:
Flervalg Spørsmål er raske å svare på og enkle å analysere, men de kan føre til skjevhet hvis svaralternativene ikke gjenspeiler hvordan respondentene faktisk tenker. Kombiner dem med en åpen oppfølgingsspørsmål når alternativene kan være ufullstendige.
Åpne spørsmål Gi respondentene rom til å svare med egne ord, men de krever mer innsats. Plasser dem etter lukkede spørsmål, når respondenten allerede er engasjert, i stedet for i starten.
Likert skala spørsmål måle holdninger på tvers av et spektrum (vanligvis 5 eller 7 poeng). De fungerer bra for spørsmål om tilfredshet og enighet, og er enkle å visualisere i resultater. Forskning på sentral tendenssskjevhet tyder på at folk har en tendens til å unngå ekstreme alternativer, slik at resultatene dine kan gruppere seg mot midten [5].
Ja/nei-spørsmål er formatet med lavest friksjon. De er nyttige i starten av en undersøkelse for å kvalifisere respondenter eller snevre inn omfanget før man stiller mer kompliserte spørsmål.
Rangeringsspørsmål Be respondentene om å sortere alternativer etter preferanse, noe som forteller deg mer om relative prioriteringer enn individuelle vurderinger. Bruk dem når du trenger å forstå avveininger, ikke bare godkjenningsnivåer.
Vanlige feil å unngå
Selv godt utformede spørreundersøkelser kan gi dårligere resultater når noen få unngåelige feil sniker seg inn. Det er disse som dukker opp oftest i L&D- og HR-sammenhenger.
Timing påvirker om undersøkelsen din i det hele tatt blir åpnet. Undersøkelser som sendes på fredag ettermiddag eller i starten av en travel uke har en tendens til å bli begravd. Midt i uken morgen, tirsdag til torsdag før middag, gir vanligvis høyere åpningsrater for interne undersøkelser. For undersøkelser etter arrangementet fanger det opp respondentene mens konteksten fortsatt er fersk hvis man sender dem innen 24 timer etter at opplevelsen er gjennomført.
Ledende spørsmål er det andre vanlige problemet. Et spørsmål som «Hvor mye forbedret opplæringen vår ytelsen din?» forutsetter at det har skjedd forbedring. Respondenter som ikke så noen forbedring, hopper enten over det eller gir et unøyaktig svar. Nøytral formulering, som «Hvordan vil du beskrive effekten av denne opplæringen på ditt daglige arbeid?», gir mer ærlige data og er lettere å handle ut fra.
Det er enkelt å hoppe over en pilottest, og det fører stadig til anger. Hvis to eller tre kolleger kjører undersøkelsen før full distribusjon, avdekker det ødelagt logikk, forvirrende formuleringer og spørsmål som virker klare for forfatteren, men som forvirrer alle andre. Selv en rask, uformell test reduserer risikoen for å samle inn ubrukelige data fra hele utvalget.
Til slutt, neglisjering av mobilformatering. En betydelig andel av svarene på undersøkelser kommer nå fra mobile enheter. Undersøkelser som er avhengige av oppsett med flere kolonner, små trykkmål eller brede tabeller er frustrerende å fullføre på en telefon. Test undersøkelsen din på en mobil enhet før du sender den, og hold spørsmålsformatene enkle nok til at de vises tydelig på en liten skjerm.
Kjøre spørreundersøkelser med AhaSlides
AhaSlides kombinerer live-avstemninger, vurderingsskalaer, åpne spørsmål og svar, ordskyer og spørrekonkurranser i én plattform. For HR-team og lærings- og utviklingsledere betyr dette at du kan kjøre pulsmålinger under en opplæring eller et møte og se resultater i sanntid, i stedet for å vente en uke på en rapport etter arrangementet som ingen leser.
Live-elementet endrer dynamikken. Når deltakerne ser grupperesultater aggregert mens de svarer, blir dataene en samtalestarter snarere enn en formalitet for datainnsamling. Denne umiddelbarheten har en tendens til å øke både fullføringsgraden og kvaliteten på diskusjonen som følger.
Ofte stilte spørsmål
Er 40 % en god svarprosent på undersøkelsen?
Ja, 40 % er over gjennomsnittet for de fleste digitale undersøkelsesmetoder. For e-postundersøkelser, hvor bransjegjennomsnitt vanligvis ligger mellom 12 % og 25 % [1], indikerer en andel på 40 % sterkt engasjement fra publikum.
Hva er den dårligst presterende undersøkelsesmetoden?
Anonyme nettbaserte popup-vinduer og spørreundersøkelser i apper gir konsekvent de laveste svarprosentene, ofte under 15 % [1]. Postbaserte spørreundersøkelser, til tross for at de er tregere, har en tendens til å utkonkurrere digitale metoder betydelig.
Hvor mange oppfølgingspåminnelser bør jeg sende?
Forskning på design av nettbaserte spørreundersøkelser tyder på at to oppfølgingspåminnelser (i tillegg til den første invitasjonen) øker fullføringsraten betydelig uten å utløse avmeldinger [2]. Mer enn tre påminnelser har en tendens til å generere flere avmeldinger enn ytterligere fullføringer.
Bør jeg gjøre undersøkelser anonyme?
Det avhenger av emnet. For sensitive emner som tilbakemeldinger fra ledere, lønnstilfredshet eller bekymringer på arbeidsplassen, gir anonyme undersøkelser konsekvent mer ærlige svar. For generell tilbakemelding på opplæring eller produktanmeldelser spiller anonymitet mindre rolle. Hvis du velger anonymitet, kommuniser det tydelig i invitasjonen; respondenter som ikke er sikre på om svarene deres spores, gir ofte mer forsiktige svar uansett.
Kilder
[1] Pointerpro. Gjennomsnittlige svarprosentmålinger for undersøkelser. https://pointerpro.com/blog/average-survey-response-rate/
[2] Strategier for å forbedre svarprosenten på nettbaserte spørreundersøkelser: En litteraturgjennomgang. International Journal of Nursing Studies, 2021. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0020748921002054
[3] Edwards et al. (2009). Strategier for å forbedre svarprosenten på postale og elektroniske spørreskjemaer. Cochrane-databasen for systematiske oversikter. Se også: Springer Nature, 2019. https://link.springer.com/article/10.1186/s12874-019-0868-8
[4] Datarapportering. Global statistikk for sosiale medier. https://datareportal.com/social-media-users (October 2024 data)
[5] Menold og Bogner (2016). Utforming av vurderingsskalaer i spørreskjemaer. Retningslinjer for GESIS-undersøkelsen. Referert via: https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC4833473/
