Wyobraź sobie: spędziłeś godziny na tworzeniu prezentacji. Slajdy wyglądają świetnie. Treść jest solidna. Ale gdy tylko wychodzisz przed salę, twój umysł robi się pusty. Pomijasz punkt na trzecim slajdzie. Tracisz wątek na siódmym. Kończysz i od razu przypominasz sobie trzy rzeczy, o których zapomniałeś powiedzieć.
Notatki mówcy rozwiązują ten problem. Nie zamieniają cię w kogoś czytającego ze scenariusza, ale dają ci cichą siatkę bezpieczeństwa, która utrzymuje cię na właściwej drodze, a publiczność nawet się o niej nie dowie.
Większość prezenterów albo w ogóle ich nie używa, albo robi to niewłaściwie. Ten poradnik omawia oba te zagadnienia: jak szybko dodawać notatki w programie PowerPoint i jak z nich korzystać, aby faktycznie usprawnić przekaz.
Dlaczego notatki mówcy są warte Twojego czasu
Oczywistą korzyścią jest pewność siebie. Kiedy Twoje punkty wyjścia, przejścia i kluczowe statystyki znajdują się tuż pod slajdem, poświęcasz mniej energii mentalnej na zapamiętywanie tego, co będzie dalej, a więcej na faktyczne nawiązanie kontaktu z publicznością.
Ale notatki robią coś więcej niż tylko uspokajają nerwy. Utrzymują przejrzystość slajdów. Wszystko, co w innym przypadku skończyłoby się jako trzeci punkt lub ściana tekstu na ekranie, może znaleźć się w notatkach, gdzie tylko Ty będziesz mógł to zobaczyć. Twoja publiczność otrzymuje wizualizacje. Ty otrzymujesz szczegóły.
Dzięki nim Twoja prezentacja będzie powtarzalna. Jeśli prowadzisz tę samą sesję dla wielu grup, szczegółowe notatki pozwolą Ci za każdym razem omówić ten sam temat, bez konieczności ponownego myślenia przed każdą kolejną.
A gdy prezentacja będzie gotowa, Twoje notatki staną się gotowym dokumentem referencyjnym. Wydrukuj je, udostępnij lub wykorzystaj jako podstawę do e-maila z odpowiedzią. Przygotowania nie muszą zniknąć w momencie zamknięcia laptopa.
Jak dodawać notatki w programie PowerPoint: krok po kroku
Istnieją trzy sposoby dodawania notatek prelegenta w programie PowerPoint. Wszystkie działają. Różnica polega na tym, kiedy i dlaczego warto po nie sięgnąć.
Metoda 1: Korzystanie z panelu Notatki w widoku normalnym
Najlepiej nadaje się do szybkich edycji i codziennego użytku.
To najszybszy sposób i taki, z którego większość osób korzysta na co dzień. Jeśli Twoja prezentacja jest już otwarta, do dodania pierwszej notatki pozostało Ci około 10 sekund.
Otwórz prezentację i upewnij się, że korzystasz z widoku normalnego. Znajdziesz go na karcie „Widok” u góry ekranu. Widok normalny jest zazwyczaj domyślny, więc istnieje duże prawdopodobieństwo, że już go używasz.
Spójrz na dół ekranu, tuż pod slajdem. Zobaczysz sekcję z napisem „Kliknij, aby dodać notatki”. To Twój panel notatek. Kliknij go i zacznij pisać.
Możesz formatować swoje notatki tak jak każdy inny tekst: pogrubienie, kursywa, wypunktowanie. Zachowaj jednak prostotę. Notatki są przeznaczone tylko dla Twoich oczu, a im są bardziej przejrzyste, tym szybciej możesz je przejrzeć w trakcie prezentacji.
Jedna praktyczna wskazówka: panel notatek domyślnie wyświetla się jako dość mały pasek u dołu ekranu. Jeśli dodajesz coś więcej niż jedną lub dwie linijki, przeciągnij separator w górę, aby zrobić sobie więcej miejsca. To ułatwia cały proces.
Gdy skończysz jeden slajd, kliknij kolejną miniaturę w lewym panelu i powtórz. To wszystko.
Metoda 2: Korzystanie z widoku strony Notatki
Najlepiej nadaje się do sporządzania szczegółowych, dłuższych notatek lub przygotowywania kogoś do prezentacji.
Jeśli metoda 1 wydaje się ciasna, to jest alternatywa. Widok strony z notatkami wyświetla pełną stronę dla każdego slajdu: sam slajd u góry, a pod nim dużą, otwartą przestrzeń na notatki.
Przejdź do zakładki Widok i wybierz „Strona notatek”. Zobaczysz dokładnie, co zostanie wydrukowane, jeśli kiedykolwiek będziesz potrzebować rozdać swoje notatki po sesji. Kliknij w obszarze notatek i wpisz tyle, ile potrzebujesz.
Ten widok sprawdza się podczas pisania szczegółowych skryptów, dodawania długiego kontekstu lub przygotowywania notatek dla innej osoby. Przechodzenie między slajdami jest wolniejsze, dlatego lepiej nadaje się do dedykowanej sesji pisania notatek niż do szybkich, spontanicznych edycji.
Metoda 3: Korzystanie z widoku konspektu w przypadku notatek zbiorczych
Najlepiej sprawdza się na wczesnym etapie planowania, gdy slajdy nie są jeszcze gotowe.
W tym przypadku chodzi mniej o dodawanie notatek, a bardziej o jednoczesne tworzenie prezentacji i notatek. Jeśli wciąż jesteś na etapie planowania, warto o tym wiedzieć.
Przejdź do karty Widok i wybierz „Widok konspektu”. Zobaczysz zawartość slajdu uporządkowaną jako ciągły dokument tekstowy. Jest to przydatne, aby uzyskać odpowiednią strukturę przed zatwierdzeniem poszczególnych slajdów. Możesz tutaj tworzyć punkty do omówienia wraz z treścią slajdu, a następnie zdecydować, co ma znaleźć się na slajdzie, a co w notatkach.
Nie jest to najpopularniejsze podejście, ale dla osób, które lepiej myślą tekstem niż slajdami, może ono sprawić, że cały proces tworzenia będzie wydawał się bardziej naturalny.
Korzystanie z widoku prezentera do wyświetlania notatek podczas prezentacji
Dodawanie notatek to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to możliwość ich przeglądania podczas prezentacji, bez ich widoczności dla publiczności. Właśnie to umożliwia Widok Prezentera.
Po podłączeniu do drugiego ekranu lub projektora uruchom pokaz slajdów z zakładki „Pokaz slajdów”. Po uruchomieniu poszukaj opcji „Widok prezentera” w menu u dołu ekranu. Kliknij ją.
Na Twoim monitorze będą teraz wyświetlane cztery elementy: bieżący slajd, notatki prelegenta, podgląd następnego slajdu oraz minutnik. Publiczność będzie widzieć tylko slajdy na ekranie głównym.
To właśnie ta konfiguracja sprawia, że notatki prelegenta są naprawdę potężne. Możesz zerknąć na swoje notatki, zobaczyć, co będzie dalej i śledzić tempo, a wszystko to bez przerywania płynności i pokazywania zgromadzonym swojego przygotowania.
Jedna rzecz do sprawdzenia wcześniej: widok prezentera wymaga, aby program PowerPoint rozpoznawał dwa oddzielne wyświetlacze. Jeśli się nie aktywuje, upewnij się, że drugi ekran lub projektor jest prawidłowo podłączony i wykryty w ustawieniach wyświetlania. Na komputerze Mac dostęp do niego można uzyskać za pomocą menu Pokaz slajdów, a nie za pomocą karty.
Drukowanie notatek programu PowerPoint
Jeśli chcesz rozdać swoje notatki po sesji lub po prostu mieć ich fizyczną kopię w celach informacyjnych, możesz je bez problemu wydrukować.
Przejdź do Pliku, a następnie Drukuj. W opcjach układu wydruku poszukaj opcji „Strony notatek”. Spowoduje to wydrukowanie każdego slajdu z odpowiadającymi mu notatkami, po jednym slajdzie na stronie. Możesz wydrukować wszystkie slajdy lub wybrać konkretne, w zależności od potrzeb.
To prosta rzecz, ale wydrukowane notatki zaskakująco dobrze sprawdzają się jako dodatek do sesji szkoleniowych lub warsztatów. Większość osób o tym nie myśli. Ci, którzy to robią, są zazwyczaj częściej proszeni o slajdy.
Jak pisać notatki dla mówcy, które naprawdę Ci pomogą
Dodawanie notatek to łatwa część. Pisanie notatek, które naprawdę poprawią Twoją prezentację, wymaga nieco więcej namysłu. Oto, co odróżnia przydatne notatki od tych, które zignorujesz, gdy tylko znajdziesz się przed salą.
Pisz tak, jak mówisz, a nie tak, jak piszesz
Notatki to nie scenariusz. To podpowiedź. Jeśli piszesz formalnymi, pełnymi zdaniami, albo przeczytasz je słowo w słowo i zabrzmisz jak robot, albo uznasz je za zbyt wolne, żeby je przejrzeć, i w ogóle z nich zrezygnujesz.
Napisz tak, jak wyjaśniłbyś coś koledze. Skróty, fragmenty, luźne sformułowania. „Trzy powody, dla których to jest ważne” jest bardziej przydatne w trakcie prezentacji niż „Istnieją trzy główne powody, dla których to jest istotne”. Celem jest szybkie spojrzenie, a nie uważne przeczytanie.
Utrzymaj je na tyle krótkie, aby można je było przeskanować
Jeśli Twoje notatki mają długość trzech akapitów na slajd, to już nie są notatki. To scenariusz, do którego napisania się nie przyznałeś.
Jeden lub dwa krótkie punkty na slajdzie zazwyczaj wystarczą. Jeśli zauważysz, że piszesz więcej, zastanów się, czy ten dodatkowy szczegół powinien znaleźć się w notatkach, czy też sygnalizuje, że slajd próbuje przekazać zbyt wiele.
Dodaj swoje przejścia
To jest rzecz, o której większość ludzi zapomina. Nie wystarczy wiedzieć, co się mówi na każdym slajdzie. Trzeba wiedzieć, jak przejść z jednego slajdu do drugiego.
Wystarczy prosty napis na dole każdego slajdu: „Przejdź do slajdu z danymi” lub „Zapytaj uczestników o wrażenia, zanim przejdziesz dalej”. W momentach przejściowych prezenterzy gubią wątek, a jedno zdanie przypomnienia wystarczy, aby utrzymać kontakt.
Zanotuj swój czas
Dodaj przybliżone wskazówki dotyczące czasu do slajdów, w których tempo ma znaczenie, np. „Dwie minuty tutaj” lub „Zostaw pięć minut na pytania na końcu”. Nie musisz wyznaczać czasu dla każdego slajdu, ale wiedza o tym, gdzie powinieneś być w połowie, zapobiegnie lekkiej panice, gdy uświadomisz sobie, że za długo mówisz, a do końca zostało jeszcze dziesięć slajdów.
Oznacz swoje numery flagą
Jeśli cytujesz statystykę, procent lub konkretną liczbę, zanotuj to w notatkach. Nie dlatego, że jej nie pamiętasz, ale dlatego, że przekręcanie liczb przed publicznością to coś, co po cichu podważa twoją wiarygodność. Warto rzucić okiem, żeby to potwierdzić.
Powiedz sobie, gdzie patrzeć
W przypadku slajdów ze złożonymi wizualizacjami, wykresami lub wieloma punktami danych, krótka wskazówka pomocna jest w formie: „Zacznij od lewej kolumny” lub „Gwałt w trzecim kwartale jest kluczowym punktem”. Dzięki temu nie zgubisz się na slajdzie, podczas gdy publiczność będzie go oglądać.
Rozwijamy się dalej dzięki prezentacjom interaktywnym
Notatki prelegenta czynią Cię bardziej pewnym siebie i zorganizowanym prelegentem. Ale samo przygotowanie to podstawa. Drugą połową świetnej prezentacji jest to, co dzieje się między Tobą a publicznością, gdy jesteś w sali.
Tutaj z pomocą przychodzą narzędzia takie jak AhaSlidesPodczas gdy notatki pomagają Ci być na bieżąco, AhaSlides dodaje ankiety na żywo, quizy, chmury słów oraz sesje pytań i odpowiedzi bezpośrednio do przebiegu prezentacji. Publiczność uczestniczy w niej w czasie rzeczywistym za pośrednictwem telefonów, wyniki pojawiają się natychmiast na ekranie, a energia w sali zmienia się z biernej na aktywną.
Obie te rzeczy dobrze ze sobą współgrają. Notatki pomagają w przekazie. AhaSlides pomaga w odbiorach. Żadne z nich nie zastępuje drugiego, a ich poprawne wykonanie odróżnia prezentację, którą ludzie oglądają, od tej, którą faktycznie zapamiętują.
Podsumowanie: opanuj sposób przemawiania dzięki notatkom mówcy
Świetne prezentacje nie powstają przez przypadek. Powstają, ponieważ ktoś dokładnie przemyślał, co chce powiedzieć, w jaki sposób i jakie wnioski publiczność chciałaby z tego wyciągnąć.
Notatki mówcy to miejsce, w którym to myślenie się rodzi. Zacznij z nich korzystać właściwie, a różnicę zauważysz niemal natychmiast: płynniejszy przekaz, mniej momentów utraty skupienia, więcej pewności siebie w sali.
Wybierz jedną technikę z sekcji najlepszych praktyk i zastosuj ją w swojej kolejnej prezentacji. Zobacz, co się zmieni. A potem rozwijaj.
