Asertywne umiejętności komunikacyjne: 5 kluczy do jasnych i pełnych szacunku rozmów

Ile razy żałowałeś, że się nie odezwałeś, a tego nie zrobiłeś? Albo czułeś, że ludzie cię lekceważą? Asertywna komunikacja to umiejętność wyrażania tego, co myślisz, czujesz i potrzebujesz, jasno i z szacunkiem. Ten poradnik wyjaśnia, czym ona jest, trzy elementy, które ją określają, oraz pięć praktycznych umiejętności wraz z przykładowymi zwrotami, które możesz wykorzystać w pracy już dziś.

Czym jest komunikacja asertywna?

Komunikacja asertywna to styl, w którym bronisz swoich praw i opinii, jednocześnie szanując prawa i opinie innych osób. Mayo Clinic opisuje to jako bezpośrednie i pełne szacunku, zauważając, że daje to największą szansę na przekazanie wiadomości, ponieważ ludzie nie są zajęci reagowaniem na twoją wypowiedź.

Zwykle wyróżnia się cztery style: Rozwiązanie konfliktów szkockich wyjaśnia:

• pasywny: zgadzanie się z innymi, aby uniknąć konfliktu, nawet jeśli kosztuje cię to tyle, ile chcesz. Często narasta uraza.
• Agresywny: konfrontacyjny lub wymagający, nie zważający na uczucia i opinie innych.
• Pasywno-agresywny: nie mówienie tego, co się ma na myśli i okazywanie frustracji pośrednio poprzez sarkazm lub unikanie.
• Stanowczy: jasne, uczciwe i pełne szacunku, tak aby obie strony czuły się wysłuchane.

Asertywność to umiejętność, której można się nauczyć, a nie typ osobowości. Obie osoby w rozmowie mogą zakończyć ją z uwzględnieniem swoich potrzeb, dlatego asertywność chroni relacje lepiej niż ustępstwa czy kłótnie.

3 C asertywnej komunikacji

Kontrola, jasność i pewność siebie dają ci ramy, z których możesz skorzystać przed każdą trudną rozmową.

• Kontrola. W napiętej sytuacji łatwo powiedzieć coś, czego się żałuje. Zanim odpowiesz, powoli wypuść powietrze i słuchaj bez oceniania. Krótka pauza pozwoli Ci przejąć kontrolę nad rozmową.
• Przejrzystość. Niejasny lub sarkastyczny język prowadzi do nieporozumień. Mów wprost, co potrzebujesz lub myślisz, używając sformułowań zaczynających się od „ja”, i nie pozostawiaj miejsca na sprzeczne komunikaty.
• Pewność siebie. Znaj swoje fakty i swoją wartość, a także dostosuj ton głosu i mowę ciała. Przygotowanie to najszybszy sposób na poczucie pewności siebie.

5 umiejętności do ćwiczenia asertywnej komunikacji

Każda sytuacja jest inna, ale tych pięć umiejętności przyda się w większości rozmów w miejscu pracy.

1. Używaj stwierdzeń zaczynających się od „ja”

Zdania typu „Ty” takie jak „Nigdy nie dotrzymujesz terminów” brzmią jak oskarżenie, a ludzie zaczynają się bronić, zamiast słuchać. Mayo Clinic Zaleca stwierdzenia z „ja”, które mówią innym, co myślisz lub czujesz, bez brzmiącego oskarżycielsko tonu. Przykłady: powiedz „Nie zgadzam się” zamiast „Mylisz się” i „Chciałbym, żebyś mi w tym pomógł” zamiast „Musisz to zrobić”.

Prosty wzór wygląda następująco: Czuję [uczucie], gdy [sytuacja], ponieważ [powód]. Chciałbym [prośba]. Przykłady:

• Udzielanie informacji zwrotnej: „Uważam, że nasze spotkania mogłyby być bardziej produktywne, gdybyśmy trzymali się planu”.
• Prośba o pomoc: „Czuję się przytłoczony tym projektem. Czy możesz mi pomóc z raportem dla klienta?”
• Delegowanie: „Byłbym wdzięczny, gdyby mógł Pan skontaktować się z klientami w sprawie zmiany terminu.”
• Ustawianie granicy: „Potrzebuję jednodniowego wyprzedzenia w informowaniu o zmianach w harmonogramie, abym mógł je uwzględnić w swoim planie”.
• Nie zgadzam się: „Nie zgadzam się z takim podejściem, ponieważ z mojego doświadczenia wynika, że ​​wydłuża ono harmonogram o tydzień”.

2. Utrzymuj stały kontakt wzrokowy

Kontakt wzrokowy sygnalizuje, że wierzysz w to, co mówisz i nie boisz się tego podtrzymywać. Może wydawać się nienaturalny, jeśli zazwyczaj patrzysz w dół lub po pomieszczeniu. Zacznij od kilku sekund i stopniowo wydłużaj czas. Jeśli pełne spojrzenie wydaje Ci się zbyt intensywne, spójrz na grzbiet nosa lub między oczy. Kultura ma tu znaczenie: w niektórych kulturach długotrwały bezpośredni kontakt wzrokowy może być odbierany jako niegrzeczny, więc dostosuj się do osoby stojącej przed Tobą.

3. Mów spokojnym, pewnym siebie tonem

Twój przekaz zasługuje na to, by być słyszanym wyraźnie, a nie mamroczonym do notatek. Mów miarowo i w stałym tempie, robiąc przerwy między zdaniami. Jeśli poczujesz się zdenerwowany, weź głęboki oddech, zanim zaczniesz. Spokojny, równy głos daje słuchaczom do zrozumienia, że ​​masz prawo być wysłuchanym, i działa lepiej niż głośniejszy.

4. Proponuj rozwiązania, a nie tylko problemy

Zgłoszenie problemu jest uczciwe. Połączenie go z propozycją pokazuje, że jesteś po stronie zespołu. Jeśli termin wydaje się zbyt napięty, zaproponuj przeniesienie dwóch zadań, zamiast po prostu powiedzieć, że to niemożliwe. Więcej przykładów:

• Projekty wciąż tracą tempo: zasugeruj wspólny moduł śledzenia postępów z cotygodniowymi odprawami.
• Spotkania wydają się nudne: zaproponuj przełamanie lodów lub krótką interaktywną rozmowę Quiz aby je otworzyć.
• Zespoły nie komunikują się ze sobą: zasugeruj dwutygodniową aktualizację informacji międzyzespołowych.
• Obciążenie pracą wydaje się nierównomierne: poproś o audyt zadań, aby jasno określić obowiązki.
• Budżety ciągle przekraczają zaplanowane kwoty: zalecaj wczesne szacunki i zatwierdzanie punktów kontrolnych w przypadku dużych wydatków.

5. Szanuj poglądy innych osób

Asertywność nie polega na wygrywaniu. Aktywne słuchanie jest kluczem do sukcesu: odłóż na bok osąd, wysłuchaj całości, zanim zaplanujesz odpowiedź, i zwróć uwagę na ton i mowę ciała. Kiedy skończą, podziękuj im. Słuchanie nie oznacza zgadzania się. Oznacza rozwiązywanie problemu, mając wszystkie fakty na stole. Ludzie, którzy czują się wysłuchani, są bardziej otwarci, gdy wyrażasz swój własny punkt widzenia.

Praktykuj asertywną komunikację ze swoim zespołem

Czytanie o asertywności pomaga, ale to praktyka zmienia nawyki. Krótki quiz na żywo to bezstresowy sposób na przeprowadzenie warsztatów: każda osoba odpowiada na telefonie, a następnie grupa omawia, dlaczego jedna odpowiedź jest asertywna, a pozostałe pasywne lub agresywne. Poniższe przykładowe slajdy pochodzą z zestawu ćwiczeń składającego się z trzech pytań.

Skopiuj talię, zastąp scenariusze scenariuszami z własnego miejsca pracy i uruchom je podczas następnej sesji zespołowej.

Kluczowe dania na wynos

• Komunikacja asertywna jest bezpośrednia i pełna szacunku, plasuje się pomiędzy stylem pasywnym i agresywnym.
• Stosuj stwierdzenia typu „ja”, utrzymuj stały kontakt wzrokowy, zrównoważony ton głosu, przedstawiaj rozwiązania obok problemów i uważnie słuchaj.
• Najpierw ćwicz w sytuacjach o niskiej wadze, takich jak quiz zespołowy, aby frazy przychodziły ci naturalnie, gdy zajdzie taka potrzeba.

PYTANIA I ODPOWIEDZI

Jakie są główne elementy komunikacji asertywnej?

Typowa struktura asertywnego komunikatu składa się z czterech części: opisz sytuację, powiedz, co czujesz, wyjaśnij dlaczego i sformułuj jasną prośbę. Na przykład: „Kiedy terminy zmieniają się bez uprzedzenia, czuję się napięty, ponieważ planuję swój tydzień wokół nich. Czy moglibyśmy się umówić na jednodniowe powiadomienie?”

Czym jest komunikacja asertywna?

Jest to styl komunikacji, który pozwala wyrażać swoje myśli, uczucia i potrzeby w sposób pewny, bezpośredni i pełen szacunku. Mayo Clinic nazywa to bezpośrednim i pełnym szacunku.

Jakie są najczęstsze bariery utrudniające asertywność?

Typowe bariery mogą obejmować lęk przed konfliktem, niską samoocenę, perfekcjonizm, sztywne myślenie i brak opanowania umiejętności. Większość z nich ustępuje wraz z praktyką, zaczynając od rozmów o niskim ryzyku.

Jak mogę być asertywny, nie będąc przy tym niegrzecznym?

Skoncentruj się na swoich potrzebach i uczuciach, gdy wypowiadasz zdania zaczynające się na „ja”, zachowaj spokojny ton i uznaj punkt widzenia drugiej osoby, zanim wyrazisz swój.