11 trinn for å gjennomføre et vellykket strategisk ledelsesmøte

A strategisk ledermøte er en av de beste metodene som hjelper team med høy ytelse gjennomgå og forbedre arbeidskvaliteten samt produktiviteten for å skape de beste resultatene for virksomheten. Denne artikkelen vil gi deg alt du trenger å vite om et strategisk ledermøte og hvordan du åpner et møte effektivt. 

Innholdsfortegnelse

• #1 – Hva er et strategisk ledermøte?
• #2 – Fordelene med et strategisk ledermøte
• #3 – Hvem bør delta på et strategisk ledermøte? 
• #4 – Hvordan kjøre et effektivt strategisk ledelsesmøte (SMM-plan)

Hva er et strategisk ledermøte?

Strategisk møteledelse (SMM) Er en ledelsesmodell som fokuserer på den overordnede strategien til et selskap, som inkluderer prosessledelse, budsjett, kvalitet, standarder og leverandører for å evaluere arbeidseffektivitet og forretningsytelse.

Dette møtet kan finne sted hvert kvartal og kan trenge data samlet inn fra et markedsstrategimøte, forretningsstrategimøte eller salgsstrategimøte.

Kort oppsummert, hensikten med strategiske møter er å finne ut hvordan man mest effektivt kan bruke en bedrifts ressurser for å nå spesifikke mål og målsettinger.

Flere arbeidstips med AhaSlides

• Møter i virksomheten | 10 typer og beste fremgangsmåter
• Beste 8 tips til Ha et godt møte
• Strategisk ledermøte

Fordelene med et strategisk ledermøte

Et strategisk ledermøte hjelper ikke bare deltakerne til å være mer proaktive med arbeidet sitt fra å komme i tide og forberede dokumenter og spørsmål å stille under strategisk planlegging, men gir også 5 fordeler som følger:

Redusere kostnader

Mange organisasjoner har gått over til rammeverket for strategisk ledermøte. SMM-planen hjelper bedrifter nå å bruke rimelige (til og med gratis) verktøy og tjenester for å kryssanalysere data mellom møter for å se hva som fungerer, hva som ikke fungerer, og hva som kan gjøre godt. 

Dette bidrar til å bruke, allokere og investere ressurser så klokt og effektivt som mulig.

Spar tid og energi

Planlegging av effektive møter lar avdelinger eller deltakere forstå formålet med den strategiske diskusjonen og hva de trenger for å forberede og bidra.

For eksempel hvilke dokumenter de skal ta med, hvilke tall som skal presenteres, og hvilke oppgaver eller løsninger som skal trekkes etter møtet.

Å bryte ned oppgaver for å forberede møtet sparer mye tid og krefter ved ikke å tulle eller bli en kritikk av hvem sin feil, men glemmer formålet med møtet.

Øk forhandlingsstyrken

Under møtet vil ikke argumenter eller uenigheter unngås. Dette øker imidlertid teammedlemmenes forhandlingskraft ved å måtte diskutere og finne ut den beste løsningen for å løse problemer for kunder og bedrifter. Du kan bli overrasket over å finne en utmerket forhandler på laget ditt!

Administrer risikoer 

Ingen ønsker å delta på et møte som vil bli avlyst midtveis fordi det ikke er data eller problemløsning.

Derfor betyr et oppfølgingsmøte at alle må planlegge, samle inn og levere data fra tidligere møter, analysere disse dataene og hjelpe til med å oversette den analysen til handlingsrettede neste trinn. Disse aktivitetene sørger for å håndtere risiko bedre. Eller til og med gjøre møtet mer produktivt eller mer målrettet enn det forrige. 

Hold et øye med budsjetter og ressurser

Gjennomføring av effektive teammøter vil være i stand til å overvåke og justere ressurser og ta informerte budsjettbeslutninger. Strategigjennomgangsmøter vil bidra til å fremheve avdelinger eller programmer som kan trenge ytterligere finansiering for å lykkes. De er også et godt sted å se om du trenger å øke/redusere budsjettet eller arbeidsstyrken.

Hvem bør delta på et strategisk ledermøte? 

Personene som kreves for å møte på møtet vil være de høyerestående som f.eks administrerende direktør (adm. direktør, administrerende direktør, bydelsleder, etc.) og prosjektets direkte leder.

Nøkkelspillere er pålagt å ha medbestemmelse i planleggingen, men ikke alle er bokstavelig talt ved bordet.

For mange mennesker i rommet kan føre til stress, kaos og forvirring. Hvis du har flere personer som ønsker å være involvert i denne prosessen, inkludere dem på en måte som å samle ansattes meninger gjennom undersøkelser og belaste noen i møtet for å sikre at disse dataene kommer til bordet og anses som en del av prosessen.

Hvordan kjøre et effektivt strategisk ledelsesmøte (SMM-plan) 

Å sikre at dine strategiske ledermøter er engasjerende og produktive starter med riktig planlegging. Med disse trinnene

Møteforberedelse

Husk å følge disse retningslinjene for planlegging av et møte med 4 trinn:

• Planlegg en tid og samle inn nødvendige data/rapporter

Planlegg og sørg for å invitere alle ledere og nøkkelmedarbeidere som er pålagt å delta på dette møtet. Sørg for at personene i rommet er personer som kan delta aktivt i møtet.

Samle samtidig inn nødvendige data og rapporter, oppdater statusindikatorer og til og med spørsmål som skal besvares i møtet. Sørg for at innleveringene ikke er for nær møtedatoen, slik at alle kan gå gjennom de nyeste dataene og skrive en analyse om nye trender eller problemer.

• Plan agenda mal

En agenda hjelper deg og deltakerne å holde seg på sporet. Ideer for møteagenda vil sikre svar på spørsmålene:

• Hvorfor har vi dette møtet?
• Hva trenger vi å oppnå når møtet er over?
• Hva er de neste stegene vi bør ta?

Husk at a Strategisk ledermøteagenda kan være som en gjennomgang av mål, tiltak og initiativer, validering av strategien og videreføring av gjeldende strategisk retning og prosjekter.

Her er et eksempel på agenda:

1. 9.00 – 9.30: Oversikt over formålet med møtet
2. 9.30 – 11.00: Reevaluer hele prosessen
3. 1.00 – 3.00: Oppdateringer av avdelinger og ledere
4. 3.00 – 4.00: Utestående problemer
5. 4.00 – 5.00: Løsninger gitt
6. 5.00 – 6.00: Handlingsplan
7. 6.00 – 6.30: QnA-økt
8. 6.30 – 7.00: Avslutning

• Sett grunnregler

Du kan sette regler for at alle skal forberede seg før møtet.

Hvis de for eksempel ikke kan møte, må de sende en assistent i stedet. 

Eller deltakere må holde orden, respektere foredragsholderen, ikke avbryte (osv.)

• Månedlig Allehåndsmøter

Som nevnt ovenfor er en strategisk lederkonferanse en stor begivenhet, vanligvis avholdt hvert kvartal. Så hvis du vil at ansatte skal bli kjent med denne praksisen og være så forberedt som mulig. Du må gjennomgå møtet og organisere månedlige møter for alle hender for å oppdatere ansatte med eventuelle nye kunngjøringer som ikke passer for e-post og for å sette bedriftsmål og spore fremgang mot eksisterende.

• Gjennomfør oppstartsmøte for prosjektet

Hvis et møte med alle hender vil hjelpe personalet med å bli kjent og forberede data for strategisk ledelse da er et prosjekt-kick-off-møte det første møtet mellom oppdragsgiver som har bestilt et prosjekt og selskapet som skal bringe det til live. Dette møtet vil bare trenge nøkkelaktører for å diskutere grunnlaget for prosjektet, dets formål og dets mål.

Møtet

• Definer møteformål og ønskede resultater

Et strategisk planleggingsmøte kan gå helt galt dersom det holdes uten å gi alle definerte mål og krevende resultater. Det er derfor det første trinnet er å definere et klart, håndgripelig mål for møtet.

Noen eksempler på klare mål:

• En strategi på sosiale medier for å nå et yngre publikum. 
• En plan for å utvikle et nytt produkt, en ny funksjon.

Du kan også angi spesifikke temaer for strategiske ledermøter som en del av målene dine, for eksempel forretningsvekst i andre halvdel av året.

Vær så spesifikk som mulig med målet ditt. På den måten er det lettere for alle å fortsette å jobbe og ta de riktige avgjørelsene.

• Bryte isen 

Med endringen i arbeidsmåten etter to år med pandemien, må bedrifter alltid være klare med virtuelle møter og tradisjonelle møter kombinert. Folk som kommuniserer via dataskjermer mens andre sitter på kontoret vil noen ganger få medarbeiderne dine til å føle seg mindre begeistret og frakoblet.

Derfor trenger du en lagmøte med isbrytere og bindeaktiviteter i begynnelsen av møtet for å varme opp atmosfæren.

• Gjør møtet interaktivt

Å få laget ditt fullt investert i strategiøkten krever å fremme ekte interaktivitet. I stedet for frittstående presentasjoner, prøv å dele opp i breakouts der ulike avdelinger kan brainstorme løsninger på nylige hindringer.

Gi hver gruppe en utfordring bedriften din står overfor. La deretter kreativiteten deres løpe løpsk – enten gjennom lagbyggingsspill, raske meningsmålinger eller gjennomtenkte diskusjonsspørsmål. Denne deling av perspektiver i et format med lavere trykk kan utløse uventet innsikt.

Når du samles på nytt, be om strukturert, men åpen tilbakemelding fra hvert utbrudd. Minn alle på at det ikke er noen "feil" ideer på dette stadiet. Målet ditt er å forstå alle perspektiver for til slutt å overvinne hindringer sammen.

• Identifiser potensielle utfordringer

Hva skjer hvis møtet går utover den tildelte tiden? Hva om ledergruppen må være fraværende for å håndtere andre uventede problemer? Hvis alle er opptatt med å skylde på andre og ikke får de ønskede resultatene?

Vennligst oppgi alle mulige risikoer med løsninger for å forberede deg godt!

Vurder for eksempel å bruke en nedtellingstidtaker for bestemte agendapunkter eller presentasjoner. 

• Bruk elektroniske verktøy 

Bruk av bilder og verktøy er et must i dag i et møte dersom du ønsker å formidle ideer enkelt og raskt. Rapporter og statistikk vil også bli presentert visuelt og er enkle å forstå takket være disse verktøyene. Den oppfordrer også folk til å gi innspill og hjelper deg å ta raske beslutninger ved å få tilbakemeldinger i sanntid. Du kan finne gratis verktøy og malleverandører som AhaSlide, Miro og Google Slide.

For eksempel Bruk Interaktive presentasjoner og verktøy som meningsmålinger og undersøkelser for å generere kreative ideer og vise dem i sanntid.

• Avslutning med rådhusmøteformat 

La oss avslutte møtet med en Q&A-økt i Teget Hallmøteformat.

Deltakerne kan stille spørsmålene de ønsker og få svar umiddelbart fra ledere. Det beviser at ledere ikke bare er ansiktsløse beslutningstakere, men er gjennomtenkte tenkere som ikke bare setter selskapets interesser først, men også tenker på interessene til sine ansatte.

• Tips for tilrettelegging av et strategisk ledermøte

I tillegg til trinnene ovenfor, her er noen små merknader for å hjelpe deg med å organisere en strategisk planleggingsøkt bedre:

• Sørg for at alle deltar i diskusjonen.
• Sørg for at alle lytter aktivt.
• Sørg for at alle bruker sine teamarbeidsferdigheter.
• Arbeid for å begrense alternativene så lite som mulig.
• Ikke vær redd for å be om en avstemning for å se nivået på mening og konsensus.
• Vær kreativ! Strategisk planlegging er en tid for å utforske kreativitet og se reaksjonene og løsningene på situasjonene til hele teamet.

Oppsummert

Å gjennomføre et vellykket strategisk ledermøte. Du må forberede deg godt hvert trinn fra personer, dokumenter, data og verktøy. Gi en agenda og hold deg til den slik at deltakerne vet hva de skal gjøre og hvilke oppgaver som vil bli gitt. 

AhaSlide håper å gi alle svarene på spørsmålene dine om hvordan du kan lede en strategisk planleggingsøkt. Håper du liker tipsene og hjelpeteknikkene som er skissert i denne artikkelen for å holde strategiske ledermøter og gruppeaktiviteter aktive og produktive enten offline eller online.

Ofte Stilte Spørsmål