Jak przedstawić się nowemu zespołowi

Badanie BambooHR z 2023 roku, przeprowadzone na ponad 1,500 pełnoetatowych pracownikach w USA, wykazało, że 70% nowych pracowników decyduje, czy dane stanowisko jest dla nich odpowiednie, w ciągu pierwszego miesiąca, a 29% podejmuje tę decyzję w ciągu pierwszego tygodnia [1]. Przedstawienie się to nie tylko formalność. To ona nadaje ton każdej kolejnej relacji zawodowej.

W tym przewodniku znajdziesz informacje na temat tego, co mówić, czego unikać i jak dostosować swoje podejście, niezależnie od tego, czy jesteś indywidualnym współpracownikiem, nowym menedżerem, czy dołączasz do zdalnego zespołu.

Dlaczego pierwsze przedstawienie się jest ważniejsze, niż ludzie myślą

Większość nowych pracowników nie docenia, jak bardzo ich wczesne interakcje kształtują długoterminowe postrzeganie. Te same badania BambooHR wykazały, że 70% specjalistów HR zgadza się, że pierwsze wrażenie trudno zmienić, gdy już zostanie ukształtowane [1]. Nie oznacza to, że niepowodzenie pierwszego dnia pracy to trwała strata, ale że warto świadomie podchodzić do tego, jak się prezentujemy.

Większość ludzi oczekuje od nowego współpracownika nie tylko dopracowanej oferty handlowej. Dane BambooHR pokazują, że 87% nowych pracowników ma nadzieję na znalezienie przynajmniej jednego przyjaciela w pracy, a 93% chce mieć możliwość obserwowania współpracownika [1]. W tych pierwszych dniach ważniejsze są relacje niż kwalifikacje.

Co uwzględnić we wstępie

Dobra autoprezentacja powinna zawierać trzy elementy, ale żadna z nich nie wymaga recytowania Twojego profilu na LinkedIn: kim jesteś, co zamierzasz robić i jaki szczegół ułatwi Ci zapamiętanie Cię i nawiązanie kontaktu.

Twoje imię i rola. Wyraźnie to zaznacz, nawet jeśli ludzie znają to już z zaproszenia w kalendarzu lub e-maila. Słyszenie, jak ktoś pewnie wypowiada swoje imię, to co innego niż czytanie go na ekranie.

Krótko o Twoim doświadczeniu. Jedno lub dwa zdania o tym, skąd pochodzisz i nad czym pracowałeś. Celem nie jest wymienianie osiągnięć, ale danie ludziom haczyka, który pozwoli im zrozumieć twoją perspektywę.

Coś co zachęca do rozmowy. Ciekawość dotycząca pracy zespołu, projekt, który Cię szczerze interesuje, lub szczegół osobisty, który otwiera drogę kolegom. „Staram się też znaleźć najlepszą kawę w pobliżu biura” działa lepiej niż wyuczona prezentacja w windzie.

Podczas rozmowy osobistej nie powinno to zająć więcej niż dwie minuty, a w przypadku rozmowy pisemnej – mniej niż pięć zdań.

Jak przedstawiać się w różnych sytuacjach

Jako nowy pracownik w Twoim bezpośrednim zespole

Najczęstszy scenariusz. Prawdopodobnie będziesz mieć kilka minut na spotkaniu zespołowym lub krótką rundę prezentacji pierwszego dnia.

Niech będzie ciepło, konkretnie i po ludzku:

Kiedy Priya dołączyła do zespołu produktowego w firmie SaaS, przedstawiła się na poniedziałkowym standupie, mówiąc, że ostatnie cztery lata spędziła w e-commerce, że jest tam, aby pracować w zespole ds. rozwoju i że jej pierwszym celem jest zrozumienie, jak działa zespół, zanim cokolwiek zasugeruje. Ta ostatnia część, sygnalizująca, że ​​nie jest tam, aby się angażować, natychmiast zmniejszyła jej defensywę i otworzyła drogę kolegom do podzielenia się z nią kontekstem.

- Wspomnij o jednej konkretnej rzeczy, która Cię ciekawi lub której chciałbyś się nauczyć

- Unikaj wymieniania osiągnięć w sposób, który brzmi jak rywalizacja

- Zadaj na koniec szczere pytanie, aby przejść od monologu do rozmowy

Warto zwrócić uwagę na jedną rzecz: moment wprowadzenia się również ma znaczenie. Jeśli zostaniesz zaproszony na stand-up, który już się spóźnia, ogranicz się do trzech zdań i zaproponuj, że podzielisz się swoimi przemyśleniami w osobnej rozmowie. Rozpoznanie sytuacji i uszanowanie rytmu zespołu świadczy o świadomości sytuacyjnej, co samo w sobie stanowi silne pierwsze wrażenie.

Jako nowy menedżer spotykasz się ze swoim zespołem po raz pierwszy

Ta gra ma prawdziwą stawkę. Ludzie, którym się przedstawiasz, próbują zorientować się, czy ich życie zawodowe stanie się trudniejsze, czy łatwiejsze.

Jedno podejście, które zawsze działa: zacznij od tego, czego chcesz się nauczyć, zanim powiesz, co planujesz zrobić. Michael Watkins, autor Pierwsze 90 dni, zaleca nowym menedżerom, aby pierwsze tygodnie spędzili na zadawaniu pytań, a nie na udzielaniu odpowiedzi. Konkretnie: Co działa dobrze? Co byś zmienił, gdybyś mógł? Co powinienem wiedzieć, a czego prawdopodobnie nie dowiem się oficjalnymi kanałami? [2]

Bezpośredni przykład: „Jestem tu, żeby na bieżąco informować o tym, nad czym pracuje zespół i co wam przeszkadza. Nie będę udawał, że wiem o tym zespole więcej niż wy po trzech dniach. Moim celem na pierwszy miesiąc jest słuchanie”. Taka szczerość zazwyczaj dobrze się sprawdza.

Kilka rzeczy, które zawsze przynoszą odwrotny skutek:

• Ogłaszanie zmian zanim zrozumiesz, co się wydarzy
• Odwoływanie się do tego, co robiłeś w swojej poprzedniej firmie, jako punktu odniesienia
• Pomijanie spotkań indywidualnych na rzecz wyłącznie przedstawień grupowych
  

W pisemnym e-mailu wprowadzającym

Gdy dołączasz do rozproszonego zespołu lub dużej organizacji, pisemne wprowadzenie często dociera do większej liczby osób niż jakiekolwiek spotkanie twarzą w twarz.

Struktura jest prosta. Zacznij od podania imienia i nazwiska oraz roli. Powiedz kilka zdań o tym, co robiłeś wcześniej. Wymień jedną rzecz, nad którą chciałbyś pracować. Zakończ zaproszeniem do nawiązania kontaktu.

Przykład:

Cześć wszystkim, jestem Jordan i dołączam do zespołu ds. obsługi klienta. Mam doświadczenie w obsłudze i operacjach B2B. Mieszkam w Austin i będę pracować nad kontami w regionie EMEA. Nie mogę się doczekać, aby zapoznać się z obecnym procesem wdrażania i chętnie spotkam się na wirtualnej kawie z każdym, kto ma na to ochotę w ciągu pierwszych kilku tygodni. Mój kalendarz jest wolny. Zapraszam do rezerwacji.

Krótkie, konkretne i praktyczne. Zawiera wystarczająco dużo informacji, by wywołać rozmowę, a nie przypomina streszczenia na LinkedIn.

W zespole zdalnym lub hybrydowym

Zdalne spotkania wymagają bardziej przemyślanego wysiłku, ponieważ przypadkowe spotkanie na korytarzu nie ma miejsca. Trzeba stworzyć momenty, które w innym przypadku pojawiłyby się przypadkiem.

Opublikuj pisemne wprowadzenie na głównym czacie zespołu w ciągu pierwszego dnia pracy. Jeśli jest to rozmowa wideo, włącz kamerę. Zapytaj swojego menedżera, z kim musisz się spotkać w ciągu pierwszych dwóch tygodni i faktycznie zaplanuj te spotkania, zamiast czekać, aż odbędą się same.

Jedna przydatna taktyka: dodaj krótką notatkę „pracuję ze mną” do swojego profilu na Slacku lub Teams. Podaj swoją strefę czasową, preferowany styl komunikacji i jeden fakt niezwiązany z pracą. Zajmie to dziesięć minut i oszczędzi godzin niejasności.

Nie polegaj wyłącznie na komunikacji tekstowej w pierwszych kilku tygodniach. Jeśli Twoja organizacja regularnie korzysta z wideorozmów, proaktywnie zaproponuj krótką rozmowę wideo zamiast długiej wymiany zdań na czacie. Widzenie czyjejś twarzy nawet przez piętnaście minut buduje silniejszą więź niż kilkanaście wiadomości, a później ułatwia komunikację pisemną, ponieważ masz realne poczucie, z kim rozmawiasz.

Rzeczy, które stale pogarszają wprowadzenia

Mówienie za dużo. Dwuminutowy wstęp, który zamienia się w piętnastominutową biografię zawodową, szybko zniechęca. Przejdź do sedna, a potem stwórz przestrzeń dla innych.

Obrażanie poprzedniego pracodawcy. Świadczy to o złym osądzie sytuacji i sprawia, że ​​koledzy od razu zaczynają się zastanawiać, co później o nich powiesz.

Nadmierne umniejszanie swojej wartości. Jest różnica między pokorą a utrudnianiem ludziom zrozumienia tego, co wnosisz. Jasno opisz swoje doświadczenie.

Ignorowanie personelu pomocniczego i współpracowników o niższym stażu. Nowi pracownicy często skupiają się na zaimponowaniu przełożonym i nie inwestują w relacje z rówieśnikami oraz role pomocnicze. To właśnie te relacje często decydują o tym, jak sprawnie przebiegną pierwsze miesiące pracy.

Potraktowanie wprowadzenia jako wydarzenia jednorazowego. Wprowadzenie pierwszego dnia to punkt wyjścia. Kontynuowanie, przypominanie sobie szczegółów z wcześniejszych rozmów i okazywanie stałego zainteresowania przez kolejne tygodnie jest ważniejsze niż perfekcyjne rozpoczęcie rozmowy.

Praktyczna lista kontrolna na pierwszy tydzień

Poniższe działania opierają się na początkowym wprowadzeniu i pomagają je utrwalić:

• Wyślij pisemne wprowadzenie do wszystkich kanałów lub grup, w których nie zostałeś formalnie przedstawiony.
• Zaplanuj spotkania w cztery oczy z osobami, które Twój menedżer oznaczył jako kluczowe kontakty.
• Odnieś się przynajmniej do jednego szczegółu z wcześniejszej rozmowy (wspominałeś, że pracujesz nad X, jak ci poszło?”).
• Dodaj notatkę o współpracy do swojego profilu w Slacku lub Teams.
• Weź udział przynajmniej w jednym nieformalnym spotkaniu zespołowym, pogawędce przy kawie, rozmowie przy lunchu lub czymś innym niż formalne spotkanie.

W jaki sposób AhaSlides może pomóc zespołom w przyjmowaniu nowych członków

Najczęstszym powodem, dla którego wprowadzenia nie przynoszą efektu, jest ich jednokierunkowość. Nowa osoba mówi; wszyscy inni słuchają jej tylko w połowie i wracają do laptopów. Krótka interaktywna aktywność na tym samym spotkaniu całkowicie to zmienia.

AhaSlides pozwala zespołom przeprowadzać ankiety na żywo, chmury słów i rundy pytań i odpowiedzi bezpośrednio podczas spotkania. Prosty slajd „dwie prawdy i jedno kłamstwo”, ankieta z prośbą o opisanie bieżącego projektu jednym słowem lub otwarta sesja pytań i odpowiedzi, w której nowy pracownik może zadać zespołowi pytania – wszystko to sprawia, że ​​wprowadzenie staje się doświadczeniem dwustronnym, a nie prezentacją. Kiedy ludzie odpowiadają w czasie rzeczywistym, mają większe szanse na zapamiętanie momentu i osoby, która była jego główną bohaterką.

Dla menedżerów wdrażających wielu nowych pracowników, taka struktura interakcji sprawdza się w praktyce. Można przeprowadzić ten sam format „lodołamacza” w różnych zespołach, nie sprawiając wrażenia identycznego za każdym razem, ponieważ reakcje są zawsze różne.

PYTANIA I ODPOWIEDZI

Jak długa powinna być autoprezentacja w pracy?

Podczas rozmowy bezpośredniej staraj się poświęcić na nią od 60 do 90 sekund, mniej więcej tyle, ile zajmuje podanie imienia, roli, jednego zdania o istotnym kontekście i jednego pytania do grupy. Pisemne wprowadzenie może być nieco dłuższe, ale zazwyczaj wystarczy od czterech do sześciu zdań. Jeśli ktoś będzie chciał więcej, będzie zadawał dodatkowe pytania. Celem wprowadzenia jest otwarcie rozmowy, a nie jej zamknięcie. Jeśli zauważysz, że trwa to dłużej niż dwie minuty, to sygnał, aby zrobić pauzę i zaprosić innych do odpowiedzi, zamiast kontynuować rozmowę.

Co się stanie, jeżeli zablokuję się lub zawaham się podczas wstępu?

Zdarza się to niemal każdemu w pewnym momencie, zwłaszcza gdy w pomieszczeniu zapada cisza i wszystkie oczy zwrócone są na ciebie. Najskuteczniejszym sposobem na odzyskanie równowagi jest po prostu krótkie przyznanie się do błędu i pójście dalej: „Przepraszam, pozwól, że zacznę od nowa” lub „Zawsze uważam, że pierwsze spotkanie w pracy jest trochę stresujące” brzmi raczej szczerze niż niezręcznie. Ludzie zapamiętują to, czy byłeś serdeczny i szczerze zainteresowany, a nie to, czy twoje zdania były perfekcyjnie skonstruowane. Badania nad kształtowaniem wrażenia konsekwentnie pokazują, że serdeczność i uważność liczą się bardziej niż płynność werbalna. Małe potknięcie, po którym następuje szczere pytanie o pracę kolegów z zespołu, zostanie zapomniane w ciągu tygodnia.

Czy powinienem przygotować wstęp wcześniej?

Tak, ale z umiarem. Zapisz dwa lub trzy zdania, które chcesz zawrzeć i przećwicz je na głos raz lub dwa przed pierwszym dniem. Przyjście zupełnie nieprzygotowanym oznacza improwizację pod lekką presją społeczną, a wtedy ludzie mają tendencję do bełkotu lub bagatelizowania siebie. Wystąpienie z w pełni przygotowanym przemówieniem brzmi płasko i wyćwiczenie, przez co możesz być mniej wrażliwy na toczącą się wokół rozmowę. Kilka przygotowanych fraz da ci punkt zaczepienia, jednocześnie dając ci przestrzeń na dostosowanie się do osób obecnych w pomieszczeniu. Zwróć uwagę na ton rozmowy w zespole i dostosuj się do niego. Energiczny, nieformalny zespół zareaguje inaczej niż cichsza, bardziej powściągliwa grupa.

Źródła

[1] BambooHR. (2023). Pierwsze wrażenie jest najważniejsze: 44 dni na zatrudnienie lub utratę nowego pracownika. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003). Pierwsze 90 dni: sprawdzone strategie, dzięki którym szybciej i mądrzej osiągniesz sukces. Harvard Business Review Press.