Møtereferater: Beste skriveveiledning, eksempler (+ gratis mal) i 2024

Møter spiller en avgjørende rolle i bedrifter og organisasjoner, og fungerer som en plattform for å diskutere og ta opp problemer og administrere interne saker for å drive fremgang. For å fange essensen av disse samlingene, enten de er virtuelle eller personlig, Møte protokoller or møtereferat (MoM) er avgjørende for å ta notater, oppsummere sentrale temaer som er diskutert og holde styr på beslutninger og vedtak som er oppnådd.

Denne artikkelen vil veilede deg i å skrive effektive møtereferater, med eksempler og maler du kan bruke, samt beste praksis å følge.

Innholdsfortegnelse

• Hva er møtereferater?
• Hvem er minutttakeren?
• Hvordan skrive møtereferater
• Eksempler på møtereferater (+ maler)
• Tips for å lage gode møtereferater
• Nøkkelfunksjoner

Forhåpentligvis vil denne artikkelen hjelpe deg med å ikke lenger føle utfordringen med å skrive møtereferater. Og ikke glem å være kreativ og interaktiv i hvert av møtene dine med:

• AhaSlides Offentlig mal
• Prosjekt Kickoff-møte
• Strategisk ledermøte
• Møter i virksomheten |10 typer og beste fremgangsmåter
• Møte dagsorden | 8 nøkkeltrinn, eksempler og gratis maler
• E-post med møteinvitasjon | Beste tips, eksempler og maler
• AI Online Quiz Creator | Lag spørrekonkurranser live | 2024 avslører
• Gratis Word Cloud Creator
• 14 beste verktøy for idédugnad på skole og jobb i 2024
• Hva er en vurderingsskala? | Gratis Survey Scale Creator
• Tilfeldig teamgenerator | 2024 tilfeldig gruppeprodusent avslører

Hva er møtereferater?

Møtereferat er en skriftlig oversikt over diskusjoner, beslutninger og handlingspunkter som oppstår under et møte. 

• De fungerer som en referanse og informasjonskilde for alle deltakere og de som ikke kan delta.
• De bidrar til å sikre at viktig informasjon ikke blir glemt og at alle er på samme side om hva som ble diskutert og hvilke handlinger som skal gjøres.
• De gir også ansvarlighet og åpenhet ved å dokumentere beslutninger og forpliktelser som er tatt under møtet.

Hvem er minutttakeren?

Referatholderen er ansvarlig for nøyaktig å registrere diskusjoner og beslutninger tatt under møtet.

De kan være en administrativ medarbeider, en sekretær, en assistent eller leder, eller et frivillig teammedlem som utfører oppgaven. Det er viktig at referattakeren har god organisering og notater, og kan oppsummere diskusjoner effektivt.

Morsomt Møteoppmøte med AhaSlides

Hvordan skrive møtereferater

For effektive møtereferat, For det første bør de være objektive, være en saklig oversikt over møtet, og unngå personlige meninger eller subjektive tolkninger av diskusjoner. Neste, den skal være kort, tydelig og lett å forstå, fokuser kun på hovedpunktene, og unngå å legge til unødvendige detaljer. Endelig, den må være nøyaktig og sikre at all registrert informasjon er fersk og relevant.

La oss gå inn på detaljene for å skrive møtereferater med følgende trinn!

8 essensielle komponenter i møteprotokollen

1. Dato, klokkeslett og sted for møtet
2. Liste over deltakere og eventuelle unnskyldninger for fravær
3. Agenda og formål med møtet
4. Oppsummering av diskusjoner og vedtak som er tatt
5. Eventuelle avstemninger og deres resultater
6. Tiltakspunkter, inkludert ansvarlig og frist for gjennomføring
7. Eventuelle neste trinn eller oppfølgingselementer
8. Avslutningsord eller heving av møtet

Fremgangsmåte for å skrive effektive møtereferater

1/ Forberedelse

Før møtet, gjør deg kjent med møteagendaen og eventuelt relevant bakgrunnsmateriale. Sørg for at du har alle nødvendige verktøy, for eksempel en bærbar PC, notisblokk og penn. Det er også en god idé å gå gjennom tidligere møtereferat for å få en følelse av hvilken informasjon som skal inkluderes og hvordan man formaterer en.

2/ Notattaking

Under møtet, ta klare og konsise notater om diskusjonene og beslutningene som er tatt. Du bør fokusere på å fange opp nøkkelpunkter, beslutninger og handlingspunkter, i stedet for å transkribere hele møtet ordrett. Sørg for å inkludere navnene på foredragsholderne eller viktige sitater, og eventuelle handlingspunkter eller beslutninger. Og unngå å skrive i forkortelser eller stenografi som gjør at andre ikke forstår.

3/ Organisere referatet

Gjennomgå og organiser notatene dine for å lage et sammenhengende og kortfattet sammendrag av referatene dine etter møtet. Du kan bruke overskrifter og punkttegn for å gjøre referatene enkle å lese. Ikke ta personlige meninger eller subjektive tolkninger av diskusjonen. Fokuser på fakta og det som ble avtalt under møtet.

4/ Ta opp detaljene

Møteprotokollene dine bør inneholde alle relevante detaljer, for eksempel dato, klokkeslett, sted og deltakere. Og nevne viktige emner som er diskutert, beslutninger og tildelte handlingspunkter. Sørg for å registrere eventuelle stemmer som ble tatt og resultatet av eventuelle diskusjoner.

5/ Handlingspunkter

Sørg for å liste opp eventuelle handlingspunkter som ble tildelt, inkludert hvem som er ansvarlig og fristen for gjennomføring. Dette er en avgjørende del av møteprotokollen, da det sikrer at alle kjenner sitt ansvar og tidslinjen for å fullføre dem.

6/ Gjennomgang og distribusjon

Du bør gjennomgå referatet for nøyaktighet og fullstendighet, og foreta eventuelle nødvendige revisjoner. Sørg for at alle nøkkelpunkter og avgjørelser blir notert. Deretter kan du distribuere referatet til alle deltakere, enten personlig eller via e-post. Lagre en kopi av minuttene på et sentralisert sted for enkel tilgang, for eksempel en delt disk eller en skybasert lagringsplattform.

7/ Oppfølging

Sørg for at handlingspunktene fra møtet følges opp og gjennomføres raskt. Bruk minuttene til å spore fremdriften og sørge for at beslutninger blir implementert. Det hjelper deg å opprettholde ansvarlighet og sikrer at møtet er produktivt og effektivt.

Eksempler på møtereferater (+ maler)

1/ Møtereferat Eksempel: Enkel møtemal

Detaljnivået og kompleksiteten til enkle møtereferater vil avhenge av formålet med møtet og behovene til organisasjonen din. 

Generelt brukes enkle møtereferater til interne formål og trenger ikke være like formelle eller omfattende som andre typer møtereferater. 

Så hvis du har et akutt behov og møtet dreier seg om enkelt, ikke altfor viktig innhold, kan du bruke følgende mal:

2/ Møtereferat Eksempel: Styremøtemal

Styremøteprotokollen registreres og distribueres til alle medlemmer, og gir oversikt over beslutningene som er tatt og organisasjonens retning. Derfor bør den være klar, fullstendig, detaljert og formell. Her er en mal for styremøteprotokoll:

Dette er bare en grunnleggende styremøtemal, og det kan være lurt å legge til eller fjerne elementer avhengig av behovene til møtet og organisasjonen.

3/ Møtereferat Eksempel: Prosjektledelsesmal 

Her er et møteprotokolleksempel for en prosjektstyringsmal:

Tips for å lage gode møtereferater

Ikke stress med å fange hvert ord, fokuser på å logge hovedemnene, resultatene, beslutningene og handlingselementene. Legg diskusjonene på en live-plattform slik at du kan fange alle ordene i et stort nett🎣 - AhaSlides' idétavle er et intuitivt og enkelt verktøy for alle å sende inn ideene sine raskt. Slik gjør du det:

Lag en ny presentasjon med din AhaSlides konto, og legg deretter til Brainstorm-lysbildet i "Poll"-delen.

Skriv din diskusjonstema, og trykk deretter på «Presenter» slik at alle i møtet kan bli med og sende inn ideene sine.

Høres enkelt ut, ikke sant? Prøv denne funksjonen nå, det er bare en av de nyttige funksjonene som hjelper deg med å forenkle møtene dine med livlige, robuste diskusjoner.

Nøkkelfunksjoner

Formålet med møtereferater er å gi en oversikt over møtet på høyt nivå for de som ikke kunne delta, samt å føre en oversikt over møtets resultater. Derfor bør referatet være organisert og lett å forstå, og fremheve den viktigste informasjonen klart og konsist.