Ostateczna lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń | 15 niezbędnych rzeczy, które zapewnią sukces wydarzenia

Twoje serce bije szybciej, gdy wyobrażasz sobie najgorsze scenariusze:

❗️Mówca zachoruje na kilka minut przed wejściem na scenę.

❗️Twój lokal nagle traci prąd w dniu imprezy.

❗️Albo co najgorsze – ktoś ucierpi na Twojej imprezie.

Męczące myśli nie pozwalają ci zasnąć w nocy.

Ale nawet najbardziej chaotyczne wydarzenia mogą być zarządzane – jeśli planujesz z wyprzedzeniem starannie i systematycznie.

Prosty lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń może pomóc Ci zidentyfikować, przygotować się i złagodzić potencjalne problemy, zanim zakłócą one Twoje wydarzenie. Wymyślmy 10 obowiązkowych rzeczy z listy kontrolnej, aby przekształcić zmartwienia w dobrze ułożony plan działania.

Spis treści

• Przegląd
• Co to jest zarządzanie ryzykiem zdarzenia?
• Jakie są 5 kroków do zarządzania ryzykiem jako planista wydarzeń?
• Lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń
• 5 elementów zarządzania ryzykiem?
• Lista kontrolna w zarządzaniu zdarzeniami
• Takeaways
• Często Zadawane Pytania

Przegląd

Co to jest zarządzanie ryzykiem zdarzenia?

Zarządzanie ryzykiem zdarzeń obejmuje identyfikację potencjalnych zagrożeń lub problemów, które mogą zagrozić wydarzeniu, a następnie wdrożenie procesów i środków ostrożności w celu ograniczenia tych zagrożeń. Pomaga to organizatorom wydarzeń w przygotowaniu planów awaryjnych w celu zminimalizowania zakłóceń i szybkiego powrotu do zdrowia w przypadku wystąpienia problemów. Wykorzystywana jest również lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń, aby upewnić się, że każde potencjalne zagrożenie zostało pokonane.

Jakie są 5 kroków do zarządzania ryzykiem jako planista wydarzeń?

Wiemy, że planowanie wydarzeń jest stresujące, biorąc pod uwagę wszystkie możliwe możliwości. Aby uchronić Cię przed nadmiernym myśleniem, wykonaj nasze 5 prostych kroków, aby przygotować doskonały plan zarządzania ryzykiem w przypadku wydarzeń:

• Zidentyfikuj ryzyko – Przeprowadź burzę mózgów na temat wszystkich możliwych rzeczy, które mogą pójść nie tak na twoim wydarzeniu. Weź pod uwagę takie czynniki, jak problemy z miejscem, zła pogoda, awarie technologiczne, odwołania prelegentów, problemy z jedzeniem, kontuzje, niska frekwencja itp. Pomyśl szeroko i postaw na narzędzie do burzy mózgów aby idee pozostały nienaruszone.

• Oceń prawdopodobieństwo i wpływ – Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka zdarzenia oszacuj prawdopodobieństwo jego wystąpienia i jaki potencjalny wpływ może mieć na Twoje wydarzenie. Pomaga to określić, które ryzyka wymagają najdokładniejszych planów łagodzenia.

• Opracuj plany awaryjne – W przypadku zagrożeń o wyższym priorytecie stwórz konkretne plany tworzenia kopii zapasowych, rozwiązania i sytuacje awaryjne, aby zminimalizować zakłócenia, jeśli te zagrożenia się zmaterializują. Może to obejmować potwierdzenie alternatywnych miejsc, dostawców, harmonogramów itp.

• Przypisz obowiązki – Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za wykonanie każdego planu awaryjnego i jasno przedstaw role swojemu zespołowi. Gwarantuje to, że ktoś podejmie działania, jeśli faktycznie wystąpi ryzyko.

• Ćwicz swoje plany – Przejrzyj potencjalne scenariusze, aby zidentyfikować luki w planach zarządzania ryzykiem zdarzeń. Szkolenie zespołu w zakresie reagowania w różnych sytuacjach zbuduje pewność siebie, dzięki czemu będzie mógł skutecznie radzić sobie z problemami pojawiającymi się w dniu wydarzenia.

Wskazówki dotyczące lepszego zaangażowania

• Zarządzanie zdarzeniami
• Projektowanie imprez
• Sieci biznesowe

Lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń

Jakie są ogólne punkty, które musi uwzględnić lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń? Poszukaj inspiracji, korzystając z poniższych przykładowych list kontrolnych ryzyka zdarzeń.

#1 – Miejsce
☐ Umowa podpisana
☐ Uzyskane zezwolenia i licencje
☐ Potwierdzono plan piętra i ustawienia
☐ Określenie wymagań gastronomicznych i technicznych
☐ Miejsce rezerwowe zidentyfikowane i w gotowości

#2 – Pogoda
☐ Plan monitorowania i powiadamiania o trudnych warunkach pogodowych
☐ W razie potrzeby dostępny namiot lub inne schronienie
☐ Ustalenia dotyczące przeniesienia wydarzenia do budynku w razie potrzeby

#3 – Technologia
☐ Przetestowano sprzęt A/V i inny sprzęt techniczny
☐ Uzyskane dane kontaktowe wsparcia IT
☐ Wydruki papierowe materiałów dostępnych jako kopia zapasowa
☐ Plan awaryjny na wypadek przerwy w dostawie prądu lub internetu

#4 – Medycyna/Bezpieczeństwo
☐ Dostępne apteczki pierwszej pomocy i AED
☐ Wyraźnie oznakowane wyjścia awaryjne
☐ Personel przeszkolony w zakresie procedur awaryjnych
☐ Informacje kontaktowe policji/ochrony pod ręką

#5 – Głośniki
☐ Bios i zdjęcia otrzymane
☐ Wybrano alternatywne głośniki jako rezerwowe
☐ Ogłoszono plan awaryjny mówców

#6 – Frekwencja
☐ Minimalny próg frekwencji potwierdzony
☐ Zasady anulowania przekazane
☐ Obowiązuje plan zwrotu kosztów w przypadku odwołania wydarzenia

#7 – Ubezpieczenie
☐ Obowiązująca polisa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej
☐ Uzyskany certyfikat ubezpieczenia

#8 – Dokumentacja
☐ Kopie umów, zezwoleń i licencji
☐ Dane kontaktowe wszystkich sprzedawców i dostawców
☐ Program imprezy, porządek obrad i/lub trasa

#9 – Personel/Wolontariusze
☐ Role przypisane pracownikom i wolontariuszom
☐ Kopie zapasowe dostępne do wypełnienia w przypadku niestawienia się
☐ Ukończono szkolenie w zakresie procedur awaryjnych i planów awaryjnych

#10 – Jedzenie i napoje
☐ Miej dostępne kopie zapasowe wszelkich łatwo psujących się materiałów
☐ Alternatywne opcje wyżywienia przygotowane w przypadku opóźnionego/nieprawidłowego zamówienia/gości z alergiami
☐ Dostępne są dodatkowe produkty papierowe, sztućce i zastawa stołowa

#11 – Odpady i recykling
☐ Rozdano kosze na śmieci i pojemniki do recyklingu
☐ Role przypisane do zbierania śmieci w trakcie i po imprezie

#12 – Procedury rozpatrywania reklamacji
☐ Członek personelu wyznaczony do rozpatrywania skarg uczestników
☐ Protokół rozwiązywania problemów i oferowania zwrotów/odszkodowań w razie potrzeby

#13 – Plan ewakuacji awaryjnej
☐ Przygotowane drogi ewakuacyjne i miejsca zbiórki
☐ Niech personel stacjonuje w pobliżu wyjść

#14 – Protokół zagubionej osoby
☐ Wyznaczony personel odpowiedzialny za zagubione dzieci/osoby starsze/niepełnosprawne
☐ Uzyskano dane kontaktowe rodziców/opiekunów nieletnich

#15 – Zgłaszanie incydentów
☐ Formularz zgłaszania incydentów stworzony dla personelu w celu dokumentowania wszelkich sytuacji awaryjnych

Jakie są pięć elementów zarządzania ryzykiem?

Ryzyko to nie tylko pech – jest częścią każdego przedsięwzięcia. Jednak dzięki odpowiedniemu planowi zarządzania ryzykiem związanym ze zdarzeniami można okiełznać chaos, jaki powoduje ryzyko i zamienić zagrożenia w możliwości. Pięć podejść do zarządzania ryzykiem obejmuje:

• Identyfikacja ryzyka – Pomyśl o małych rzeczach, takich jak usterki techniczne… aż do całkowitej katastrofy. Wymienianie zagrożeń pozwala wyrzucić je z głowy i przelać na papier, gdzie możesz się z nimi skonfrontować.

• Ocena ryzyka– Oceń każde ryzyko, aby zrozumieć, które stanowi największe zagrożenie. Zastanów się: Jakie jest prawdopodobieństwo, że tak się stanie? Jakie szkody mogą wyniknąć, jeśli tak się stanie? Priorytetyzacja ryzyka koncentruje twoje wysiłki na kwestiach, które naprawdę mają znaczenie.

• Ograniczenie ryzyka – Mieć plany walki! Rozważ sposoby zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, złagodzenia wpływu, jeśli się zdarzy, lub obu. Im bardziej możesz wcześniej osłabić ryzyko, tym mniej będą ci przeszkadzać.

• Monitorowanie ryzyka – Gdy wstępne plany są już gotowe, zachowaj czujność. Monitoruj pojawiające się nowe zagrożenia lub zmieniające się stare zagrożenia. Dostosuj swoje strategie zgodnie z potrzebami, aby nadążyć za zmieniającym się krajobrazem zagrożeń.

• Raportowanie ryzyka – Dziel się ryzykiem i planami ze swoim zespołem. Włączenie innych do pętli zyskuje poparcie, ujawnia słabości, które mogłeś przegapić, i rozdziela odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem.

Co to jest lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami?

Lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami odnosi się do listy elementów lub zadań, które organizatorzy wydarzenia sprawdzają, czy zostały przygotowane, zorganizowane lub zaplanowane przed wydarzeniem.

Kompleksowa lista kontrolna zarządzania ryzykiem pomaga mieć pewność, że nic ważnego nie zostanie przeoczone podczas ustalania wszystkich szczegółów niezbędnych do pomyślnej realizacji wydarzenia.

Listy kontrolne są przydatne w zarządzaniu wydarzeniami, ponieważ:

• Zapewnij przejrzystość i strukturę – Układają w kolejności szczegółowo wszystko, co należy zrobić, więc nic nie wypada przez szczeliny.

• Zachęcaj do dokładnego przygotowania – Zaznaczanie elementów motywuje organizatorów do upewnienia się, że wszystkie ustalenia i środki ostrożności zostały faktycznie wprowadzone przed rozpoczęciem wydarzenia.

• Popraw komunikację – Zespoły mogą dzielić i przypisywać elementy listy kontrolnej, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją swoje role i obowiązki.

• Wspieraj spójność – Korzystanie z tej samej listy kontrolnej dla powtarzających się wydarzeń pomaga utrzymać standardy i za każdym razem wyłapywać obszary wymagające poprawy.

• Ujawnij luki lub słabości – Niezaznaczone elementy zwracają uwagę na zapomniane rzeczy lub wymagają więcej planowania, umożliwiając zajęcie się nimi, zanim pojawią się problemy.

• Ułatwiaj przekazywanie – Przekazanie listy kontrolnej nowym organizatorom pomaga im zrozumieć wszystko, co zrobiono, aby zaplanować poprzednie udane wydarzenia.

Takeaways

Dzięki tym dodatkom na liście kontrolnej zarządzania ryzykiem wydarzenia jesteś dobrze przygotowany na pole bitwy! Przygotowanie przekształca potencjalny chaos w spokojną pewność siebie. Więc dodaj każdy element do swojej listy. Skreśl je jeden po drugim. Zobacz, jak ta lista kontrolna przekształca zmartwienia w siłę. Ponieważ im więcej przewidujesz, tym większe ryzyko podda się Twojemu skrupulatnemu planowaniu i przygotowaniu.