Velkommen til en verden av produktive møter! Som profesjonelle vet vi alle hvor viktige møter er for å oppnå resultater, ta beslutninger og holde seg på rett spor. Imidlertid er ikke alle av god kvalitet og foretrekkes.
Ofte, når de blir spurt om møter, reagerer mange mennesker med hoderystende eller irriterte sukk på grunn av deres ineffektivitet. De befinner seg fast i uproduktive økter som tapper energien og tiden deres. Det er derfor vi i dag skal lære hvordan få et godt møte!
La oss komme i gang!
Start møtet med AhaSlides.
Få gratis maler for møtene dine! Registrer deg gratis og ta det du vil ha fra malbiblioteket!
🚀 Opprett gratis konto ☁️
Hva gjør et godt møte?
Møter er unektelig en viktig del av enhver virksomhet eller organisasjon. De er en plattform for enkeltpersoner å komme sammen, utveksle ideer, ta beslutninger og jobbe mot et felles mål.
Et godt møte er et som er godt organisert, produktivt, oppnår ønskede resultater og får alle deltakere til å føle seg hørt og verdsatt.
Her er noen faktorer som skaper et godt møte:
- Det har en klar hensikt. Et godt møte starter med en tydelig agenda som angir formålet, sammen med møtets mål og forventede resultater, noe som bidrar til å holde møtet på rett spor og sikrer at alle deltakere er bevisst sine oppgaver.
- Det fremmer effektiv kommunikasjon. Et godt møte krever effektiv kommunikasjon. Alle deltakere vil få muligheter til å uttrykke sine tanker og ideer, og diskusjon bør oppmuntres med aktiv lytting og respektfull dialog.
- Den har klare resultater og oppfølgingshandlinger. Uten disse er møtet uproduktivt og ineffektivt ettersom deltakerne vil være usikre på hva de neste trinnene skal gå. Derfra er det vanskelig å bringe effektivitet til ethvert oppfølgingsmøte.
Flere tips med AhaSlides
- Møter i næringslivet | 10 Vanlige typer og beste praksis
- Beste måten å være vert på Innledende møter
- 11 trinn for å kjøre en vellykket Strategisk ledermøte
8 tips for å ha et godt møte
For å ha et godt møte som ovenfor og ikke kaste bort tiden og kreftene til deltakerne, må du selvfølgelig vurdere forberedelsene og oppfølgingen før, under og etter møtet. Å notere disse trinnene vil garantere et jevnt og vellykket resultat.
Før møtet - Ha et godt møte
1/ Definer formålet og typen av møtet
Formålet, målene og typen for møtet bør defineres og sikres at de blir forstått av alle deltakerne. Ingen ønsker å komme på et møte i 10 minutter og fortsatt ikke bevisst sitt ansvar og hva som er poenget med diskusjon her. Noen typer møter tjener kun spesifikke formål som f.eks
- Beslutningsmøter. De gjennomføres når beslutninger og handlinger er nødvendige.
- Problemløsningsmøter. De kalles for å finne en løsning på et problem/krise.
- Brainstorming møter. De er et sted å samle banebrytende nye ideer med bidrag fra medlemmer.
2/ Ha en agenda
Sørg for at du har en møte agenda og send den ut før møtet til alle deltakerne, noe som vil hjelpe deltakerne til å forstå formålet, målene og forventede resultater av møtet. Den fungerer også som en guide for å hjelpe dem proaktivt å samle nødvendig informasjon og dokumenter som rapporter, data, presentasjoner eller andre relevante dokumenter.
3/ Etabler grunnreglene
Grunnreglene er retningslinjer eller normer som er avtalt på forhånd av alle deltakerne og bidrar til å skape et produktivt og respektfullt miljø for diskusjon. De kan inkludere å oppmuntre til aktiv lytting, respektere mangfold, ha begrenset tid til diskusjon osv.
Under møtet - Ha et godt møte
4/ Start med et isbryterspill
Starter med en kreativ isbryter er en fin måte å lette på spenningen og få alle i riktig stemning til et teammøte. Å bryte de vanskelige øyeblikkene med stillhet i begynnelsen av et møte kan bidra til å sette tonen for en produktiv og hyggelig økt.
I stedet for å stole på utdaterte, kan du delta i letthjertede debatter, uformelle samtaler eller en live-quiz som kan være svært morsom, kreativ, konkurransedyktig og lett å lage på bare noen få minutter. Så hvorfor ikke prøve noe nytt?
5/ Skap et rom for samarbeid
Et teammøte er en verdifull mulighet til å diskutere og ta beslutninger som gruppe. I stedet for å prøve å komme opp med nye ideer på stedet, bør teammedlemmene bringe sine forberedte rapporter, ideer og perspektiver til bordet. På denne måten kan teamet samarbeide for å komme frem til en gjennomtenkt og forsvarlig endelig beslutning.
Teamet kan da vurdere å gjennomføre en direkte undersøkelse av ideene som er diskutert og samle tilbakemeldinger i sanntid live avstemninger med flervalgsspørsmål eller åpne spørsmål fra AhaSlides.
Ved å bruke en unik QR-kode eller lenke kan teammedlemmene umiddelbart få tilgang til og gi innspill, og resultatene vil vises direkte på skjermen. Dette bidrar til å unngå å kaste bort tid og sikrer at alle ideer fanges rettferdig.
6/ Hold laget ditt engasjert
Ikke gi deltakerne muligheten til å distrahere ved å holde dem engasjert under møtet. Du kan arrangere en «online rundebord» hvor alle kan delta og bidra. Med sjenerte mennesker? Ikke bekymre deg. Anonym Q & A vil løse dette problemet.
Ikke glem å gi rom for spontanitet. Fordi et sunt og aktivt møte er et ideelt sted for nye løsninger og innovasjoner å dukke opp. Å bryte den trege og stressende atmosfæren ved å oppmuntre deltakerne til å tenke kreativt med ord sky vil være en interessant og effektiv aktivitet. Prøv og se.
Etter møtet - Ha et godt møte
7/ Avslutt med klare oppfølgingshandlinger og tidslinjer
For å avslutte den strategiske økten, sørg for at hver deltaker har klarhet i sine neste trinn.
La avdelingene diskutere:
- Hvilke beregninger vil vise fremgangen deres? Vær spesifikk slik at fremdriften kan spores.
- Hvilke tverrfunksjonelle partnere trenger koordinering for å lykkes? Sterkt samarbeid er nøkkelen.
- Hva slags oppdateringer vil oppfølgingsmøter kreve? Rapporter? Presentasjoner? Brainstorm resultater på forhånd.
- Når kan vi forvente foreløpige resultater eller informasjon? Sett ambisiøse, men likevel oppnåelige tidsfrister for å opprettholde tempoet.
8/ Ha møtereferat
Trenger alltid detaljert, grundig, tydelig og lett å forstå møteprotokoll å sende til deltakere, styret, toppledere og de som ikke kan møte. De er ikke bare dokumenter, et innholdsgrunnlag for de neste møtene, men også et juridisk grunnlag (ved behov).
Nøkkelfunksjoner
Forhåpentligvis tips for å ha et godt møte som AhaSlides delt ovenfor er ikke for kompliserte. Husk at produktive møter er de der alle føler seg verdsatt, hørt og oppmuntret til å snakke. Møtet skal gi et definert resultat og tjene sitt tiltenkte formål. Etter møtet aksepterer alle sine roller og forplikter seg til å følge de diskuterte planene.
