Å planlegge det perfekte arrangementet kan føles overveldende, og det er der event management selskaper kom inn.
Enten du drømmer om ditt livs bryllup, feirer en jubileumsfeiring eller trenger å organisere en bedriftskonferanse, kan et event management-selskap gjøre visjonen din til en opplevelse folk ikke vil glemme.
Fortsett å lese artikkelen for å vite nøyaktig hva et event management-selskap er, deres rolle, pluss tips for å velge den beste og hva er de røde flaggene å unngå.
Innholdsfortegnelse
Oversikt
| Hva er meningen med et arrangementsselskap? | Et event management-selskap kan være ansvarlig for alle viktige organiseringsoppgaver for å bidra til et vellykket arrangement, og hjelpe deg med å konsentrere deg om arrangementets innhold og dine gjester. |
| Hva gjør et eventselskap? | Planlegger, organiserer og koordinerer mange arrangementer for sine kunder. |
Hva er et arrangementsselskap?
Når du planlegger et arrangement av enhver skala, fra et bryllup til et bedriftsmøte, kan et event management-selskap sørge for at alt går sømløst.
Arrangementsplanleggere jobber tett med kundene for å forstå deres behov, mål og budsjett. Deretter lager de en omfattende arrangementsplan skreddersydd til kundens visjon, slik at kundene har trygghet for at arrangementsvisjonen deres blir en minneverdig realitet.
Hva er funksjonen til et arrangementsselskap?
Det er mange mål for arrangementsselskaper, for eksempel å organisere et utmerket arrangement som oppfyller alle krav fra kunder. Den primære funksjonen til et event management selskap er å planlegge, koordinere og gjennomføre vellykkede arrangementer på vegne av sine kunder. De håndterer all logistikken og detaljene, slik at kundene kan fokusere på å nyte arrangementet, i stedet for å bekymre seg for organisasjonen.
Noen nøkkelfunksjoner til et arrangementsorganiserende selskap inkluderer👇
#1 – Konseptualiser og planlegg arrangementet – De jobber med klienter for å forstå visjonen, målene og budsjettet for arrangementet, og utarbeider deretter en omfattende plan for å realisere denne visjonen.
#2 – Sikre lokalet og forhandle kontrakter – De leter etter potensielle arenaer, sammenligner alternativer basert på beliggenhet, plass, fasiliteter, priser og tilgjengelighet, sikrer den beste og forhandler kontrakter på vegne av kunden.
#3 – Koordiner leverandører og leverandører – De identifiserer, velger, bestiller og administrerer alle nødvendige leverandører som cateringfirmaer, fotografer, dekoratører, utleie osv. for å sikre at alt går knirkefritt.
#4 – Administrer arrangementsbudsjettet – De lager et budsjett, sporer utgifter og ser etter måter å spare kostnader på samtidig som de oppnår kundens mål.
#5 – Lag tidslinjer og tidsplaner – De utvikler detaljerte tidsplaner og beredskapsplaner for å sikre at arrangementet utfolder seg som tiltenkt.
#6 – Underholdningsplanlegging – De arrangerer forestillinger, foredragsholdere eller aktiviteter som en del av arrangementsprogrammet.
#7 – Dekorasjon og skilting – De bestiller nødvendig dekorasjon, sengetøy, blomster, oppsetning og skilting.
#8 – Ansett og administrer arrangementspersonale – De finner, booker og administrerer alle vikarer som trengs for å hjelpe til med å gjennomføre arrangementet.
#9 – Utfør arrangementsplanen feilfritt – På dagen for arrangementet overvåker de oppsettet, administrerer alle leverandører, feilsøker problemer og sikrer at programmet fortsetter som planlagt.
#10 – Følg opp etter arrangementet – De håndterer oppgaver som utstyrsretur, fakturabetaling, sending av takkebrev, evaluering av suksesser og forbedringsområder.
Tips for bedre arrangementer
Leter du etter mer moro under arrangementet?
Samle publikum med en morsom quiz på AhaSlides. Registrer deg for å ta gratis quiz fra AhaSlides malbibliotek!
🚀 Ta en gratis quiz☁️
Hvordan velge det beste arrangementsselskapet?
Det kan ta tid å finne det beste arrangementsselskapet, men med disse realistiske tipsene vil de være rett ved inngangsdøren din🚪
#1 - Erfaring – Vurder selskaper som har gjennomført mange arrangementer som ligner på dine, i omfang og omfang. De vil ha en prosess nede og vite hvordan de skal håndtere vanlige problemer som oppstår.
#2 – Portefølje – Gjennomgå eksempler på tidligere hendelser selskapet har planlagt og administrert. Se etter kvalitet, kreativitet og oppmerksomhet på detaljer som matcher din visjon.
#3 – Referanser – Be om og sjekk referanser fra tidligere kunder for å bekrefte at selskapet holder sine løfter og håndterer problemer profesjonelt.
#4 – Spesialisering – Noen selskaper fokuserer på firmaarrangementer, mens andre spesialiserer seg på bryllup. Gå for en som har erfaring og nødvendige ressurser skreddersydd for din spesifikke arrangementstype.
#5 – Team – Møt nøkkelmedlemmer i arrangementsledelsen som skal planlegge og gjennomføre arrangementet ditt. Vurder deres profesjonalitet, reaksjonsevne og forståelse av dine behov og visjoner.
#6 – Kontrakt og prissetting – Sammenlign flere forslag (minst 3) for å få de beste kontraktsvilkårene og prisene. Sørg for at arbeidsomfanget er klart og at du forstår alle gebyrer.
#7 – Omdømme – Sjekk anmeldelser, utmerkelser (hvis noen), dets stand i eventbransjeorganisasjoner og hvor lenge selskapet har vært i virksomhet som indikatorer på legitimitet og kvalitet.
#8 – Kommunikasjon – Selskapet bør lytte nøye til dine behov, svare på alle spørsmålene dine og raskt svare på forespørsler. God kommunikasjon er nøkkelen til et vellykket arbeidsforhold.
#9 - Fleksibilitet – De beste selskapene er villige til å tilpasse tjenestene sine basert på ditt budsjett og preferanser, i stedet for å holde seg fast til en standardmal.
#10 - Åpenhet – Insister på full åpenhet i budsjetter, kontrakter, tidslinjer og planer. Unngå selskaper som er hemmelighetsfulle eller nekter å dele detaljer.
#11 – Krisehåndtering – Hvordan håndterer de uventede problemer som dukker opp? Et selskap med sterk krisehåndteringserfaring vil bidra til å unngå katastrofer.
#12 – Innovasjon – Er de åpne for nye ideer og løsninger for å nå dine mål på kreative måter? Progressive selskaper fremmer nye resultater.
#13 - Forsikring – Har de den nødvendige forsikringen inkludert ansvarsdekning for ditt arrangement? Dette beskytter deg mot risikoer og krav.
#14 – Verdier – Stemmer deres forretningstilnærming og selskapsverdier med organisasjonens kultur? Kulturell tilpasning fører til gjensidig forståelse.
#15 – Teknologi – Er de teknologikyndige og følger alltid opp bransjetrenders beste praksis? Utnytter de teknologi som prosjektstyringsprogramvare for å holde planene organiserte og på rett spor? Teknologi forbedrer effektiviteten.
Se etter et event management selskap med relevant erfaring og en dokumentert merittliste, et godt rykte og fleksibiliteten, kommunikasjonen og åpenheten som er nødvendig for å utføre din unike visjon og overgå forventningene dine til din spesielle begivenhet.
Hva bør man unngå når man vurderer forslag til arrangementsadministrasjon?
Det er visse røde flagg du må se opp for i enkelte arrangementsselskaper. Å unngå det ville unngå en kule i henrettelsesstadiet senere.
• Uklart eller generelt språk – Forslag som ikke spesifikt tar for seg arrangementets mål, budsjettkrav eller tidslinje er et rødt flagg. Vær oppmerksom på selskaper som bruker generisk språk i stedet for å tilpasse forslaget.
• Uklart eller udefinert arbeidsomfang – Unngå selskaper som ikke tydelig spesifiserer nøyaktig hvilke tjenester de skal tilby og hvilke oppgaver som er ekskludert fra deres forslag. Omfanget bør være detaljert og omfattende.
• For høye ekstra avgifter – Se opp for forslag med ekstra gebyrer som ikke er eksplisitt oppgitt, som drivstofftillegg, administrative gebyrer eller gebyrer for betalingsbehandling. Disse skal alle være transparente og tydelig forklart.
• Nekter å svare på spørsmål – Hvis et selskap unngår å svare på spørsmålene dine om planleggingsdetaljer, kontrakter eller priser, betyr dette sannsynligvis at de skjuler noe. Åpenhet er viktig for å bygge tillit.
Hva er eksempler på arrangementer som et arrangementsselskap kan planlegge?
• Bryllup – Planlegging og gjennomføring av bryllup er en kjernetjeneste for mange event management-selskaper. De håndterer alle aspekter av planlegging fra valg av sted til invitasjoner og koordinering på dagen.
• Konferanser og messer – Eventbedrifter kan organisere store bedriftsarrangementer som konferanser, seminarer, toppmøter, produktlanseringer og messer. De administrerer registrering, foredragskoordinering, lokale logistikk, catering og registrering.
• Produktlanseringer – Eventansvarlige kan lage oppslukende, buzz-verdige arrangementer for å avsløre nye produkter eller tjenester for publikum. De planlegger aktiviteter, demonstrasjoner og promoteringselementer som f.eks live avstemninger og quiz å skape begeistring.
• Innsamlinger og veldedighetsarrangementer – Non-profit arrangementer som veldedighetsballer, løpeturer/vandringer og donasjoner er en annen vanlig type arrangement som administreres av eventselskaper. De fokuserer på å maksimere oppmøte og innsamlede midler.
• Firmafester – Eventselskaper bistår med planlegging og ledelse av firmafester, sommerutflukter, pensjonistfeiring og andre typer sosiale arrangementer for ansatte. De arrangerer aktiviteter og servering.
• Prisutdelinger og gallaer – Planlegging av prisutdelinger, gallamiddager og black-tie-arrangementer er en annen spesialitet for noen fullservice-selskaper for eventadministrasjon. De håndterer innredningen, sittetabeller, gavekurver og taler.
• Produktdemonstrasjoner – For selskaper som planlegger å vise frem en produktlinje, kan eventplanleggere designe interaktive demonstrasjoner, prøvekjøringer, smakstester og andre effektive måter å vise frem produktet til potensielle kunder.
Event management-selskaper planlegger arrangementer av ulike størrelser og typer, alt fra intime bryllup til store bedriftskonferanser, pengeinnsamlinger, fester, produktlanseringer og mer – i utgangspunktet alle planlagte arrangementer hvor profesjonell koordinering og logistikk er nødvendig for å nå kundens mål.
Takeaways
Å ansette et ekspertselskap for eventadministrasjon forvandler en grunnleggende visjon til en opplevelse folk ikke vil slutte å snakke om i årevis.
Ledelsen deres frigjør deg fra logistisk hodepine, slik at du fullt ut kan leve i rollen som en nådig vert. Se for deg at arrangementsrommet er perfekt satt opp, med glade gjester som nyter deilig catering og fantastisk underholdning – mens du rusler gjennom rommet og har tid til å mingle med alle. Fantastisk er det ikke?
Vil du gjøre arrangementet ditt mer interaktivt? Prøve AhaSlides for å få tilgang til en rekke isbrytere, avstemninger og spørrekonkurranser som løfter økten til et nytt nivå.
