Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 must-haves for å sikre suksess

Hjertet ditt raser når du ser for deg de verste scenariene:

❗️ En høyttaler blir syk minutter før han går på scenen.

❗️ Lokalet ditt mister plutselig strømmen på arrangementsdagen.

❗️ Eller verst av alt – noen blir skadet på arrangementet ditt.

De magepirrende tankene holder deg våken om natten.

Men selv de mest kaotiske hendelsene kan håndteres – hvis du planlegger nøye og systematisk på forhånd.

En enkel sjekkliste for hendelsesrisikohåndtering kan hjelpe deg med å identifisere, forberede og redusere potensielle problemer før de avsporer arrangementet ditt. La oss finne ut de 10 must-haves i sjekklisten for å forvandle bekymring til en godt utarbeidet handlingsplan.

Innholdsfortegnelse

• Oversikt
• Hva er risikostyringen for en hendelse?
• Hva er de 5 trinnene for å håndtere risiko som begivenhetsplanlegger?
• Sjekkliste for hendelsesrisikostyring
• 5 elementer i risikostyring?
• Sjekkliste i Event management
• Takeaways
• Ofte Stilte Spørsmål

Oversikt

Hva er risikostyringen for en hendelse?

Hendelsesrisikostyring innebærer å identifisere potensielle risikoer eller problemer som kan true en hendelse, og deretter sette inn prosesser og forholdsregler for å redusere disse risikoene. Dette hjelper arrangementsarrangører med å ha beredskapsplaner klare for å minimere forstyrrelser og komme seg raskt hvis problemer oppstår. En sjekkliste for hendelsesrisikostyring brukes også for å sikre at alle potensielle trusler krysses.

Hva er de 5 trinnene for å håndtere risiko som begivenhetsplanlegger?

Vi vet det er stressende som arrangementsplanlegger med alle muligheter som kan oppstå. For å redde deg fra overtenking, følg våre enkle 5 trinn for å lage en perfekt risikostyringsplan for hendelser:

• Identifiser risikoer – Brainstorm alle mulige ting som kan gå galt på arrangementet ditt. Vurder faktorer som spillestedsproblemer, dårlig vær, teknologisvikt, høyttalerkanselleringer, matproblemer, skader, lite oppmøte osv. Tenk bredt og sett det på en idédugnadsverktøy for å holde ideene intakte.

• Vurder sannsynlighet og effekt – For hver identifisert hendelsesrisiko, estimer hvor sannsynlig det er at det inntreffer og hvilken potensiell innvirkning det kan ha på arrangementet ditt. Dette bidrar til å bestemme hvilke risikoer som krever de mest grundige avbøtende planene.

• Utvikle beredskapsplaner – For høyere prioriterte risikoer, lag spesifikke backup-planer, løsninger og beredskap for å minimere forstyrrelser hvis disse risikoene materialiserer seg. Dette kan innebære bekreftelse av alternative arenaer, leverandører, tidsplaner osv.

• Tildel ansvar – Gjør én person ansvarlig for å utføre hver beredskapsplan og kommuniser roller tydelig til teamet ditt. Dette sikrer at noen vil iverksette tiltak hvis en risiko faktisk oppstår.

• Øv planene dine – Kjør gjennom potensielle scenarier for å identifisere hull i risikostyringsplanene dine for arrangementer. Å trene teamet ditt i hvordan de skal reagere i forskjellige situasjoner vil bygge opp selvtillit slik at de kan håndtere problemer som oppstår på dagen for arrangementet.

Tips for bedre engasjement

• Event Management
• Eventdesign
• Forretningsnettverk

Sjekkliste for hendelsesrisikostyring

Hva er de generelle punktene en sjekkliste for hendelsesrisikohåndtering må dekke? Se etter inspirasjon med eksempler på sjekkliste for eventrisiko nedenfor.

#1 – Sted
☐ Kontrakt signert
☐ Tillatelser og lisenser innhentet
☐ Planløsning og oppsett er bekreftet
☐ Servering og tekniske krav spesifisert
☐ Reservested identifisert og i beredskap

#2 – Været
☐ Overvåking og varslingsplan for alvorlig vær
☐ Telt eller alternativ ly tilgjengelig om nødvendig
☐ Ordninger gjort for å flytte arrangementet innendørs ved behov

#3 – Teknologi
☐ A/V og annet teknisk utstyr testet
☐ Kontaktinformasjon for IT-støtte innhentet
☐ Papirutskrifter av materialer tilgjengelig som backup
☐ Beredskapsplan for internett eller strømbrudd

#4 – Medisinsk/sikkerhet
☐ Førstehjelpsutstyr og AED tilgjengelig
☐ Nødutganger tydelig merket
☐ Personale opplært i nødprosedyrer
☐ Sikkerhets-/politikontaktinformasjon tilgjengelig

#5 – Høyttalere
☐ Bios og bilder mottatt
☐ Alternative høyttalere valgt som backup
☐ Beredskapsplan for foredragsholdere kommunisert

#6 – Oppmøte
☐ Minimum oppmøteterskel bekreftet
☐ Avbestillingsregler kommunisert
☐ Refusjonsplan på plass hvis arrangementet avlyses

#7 - Forsikring
☐ Generell ansvarsforsikring gjeldende
☐ Innhentet forsikringsbevis

#8 – Dokumentasjon
☐ Kopier av kontrakter, tillatelser og lisenser
☐ Kontaktinformasjon for alle leverandører og leverandører
☐ Arrangementsprogram, agenda og/eller reiserute

#9 – Bemanning/frivillige
☐ Roller tildelt ansatte og frivillige
☐ Sikkerhetskopier tilgjengelig for å fylle ut ved manglende oppmøte
☐ Opplæring i nødprosedyrer og beredskapsplaner fullført

#10 – Mat og drikke
☐ Ha sikkerhetskopier tilgjengelig for alle bedervelige forsyninger
☐ Alternative matalternativer tilberedt ved forsinket/feilbestilling/gjester med allergi
☐ Ekstra papirprodukter, redskaper og serveringsutstyr er tilgjengelig

#11 – Avfall og resirkulering
☐ Søppeldunker og gjenvinningsbeholdere distribueres
☐ Roller tildelt for å samle søppel under og etter arrangementet

#12 – Prosedyrer for håndtering av klager
☐ Medarbeider utpekt til å håndtere deltakers klager
☐ En protokoll for å løse problemer og tilby refusjon/kompensasjon om nødvendig

#13 – Plan for nødevakuering
☐ Evakueringsruter og møtepunkter utarbeidet
☐ Ha ansatte stasjonert i nærheten av utganger

#14 – Lost Person Protocol
☐ Ansatte med ansvar for tapte barn/eldre/funksjonshemmede utpekt
☐ Innhentet kontaktinformasjon for foreldre/foresatte til mindreårige

#15 – Hendelsesrapportering
☐ Hendelsesrapporteringsskjema laget for ansatte for å dokumentere eventuelle nødsituasjoner

Hva er de fem elementene i risikostyring?

Risiko er ikke bare uflaks – det er en del av enhver satsning. Men med den riktige risikostyringsplanen for hendelser kan du temme kaosrisikoen som skaper og gjøre trusler om til muligheter. De fem tilnærmingene til risikostyring inkluderer:

• Risikoidentifikasjon – Tenk på små ting som tekniske feil ... helt opp til total katastrofe. Listing risikoer får dem ut av hodet og over på papir hvor du kan konfrontere dem.

• Risikovurdering– Vurder hver risiko for å forstå hvilken som utgjør den største trusselen. Tenk på: Hvor sannsynlig er det at dette skjer? Hvilken skade kan oppstå hvis den gjør det? Prioritering av risikoer fokuserer innsatsen på problemene som virkelig betyr noe.

• Risikoreduserende tiltak – Har planer om å slå tilbake! Vurder måter å redusere sjansene for at en risiko oppstår, redusere enhver påvirkning hvis det skjer, eller begge deler. Jo mer du kan svekke risikoen på forhånd, jo mindre forstyrrer de deg.

• Risikoovervåking – Når de første planene dine er på plass, vær på vakt. Overvåk etter tegn på at nye risikoer dukker opp eller gamle risikoer er i endring. Juster strategiene dine etter behov for å holde tritt med det utviklende trussellandskapet.

• Risikorapportering – Del risikoer og planer med teamet ditt. Å bringe andre inn i løkken får buy-in, avslører svakheter du kanskje har gått glipp av, og fordeler ansvarlighet for håndtering av risiko.

Hva er en sjekkliste i arrangementsadministrasjon?

En sjekkliste i arrangementsledelse refererer til en liste over elementer eller oppgaver som arrangementsarrangører bekrefter er forberedt, arrangert eller planlagt i forkant av et arrangement.

En omfattende sjekkliste for risikostyring bidrar til å sikre at ingenting viktig blir oversett når du ordner alle detaljene som trengs for å gjennomføre en begivenhet.

Sjekklister er nyttige for arrangementsadministrasjon fordi de:

• Gi klarhet og struktur – De legger ut i en rekkefølge som beskriver alt som skal gjøres, så ingenting faller gjennom sprekkene.

• Oppmuntre til grundig forberedelse – Å krysse av elementer motiverer arrangørene til å sikre at alle ordninger og forholdsregler faktisk er på plass før arrangementet begynner.

• Forbedre kommunikasjonen – Team kan dele og tildele sjekklisteelementer for å sikre at alle forstår rollene og ansvaret deres.

• Støtte konsistens – Å bruke den samme sjekklisten for gjentakende hendelser bidrar til å opprettholde standarder og fange opp områder for forbedring hver gang.

• Avslør hull eller svakheter – Ukontrollerte elementer fremhever glemte ting eller krever mer planlegging, slik at du kan løse dem før problemer oppstår.

• Tilrettelegge for overleveringer – Å overlevere sjekklisten til nye arrangører hjelper dem å forstå alt som ble gjort for å planlegge tidligere vellykkede arrangementer.

Takeaways

Med disse ekstrautstyrene i sjekklisten for risikostyring for arrangementer, er du godt forberedt for slagmarken! Forberedelse forvandler potensielt kaos til rolig selvtillit. Så legg til hvert element på listen din. Kryss dem av én etter én. Se at sjekklisten omformer bekymring til makt. For jo mer du forventer, jo bedre risiko vil overgi deg til din grundige planlegging og forberedelse.