Większość wdrożeń elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) opiera się na systemie: tutaj jest ekran logowania, tutaj jest menu, tutaj jest szablon dla każdego rodzaju notatki. Nowy pracownik wychodzi z certyfikatem. Problemy z dokumentacją zaczynają się na oddziale w następnym tygodniu.
Niniejszy przewodnik jest przeznaczony dla dyrektorów ds. szkoleń i rozwoju (L&D) w szpitalach oraz kierowników ds. informatyki lub zgodności, którzy chcą mieć inny punkt wyjścia: przepływ pracy, który dana osoba musi wykonać, oraz trudności, z jakimi się spotka podczas jego wykonywania. Pokazuje on, jak zdiagnozować, czy problem wynika z luki w szkoleniu, czy z wady systemu, jak zaplanować przygotowania i ćwiczenia praktyczne w oparciu o rzeczywiste zadanie oraz jak ocenić, czy nowy pracownik jest w stanie je wykonać, dysponując kompletną i zgodną z przepisami dokumentacją.
Sytuacja warta zaprojektowania
Poniższy scenariusz ma charakter poglądowy i nie jest udokumentowanym przypadkiem.
Nowy pracownik oddziału dołącza w poniedziałek. Do czwartku ma on obowiązek uzupełnić dokumentację medyczną pacjenta po przyjęciu. Zadanie jest proste na papierze: potwierdzić dane demograficzne, zarejestrować źródło skierowania, załączyć formularz zgody i sfinalizować wpis. W praktyce napotyka cztery przeszkody. Formularz zgody jest załączony na innym ekranie niż ten, który był widoczny podczas sesji. Dwa pola wyglądają identycznie, ale generują różne raporty. Pole obowiązkowe odrzuca prawidłowy wpis, wyświetlając nieprzydatny komunikat. Lokalna procedura dotycząca braku źródła skierowania jest zapisana w dokumencie, o którym nikt nie wspomniał.
Urzędnik uzupełnia wpis, ale pozostawia jedno pole puste i stosuje obejście w postaci wolnego tekstu dla drugiego. Rekord jest niekompletny, a kolejna osoba, która będzie się nim posługiwać, dziedziczy lukę.
Czy to problem szkoleniowy? Częściowo. Tylko problem szkoleniowy? Prawie na pewno nie. To rozróżnienie stanowi sedno pracy projektowej.
Zacznij od zadania, nie od systemu
Zapisz w jednym zdaniu, co dana rola musi umieć robić, zanim otworzysz jakiekolwiek materiały szkoleniowe. Na przykład: wykonać cały obieg dokumentacji medycznej i zidentyfikować miejsca, w których proces dokumentowania powoduje problemy. Tutaj liczą się dwa czasowniki, i są one różne.
Zakończenie przepływu pracy to zastosować Zadanie. Uczący się stosuje znaną procedurę w sytuacji, której nie przećwiczył słowo po słowie. Identyfikowanie tarcia to analizować or oceniać Zadanie: uczeń musi zauważyć, że coś jest nie tak, ocenić, czy to jego błąd, czy błąd systemu, i zdecydować, co z tym zrobić. Te wymagania poznawcze wynikają ze zrewidowanej taksonomii Blooma i opisują, czego zadanie wymaga od osoby, a nie jak należy je wykonać.
Ma to znaczenie ze względu na spójność. Centrum Eberly'ego Carnegie Mellon jasno to wyjaśnia: jeśli celem jest zastosowanie umiejętności, a ocena mierzy jedynie pamięć, uczniowie ćwiczą jedną rzecz, a są oceniani na podstawie innej, co osłabia zarówno motywację, jak i proces uczenia się (Centrum Eberly'ego, uzgadnianie celów, ocen i strategii nauczania). Test wielokrotnego wyboru dotyczący nazw menu niewiele powie o tym, czy dana osoba będzie w stanie ukończyć powyższą aktualizację dotyczącą przyjęcia.
Zdiagnozuj zanim przepiszesz lek
Zanim cokolwiek stworzysz, porównaj zadanie w jego rzeczywistej formie z tym, czego uczy i czego testuje obecny onboarding. Cztery kontrole pozwalają odróżnić luki szkoleniowe od innych przyczyn:
- Przyjrzyj się zadaniu. Obserwuj, jak kilku początkujących lub doświadczonych pracowników wykonuje zadania, zanotuj błędy, obejścia i wątpliwości.
- Porównaj ze szkoleniem. Czy obecny program, czy system w ogóle, ćwiczy tę konkretną sekwencję? Czy jakaś ocena wymaga od ucznia jej ukończenia?
- Sprawdź środowisko. Czy narzędzia, uprawnienia dostępu, poziom zatrudnienia i procedury lokalne są zgodne z założeniami szkolenia? Osoba rozpoczynająca pracę bez odpowiedniego poziomu dostępu nie może wykonać zadania, niezależnie od zakresu materiału szkoleniowego.
- Poszukaj usterek w systemie. Jeśli doświadczeni pracownicy również mają problemy lub stosują to samo obejście, przyczyną jest prawdopodobnie konstrukcja ekranu, pola lub reguły. Dodatkowe szkolenia nie rozwiążą problemu. Należy zgłosić to do informatyków jako prośbę o zmianę.
To pułapka, o której nie należy mówić otwarcie interesariuszom: wady użyteczności mogą wymagać zmian w systemie, a nie dodatkowych szkoleń. Jeśli szkolenie służy do zamaskowania wady, koszty zwracają się w każdej grupie. Traktuj swoją obecną metodę i pułap obecnej oceny jako hipotezy do przetestowania, a nie fakty.
Przygotowanie projektu i ćwiczenia dotyczące przepływu pracy
Gdy już wiesz, jakie luki można wypełnić szkoleniem, dopasuj każdy etap programu do zadania.
Przygotowanie. Sprawdź wymagania wstępne, przeprowadzając krótką diagnozę, zanim dana osoba rozpocznie praktykę. Upewnij się, że zna niezbędne terminy, takie jak różnica między dziedziną rejestracji a dziedziną kliniczną, oraz przepisy regulujące zadanie, takie jak to, co musi być rejestrowane i kto może to rejestrować. Na tym etapie odpowiednia jest nauka we własnym tempie. Sprawdzenie pamięciowe potwierdza jedynie spełnienie wymagań wstępnych. Nie stanowi ono dowodu na to, że dana osoba potrafi wykonać daną pracę.
Mapowanie przepływu pracy. Zmapuj rzeczywisty przepływ pracy, ekran po ekranie, uwzględniając kroki pomijane przez użytkowników oraz punkty, w których system i lokalna procedura nie są zgodne. Użyj mapy do stworzenia studium przypadku i klucza odpowiedzi, a następnie przekaż je swojemu kierownikowi ds. informatyki lub zgodności do weryfikacji. Ta sama mapa staje się audytem tarcia: każdy punkt, w którym obserwatorzy zauważyli błędy lub obejścia, jest kandydatem do naprawy systemowej, bardziej przejrzystej pomocy technicznej lub studium przypadku.
Ćwiczyć. Daj uczniom całe zadanie, wraz z realistycznym przypadkiem, i poproś ich o wyjaśnienie swoich decyzji oraz ich wykonanie. Informacja zwrotna powinna odnosić się do decyzji, na przykład: „Dołączyłeś formularz zgody do niewłaściwego typu rekordu. Oto dowody, które mogłeś sprawdzić, a oto, co zrobić, gdy typ formularza jest niejasny”. Informacja zwrotna dotycząca szybkości i kompletności jest najskuteczniejsza, gdy odnosi się do konkretnego kroku.
Na żywo czy asynchronicznie? Wkład instruktora na żywo jest najbardziej wartościowy, gdy wybór jest niejednoznaczny: gdy istnieją dwa możliwe do obrony działania lub gdy procedura i system się nie zgadzają. Dyskusja prowadzona przez osobę znającą lokalne praktyki rozwiązuje problem, którego nie może rozwiązać pisemny klucz odpowiedzi. Asynchroniczna analiza jest wystarczająca do potwierdzenia reguł, sprawdzenia zapamiętanych informacji i udzielenia informacji zwrotnej w jasno określonym przypadku.
Przykładowy plan działania: aktualizacja danych o przyjęciu
Ilustrujące. Praktyk powinien zweryfikować przypadek i kryteria odpowiedzi przed ich użyciem.
Walizka. Uczestnik otrzymuje symulowaną dokumentację fikcyjnego pacjenta. Jest proszony o uzupełnienie danych dotyczących przyjęcia. Dokument zawiera zeskanowany formularz zgody, skierowanie z brakującym numerem referencyjnym oraz pole odrzucające format zgłoszenia przedstawiony w podręczniku szkoleniowym.
Wybory ucznia. W przypadku brakującego numeru referencyjnego, uczeń może (a) pozostawić pole puste i sfinalizować, (b) wpisać symbol zastępczy lub (c) zarejestrować lukę, korzystając z zatwierdzonej procedury i poprosić o uzupełnienie brakujących informacji. W przypadku odrzuconego pola może (a) spróbować ponownie w innym formacie, aż do zaakceptowania, (b) wpisać wartość w notatce tekstowej lub (c) zarejestrować problem jako podejrzenie awarii systemu i kontynuować zatwierdzony krok przejściowy.
Informacje zwrotne. Dla każdego wyboru informacja zwrotna wyjaśnia, dlaczego jest on uzasadniony lub niekompletny w kontekście uzgodnionych kryteriów. Puste pole jest niekompletne, ponieważ użytkownicy nie są w stanie stwierdzić, czy dane brakuje, czy też nigdy nie były potrzebne. Symbol zastępczy nie jest uzasadniony, ponieważ rejestruje informacje, które nie są prawdziwe. Rejestracja luki w ramach zatwierdzonej procedury jest kompletna. W przypadku drugiej decyzji, próbowanie różnych formatów aż do momentu akceptacji jednego z nich może dać prawidłowy wpis, ale ukrywa błąd, który zespół informatyczny musi wykryć. Zarejestrowanie błędu to odpowiedź, która chroni zarówno rekord, jak i kolejną kohortę.
Ponowna próba. Uczący się próbuje drugiego przypadku z inną luką, na przykład z załączonym, ale niepodpisanym formularzem zgody, i stosuje do niego to samo rozumowanie.
W obrębie grupy raporty dotyczące tarć sporządzane przez uczestników stają się również uporządkowaną listą podejrzewanych usterek dla zespołu informatyków.
Ocena możliwości i planowanie transferu
Wybierz środki, które odzwierciedlają zadanie. Dwa praktyczne to: czas zadania oraz kompletność dokumentacjiZanim zaczniesz, zdefiniuj obie kwestie: co uznaje się za kompletne, kto to ocenia, które rekordy są w mianowniku i kiedy dokonujesz pomiaru.
Prosta rubryka pozwala zachować spójność oceny. Poniższa to propozycja dostosowania do potrzeb Twojego specjalisty klinicznego lub specjalisty ds. przestrzegania przepisów. Nie jest to zatwierdzony standard gotowości.
| Kryterium | Czego szuka obserwator | Wynik |
|---|---|---|
| Wykonanie zadania | Kończy obieg pracy i identyfikuje problemy z dokumentacją, rejestrując działanie i dowody na jego podstawie | 0 do 2 |
| Rozumowanie | Wyjaśnia istotne ograniczenia, alternatywy i niepewność; sprawdza czas wykonania zadania i kompletność dokumentacji. | 0 do 2 |
| Granice | Stosuje zatwierdzone procedury i prosi o pomoc, gdy brakuje informacji lub uprawnień. | 0 do 2 |
Kotwice: 0 oznacza brak lub brak wsparcia; 1 oznacza częściowe, z istotnymi pominięciami; 2 oznacza kompletne i uzasadnione zgodnie z ustalonymi kryteriami. Krytyczne błędy należy definiować osobno, na przykład rejestrując nieprawdziwe informacje lub pomijając wymaganą kontrolę zgody. Wynik ogólny nigdy nie może ukrywać krytycznego błędu.
W przypadku transferu należy ocenić nowy, nieznany przypadek, a nie ten stosowany w praktyce, i monitorować go w miejscu pracy po tym, jak uczeń będzie miał wystarczająco dużo kontaktu z rzeczywistą pracą. Centra Kontroli i Prewencji Chorób (CDC) zalecają, w miarę możliwości, ocenę zarówno procesu uczenia się, jak i transferu wiedzy, ponieważ osoba, która pomyślnie przejdzie szkolenie, może nadal mieć trudności z zastosowaniem wiedzy w pracy (CDC, Ocena szkoleń: mierzenie skuteczności). Jako działania następcze można wykorzystać nadzorowane zadanie lub przegląd próbki rzeczywistych wpisów ucznia przez preceptora.
Jeśli Twoje wdrożenie wiąże się z przekazaniem zadań międzyprofesjonalnych, na przykład gdy zespół rejestracyjny przekazuje dokumentację personelowi klinicznemu, Agencja Badań i Jakości Opieki Zdrowotnej Program TeamSTEPPS to punkt wyjścia dla pracy zespołowej i zasobów komunikacyjnych w opiece zdrowotnej. Poproś edukatora klinicznego o wybór i dostosowanie odpowiednich narzędzi.
Co dowody mogą, a czego nie mogą pokazać
Określ jasno, co możesz odliczyć. To są pytania, na które powinien odpowiedzieć Twój audyt.
Co pokazałoby, że uczniowie potrafią wykonać cały proces i zidentyfikować przeszkody? Rubryka ocenia niewidziany przypadek, czas wykonania zadania i kompletność dokumentacji w porównaniu z sytuacją bazową oraz jakość przesyłanych raportów o tarciach. Porównuj podobne przypadki z podobnymi: ta sama populacja, ten sam mianownik i ten sam czas.
Jakie ograniczenia mogą pozostać aktualne nawet po poprawie wydajności? Kilka. Wadliwe ekrany i reguły pozostają aktualne, dopóki ktoś nie zmieni systemu. Obsada kadrowa, obciążenie pracą i uprawnienia dostępu wpływają na ilość czasu, jaką dana osoba ma na prawidłową dokumentację. Lokalne procedury, które kolidują z systemem, pozostają w konflikcie. Jednoczesne zmiany operacyjne, takie jak nowy szablon lub aktualizacja oprogramowania, mogą wpływać na Twoje działania niezależnie od szkolenia. Sprawdź je przed przypisaniem jakiejkolwiek zmiany do programu.
Powyższe źródła potwierdzają zasady projektowania, polegające na dopasowywaniu celów, praktyki i oceny oraz mierzeniu uczenia się i transferu. Nie stanowią one dowodu na to, że jakikolwiek konkretny program lub platforma zmniejsza obciążenie dokumentacją. Niniejszy artykuł nie składa żadnych obietnic dotyczących rezultatów, a Twoja własna ewaluacja również nie powinna.
Gdzie AhaSlides może się zmieścić
AhaSlides obsługuje adaptacyjne i interaktywne uczenie się oraz umożliwia przełączanie między nauką na żywo a nauką we własnym tempie. W programie szkoleniowym, takim jak opisany powyżej, może to oznaczać weryfikację wymagań wstępnych we własnym tempie przed rozpoczęciem ćwiczeń, interaktywną sesję z moderatorem w przypadku niejednoznacznej decyzji oraz samodzielną analizę nowego przypadku po ich zakończeniu. Konkretne funkcje tworzenia, przekazywania informacji zwrotnych i raportowania należy sprawdzić pod kątem własnego przepływu pracy podczas demonstracji przed planowaniem. Wszelkie integracje ze sztuczną inteligencją, symulacją lub EHR należy traktować jako zewnętrzne lub niepotwierdzone do momentu zademonstrowania.
Twój następny krok
Zacznij od rubryki zadań: weź jeden przepływ pracy o dużej objętości w swoim szpitalu, opracuj trzy powyższe kryteria z kierownikiem ds. informatyki lub zgodności i obserwuj dwie lub trzy rzeczywiste próby. Tarcie, które zarejestrujesz, to lista luk szkoleniowych i defektów systemu, w kolejności oddzielenia.
Gdy Twój projekt będzie gotowy, pokażemy Ci, jak wyglądałaby wersja na żywo, w indywidualnym tempie, etapów ćwiczeń i przeglądu. Poproś o demo AhaSlides i przenieś swój przepływ pracy.
