Eksempler på interessekonflikter: 20 situasjoner på arbeidsplassen

En interessekonflikt er en privat interesse som kan påvirke, eller kan se ut som om den påvirker, hvordan du gjør jobben din. Å ha en er ikke uredelig oppførsel. Å skjule den er problemet.

den 2024 ACFE-rapport til nasjonene studerte 1,921 saker om yrkessvindel og fant at 48 % involverte en eller annen form for korrupsjon, en kategori som inkluderer interessekonflikter. Det er et korrupsjonstall, ikke en interessekonfliktrate, men det viser hva som står på spill når en privat interesse forblir uuttalt.

Nedenfor er 20 situasjoner i fire sett med fem: penger, familie, fritidsarbeid, gaver og styremedlemmer. Hver av dem sier hvorfor det teller og hva som skal opplyses om. Ingen av dem er en avgjørelse. Arbeidsgiverens retningslinjer avgjør, så hver avsluttes med det samme rådet: sjekk retningslinjene dine og spør.

Testen, i tre linjer

1. Spør: kan en fornuftig person mene at dette påvirker din dømmekraft?
2. Hvis ja, si det til noen før du handler, ikke etterpå.
3. La lederen eller compliance-teamet bestemme, og ta en pause fra avgjørelsen før de har gjort det.

De amerikanske føderale reglene bruker den samme ideen. 5 CFR 2635.502 spør om, i tilfeller som et husstandsmedlems økonomiske interesser eller et dekket forhold, en rimelig person med kjennskap til de relevante fakta ville stille spørsmål ved den ansattes upartiskhet, og 5 CFR 2635.402 dekker økonomiske interesser som ville bli påvirket av en sak den ansatte jobber med. Disse reglene er kun bindende for ansatte i den føderale utøvende grenen i USA. For alle andre er arbeidsgiverens retningslinjer standarden.

Runde 1: penger og investeringer

Sett 1: fem pengesituasjoner

1. Du eier aksjer i en leverandør som byr på teamets kontrakt. Gevinsten eller tapet ditt kan avhenge av avgjørelsen. Informer lederen eller compliance-teamet om beholdningen, og ta et skritt tilbake fra valget.
2. En bedrift du deleier legger inn et bud. Selv en liten innsats teller, fordi pengene fortsatt når frem til deg. Oppgi innsatsen skriftlig før budet åpnes, og hold deg unna evalueringen.
3. Du tar en ekstrajobb hos en konkurrent. Du kan sitte inne med informasjon som hjelper dem, eller føle deg dratt mellom to arbeidsgivere. Fortell det til sjefen din før du aksepterer, og spør om retningslinjene tillater det.
4. En selger tilbyr deg et lån eller en gunstig avtale. En gjeld til en leverandør kan påvirke hvordan du behandler dem. Avslå det, eller opplys om det og la compliance-reglene avgjøre.
5. Du gir råd til et selskap du har investert i. Du kan styre rådene mot din egen avkastning. Opplys om investeringen til personen som ba om rådene.

Vårt valg: leverandøren du deleier. Det er tilfellet folk oftest antar er greit, fordi «det bare er en liten andel».

Runde 2: familie og forhold

Sett 2: fem relasjonssituasjoner

1. Du blir bedt om å ansette fetteren din. Din vurdering av kandidaten kan være partisk, og andre kan mene det. Avslør forholdet og la noen andre styre prosessen.
2. Du blir sjefen for partneren din. Du ville sette lønn, evalueringer og arbeidsmengde deres. Informer HR så snart det skjer, og spør om en endring av rapporteringslinje.
3. Du kan tildele en kontrakt til en venns firma. Vennskapet kan påvirke avgjørelsen, eller virke som om det gjorde det. Avslør det og overlat avgjørelsen til noen andre.
4. Ektefellen din jobber for en klient du administrerer. Dere kan få vite ting om den andres arbeidsgiver. Fortell sjefen din om dette, slik at kontoen kan håndteres med det i tankene.
5. En nær venn søker på en stilling, og du sitter i intervjupanelet. Det skjer på alle arbeidsplasser. Si det til panellederen før intervjuene, og gå av panelet for den kandidaten.

Vårt valg: vennen på panelet. Det skjer på alle arbeidsplasser, det tar ti sekunder å si det, og det beskytter dere begge.

Runde 3: arbeid utenfor og roller

Sett 3: fem situasjoner utenfor arbeidsplassen

1. Du jobber frilans for en klients konkurrent. Begge sider kan med rimelighet tvile på din lojalitet. Informer sjefen din om dette og sjekk retningslinjene for eksternt arbeid.
2. Du driver en bijobb i arbeidstiden. Da tilhører din arbeidsgiver din tid og oppmerksomhet. Opplys om virksomheten og bli enige om hva som er tillatt, og når.
3. Du er invitert til å tale på en konferanse og tilbys et honorar. Arrangøren kan være en leverandør eller en kunde. Informer sjefen din før du godtar, og spør om du kan beholde gebyret.
4. Du blir bedt om å bli med i et styre i en annen organisasjon. Interessene til organisasjonen kan overlappe med arbeidsgiverens. Informer sjefen din om dette og avskjed deg fra enhver sak som involverer den organisasjonen.
5. Du bruker konfidensiell informasjon til et personlig prosjekt. Informasjon du har på grunn av jobben din kan ikke brukes andre steder. Ikke bruk den, og hvis du allerede har gjort det, fortell det til sjefen din.

Vårt valg: bijobservasjonen på arbeidstiden. Det starter i det små, med én e-post eller én samtale, og det er det folk flest kan se for seg å gjøre.

To eksempler fra Storbritannia viser den samme ideen i lov og offentlig sektor, og ingen av dem er en regel for ansatte i privat sektor generelt. Civil Service Code sier at embetsmenn ikke må misbruke sin offisielle stilling, for eksempel ved å bruke informasjon som er tilegnet i tjenesten sin til å fremme sine egne private interesser eller andres. Og paragraf 175 i aksjeloven av 2006 sier at en direktør må unngå en situasjon der de har, eller kan ha, en interesse som er i konflikt med, eller muligens kan være i konflikt med, selskapets interesser, med mindre direktørene har gitt tillatelse til det.

Runde 4: gaver, representasjon og styreplasser

Sett 4: fem gave- og brettsituasjoner

1. En leverandør sender en julegavekurv. En takk kan bli en forventning. Avslør den, og spør om du vil returnere den, dele den med teamet eller beholde den.
2. En budgiver tilbyr deg billetter under en anbudskonkurranse. Tidspunktet er problemet. Avslå, eller oppgi tilbudet og la samsvarskontrollen avgjøre før anbudet avsluttes.
3. En leverandør gir en gave til en beslutningstaker. Det kan se ut som et forsøk på å kjøpe en avgjørelse. Registrer det, og ta beslutningstakeren ut av leverandørens avgjørelser hvis gaven er stor.
4. Du sitter i et veldedighetsstyre som kjøper fra en av leverandørene dine. To lojaliteter møtes i én avgjørelse. Erklær koblingen på tavlen og forlat rommet når det stemmes.
5. Et foredragsholderhonorar kommer fra et selskap du kjøper fra. Betaling fra en leverandør er i praksis en gave. Oppgi dette før du aksepterer.

Vårt valg: billetter fra en budgiver under en anbudskonkurranse. Det ser harmløst ut, og det er situasjonen der en oppfattet konflikt gjør mest skade.

Om gaver, den føderale regelen, 5 CFR 2635.202, sier at en ansatt, med unntak av det som er angitt i det underavsnittet, ikke kan motta en gave fra en forbudt kilde eller en gave gitt på grunn av sin offisielle stilling. Det er for amerikanske føderale ansatte. Private arbeidsgivere setter sine egne grenser, så se etter en gave- og gjestfrihetspolicy før du aksepterer.

Hvordan avsløre og håndtere en konflikt

1. Si det tidlig og skriftlig. En e-post til lederen eller compliance-teamet ditt regnes som en registrering.
2. Beskriv interessen, ikke bare faktum. «Broren min eier firmaet» er bedre enn «jeg kjenner dem».
3. Ta et skritt tilbake fra avgjørelsen. Ikke stem, gjennomgå eller gi råd om det før resultatet er registrert.
4. La lederen eller compliance-teamet registrere resultatet. Avgjørelsen er deres, ikke din.
5. Vurder det når ting endrer seg. En ny rolle, et nytt bud eller en ny andel kan gjøre en gammel avtale til en konflikt.

Husk ACFE-tallet: 48 % av de 1,921 sakene den studerte involverte korrupsjon. En konflikt som erklæres tidlig er mye enklere å håndtere enn en som oppdages senere. For mer informasjon om hvordan du gjør det trygt å si ifra, se vår veiledning til anonym undersøkelse og innlegget vårt på samsvarsfellen.

Måter å arrangere dette som en teamøkt på

En policy som leses én gang, blir glemt. En kort direktesendt sesjon får folk til å si hva de ville gjort.

• Velg svar: Vis én situasjon på skjermen og spør: «Er dette en konflikt? Ja, nei, eller avslør og spør.» Vis splittelsen, og diskuter deretter eksemplene der folk var uenige.
• Word Cloud: spør «Hva ville fått deg til å nøle med å avsløre?» De viktigste ordene er barrierene som må overvinnes.
• Vurderingsskala: spør «Hvor tydelig er vår policy for interessekonflikter?» før og etter økten.
• Åpent, anonymt: Spør om et scenario teamet ditt har opplevd, og diskuter det uten navn.
• Spørsmål og svar, anonym: åpne den for spørsmålene folk ikke stiller høyt. Vår tips for en vellykket spørsmål-og-svar-sesjon hjelpe deg med å kjøre det bra.

Bruk de 20 situasjonene ovenfor som spørsmål. Hvis du vil ha lysbilder som er klare til å tilpasses, er kursmalen for interessekonflikter laget for dette.

Ofte stilte spørsmål

Hva er en interessekonflikt?

En privat interesse som kan påvirke, eller tilsynelatende påvirke, dine arbeidsavgjørelser. Det kan være penger, familie, en annen jobb eller en gave.

Hva er eksempler på interessekonflikter på jobb?

Å eie en del av en leverandør, ansette en slektning, ta imot gaver fra en budgiver eller drive en sidebedrift for en konkurrent. De 20 situasjonene ovenfor gir mer.

Er en interessekonflikt ulovlig?

Ikke av seg selv. For de fleste ansatte er det et spørsmål om arbeidsgiverpolicy, og skaden kommer av å ikke opplyse om det, selv om noen roller har juridiske plikter, for eksempel bedriftsdirektører i Storbritannia i henhold til paragraf 175 i selskapsloven av 2006. Amerikanske føderale ansatte står overfor spesifikke regler, inkludert en straffelov, 18 USC 208, som 5 CFR 2635.402 beskriver.

Hvordan opplyser man om en interessekonflikt?

Informer sjefen din eller compliance-teamet skriftlig så snart du oppdager det, og ta en pause fra avgjørelsen. Beskriv interessen, ikke bare faktum.

Hva er forskjellen mellom en faktisk og en opplevd konflikt?

En faktisk konflikt påvirker dømmekraften din; en oppfattet konflikt ser bare ut som om den kan. Begge deler er verdt å avsløre.

Hvor skal jeg starte

Velg ett sett med fem og bruk det på neste teammøte. Hvis du bare har tid til én, start med vennen på intervjupanelet.

Dette innlegget er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning. For å ta en avgjørelse om din egen arbeidsplass, snakk med en kvalifisert arbeidsrettsadvokat eller tilsynsmyndighetene.