Det meste av ombordstigningen for elektroniske helsejournaler (EHR) er bygget rundt systemet: her er innloggingsskjermen, her er menyen, her er malen for hver notattype. Den nyansatte går ut med en attest. Dokumentasjonsproblemene starter på avdelingen uken etter.
Denne veiledningen er for lærings- og utviklingsdirektører (L&D) og ledere for informatikk eller compliance på sykehus som ønsker et annet utgangspunkt: arbeidsflyten personen må fullføre, og friksjonen de vil møte mens de fullfører den. Den viser hvordan man kan diagnostisere om et problem er et opplæringsgap eller en systemfeil, hvordan man utformer forberedelser og øvelser rundt en reell oppgave, og hvordan man vurderer om den nyansatte kan fullføre den, med dokumentasjon som er fullstendig og i samsvar med regelverket.
En situasjon verdt å designe for
Scenariet nedenfor er illustrerende, ikke et dokumentert tilfelle.
En ny avdelingssekretær begynner på en mandag. Innen torsdag blir de bedt om å fullføre en rutinemessig oppdatering av pasientjournalen etter en innleggelse. Oppgaven er enkel på papiret: bekrefte demografi, registrere henvisningskilden, legge ved et samtykkeskjema og fullføre registreringen. I praksis møter de fire hindringer. Samtykkeskjemaet legges ved på en annen skjerm enn den som ble vist i klasserommet. To felt ser identiske ut, men gir forskjellige rapporter. Et obligatorisk felt avviser en gyldig registrering med en lite nyttig melding. Og den lokale prosedyren for en manglende henvisningskilde er skrevet i et dokument ingen nevnte.
Kontoristen fullfører registreringen, men lar ett felt stå tomt og bruker en fritekstløsning for et annet. Registreringen er ufullstendig, og den neste personen som stoler på den arver gapet.
Er dette et treningsproblem? Delvis. Bare et treningsproblem? Nesten helt sikkert ikke. Dette skillet er kjernen i designarbeidet.
Start med oppgaven, ikke systemet
Skriv ned hva rollen må kunne gjøre, i én setning, før du åpner noe opplæringsinnhold. For dette eksempelet: fullføre en pasientjournalarbeidsflyt fra ende til ende, og identifisere hvor dokumentasjonsprosessen skaper friksjon. To verb er viktige her, og de er forskjellige.
Å fullføre arbeidsflyten er en søke om oppgave. Eleven bruker en kjent prosedyre i en situasjon de ikke har øvd på ord for ord. Å identifisere friksjon er en analysere or evaluere oppgave: eleven må legge merke til at noe er galt, vurdere om det er deres feil eller systemets, og bestemme hva de skal gjøre med det. Disse kognitive kravene kommer fra Blooms reviderte taksonomi, og de beskriver hva oppgaven krever av personen, ikke hvordan du må utføre den.
Dette er viktig på grunn av samsvar. Carnegie Mellons Eberly Center gjør poenget tydelig: Hvis målet er å anvende ferdigheter, men vurderingen bare måler gjenkjenning, øver elevene på én ting og blir bedømt på en annen, noe som undergraver både motivasjon og læring (Eberly Center, samsvar mellom mål, vurderinger og undervisningsstrategierEn flervalgstest på menynavn forteller deg lite om hvorvidt noen kan fullføre opptaksoppdateringen ovenfor.
Diagnostiser før du forskriver
Før du bygger noe som helst, sammenlign oppgaven slik den faktisk utføres med hva den nåværende opplæringen lærer og tester. Fire kontroller pleier å skille opplæringshull fra andre årsaker:
- Observer oppgaven. Se flere nybegynnere eller erfarne medarbeidere fullføre arbeidsflyten, og registrer feil, løsninger og nøling.
- Sammenlign med treningen. Praktiserer det nåværende programmet akkurat denne sekvensen, eller systemet generelt? Krever noen vurdering at eleven fullfører den?
- Sjekk miljøet. Er verktøyene, tilgangstillatelsene, bemanningsnivåene og lokale prosedyrer slik opplæringen forutsatte? En nybegynner uten riktig tilgangsnivå kan ikke øve på oppgaven, uansett hva klasserommet dekker.
- Se etter systemfeil. Hvis erfarne ansatte også sliter, eller bruker samme løsning, er årsaken sannsynligvis utformingen av skjermen, feltet eller regelen. Mer opplæring vil ikke fikse det. Ta det opp med informatikk som en endringsforespørsel.
Dette er fallgruven du bør nevne åpent med interessentene dine: brukervennlighetsfeil kan kreve systemendringer, ikke mer opplæring. Hvis opplæring brukes til å skjule en feil, kommer kostnaden tilbake i alle kohorter. Behandle din nåværende metode og taket for din nåværende vurdering som hypoteser som skal testes, ikke fakta.
Designforberedelse og øvelse rundt arbeidsflyten
Når du vet hvilke hull treningen kan tette, må du tilpasse hvert trinn i programmet til oppgaven.
Forberedelse. Sjekk forkunnskapene med en kort diagnostikk før en person begynner i praksis. Bekreft at de kjenner begrepene de trenger, for eksempel forskjellen mellom et registreringsfelt og et klinisk felt, og de regulatoriske reglene som begrenser oppgaven, for eksempel hva som må registreres og hvem som kan registrere det. Selvstudium passer til dette stadiet. En gjentakelsessjekk her bekrefter kun forkunnskapene. Det er ikke bevis på at personen kan utføre arbeidet.
Kartlegging av arbeidsflyt. Kartlegg den virkelige arbeidsflyten skjerm for skjerm, inkludert trinnene folk hopper over og punktene der systemet og den lokale prosedyren ikke stemmer overens. Bruk kartet til å bygge et praksiseksempel og svarnøkkelen, og gi det til din informatikk- eller compliance-leder for validering. Det samme kartet blir en friksjonsrevisjon: hvert punkt der observatører så feil eller løsninger er en kandidat for en systemrettelse, et tydeligere jobbhjelpemiddel eller et praksiseksempel.
Øve på. Gi elevene hele oppgaven, med en realistisk saksbehandling, og be dem forklare avgjørelsene sine samt utføre dem. Tilbakemeldingen bør være knyttet til avgjørelsen, for eksempel: «Du la ved samtykkeskjemaet til feil posttype. Her er bevisene du kunne ha sjekket, og her er hva du skal gjøre når skjematypen er uklar.» Tilbakemelding på hastighet og fullstendighet fungerer best når den er spesifikk for trinnet.
Live eller asynkron? Innspill fra instruktøren i sanntid gir mest verdi når et valg er tvetydig: når det finnes to forsvarlige handlinger, eller når prosedyren og systemet er uenige. En diskusjon ledet av noen som kjenner lokal praksis løser det en skriftlig svarnøkkel ikke kan. Asynkron gjennomgang er nok for å bekrefte regler, sjekke gjenkjenning og gi tilbakemelding på en klar sak.
Et praktisert eksempel: oppdateringen av opptak
Illustrativt. En utøver bør validere tilfellet og svarkriteriene før bruk.
Saken. Studenten mottar en simulert journal for en fiktiv pasient. De blir bedt om å fullføre innleggelsesoppdateringen. Saken inneholder et skannet samtykkeskjema, et henvisningsbrev med manglende referansenummer og et felt som avviser oppføringsformatet som vises i opplæringshåndboken.
Lærerens valg. Ved manglende referansenummer kan eleven (a) la feltet stå tomt og fullføre, (b) skrive inn en plassholder, eller (c) registrere gapet ved hjelp av den godkjente prosedyren og be om den manglende informasjonen. Ved det avviste feltet kan de (a) prøve på nytt med et annet format til det godtas, (b) legge inn verdien i en fritekstnotat, eller (c) logge problemet som en mistenkt systemfeil og fortsette med det godkjente mellomtrinnet.
Feedback. For hvert valg forklarer tilbakemeldingen hvorfor det er forsvarlig eller ufullstendig i forhold til de avtalte kriteriene. Et blankt felt er ufullstendig, fordi nedstrømsbrukere ikke kan si om dataene mangler eller aldri har vært nødvendige. En plassholder er ikke forsvarlig, fordi den registrerer informasjon som ikke er sann. Registreringen av gapet under den godkjente prosedyren er fullført. I den andre avgjørelsen kan det å prøve formater til ett er akseptert gi en gyldig oppføring, men det skjuler en feil informatikkteamet trenger å se. Logging av feilen er responsen som beskytter både posten og den neste kohorten.
Det nye forsøket. Studenten prøver seg på et nytt tilfelle med et annet hull, for eksempel et samtykkeskjema som er vedlagt, men usignert, og anvender samme resonnement på det.
På tvers av et kohort blir elevenes friksjonsrapporter også en strukturert liste over mistenkte feil for informatikkteamet.
Vurder kapasitet og planlegg for overføring
Velg tiltak som gjenspeiler oppgaven. To praktiske er oppgavetid og dokumentasjonens fullstendighetDefiner begge deler før du starter: hva som teller som fullført, hvem bedømmer det, hvilke poster som er i nevneren, og når du måler.
En enkel rubrikk holder vurderingen konsistent. Den nedenfor er et forslag som kan tilpasses med din kliniske spesialist eller compliance-spesialist. Det er ikke en validert beredskapsstandard.
| Criterion | Hva en observatør ser etter | Resultat |
|---|---|---|
| Oppgaveutførelse | Fullfører arbeidsflyten og identifiserer dokumentasjonsfriksjon, registrerer handlingen og bevisene bak den | 0 til 2 |
| Argumentasjon | Forklarer relevante begrensninger, alternativer og usikkerhet; kontrollerer oppgavetid og dokumentasjon fullstendighet | 0 til 2 |
| Grenser | Bruker godkjente prosedyrer og ber om hjelp når informasjon eller myndighet mangler | 0 til 2 |
Ankere: 0 betyr fraværende eller ikke støttet; 1 betyr delvis, med relevante utelatelser; 2 betyr fullstendig og begrunnet i forhold til de avtalte kriteriene. Definer kritiske feil separat, for eksempel registrering av informasjon som er usann, eller omgåelse av en obligatorisk samtykkesjekk. En samlet poengsum må aldri skjule en kritisk feil.
For overføring, vurder et nytt, usett tilfelle i stedet for det som brukes i praksis, og følg opp på arbeidsplassen etter at eleven har fått nok erfaring med reelt arbeid. Centers for Disease Control and Prevention (CDC) anbefaler å evaluere både læring og læringsoverføring der det er mulig, fordi en person som består i opplæring fortsatt kan ha problemer med å anvende det i jobben (CDC, Evaluer opplæring: måling av effektivitetEn veiledet arbeidsoppgave eller en gjennomgang av et utvalg av elevens faktiske bidrag av en veileder kan tjene som oppfølging.
Hvis onboarding-prosessen din innebærer tverrfaglige overleveringer, for eksempel at et registreringsteam overfører journaler til klinisk personale, kan Agency for Healthcare Research and Qualitys TeamSTEPPS-programmet er et utgangspunkt for teamarbeid og kommunikasjonsressurser innen helsevesenet. La en klinisk veileder velge og tilpasse de relevante verktøyene.
Hva bevisene kan og ikke kan vise
Vær tydelig på hva du kan kreve. Dette er spørsmålene revisjonen din bør svare på.
Hva ville vise at elevene kan fullføre arbeidsflyten og identifisere friksjon? Rubrikkskårer på en usett sak, oppgavetid og dokumentasjonsfullstendighet sammenlignet med en baseline, og kvaliteten på friksjonsrapportene de sender inn. Sammenlign lignende: samme populasjon, samme nevner og samme timing.
Hvilke begrensninger kan fortsatt være til stede selv etter at ytelsen forbedres? Flere. Defekte skjermbilder og regler forblir til noen endrer systemet. Bemanning, arbeidsmengde og tilgangstillatelser former hvor mye tid en person har til å dokumentere ordentlig. Lokale prosedyrer som er i konflikt med systemet, forblir i konflikt. Og samtidige driftsendringer, for eksempel en ny mal eller en programvareoppgradering, kan endre tiltakene dine uavhengig av opplæring. Undersøk dem før du tilskriver noen endring til programmet.
Kildene ovenfor støtter designprinsippene for å samkjøre mål, praksis og vurdering, og for å måle læring og overføring. De er ikke bevis på at et bestemt program eller en plattform reduserer dokumentasjonsbyrden. Denne artikkelen gir ingen resultatløfter, og det bør din egen evaluering heller ikke.
Der AhaSlides kan passe inn
AhaSlides støtter adaptiv og interaktiv læring, og lar deg veksle mellom live og selvstyrt undervisning. I et onboarding-program som det ovenfor kan det bety en selvstyrt forkunnskapssjekk før øving, en interaktiv tilrettelagt økt for den tvetydige avgjørelsen, og en selvstyrt gjennomgang av en ny sak etterpå. Spesifikke redigerings-, tilbakemeldings- og rapporteringsfunksjoner bør kontrolleres mot din egen arbeidsflyt i en demonstrasjon før du planlegger rundt dem. Enhver integrering av AI, simulering eller elektronisk journalføring bør behandles som ekstern eller ubekreftet inntil den er demonstrert.
Ditt neste skritt
Start med oppgaverubrikken: ta én arbeidsflyt med høyt volum på sykehuset ditt, utarbeid de tre kriteriene ovenfor med din informatikk- eller compliance-leder, og observer to eller tre reelle forsøk. Friksjonen du registrerer er listen din over opplæringshull og systemfeil, i den rekkefølgen.
Når designet ditt er klart, kan vi vise deg hvordan en live- og selvstyrt versjon av øvings- og gjennomgangsfasene ville fungere. Be om en AhaSlides-demo og ta med arbeidsflyten din.
