Mestring av intern kommunikasjonsstrategi | 9 beste fremgangsmåter i 2024

Flott intern kommunikasjonsstrategi er livsnerven til enhver vellykket organisasjon. I dagens hybride arbeidsklima er det viktigere enn noen gang å sikre transparent, hyppig kommunikasjon på tvers av distribuerte team. Likevel sliter mange bedrifter med å få meldinger rett når ansatte er både inne og ute av kontoret.

I dette innlegget vil vi utforske beste praksis hentet fra interne kommunikasjonseksperter hos selskaper som utmerker seg i hybridtiden. Du vil få innsidetips for å lage relevant, engasjementsfremmende innhold, samt for å måle hva som virkelig resonerer med publikum.

Innholdsfortegnelse

• Hva er intern kommunikasjonsstrategi?
• Hvorfor er intern kommunikasjonsstrategi viktig?
• Hvem er ansvarlig for å utvikle den interne kommunikasjonsstrategien?
• Når finner den interne kommunikasjonsstrategien sted?
• Hvilke kanaler vil den interne kommunikasjonsstrategien bruke?
• Hvordan utvikle en intern kommunikasjonsstrategi?
• Gjør intern kommunikasjon effektiv med AhaSlides 
• Nøkkelfunksjoner 
• Ofte Stilte Spørsmål

Flere tips med AhaSlides

• Selvtilfredshet på arbeidsplassen
• Effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen

Hva er intern kommunikasjonsstrategi?

Tenk deg at du har en gjeng med dyktige mennesker som jobber sammen i et selskap. Nå, for at dette teamet skal lykkes, må de kommunisere godt, akkurat som venner snakker og deler ideer. Det er her den interne kommunikasjonsstrategien kommer inn!

Intern kommunikasjonsstrategi er en omfattende plan og rammeverk designet for å legge til rette for effektiv og effektiv kommunikasjon i en organisasjon. 

Hovedmålet med denne strategien er å skape en sammenhengende, informert og engasjert arbeidsstyrke, som til syvende og sist bidrar til organisasjonens suksess og oppnåelse av sine mål.

Det er fire typer intern kommunikasjon:

• Top-down kommunikasjon (kommunikasjon fra ledelse til ansatte): Dette er når informasjon flyter fra toppen av organisasjonshierarkiet (som ledere eller ledere) til de lavere nivåene (ansatte). Det er som en sjef som gir instruksjoner til laget. Vi bruker denne typen kommunikasjon til å dele viktige kunngjøringer, bedriftsmål eller nye retningslinjer.
• Bottom-up-kommunikasjon (medarbeider-up-kommunikasjon): Det er det motsatte av top-down kommunikasjon. Informasjon går fra de lavere nivåene (ansatte) til toppen (ledere eller ledere). Det er som at ansatte deler ideer, tilbakemeldinger eller bekymringer med sjefene sine. 
• Horisontal/lateral kommunikasjon (node-til-node-kommunikasjon:): Denne typen kommunikasjon skjer mellom mennesker på samme nivå i organisasjonen. Det er som kollegaer som chatter med hverandre for å koordinere oppgaver eller dele oppdateringer. 
• Diagonal kommunikasjon: Se for deg dette som en blanding av top-down og horisontal kommunikasjon. Det oppstår når folk fra forskjellige avdelinger eller nivåer trenger å jobbe sammen om et prosjekt eller utveksle informasjon. 

Hvorfor er intern kommunikasjonsstrategi viktig?

I ethvert selskap holder en intern kommunikasjonsstrategi ansatte tilkoblet og engasjert. Viktige meldinger som nye produktlanseringer, endringer i selskapets retningslinjer eller kommende arrangementer deles umiddelbart. Ansatte kan også gi tilbakemeldinger og ideer til ledelsen, slik at de føler seg verdsatt og en del av det større bildet.

Med en solid strategi blir arbeidsplassen en lykkelig og produktiv, hvor alle er på samme side, teamarbeidet trives, og bedriften blomstrer!

Hvem er ansvarlig for å utvikle den interne kommunikasjonsstrategien?

Ansvaret for å utvikle den interne kommunikasjonsstrategien faller vanligvis på skuldrene til organisasjonens ledergruppe og kommunikasjons- eller HR-avdelingen (Human Resources). Det innebærer samarbeid mellom ulike interessenter for å skape en godt avrundet og effektiv strategi som er i tråd med organisasjonens mål og verdier.

Her er nøkkelaktørene som er involvert i utviklingen av den interne kommunikasjonsstrategien:

• Lederteamet
• Kommunikasjons- eller HR-avdeling
• Kommunikasjonsrådgivere: I noen tilfeller kan organisasjoner søke eksterne kommunikasjonskonsulenter eller spesialister for å tilby nye perspektiver og beste praksis for å utvikle en effektiv strategi.

Når finner den interne kommunikasjonsstrategien sted?

Den interne kommunikasjonsstrategien pågår og skjer gjennom hele organisasjonens livssyklus. Det er ikke en engangs ting, men en kontinuerlig innsats for å sikre effektiv kommunikasjon. Her er noen viktige tilfeller når det finner sted:

1. Organisasjonsplanlegging: Strategien bygges under planleggingen for å tilpasse kommunikasjonen med selskapets mål.
2. Vanlige oppdateringer: Det besøkes regelmessig for å tilpasse seg endringer og nye behov.
3. Evalueringer og vurderinger: Det er svært viktig for evalueringsprosessen inkludert halvårsgjennomgang, årsavslutning, og ansattes ytelsesevaluering.
4. Under endringer: Det blir viktig under store endringer som fusjoner eller lederskapsoverganger.
5. Introduserer retningslinjer: Det sikrer at ansatte kjenner til nye retningslinjer eller initiativer.
6. Under krise: Det spiller en avgjørende rolle i å gi rettidig og nøyaktig informasjon i tøffe tider.
7. Ansattes ombordstigning: Det hjelper nye ansatte til å føle seg velkommen og informert om rollene sine.
8. Daglig drift: Det sikrer jevn kommunikasjon mellom team og ledelse.
9. Søker tilbakemelding: Det trer i kraft når selskapet ber om tilbakemelding fra ansatte, tilbakemelding fra lederen og oppmuntrer til åpen kommunikasjon.

Hvilke kanaler vil den interne kommunikasjonsstrategien bruke?

Kanalene som brukes i en intern kommunikasjonsstrategi kan variere avhengig av organisasjonens preferanser, størrelse og arten av informasjonen som skal formidles. Her er noen vanlige kommunikasjonskanaler som en intern kommunikasjonsstrategi kan bruke:

1. Epost
2. Intranett
3. Teammøter (Vanlige ansikt-til-ansikt eller virtuelle møter for å diskutere fremgang, dele oppdateringer og samarbeide om prosjekter.)
4. Digitale samarbeidsverktøy (Plattformer som Microsoft Teams, Slack eller andre prosjektstyringsverktøy.)
5. nyhetsbrev
6. Rådhusmøter
7. Oppslagstavler
8. Sosiale medier (Interne plattformer)
9. Tilbakemeldingsundersøkelser

Hvordan utvikle en intern kommunikasjonsstrategi?

Å utvikle en effektiv intern kommunikasjonsstrategi innebærer flere trinn for å sikre at den er i tråd med organisasjonens mål og møter kommunikasjonsbehovene til de ansatte. Her er en trinn-for-trinn-guide som hjelper deg med å utvikle en intern kommunikasjonsstrategi:

1/ Definer kommunikasjonsmål og -mål: 

Spesifiser målene du ønsker å oppnå med strategien. Å ha spesifikke mål vil styre kommunikasjonsarbeidet ditt, enten det er å øke samarbeidet, øke medarbeidernes engasjement eller bringe ansatte i tråd med selskapets visjon.

2/ Identifiser målgrupper: 

Identifiser ulike medarbeidersegmenter og deres unike kommunikasjonsbehov. Skreddersy meldinger og kanaler for å passe hver gruppes preferanser, roller og krav.

• For eksempel kan markedsføringsteamet kreve hyppige oppdateringer på nye kampanjer, mens IT-avdelingen trenger informasjon om systemoppdateringer og tekniske problemer.

3/ Velg kommunikasjonskanaler: 

Avhengig av typen informasjon som skal gis og målgruppen, velg de beste kommunikasjonsmetodene. Tenk på å bruke en rekke kanaler, som chat-plattformer, e-post, intranett, teammøter og digitale samarbeidsverktøy.

4/ Etabler retningslinjer for meldinger: 

Definer tonen, stilen og språket for kommunikasjon. Sørg for at meldinger er klare, konsise og i tråd med selskapets verdier og kultur.

5/ Implementer toveiskommunikasjon: 

Oppmuntre til åpen dialog og tilbakemeldingssløyfer for å skape en engasjementskultur. Gi muligheter for ansatte til å si sine meninger, forslag og bekymringer.

6/ Lag en kommunikasjonsplan: 

Utvikle en tidslinje for regelmessig kommunikasjon. Bestem hyppigheten av oppdateringer, møter og tilbakemeldingsøkter for å holde ansatte informert og engasjert.

7/ Utarbeid krisekommunikasjonsplan: 

Ha en plan på plass for å kommunisere effektivt i krisetider eller utfordrende situasjoner. Ved å ha en godt utviklet krisekommunikasjonsplan kan bedriften svare effektivt på utfordringer, holde ansatte informert og opprettholde tilliten til organisasjonens evne til å navigere i kriser.

8/ Tren og utdann: 

Gi opplæring til ansatte og ledere i effektiv kommunikasjonspraksis, spesielt for nye verktøy eller kanaler som introduseres.

9/ Mål og evaluer: 

Sett opp beregninger for å vurdere effektiviteten til den interne kommunikasjonsstrategien. Samle tilbakemeldinger fra ansatte og spor nøkkelindikatorer for å gjøre forbedringer.

I tillegg, hold strategien fleksibel og juster den etter behov basert på tilbakemeldinger, endrede organisasjonsbehov og nye kommunikasjonsteknologier.

Gjør intern kommunikasjon effektiv med AhaSlides 

AhaSlides kan være et kraftig verktøy for å forbedre intern kommunikasjon og gjøre den mer effektiv på flere måter:

• Interaktive møter og rådhus: Du kan bruke live avstemninger, quizog Spørsmål og svar å engasjere deltakere, samle tilbakemeldinger i sanntid og oppmuntre til aktiv deltakelse i virtuelle møter og rådhus med ansatte. 
• Tilbakemelding i sanntid: Med AhaSlides, kan du raskt opprette og distribuere avstemninger, ord sky til ansatte. Dette lar deg samle verdifull tilbakemelding om ulike emner, for eksempel bedriftsinitiativer, medarbeidertilfredshet eller opplæringsprogrammer.
• Trening og læring: Du kan inkludere interaktive spørrekonkurranser og avstemninger med ferdiglagde maler å teste ansattes forståelse og forsterke nøkkelkonsepter for å forbedre treningsøkter og workshops.
• Teambyggingsaktiviteter: AhaSlides tilbyr teambuilding-aktiviteter som isbryterquiz, spill med et spinnerhjul, tilfeldig laggenerator. Disse aktivitetene kan fremme kameratskap og samarbeid mellom ansatte, selv i eksterne eller distribuerte team.
• Anerkjennelse av ansatte: AhaSlides kan brukes til å anerkjenne og feire ansattes prestasjoner, milepæler og bidrag. Dette øker de ansattes moral og motivasjon.
• Anonym tilbakemelding: Plattformens anonyme avstemningsfunksjon kan gjøre det mulig for ansatte å gi tilbakemelding uten frykt for konsekvenser, og fremme et mer åpent og ærlig kommunikasjonsmiljø.
• Engasjere eksterne ansatte: For organisasjoner med eksterne eller distribuerte team, AhaSlides kan være et verdifullt verktøy for å sikre at alle ansatte holder kontakten, engasjert og informert.

Nøkkelfunksjoner 

En effektiv internkommunikasjonsstrategi er ryggraden i en velfungerende og harmonisk organisasjon. Det styrker organisasjonens kultur og fører til syvende og sist til forbedret produktivitet og suksess. 

Ofte Stilte Spørsmål

ref: Forbes